采购与验收业务.doc

.采购与验收业务1.1供应商引进业务概述：供应商是商品的供应者，企业与供应商将发生采购、进货、退货、调进价、结算付款等业务。通过供应商引进功能，可将供应商的基础信息档案录入到系统中，如供应商编码、名称、通讯地址、联系人、联系电话、开户银行、银行帐户等，还可以管理供应商的各种证照。适用情况：供应商有自采和非自采两种类型，可直接向其采购的供应商采购商品是自采供应商，而不向其采购的供应商采购商品就是非自采供应商。对于门店系统，总部作为其货物的提供者，也认为是门店的一个非自采供应商. 总部的供应商有直送和非直送两种类型，总部向供应商采购，供应商直接将货物送到门店验收，这种供应商是直送供应商；而供应商将货物送到总部，总部验收再对门店配送，这种供应商就是非直送供应商。业务实现过程：功能位置：【采购管理】【供应商引进】【供应商】作为业务往来的主要对象，我们必须把所有使用的供应商信息录入到系统中，以便于业务操作和管理。并且要选择供应商的经营方式,以供结算用。联销供应商倒扣率即供应商商品的提成率。选择供应商选项卡，点击此处功能按钮实现供应商的增加，修改，查询等功能总部的供应商有直送和非直送两种类型，总部向供应商采购，供应商直接将货物送到门店验收，这种供应商是直送供应商；而供应商将货物送到总部，总部验收再对门店配送，这种供应商就是非直送供应商。正确选择供应商经营方式，在系统中经营方式分为经销，代销，联销三种供应商编码和名称为系统必须填写项目后续影响：1、 供应商引进后可在新品引进时指定这一供应商。如果供应商的经营方式为联销则商品类型只能是部类商品2、 在发生与供应商有关的各种业务（包括进货、退货、进价调整、付款、预付款、直送进货、直送退货、直送进价调整）后，可查询供应商台账信息。3、 在发生进货、退货、进价调整、直送进货（总部、总店）、直送退货（总部、总店）、直送进价调整（总部、总店）这些业务后，可查询“供应商应付款”信息，查询对供应商的应付信息。 1.2供应商合同业务概述：用于记录与供应商签定的合同信息。 业务实现过程：功能位置：【采购管理】【供应商引进】【合同】选择供应商，点击合同选项卡，即可切换到供应商合同合同界面点击此处功能按钮实现供应商合同的增加，修改，查询等功能合同号和合同名称为必须输入项目。选择合同选项卡对合同进行维护1.3合同扣款条款业务概述：实现合同扣款条款的维护，而且还可以查询扣款的执行情况。业务实现过程：功能位置：【采购管理】【供应商引进】【合同扣款条款】指定费用项目，处理类型，条款类型，费用处理日期及金额 选择费用项目，费用扣取时间，条款金额，处理类型及条款类型选择合同扣款条款选项卡，对费用进行维护后续影响：在供应商结算时，对供应商合同扣款条款所列各种费用进行扣取。1.4 商品资料业务概述：可以根据设置的查询条件对商品资料进行快速的查询、增加及删除商品、淘汰商品、多条码设置。查询出来的商品资料双击可以进行修改。系统中的每种商品必须对应一个编码，这个编码在系统中是唯一的，用以区分不同的商品，只有有编码的商品才能进行采购、进货、盘点、销售等业务，才能统计各种相关的业务报表。适用情况：系统可以对新引进商品进行编码。前置条件：1、 部门、品类必须已经设置完毕，其它如货位、品牌最好也提前设置完毕。2、 系统设置中已对商品编码的长度及生成规则进行设置。3、 供应商信息已经设置完毕。业务实现过程：商品新增 功能位置： 【基本资料】【商品资料】【增加】商品类型包括普通商品和部类商品，普通商品要管理商品的数量和金额，这占商品的绝大部分；部类商品是不管理商品数量和金额的，也不对库存进行管理，只统计销售额。商品条码是根据编码和条码规则自动产生的，13位长，最后一位是校验位，可以对条码进行修改，不用符合条码规则。数据独立部署的门店,如果系统设置中数据通讯需要确认，则接收下来的商品信息需要进行“导入”操作，经确认无误后再保存到数据库。商品淘汰 功能位置： 【基本资料】【商品资料】【淘汰】对所选的商品进行淘汰，如果将商品淘汰，则状态变为“淘汰”，淘汰后的商品是不能发生任何业务的。有库存和未审核的商品不能进行淘汰。商品多条码维护 功能位置：【基本资料】【商品资料】【多条码】一种商品可能存在很多规格，如同一品牌的果冻有不同的口味，它们的编码、单位、进价、售价完全相同，但是条码不同，这种情况可以对其进行多条码设置，这样不影响商品的销售，而汇总报表时将作为同一种商品进行统计。商品多包装维护 功能位置：【基本资料】【商品资料】【多包装】对多包装单位的支持，每一个包装单位拥有自己的包装条码和包装细数，在业务单据制单时，可扫入包装条码以包装为录入单位。在前台收银时，也可直接扫描包装条码进行整件销售，系统自动换算商品单件数量，方便收银员操作。对商品资料进行快速的查询、增加及删除商品、淘汰商品、多条码多包装设置通过商品常用项目设置，录入员可自定义商品录入界面。注意事项：1、 新增加的商品只有审核后才能发生业务。2、 如果商品的供应商的经营方式是联销，那么该商品的商品类型只能是部类商品3、 如果商品已存在库存，则进价、售价、进项税率信息是不允许修改的。4、 只有未审核或淘汰的商品才允许删除。5、 商品包、加工配料及成品中的商品是不允许删除的。1.5商品包业务概述：商品包用于多个商品的捆绑销售，打包的商品必须是普通商品，商品包与一般的商品一样，也必须指定一个编码，商品包可以正常进行销售，通常售价低于包内所有商品的售价之和，而产生的这部分优惠将按照包内各商品所占金额的比例进行分摊。录入完商品包信息后需要选择该商品包所属组织。适用情况：数据库独立部署的门店如果系统设置中数据通讯需要确认，数据通讯接收下来的商品包信息需要进行“导入”操作，根据实际情况对商品包进行保存或删除操作。前置条件：部门、包内的明细商品必须已经设置完毕。 业务实现过程：功能位置：【基本资料】【商品包】实现对商品包进行查询、增加、修改、删除等操作注意：组成商品包的包内商品的数量必须指定正确，否则会影响业务处理后对包内商品库存的冲减。1.6商品门店属性业务概述：可以按组织、部门、品类对商品进行分类查询及状态的修改。 业务实现过程：商品门店属性查询 功能位置： 【基本资料】【商品门店属性】查询商品的详细信息，其中包括销售额ABC、毛利ABC、日均销量、最新进货日期、最新销售日期、最新进价等。销售额ABC和毛利ABC是通过分析销售额和毛利对商品进行分类，分类方法为：按销售额或者毛利额从大到小的顺序排序，总额的前70%定义为A类商品，中间的20%定义为B类商品，后10%定义为C类商品；日均销量是商品的日均销售系数，由系统结账时采用移动加权平均法计算产生；最新进货日期是系统最近一次进货的验收单入账日期；最新销售日期是商品最近一次销售并结账后的结账日期；最新进价是系统最近一次进货的进价。最高进价是系统历史进货价中最高一次进货的进价。最低进价是系统历史进货价中最低一次进货的进价。商品门店属性设置 功能位置： 【基本资料】【商品门店属性】【设置】商品刚引进其业务状态为“新品”，经过系统设置的“新品定义天数”后自动转变为“正常品”，如果发生残损削价，则状态变为“残损”， 通过修改商品状态，是否允许销售、退货、采购、要货，只有设置为允许，才能发生相应的业务。设置商品门店经营权限，只有具有该门店商品经营权限的商品，才能在该门店发生相应的业务，并针对各门进行单品库存上下限、配送周期、进货周期等商品参数的定义。后续影响：在系统结账后进行商品信息的变更，将不会影响已经生成的汇总报表。1.7采购报价业务概述：采购员与供应商在商品的采购价格方面达成的约定，每次进货、采购、采购建议时都按照采购报价执行。有采购报价的商品在商品验收时遵循就低不就高的原则，只允许验收价格等于或低于采购报价，如果验收价高于采购报价则不允许收货。 包括正常报价和促销报价，促销报价和正常报价区别在于促销报价有个时间段有效限制，且促销报价优先于正常报价。前置条件：1、 商品必须是普通商品、商品状态正常、允许采购；2、 操作用户具有商品部门的操作权限。业务实现过程：功能位置：【采购管理】-【采购报价】可以有两种方式完成该业务：1、 部进行采购报价-定义使用组织类型(可以替配送中心、直营店、加盟店定义)-为数据库独立部署门店定义后需要通讯到对应的门店-门店接收采购报价-采购、验收、采购建议中使用采购报价。2、 数据库独立部署门店自己采购报价-定义报价类型(正常报价还是促销报价)-采购、验收、采购建议中使用采购报价。采购报价增加采购报价修改注意事项：1、 部定义采购报价时需要定义适应组织类型，包括配送中心、直营店、加盟店三种，即总部定义时可以为下边门店定义，门店自个定义采购报价时不需要定义组织类型。同一组织内相同商品、相同供应商、同一报价类型（正常报价、促销报价）、且促销报价同一时间段内不允许设置多个报价，否则产生冲突。1.8商品采购业务概述：总部或者门店向供应商进行采购订货，或者总部向门店直送采购。对于连锁企业，大部分商品是需要总部统一采购，采购商品可以送货到配送中心，也可以直接送货到指定门店，即直送采购。极少数特殊商品，考虑到地方特点或者新鲜因素，可以允许门店直接采购。采购单分为普通采购单和永续采购单。适用情况：总部向外部供应商采购或门店向外部供应商采购，总部向门店直送采购。前置条件：1、 议的商品必须是普通商品、状态正常、且允许采购。2、 作用户具有商品部门的操作权限。业务实现过程：1. 总部或独立门店制作商品采购单功能位置：【采购管理】-【商品采购】可分为两个流程：总部或者独立门店向供应商采购入账后通知供应商供应商送货到企业后进行采购验收验收单入账增加库存更新采购单实到数量执行标志等状态。采购单据号自动生成第二步：指定采购供应商，到货日期，有效日期，结算方式。有效日期到期当日，系统结账时就会把超过有效期的、未到货或部分到货、有效的采购单的执行状态标记为作废，无法再使用该采购单进行验收。第三步：指定所需采购商品，确定采购进价及采购数量；如所采购商品已维护采购报价，则调取采购报价且不允许修改。第一步：如选择配送中心组织则生成配送中心采购单，如选择门店组织则生成门店直采购单。采购单制作时，可选择其他功能菜单中的自动增加功能，系统会自动带出所选择供应商的所有商品。可提高采购员订单制作的效率。 采购单制作完成后入由采购单，采购单生效。对执行状态为为执行中的采购单可通其他功能菜单中的执行状态功能修改采购单的指定到货期和到货有效期，还可通过此功能对采购单的执行状态进行控制。采购单执行状态设置操作界面如下：采购订单的状态：0-未执行：采购单制作完毕，入账以前的状态；1-执行中：采购单入账以后采购单的一种状态，表示这张采购单可以进行验收了，否则将不能验收； 2-执行完成：已经根据该采购单进行过至少一次验收，并且到货数量大于等于采购数量时的状态； 3-执行中止：在采购单查询界面，通过点击【执行状态】，修改执行状态为该标志时的情况，将已经生效的采购单作废，只能把执行状态为执行中，且没有过期的采购单变为3-执行中止状态，完成后，还可以通过【执行状态】按钮修改为【执行中】状态； 4-作废：当前日期超过“有效日期”后，结账时系统把已经入账的，执行状态为执行中的采购单变成“作废”状态，或者在采购单查询界面，通过点击【执行状态】，可以把已经入账的过期的采购单变为“作废”状态；2. 总部统一制作门店直送采购单功能位置：【连锁管理】-【直送采购】总部向独立门店直送采购入账直送采购单通讯到直送的门店供应商送货到指定门店门店根据直送采购进行验收门店通讯直送验收单到总部进行结算处理。总部统一制作门店直验采购单业务操作方法与总部采购单制作过程相同。后续影响：采购单入账并更新采购单执行状态为执行中，等待商品到达后根据此采购单进行验收。注意事项：1、 如果存在采购报价，则商品进价取之于采购报价，且不允许用户修改。2、 商品默认采购数量等于建议采购数量，即=日均销量进货周期商品总库存，如果总部直送采购给门店时，默认采购数量就等于门店日均销量进货周期门店商品库存。3、 对未完成的采购单可以手工中止，中止后的采购单将不能再使用；每日日结时把超过有效期的采购单作废，作废后的采购单也不能再次使用。4、 指定具体供应商之后，可以点击自动增加，按照采购建议计算方法自动产生对应供应商应采购商品。5、 采购单可以下传到盘点机，后续可以通过盘点机直接验收指定采购单的商品。1.9 商品验收业务概述：验收是一个经常且重要的业务，大致可分为无采购验收（不按采购单临时性的验收）、采购验收（按照普通采购单和直送采购单进行验收）、直送验收和配送验收。适用情况：总部或门店临时性不按采购单的验收，总部或者门店按照采购单验收，门店按照总部直送采购单进行验收，门店配送验收。前置条件：1、 验收的商品必须是普通商品、状态正常、且允许进货。2、 作用户具有商品部门的操作权限。3、 采购验收时用户具有商品采购部门的权限。4、 验收的商品如果是部类商品且允许管理库存数量，验收时只需确认收货商品的数量，验收单入帐后，只增加此类商品的库存数量，不对其进货成本进行管理。业务实现过程：1. 总部或独立门店商品验收功能位置：【采购管理】【商品验收】可分为四个流程：1、 总部或者门店不按采购单验收录入商品保存后入账验收单。点击增加按钮，开始制作商品验收单，有采购单验收过程如下：验收单号自动生成第一步：选择采购单号自动带出采购单信息第二步：验收日期默认为系统当前日期，可进行修改。存放地点配送中心默认为仓库，门店默认为卖场。第三步：确认到货数量有采购单商品验收制作完成后，入帐验收单，验收单生效。2、总部或者门店按采购单验收调出采购单保存入账验收单。3、门店根据直送采购验收调出直送采购单保存入账直送验收单。4、门店接收总部配送单生成配送验收单调出配送验收单入账。点击增加按钮，开始制作商品验收单，无采购单验收过程如下： 第三步：确认商品到货数量及验收进价，如该商品有采购报价系统会自动调取报价信息，且只能改低，有允许改高。如无采购报价则调出最后一次进价。验收日期默认为系统当前日期，可进行修改。存放地点配送中心默认为仓库，门店默认为卖场。验收单号自动生成第二步：输入商品条码或编码,系统会自动带入商品信息第一步:选择供应商，商品收货组织。无采购单商品验收制作完成后，入帐验收单，验收单生效。2. 总部制作便利门店验收单对于总部统一部署的便利门店，总部可替便利门店制作商品直送验收单。功能位置：【连锁管理】【直送商品验收】1、 便利门店不按采购单验收录入商品保存后入账直送验收单。2、 便利门店根据直送采购验收调出直送采购单保存入账直送验收单。 便利店验收业务操作方法与总部验收过程相同。后续影响：验收单入账：1、 送验收或者直送验收时更新通讯日志中的处理日期和处理时间。2、 改商品辅助属性数据，记录商品的最新进价、最新供应商。3、 增加商品库存，分原始库存大于0和小于等于0两种，原始库存大于0时按照单据中金额增加库存，移动平均计算库存进价，当原始库存小于等于0时按照单据中金额和累加后库存数量计算库存成本金额，单据验收金额和本次增加库存金额的差作为调整金额记录库存调整金额中。4、 生成商品台账。5、 配送验收把实际到货数量和账面数量的差作为配货差异处理数据进行记录。6、 记录供应商应付款信息。7、 采购验收或者直送采购验收时回填采购单实到数量、状态等数据。注意事项：1、 以通过导入功能把通过盘点机验收的数据（按采购单验收或不按采购单验收）导入到系统中，生成单据后用户进行入账即可。2、 果存在采购报价，则商品进价取之于采购报价，且不允许用户修改。3、 商品直送验收单需要发送到总部，供总部统一结算。4、 对采购验收或者直送采购验收，如果采购单执行标志已经完成，或者已经被中止、作废掉，该采购单将不能进行验收。5、 配送验收时用户录入的实际货到到达数量只用来记录配货差异使用，实际增加库存仍然按照配送数量进行增加。6、 根据选项进行采购到货数量、采购单使用次数控制。7、 直送验收不能修改采购单价格。8、 在系统设置中如果勾选按采购单验收时允许增加其他商品时，在按采购单验收时如果采购单内没有采购但在商品编码中已存在的商品可以在验收时增加该商品录入到货数量。1.10 商品退货业务概述：退货是把商品退回给供应商的过程，包括总部门店退货给外部供应商，门店退货给总部和门店退货给直送供应商三种。适用情况：总部门店自采商品退货，门店退货给总部，门店直送退货给供应商。前置条件：1. 商品必须是普通商品、状态正常、且允许进货。2. 操作用户具有商品部门的操作权限。业务实现过程：1. 总部或独立门店制作商品退货单功能位置：【采购管理】【商品退货】可分为三个流程：1、 总部或者门店向外部供应商退货录入商品保存后入账退货单。2、 门店向总部退货如果需要总部审核则通讯到总部，总部审核通过后发送到门店门店入账退货单通讯配送退货单到总部总部入账配送退货单。3、 门店向直送供应商退货录入商品保存后入账直送退货单通讯直送退货单到总部-总部处理直送退货单。退货单号自动生成第一步：选择退货组织和奶货供应商第二步：选择退货类型，退货日期，存放地点。第三步：输入商品条码或编码系统自动带入商品第四步：确认退货数量和退货价。退货价格系统会自动根据选项设置调出。可进行更改商品退货单制作完成后，入帐退货单，退货单生效。退货录入过程中可以查询该商品的历史进货明细，可以选择指定的商品价格进行退货。后续影响：退货单入账：1、 少商品库存,分三种情况考虑，当退货数量大于等于库存数量，退货金额小于等于库存金额时，冲减库存后，库存进价取之于库存原始进价，库存金额等于库存进价库存冲减后数量，原始库存退货金额与新库存金额的差作为调整金额记入；当退货数量小于等于库存数量，退货金额大于等于库存金额时，冲减库存处理同上；当退货数量大于库存数量且退货金额大于库存金额或者退货数量小于库存数量且退货金额小于库存金额时，处理库存按照正常处理，库存金额按照退货金额减少，库存数量按照退货数量减少，最后移动平均计算库存进价。2、 录商品台账。3、 更新供应商应付款，记录供应商台账。4、 记录应付结算信息。2. 便利店制作直送退货单功能位置：【连锁管理】【直送退货】1、 便利门店直送退货录入商品保存后入账直送退货单。 便利店直送退货业务操作方法与商品退货过程相同。3. 便利店制作配送退货单功能位置：【连锁管理】【配送退货】1、 便利门店配送退货录入商品保存后入账配送退货单。便利店配送退货业务操作方法与商品退货过程相同。注意事项：1、 商品退货价格默认取之于上次验收价格。退货录入过程中可以查询该商品的历史进货明细，可以选择指定的商品价格进行退货。2、 库存数量是否充足给出提示。3、 商品退货价格改动时与此供应商历史进货价格进行比较，如果从未有过则给予提示。4、 向总部退货单如果需要总部审核，则需要门店进行申请，申请以后的单据不能修改，然后发送单据到总部，总部审核后把结果发送到门店，门店接收后根据结果进行修改或者入账。1.11 进价调整业务概述：进价调整是对历史进货商品的采购价格进行调整，一般情况下是企业与供应商达成了一致意见，直接影响到跟供应商结算，也不排除部分企业为调整商品的库存成本而采取的内部行为。包括普通进价调整和直送进价调整。 适用情况：总部、门店调整历