物资设备采购租赁管理手册.docx

营改增实施应对方案物资设备采购租赁管理手册（试行）北京翔鲲水务建设有限公司资产管理部2016.6目 录采购租赁管理手册编制目的1物资设备概念1物资设备采购租赁管理工作流程2物资设备采购租赁管理实施细则3一、立项及项目分类3二、项目物资设备管理工作策划4三、供方调查及评审5四、物资设备采购租赁计划7五、采购租赁合同的洽商及签订7六、采购租赁物资验收8七、物资库存管理9八、租赁机械进出场检查12九、租赁机械使用记录13十、项目物资结余盘点及处置14十一、采购租赁业务发票管理15十二、采购租赁业务票据管理15附、营改增物资设备管理应对方案17一、基本概念：17二、“营改增”对物资设备采购租赁的影响：17三、“营改增”物资、设备管理应对方案20附表1：供方信息调查表23附表2：供方评审表24附表3：合同确认评审记录25附表4：进场材料验收单26附表5：机械设备进出场检查记录21 25采购租赁管理手册编制目的为规范“营改增”过渡期公司物资设备采购租赁行为，规避采购租赁活动中的涉税风险，保证企业生产经营活动的正常开展，特编制本手册。本手册的实施应以保证物资设备管理体系的正常运行；保证配合“营改增”工作的顺利开展为目标。物资设备概念本手册所提到的物资、设备是指为保证企业生产经营活动的正常运行而投入的生产物资、生活物资、办公设备、工程设备、施工机械等。生产物资、生活物资、办公设备、工程设备等应按生产需求计划进行采购；施工周转材料及施工机械主要通过租赁获得。物资设备采购租赁管理工作流程“营改增”后物资设备采购租赁管理工作应按项目组织实施，其管理工作流程可确定为：物资设备采购租赁管理实施细则一、立项及项目分类在公司确认工程项目立项后，承建工程项目的施工项目部应根据项目管理方式及计税方式的不同对项目进行分类。项目基本信息及分类项 目 名 称工程建 设 单 位合 同 金 额工 程 内 容、施 工 地 点合 同 工 期-，天项目管理方式总承包专业分包劳务分包甲供料合作管理项目计税方式一般纳税简易征收备 注项目不同的管理方式及计税方式，导致其物资设备采购租赁的管理方式也不同。1、老项目/新项目：2016年4月30日前开工的项目为老项目，其后开工的项目为新项目。2、自建项目/合作项目：本公司独自承建的项目为自建项目，与其他单位合作的项目为合作项目。 3、简易征收/一般纳税：劳务工程、甲供料工程、老项目可采用简易计稅方法计稅，其他工程按一般计稅方法计稅。简易计稅即按3%增值税增收率计税，进项税不可抵扣，开“增值税普通发票”；一般计稅即指征收11%的增值税，进项税可以抵扣，开“增值税专用发票”。二、项目物资设备管理工作策划根据“营改增”要求，物资设备采购租赁应按项目进行管理：分项目采购、分项目核算、分项目管理；分项目建立物资、设备管理台帐。承建工程项目的施工项目部负责组织编制相应的项目物资设备管理工作策划。其中应包括“项目物资供应计划及施工机械使用计划”；应确定项目工程物资、设备的采购、租赁方式及计税方式；并按影响工程安全、质量、成本的重要程度对工程物资进行分类（A、B、C类材料）。对工程项目质量、安全及成本影响较大的主要物资（A、B类材料）及施工机械公司实行计划审批采购、租赁制度；对工程质量、安全及成本影响较小的各种辅助材料（C类材料）公司实行授权审批采购、租赁制度。施工项目负责人应根据项目的工程内容、工程进度、设计图纸、技术质量要求等组织编制“项目物资供应计划及施工机械使用计划”（以下简称“计划”）；项目部（分公司）技术负责人负责组织对“计划”的审核；项目部（分公司）负责人负责对“计划”的审批；上报公司主管领导批准后实施。经批准的“项目物资供应计划及施工机械使用计划”应报公司计划财务部及资产管理部备案。以便采购、租赁活动时请款及项目物资管理的统计、汇总。当发生工程变更时应及时调整相应的“计划”。并及时进行审批及备案，三、供方调查及评审 1、 供方信息调查 物资设备采购租赁单位（各项目部、分公司或相关部门）负责供方信息收集及供方信息调查表的填报工作。 供方信息应包括产品信息、企业信息、税务信息（详见附表1“供方信息调查表）。 产品信息应包括产品的名称、规格、型号、尺寸、价格、性能指标等；企业信息应包括企业营业执照、组织代码证、税务登记证、法人身份证复印件等；税务信息应包括税务身份、税率等。并标明项目名称。 供方提供的证明材料如“营业执照、组织机构代码证、税务登记证、体系证书、授权证书、税务身份及所执行税率”等均应在有效期内且由供方盖单位公章予以确认。 2、合格供方评审工作 物资设备采购租赁单位（各项目部、分公司或相关部门）负责组织合格供方的评审工作。 评审应组织采购、技术、质量、安全、合同管理等相关人员参加。合格供方评审表应有资产管理部复审结论栏（详见附表2） 3、合格供方复审资产管理部作为公司物资、设备管理的职能部门负责合格供方的复审工作。4、合格供方一览表（物资、设备）发布资产管理部将经复审的合格供方纳入“合格供方一览表（物资、设备），定期于公司OA网上发布。 表格编号：WZ-CW12-03版本号C1编号：钢材001表格编号：WZ-CW12-03版本号C1合格供方一览表（ 2016 年度 钢材）序号供方名称供方性质所提供的产品或服务地 址税务信息备注1北京京朝展业贸易有限公司物资供应钢筋、钢管、型材北京市朝阳区广渠东路6号68号楼二层D加一般纳税人17%刘海利2北京齐力伟业商贸有限公司物资供应钢材北京市顺义区南法信镇三家店村村委会四500米一般纳税人17%王庚3北京鸿源润泽钢铁贸易有限公司物资供应钢板、工字钢、槽钢北京市通州区工业开发区云杉路378号一般纳税人17%刘玉龙159012740304北京京起鹏飞起重设备有限公司物资供应槽钢北京市房山区良乡长虹西路翠柳东街1号1169一般纳税人17%边树：红色为本次发布更新单位。四、物资设备采购租赁计划物资设备采购租赁单位（各项目部、分公司或相关部门）物资管理人员应根据“项目物资供应计划”、“施工机械使用计划”及实际工程进度的需要填写“物资设备采购（租赁）计划”。采购、租赁单位负责人应按公司相应管理制度及审批程序组织对“物资设备采购租赁计划”的审批。 五、采购租赁合同的洽商及签订1、采购、租赁合同的洽商采购、租赁单位的业务人员应结合“材料采购合同”（模板）及“建筑施工机械租赁合同”（模板）相关内容，同供方进行比价谈判、发票谈判及结算谈判。该供方应为纳入“合格供方一览表（物资、设备）”中的合格供方。2、采购、租赁合同的评审采购租赁单位（各项目部、分公司或相关部门）应组织采购、技术、质量、安全、合同等相关管理人员，对同供方初步议定的采购、租赁合同进行评审：是否存在涉税风险？比价是否合理？发票条款是否明确等？3、采购、租赁合同的审批根据工程管理部修订的“合同管理制度（试行）”，经评审的“物资采购、租赁合同”按公司支出性合同审批程序进行审批。4、物资采购、租赁合同的签订本公司实行法人授权委托制度,针对每个工程进行一次授权，委托项目负责人与供方签订本工程所有的支出合同。5、物资采购、机械租赁合同台帐各采购单位应分项目建立物资设备采购租赁合同台帐；定期报资产管理部备案。六、采购租赁物资验收物资采购租赁单位（项目部、分公司或相关部门）负责组织对采购租赁的物资验收。物资验收单与采购租赁合同、支票、发票共同形成了物资采购过程的四流证据。物资验收单内容及格式应与供方提供发票的内容及格式相同。物资采购租赁验收人员应按财务部门要求的内容及格式及时填报物资验收单。物资验收单一式3联，供货方、结帐、存根各一联。注：物资领用单内容及格式应与物资验收单内容及格式相同。1、不可抵扣增值税物资验收单格式翔鲲水务建设有限公司物 资 验 收 单工程名称： 20 年 月 日序号物资名称规格型号单位数量单价金额备 注供应商采购： 材料： 单位： 不可抵扣增值税物资验收单应包括：物资名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等。并应在备注注明供应商名称。2、可抵扣增值税物资验收单格式翔鲲水务建设有限公司物 资 验 收 单工程名称： 20 年 月 日序号物资名称规格型号单位数量单价金额税率税额供应商名称纳税人身份备 注采购： 材料： 单位： 可抵扣增值税物资验收单应包括：物资名称、规格型号、数量、单价、不含税金额、税率、税额，并且在相应栏目中应注明供应商名称极其纳税人身份情况。七、物资库存管理1、管理职责物资采购、使用单位的物资管理部门负责采购物资的库存管理工作：应当及时填写出入库单据，完善物资台帐，调整物资管理系统；应当妥善保管在库物资。按照税法规定，如果因为管理不善造成毁损、灭失等情况，此部分物资购进时的进项税额不允许抵扣，已抵扣的进项税额要做转出处理，企业要承受相应的税款损失。根据财税201636号关于全面推开营业税改增值税试点的通知附件1。营业税改增值税试点实施办法的规定： 第二十七条（二）、第二十八条、第三十条2、物资出入库管理库房管理人员应将出入库的物资开据出入库单据。出入库单据格式应与该物资发票格式相一致。不可抵扣增值税物资出入库单格式不可抵扣增值税物资出入库单应包括：物资名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等。并应在备注注明供应商名称。不可抵扣增值税物资物资入库单格式为：翔鲲水务建设有限公司物 资 入 库 单项目名称： 20 年 月 日序号物资名称规格型号单位数量单价金额备 注供应商采购： 库管： 单位： 不可抵扣增值税物资物资出库单格式为：翔鲲水务建设有限公司物 资 出 库 单项目名称： 20 年 月 日序号物资名称规格型号单位数量单价金额备 注供应商批准： 领料： 库管： 可抵扣增值税物资出入库单格式可抵扣增值税物资出入库单应包括：物资名称、规格型号、数量、单价、不含税金额、税率、税额等，并且在相应栏目中应注明供应商名称极其纳税人身份情况。可抵扣增值税物资物资入库单格式为：翔鲲水务建设有限公司物 资 入 库 单项目名称： 20 年 月 日序号物资名称规格型号单位数量单价金额税率税额供应商名称纳税人身份备 注采购： 库管： 单位： 物资出库单也应按照分离了进项税额后的成本列示，因此，出库单据列示的出库成本应为不含税金额。出库单据应包括：物资名称、规格型号、单位、数量、不含税单价、不含税金额（出库成本）、税率、税额等。可抵扣增值税物资物资出库单格式为：翔鲲水务建设有限公司物 资 出 库 单项目名称： 20 年 月 日序号物资名称规格型号单位数量单价金额税率税额供应商名称纳税人身份备 注批料： 领料： 发料： 3、物资台帐“营改增”后，物资管理应按项目建立物资管理台帐。1 可抵扣增值税工程项目： 物资管理部门在物资采购、领用、保管、结存期间，物资台帐应按增值税专用发票格式：单价、金额、税率、税额等记录、核算。不含税金额计入成本，增值税额计入进项税额。在领用物资时，物资台帐也应按分离进项税额后的金额转出。2 不可抵扣增值税工程项目：物资管理部门在物资采购、领用、保管、结存期间，物资台帐应按普通发票格式：单价、金额记录、核算。4、物资系统“营改增”后，物资使用单位应将原有的物资系统进行调整，可抵扣工程项目设立增值税进项额统计方面的项目，如：税率、金额、进项税额等。每月月末物资使用单位应按项目统计出物资采购、领用（出入库）情况，提交资产管理部汇总、统计。八、租赁机械进出场检查机械租赁使用单位负责组织租赁机械的进出场检查。机械设备进出场检查记录应包括：机械名称、牌照号、型号、状况（技术、安全、环境）、属性及进出场时间等（详见附表4）。九、租赁机械使用记录机械租赁使用单位负责对租赁机械使用的情况进行记录。租赁机械使用记录包括：机械出车单、机械台班明细表及机械台班结算单等。机械台班结算单与租赁合同、支票、发票共同形成了机械租赁过程的四流证据。机械租赁使用单位应按财务部门要求的内容及格式及时填报机械台班结算单。不同工程项目租赁机械结算单应选用与发票类型相对应的格式。1 可抵扣增值税工程项目：机械台班结算单应包括：机械名称、型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等项目，备注栏中应注明供应商及纳税人身份情况。翔鲲水务建设有限公司机械台班结算单工程名称： 20 年 月 日序号机械名称型号单位数量单价金额税率税额备注供应商名称纳税人身份承租方： 出租方： 单位：2 不可抵扣增值税工程项目：机械台班结算单应包括：机械名称、型号、单位、数量、单价、金额等项目，在备注栏中应注明供应商名称。翔鲲水务建设有限公司机械台班结算单工程名称： 20 年 月 日序号机械名称型号单位数量单价金额备注承租方： 出租方： 单位：十、项目物资结余盘点及处置1、“营改增”相关政策按照税法相关规定，采购物资及租赁机械增值税抵扣只能按项目进行。未用于工程项目的剩余物资其增值税不能抵扣。对项目剩余物资的变卖，即销售货物属于增值税应税行为，应缴纳增值税款。如果法人间调拨物资，实际也是一种销售货物的行为。2、项目物资结余盘点物资采购使用单位物资管理人员应在工程项目结束后对节余物资进行盘点。核算项目材料成本及工程总造价，并合理安排项目节余物资的处置。3、项目结余物资处置 变卖处理在施工过程中或者工程结束后，一些不需要使用或者废旧的物资通常进行处置变卖；物资部门应填写处置变卖单据，及时传递至财务部门。如果因为单据传递不及时等原因，造成企业未在缴税义务发生时间内计算缴纳税款，将承担罚款和滞纳金的处罚。 物资调拨剩余物资进行法人间调拨时。物资部门应填写物资调拨单据，申请开具销售发票，调拨信息及时传递至财务部门。十一、采购租赁业务发票管理采购部门是最初取得发票的部门，采购部门人员在取得发票时，应进行初验。检查发票开具的日期，票面是否清晰规范，票面信息是否与合同一致。因为增值税专用发票的抵扣期为180天，自开具之日起计算。物资、设备等采购部门取得发票后应尽快传递至财务部门。由于增值税专用发票可以抵扣税款，应视同现金管理。在传递过程中，物资、设备、财务部门应设置必要的传递手续，指定专门的人员进行负责。在传递过程中出现发票丢失、破损等情况，应确定直接负责人员。采购部门应将当月取得的发票及时传递到财务部门。十二、采购租赁业务票据管理“营改增”后，可抵扣项目物资设备采购租赁单位的验收、领用和结存的物资单据及租赁机械使用记录单据，应按照核算增值税的需要，将相应的金额进行价税分离。各采购租赁单位应按财务部门的要求填报物资验收、领用单以及租赁机械结算单。各物资、设备使用单位（工程部、分公司及相关部门）应按月汇总物资的进、销、存明细表及租赁机械使用明细表，并传递至资产管理部等相关部门。北京翔鲲税务建设有限公司“营改增”采购小组2016年6月附、营改增物资设备管理应对方案一、基本概念：“营改增”就是营业税改增值税。 财税201636号文通知：“自2016年5月1日起，在全国范围内全面推开营业税改征增值税（以下称营改增）试点，建筑业、房地产业、金融业、生活服务业等全部营业税纳税人，纳入试点范围，由缴纳营业税改为缴纳增值税。” 营业税是对在我国境内提供应税劳务、转让无形资产、销售不动产的单位和个人，就其取得的营业收入征收的一种税。 增值税是对在我国境内销售货物、提供加工、修理修配劳务以及进口货物的单位和个人，就其取得的增值额为计算依据征收的一种税。 二、“营改增”对物资设备采购租赁的影响：2.1、“营改增”相关政策财税【2016】36号附件1：营业税改征增值税试点实施办法第三章第十五条增值税税率：（二）提供交通运输、邮政、基础电信、建筑、不动产租赁服务，销售不动产，转让土地使用权，税率为11%。第十六条：增值税增收率为3%。 财税【2016】36号附件2：营业税改征增值税试点有关事项的规定一（七）建筑服务。 1.一般纳税人以清包工方式提供的建筑服务，可以选择适用简易计税方法计税。以清包工方式提供建筑服务，是指施工方不采购建筑工程所需的材料或只采购辅助材料，并收取人工费、管理费或者其他费用的建筑服务。 2.一般纳税人为甲供工程提供的建筑服务，可以选择适用简易计税方法计税。3.一般纳税人为建筑工程老项目提供的建筑服务，可以选择适用简易计税方法计税。建筑工程老项目，是指： （1）建筑工程施工许可证注明的合同开工日期在2016年4月30日前的建筑工程项目； （2）未取得建筑工程施工许可证的，建筑工程承包合同注明的开工日期在2016年4月30日前的建筑工程项目。 2016年5月1日“营改增”实施后，新老项目并存的时期是“营改增”的过渡期。过渡期的基本政策是：新项目新政策，按增值税处理；老项目老政策，按营业税处理。2.2、物资、设备管理流程 本公司物资、设备的管理流程包括：物资采购、机械租赁计划的编审批，供方的调查及评审，采购、租赁合同的洽商及签订，物资的交货验收及机械的进场检验，物资的出入库管理及机械使用记录，项目结余物资的盘点、处置等。本公司物资、设备管理流程为： 2.3、“营改增”对物资、设备管理工作的影响 “营改增”涉及物资、设备管理的全过程。对物资采购计划、机械租赁计划，供方的调查及评审，合同的洽商及签订，物资的交货验收、机械的进场检验，物资出入库管理、机械使用记录，项目结余物资的盘点、处置等都有很大的影响。 “营改增”后物资采购、机械租赁管理应按项目运作。分项目采购，分项目管理、分项目核算。 项目物资采购、机械租赁管理应先明确项目纳税方式（一般11%or简易3%）。 供方调查应包括产品信息、企业信息及税务信息（纳税人身份及税率）等。 项目物资采购、机械租赁洽商应明确相应的发票要求（普、专票及税率等）；并在合同中注明。 物资交货验收单、物资出入库单，租赁机械使用记录等应满足价、税分离格式要求。 项目结余物资盘点、处置影响项目进项税额的抵扣。 三、“营改增”物资、设备管理应对方案3.1、物资设备管理职责 资产管理部为公司物资设备管理的职能部门。负责公司物资设备管理制度的制定，合格供方评审的复核，合格供方一览表的发布，公司物资、设备管理的监督检查，公司物资、设备统计报表的收集、整理、汇总等；负责对采购单位物资管理人员物资管理制度及相应采购租赁管理制度的培训。 工程管理部为公司合同管理的职能部门。负责公司合同制度的制定，负责“材料采购合同、建筑施工机械合同模板”的编制，负责指导公司各采购单位进行物资采购、机械租赁合同的洽商及签订，负责对采购单位专职合同管理人员合同管理制度的培训。 计划财务部为公司财务管理的职能部门。负责公司财务制度的制定，负责对采购单位专职合同管理人员财税及发票管理制度的培训。 项目部、分公司及相关部门为物资采购机械租赁的实施单位。负责组织“项目物资采购、机械租赁计划”的编审批，供方信息的收集及评审，采购、租赁合同的洽商与签订，采购物资的进场验收及租赁机械的进场检验，采购物资的出入库管理、租赁机械的使用记录，项目结余物资的盘点及处置等。 物资采购机械租赁单位应设专人负责物资采购、机械租赁工作。学习公司针对“营改增”工作修编的“财务管理制度”、“合同管理制度”及“物资管理制度”；掌握基本的“营改增”财税知识、合同管理知识、物资管理知识，保证物资采购及机械租赁工作的规范化、标准化。 人力资源部负责组织对公司各采购单位物资管理人员、合同管理人员的“营改增”财务管理制度、合同管理制度、物资管理制度的培训。 3.2、培训学习通过参加公司人力资源部组织的历次“营改增”专项培训学习，初步了解和掌握“营改增”对“物资采购及机械租赁”工作的要求。对建筑行业而言，关键是保证四个流向的一致性，即：合同签订双方、发票开具取得双方、款项取得支付双方和物资供应使用双方保持一致。3.3、梳理涉税风险通过和工程管理部、计划财务部、项目部及分公司等与物资采购、机械租赁相关的部门及单位的合作，对目前企业的物资采购、机械租赁流程进行了梳理，按照不同的采购模式，梳理涉税风险。目前最大的涉税风险是虚开发票；其次是不能合理抵扣。3.4、明确采购、租赁管理工作实施要点通过“营改增”专项学习及对物资采购、机械租赁流程涉税风险的梳理，可以明确在“营改增”过渡期物资设备管理应采取的针对性措施为： 物资采购、机械租赁应按项目进行管理（增值税按项目抵扣）；分项目采购、分项目管理、分项目核算。 不同管理模式（新/老、自建/合作、一般纳税/简易征收）的项目应有针对性的物资设备管理办法。 项目物资设备管理应进行相应的管理工作策划（以保证合理合法的抵税），并应提出“项目物资供应计划及施工机械使用计划”。 应明确“营改增”过渡期项目物资采购及施工机械租赁管理工作流程、管理工作内容及管理职能分工；保证采购及租赁工作的规范化、标准化，避免出现涉税风险。 采购单位（各项目部、分公司或相关部门）在供方调查及评审过程中应针对项目要求，明确供方的税务身份及相应税率。 采购单位（各项目部、分公司或相关部门）在合同洽商、签订过程中应参照工程管理部修订的合同模板（“材料采购合同”及“建筑施工机械租赁合同”）相关内容进行比价谈判、发票谈判及结算谈判；并在合同中明确相关内容。 “采购物资验收单”及“租赁机械使用记录”应列明金额、税额及具体的适用税率。 物资的出入库管理及非正常损失等必须保证相关手续（票据）的齐备。 采购、租赁工作各环节、各部门的衔接应重点关注及落实。附表1：翔鲲水务建设有限公司供方信息调查表编号:X项600X 产品或服务内容XXX、XXX、XXX供方性质物资设备租赁计量检测试验供方单位名称北京XXXX有限公司供方单位性质有限责任公司（法人独资）供方企业资质营业执照组织代码证税务