QSCGXZ档案管理制度定稿.doc

精选资料档案管理制度Q/SC G.XZ-04-20101目的 为了规范企业档案归口管理，加强企业档案保密性，提高档案利用效率，特制定本制度。企业档案管理实行统一领导，逐级保管，分级查阅的原则。2适用范围适用于集团内企业档案归口管理。3职责3.1 集团企管中心负责集团所制定的文件、管理制度、办法、通知、通报的文档原件的归口管理及各行政职能部门下发对集团的相关文件，集团法规性文件、对外的正式发文与相关机构来往的批复等行政性文件、人员人事、法律事务管理方面的文件材料、音像制品资料的归口管理3.2 集团财务中心负责集团各子公司厂房租赁协议，各公司房屋产权证、土地证等房屋土地相关证件，企业股东会、董事会、监事会文件、合同，以及应由财务部门保管的集团公司的会计凭证、帐簿、报表进行归口管理。3.3集团基建中心负责集团各公司在基础建设过程中的工程勘察、设计、施工、竣工方面的文件材料的归口管理及在报建过程中的一些临时性合同文件资料原件的归口管理。3.4各公司行政部门3.4.1负责本公司法规性文件归口管理。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。3.4.2负责本公司对外的正式发文与相关机构来往的批复等行政性文件的归口管理。3.4.3负责本公司各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等归口管理。3.4.4负责本公司人员人事、法律事务管理方面的文件材料的归口管理。3.4.5负责本公司和产品获得的各类荣誉牌匾和证书的归口管理。3.4.6负责本公司消防、环保、卫生、办公设备、电力设备资料等相关证书及文件的归口管理。3.4.7负责本公司音像制品资料的归口管理。包括本公司及下属各部门在其经营活动或政治、文艺娱乐活动中，以及在外学习、考察或外部门提供的，以音像形式记录下来的各种资料。3.5各公司财务管理部门3.5.1负责本公司与有关单位签订的与财务结算有关的合同、协议书等文件材料的归口管理。3.5.2负责本公司工商、财务、税务、组织机构的证件和相关文件的归口管理。3.5.3负责本公司会计凭证、会计帐簿、资产负债表、损益表、借款合同等财务本职工作内的材料管理。3.6各公司技术部3.6.1负责本公司技术工艺文件及资料的归口管理。3.6.2负责本公司获得的专利证书、产品检验检测报告、技术更新报告等技术方面资料的归口管理。3.6.3负责科研、技术引进、转让等文件资料的归口管理。3.7各公司质量管理部门3.7.1负责本公司质量体系、标准体系的主要资料的归口管理。3.7.2负责本公司产品质量方面资料的归口管理。3.7.3负责本公司产品检测仪器资料的归口管理。3.8各公司设备部门 负责本公司生产设备资料的归口管理。4管理内容4.1归卷存档4.1.1 公司档案工作实行集中与分散管理相结合的体制，由行政管理部负责自己档案管理的同时，对其他部门的档案管理工作进行督促和指导，同时负责其他部门档案移交的监督和管理。4.1.2各档案归口部门管理的证书、文件、资料及制度等不得随意处置，应及时归卷管理。4.1.3各档案归口管理部门对处理完毕或批复的文件材料，应及时由专（兼）职档案管理员统一归卷存档。4.1.4各档案归口管理部门应对归口管理的证书、文件、资料及制度等分类归卷，并用黑色签字笔或钢笔编制好卷内目录，字迹要清晰。重要文件按照本公司质量管理体系的要求进行统一编号。4.1.5各公司档案经办人员应及时将办理完毕或经领导批复的文件材料收集齐全，并加以整理，送交对应归口管理部门档案管理员归卷存档。4.1.6归卷存档的资料页数应齐全完整，不得漏页或缺角。4.1.7绝密文件与普通文件应单独归卷存档，少数普通文件与绝密文件有密切联系的，也可随同绝密文件归卷存档。4.1.8有条件的公司，可以单独设立资料室，由专兼职资料管理人员管理。除须由各部门单独管理之外的资料，统一交由资料室管理。4.2借阅管理4.2.1所有已存档文件不得随意借阅，一般情况只提供相关资料的复印件，在必须使用原件的情况下，需填写借阅手续。4.2.2 借阅期限不得超过十天，到期归还，如需再借需办理续借手续。4.2.3借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，并办理交还手续。如发现遗失或损坏，档案管理员应及时报告主管领导并由相关责任人进行补办或粘贴。4.2.4外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅。4.3档案销毁管理4.3.1对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。4.3.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。4.3.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派两人以上监销，文件销毁后，监销人和销毁人应在销毁单上签字。4.4.档案的保管: 1.防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全。2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件柜保存档案。3.做好档案室的防盗、防水、防潮、防尘、防虫蛀、防鼠害、防高温、防强光等工作。4、因保管人员的变更，应做好交接工作。5考核办法5.1对于因档案管理人员的工作失误造成档案资料的遗失、损毁，将视情节严重给予直接管理人员10-100元的罚款，并要求自行承担补办费用。5.2对于因档案管理人员利用工作之便，复制公司重要文件及资料，私自传借他人使用或仿照，将视情节严重给与管理人员50-200元的罚款并追究其法律责任。5.3对于因借阅者的失误造成档案资料的遗失、损毁，将对借阅者按照所借资料的价值要求其赔偿。5.4行政部门不定期抽查自己及其他部门的归卷档案，并做好相应检查记录。6相关记录Q/SC G.XZ01QR042010卷内文件目录Q/SC G.XZ02QR042010档案借阅清单Q/SC G.XZ03QR042010档案销毁清单更改栏321序号修改号标记处数更改人日 期批准艾刚审核欧春梅编制周宽厚执行日期2010年4月1 日起执行卷内文件目录Q/SC G.XZ01QR042010序号文件名称发文单位文件号发文日期存放位置数量备注档案借阅清单Q/SC G.XZ02QR042010文件名称档案编号借阅时间批准人归还时间借阅人保管人档案销毁清单Q/SC G.XZ03QR042010文件名称文件编号存档位置保密等级发文日期销毁日期批准人保管人监销人监销人 档案分类、 归档范围及保管期限表一级类目二级类目序号归档范围保管期限党群工作类0101企业党员大会、党委（支部）会议、工作会议材料 重要/一般永久/ 短期02企业党委（支部）工作计划、总结 年度/年度以下 永久/ 短期03企业党委（支部）制定的各项制度、规定长期04企业党组织建立、改选的批复、报告、通知永久05企业党委成员分工的批复、通知等长期06企业党组织和党员统计表、党员名册永久07企业党员关系调转介绍信（存根）、党费存根以及党员发展计划积极分子考核材料长期08企业党员教育培训、民主评议、违纪处理材料 重大/一般长期/短期09精神文明创建活动的材料 重大/一般长期/短期10企业共青团组织、妇女组织、工会等（组织）机构设置、工作计划总结、会议记录、活动记录、统计报表等短期11上级党委机关颁发的需要宣传贯彻的文件材料以及企业党委宣传贯彻的情况汇报材料 重要/一般长期/短期业务综合类02企业自治类 0101企业概况、组织建设、大事记，及股东会，董事会，监事会所形成的文件永久02企业年度工作计划、总结，重要报告、决议长期03企业领导班子会议记录长期04企业职工代表会议、企业职工民主议事会议的材料（通知、议程、名单、选举办法、选举结果及上级批复）长期05企业制定的规章制度、通知、通报、办法长期06领导视察工作的讲话、题词 重大/一般永久/长期07报纸刊物登载的反映本企业情况的材料 重大/一般长期/短期08企业专题报告、典型调查及经验交流材料，质量及工艺文件 重大/一般长期/短期09企业向上级的请示及上级的批复 重大/一般长期/短期10企业职工档案长期11各类普查工作中形成的统计报表短期12有关评比表彰的材料 重大/一般长期/短期业务综合类02企业自治类 0113企业产权证、土地证、专利证、税务证、组织机构代码证等永久14企业与各配套厂家签订的合同、协议长期15上级机关颁发的需要宣传贯彻的批示、规定、办法、通知等 针对本级机关主管的重要文件/ 一般文件 长期/短期16企业档案移交文据及移交清册、销毁清册永久企业服务类 0201企业工作计划、总结、报告短期02企业养老保险、优抚、特困户及最低生活保障金发放管理名册、登记表、统计报表长期03企业下岗职工名册、劳动技能情况登记表短期04企业开展再就业培训统计表短期05企业开展敬老、助学、扶贫助残工作形成的材料及统计报表短期06企业服务工作目标责任状、签订的合同、工作规划及管理办法 长期性/短期阶段性长期/短期07上级机关颁发的关于企业的需要宣传贯彻的文件 重要/一般 长期/短期企业文化类 0301企业文化教育工作的计划、总结、报告短期02企业文化站、活动室、广场等文化活动设施建设报告及统计表长期03企业宣传专栏、板报、开展宣传活动形成的材料短期04企业开展职工教育培训活动和妇女保护工作形成的材料短期05企业开展其他科普、文化、教育活动形成的材料短期06在各级报刊上发表的学习成果性文章 重要/一般长期/短期07上级机关颁发的关于企业文化建设的需要宣传贯彻的文件 重要/一般 长期/短期08企业环境卫生活动形成的材料 重大/一般 长期/短期业务综合类02安全综治类0601企业治安、安全生产监督、物资安全等安全综治工作计划、总结、报告及基本情况统计报表短期02企业综合治理网络、安全责任区等防范体系建设材料短期03企业内治安情况登记表短期04企业开展安全生产检查、法制教育、法律咨询、民事纠纷调解的工作材料短期06企业职工登记表短期07开展综合治理工作专题报告及典型经验材料长期08上级机关颁发的关于安全综治工作的需要宣传贯彻的文件材料 重要/一般 长期/ 短期基建 档案 03按工程项目 设置01企业办公地点及企业活动使用的建筑物的申请、批复、相关的协议、证书、图纸等永久02工程装修、维护文件长期设备 档案 04按设备种类或型号设置01固定资产汇总表短期02重要的办公设备、检测设备、设施的随机产品安装、使用（操作）说明书、线路图、维修单等长期会计 档案 0501报表01年度会计报表永久02月、季度会计报表5年02帐簿01现金出纳帐25年02日记帐、总帐15年03明细帐、分户帐（登记簿）15年04固定资产明细帐（卡片）固定资产报废清理后保管5年03凭证01原始凭证、记帐凭证、汇总15年04其他01会计档案销毁清册、保管清册永久02会计移交清册15年03银行对帐单、银行存款余额调节表5年声像 档案 0601上级领导视察企业工作 重大/一般永久/长期02企业召开各种会议及文化、体育、庆典活