成本管理部档案管理制度.doc

精选资料成本管理档案管理制度1、 总则为规范置地公司成本档案管理，现结合公司成本管理的实际情况，制定本管理办法。2、范围适用于置地公司各项目公司（部）成本管理部门。3、职责3.1置地公司工程管理中心工程内业主管负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。3.2置地公司工程管理中心工程内业主管负责本管理办法的贯彻执行。4、方法与过程控制4.1成本档案是指各项目公司（部）在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称； 4.2成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。4.3成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。4.4成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。4.5成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份工程合同文本，及其相关支撑性文件和附件指示，合并在一起存档，其次做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。4.6成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放，不得将公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出置地公司的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。5、主要成本档案的组成及其管理办法5.1工程合同资料5.1.1资料组成 已竣工项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）、园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷，成本管理部门结合本公司的具体情况决定此类合同是否保管）。5.1.2资料管理使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合同清单（打印即可）。对每项工程，以合同为主线进行存档,每项工程的工程合同文本必须把其支撑性文件和相关附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便快速复查。5.2工程预结算资料5.2.1资料组成已竣工项目的完整的结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、项目后评估报告等。 正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。 成本数据库所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。5.2.2资料管理以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。5.3工程招投标资料5.3.1资料组成已竣工项目的完整工程招标资料（评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等）、工程投标资料（主要是中标单位的）。正在开发项目的工程招投标资料。 成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。5.3.2资料管理以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档,即每项工程的工程合同文本须把相关的工程招投标资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。评定标审批表及议标、直接委托审批表统一印制成固定格式项目公司（部）成本部存档。项目招投标资料（评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作由项目公司（部）成本部负责。评定标评审表（或议标及直接委托审批表）、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作