办公室审核记录.docVIP

.审核提示涉及的管理体系要求、主管的过程要求、参与/协同实施的要求过程模式/流程、环境因素/影响、危险源/风险评估及控制方案职责和权限目标分解及实施资源配置：人力、设备设施、工作环境信息、数据及沟通审核范围现场确认现场文件审查.完整性、充分性、适宜性、有效性及控制记录表式、填写、控制监视和测量不合格处置分析和持续改进监督审核提示认证证书/标志使用情况.使用场所及范围.使用内容及方式.标志是否得到认可.有无违规现象重大变化/变更信息.组织/文件/人员/职责.认证范围上次不符合项跟踪.纠正/纠正措施实施情况.效果/有无再发生顾客投诉及监督抽查.有无重大投诉.上级监督抽查情况.有无不合格分析和持续改进评估：1符合准则要求 2基本符合准则要求（存在轻微问题，可接受），口头通知受审核方 3未达到准则要求注：应记录符合的与不符合的审核证据，应提供完整、准确、清晰的审核记录。实习审核员承担部分现场审核记录工作时，同组的级别审核员应在记录（首页）上签字确认。检 查 表审 核 记 录标准号条款号评估部门基本情况、职责权限及变化部门目标及考核内部沟通质量手册文件控制负责人:王新丁，部门6人，负责公司的行政后勤、文件控制、文件记录、人力资源、采购、顾客满意、数据分析、内审、改进的管理等，职责清晰，分工明确，落实到位，办公设备齐全，资源满足要求。部门质量目标：“文件传阅及时率100%、机关工作目标管理考核及时有效率100%、服务对象综合满意率95%等合计6项。查目标完成情况统计表，目标、计算依据、实现情况、结论等，适宜有效。2013.11.14对各部门工作进行了考核，各部门及各项目标均已实现。组织参加局的例会、培训，下达管理层的意图、协调各部门的工作等，在本部门间就工作的完成及计划进行及时沟通,基本有效。质量手册（第A/0版，HSCXGHJ/ SC-2013）2013年8月20日发布，实施，描述了质量管理体系的总要求、质量方针和质量目标，明确了质量管理体系的范围、组织机构、部门的职责、权限和相互关系，引用了相关的程序文件和规范文件。符合GB/T19001-2008的要求。已建立并执行文件控制程序，基本适宜有效。提供 “城乡规划局文件清单” 内部文件包括质量手册、程序文件、部门工作手册法律法规管理制度汇编等共登记15个文件或汇编等。5.5.15.4.18.2.35.5.34.2.24.2.311111检 查 表审 核 记 录标准号条款号评估记录控制人力资源人员能力确认情况基础设施工作环境服务要求的确定 服务要求的评审顾客沟通采购过程 采购信息采购验证过程确认记录产品标识和可追溯性 顾客财产产品防护监视测量设备的控制顾客满意过程的监视和测量工作的监视和测量不合格服务的控制数据分析改进纠正预防措施服务窗口查信访工作的开展：过程控制（外来）受控文件清单包括城乡规划法、河北省城乡规划条例、行政许可法、行政复议法，分部门分别登记记录名称、实施日期、编号等，基本充分，均为有效版本。未对各部门外来文件清单进行汇总。查内部文件的编制、审核、批准：质量手册、程序文件均有李冉编制，董梁审核，张峰批准。文件无修订、更改、作废、销毁情况：查文件发放回收记录，对手册、程序文件、制度汇编、内审计划等进行发放登记，抽质量手册、程序文件、各部门工作手册发放记录，基本符合要示 。 查文件的标识，编制的内部文件标识较好，但外来文件“受控”标识、分发标识不齐全。查文件现场管理：纸张记录分类保存，便于检索、查阅。贮存于铁皮文件柜中，基本能做到防虫、防潮、防鼠、防蛀、防火等要求，防护良好，无作废文件，各部门均使用有效版本。查衡水市规划局行文登记表：日期、行文编号、行文人签字、主要内容等。抽发文【2013】50号， 56号登记表，符合要求。抽【2013】194号关于橡胶城内违法建楼情况的报告行文审批卡，起草科室意见（建设管理科），主管局长及局长意见齐全，符合要求。另抽【2013】198号行文审批卡，符合要求。查收文记录，电子档，登记日期、编号、秘级、文件内容、领导指示等。抽张农提2013.12.9衡发【2013】25号深化平安衡水建设的指导意见，批示等符合要求。另抽衡水函【2013】6号文收文记录，批示、评审等符合。已建立并执行质量记录控制程序，明确了质量记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限等控制要求。提供组织“记录清单”，明确了记录的名称、编号，保管部门，保存期限（3年、长期等），分部门进行登记，办公室22个，城乡规划科7个，规划用地科10个，办公室、城乡规划科记录清单未登记记录编号。查现场记录，基本能实现可追溯，贮存环境适宜，能防潮、防尘，分类存放，有检索目录。填写较齐全、清晰，编制、审批签字、时间、标识等基本符合。 目前尚无过期记录。主要法规：公务员法。每年年底考核员工能力，现有人员基本满足要求。主要从德、能、勤、绩等方面进行评价，通过年终考核，确认各部门、各岗位人员均能胜任本岗位工作。抽2013年上半年公务员考核记录，未发现不合格人员。各部门标准化工作手册中规定了部门各岗位任职资格要求，主要通过培训来满足任职要求。岗位说明书确定了从事影响质量活动的各类人员的能力要求，包括科长、副科长、一般工作人员等在内的各岗位工作概述、任职要求。 抽查公务员登记表，共登记26人符合。 主要参加了市法制办组织的学习、考试。今年8月第一周进行了考试，机关26人均已通过。无新录用公务员情况。未能提供质量手册、程序文件培训的记录。特种作业人员：现无专职驾驶员。保证开车人员持证上岗。规划业务培训见城乡规划科培训记录。查2013年度城乡规划局管理体系培训计划表培训内容、时间、参加人员、方式、考核方式。共7次，含标准、体系文件（手册程序）、管理制度等。抽2013.8.5，质量管理体系标准培训。2013.9.20各项管理制度的培训。2013.11.30职责、控制等工作手册培训记录，内容、效果评价等符合要求。主要为办公用房、办公桌微机、打印机、汽车等。办公楼为临时租用，由出租方负责管理，计划明年搬迁，查“固定资产台账” 对办公用设备设施电脑、复印机、打印机、空调等进行了详细登记，基本满足使用要求，一般由使用者进行日常维护保养，经查办公室在用电脑等设备，运行正常，维护良好。“设备维修记录” 抽2013.9.26打印机更换吸纸器和2013.10.19计算机更换主板记录，基本符合。汽车由4S店定点维修。工作环境无特殊要求，按照质量手册第6.4章进行管理，努力创造和谐的人文环境，有利于工作。各部门内部工作环境由各部门负责，各部门服务场所外工作环境，由城乡规划局办公室负责。公共场所区域内干净整洁、物品摆放有序，符合要求。现场工作环境良好。规划局的主要客户是上级部门、建设单位和个人等。明示的要求：上级部门的要求、是建设单位的申请、另外还有个人信访提出的各种问题。隐含的要求：根据具体建设项目确定，如时间有其他要求法律法规的要求： 信访条例、中华人民共和国行政处罚法、中华人民共和国城乡规划法、河北省城乡规划条例等。组织附加的要求：标准化工作手册。产品要求确定，符合要求。 外部通知要求按文件接转有关要求办理，见4.2.3有关记录。代管大厅服务窗口项目初审接收，见窗口审核记录。人大、政协提案见技术综合科记录。工作信息当面沟通，文件沟通、传真、特快专递、电子邮件；发文信息更改，当面或电话沟通，更改及时沟通。反馈或抱怨及时解决。规划的编制属外包过程，规划编制由政府统一招标。合格供方名录：河北省城乡规划设计研究院。供方能力评定表：资质、能力、产品等。附件：法人证书、资质证书、组织机构代码证。基本符合。基础设施及日常办公用品定点采购按政府提供的定点采购单位实施采购零星日常办公采购 定点衡水智通电脑有限公司，由市政府指定点采购。衡财采【2013】6号文。附营业执照、代码证等。抽合格供方名录：衡水智通电脑有限公司。供方能力评定表：资质、能力、产品等。符合。查采购计划。名称、规格型号、数量、合格供方验收、时间。2013年4月20日打印机、笔记本采购计划，含验收记录。符合要求。服务为特殊过程，通过公务员招考等方式录用，每年进行德、能、勤、绩的考核，确保服务过程能力。查服务过程确认表，服务规范、设备设施、人员资格能力、有关记录等。过程能力满足要求。评审人：董梁、李冉、王辉。2013.8.16.办公区域和工作人员进行适当的标牌标识。 1) 办公室负责办公场所指示牌、各科室标牌、桌牌、胸牌等（明确部门、姓名、职务、电话等）； 2) 各科室在服务过程中对文件资料、各种记录以及有关设备设施作标识，确保可追溯； 3) 相关人员的质量记录应保持唯一性标识，对提供服务过程予以追溯； 办公室负责不定期的监督检查。 办公室接收涉密文件（顾客财产），在文件规定的查阅范围内阅读完毕后归档，作出记录，放在机要室铁皮橱内。查“中办通报【2013】第31期秘密归档在档案室（机要室）铁皮橱内注明“机密”。提供李冉省发涉密人员资格证。工作文件编号存档，电子标签存档并备份。现场察看档案室（机要室）铁皮柜防护完好，办公室文件、档案保存防护完好，能够防火、防潮、防丢失、防虫蛀、放鼠害。现有设备主要是办公楼的监控系统，由楼房出租人负责管理。目前无其他监测设备。方式：回访 书面调查 开座谈会 抽查2013年下半年对31家单位发顾客满意度调查表，回收31，服务质量、态度、素质、设施等9项，均满意。 满意度100% ； 主要依据部门工作手册、相关法律法规、2013年工作计划和局有关制度。日常工作进展一般在局务会上总结前段工作和以后工作安排，有工作未按要求完成情况，及时提出，采取措施。提供局及各部门2013年工作总结，各项目标任务已经完成。查管理体系过程监视和测量记录：职责落实、目标完成、绩效等6项。抽2013年9月17日监测记录，结果体系要求学习不够。验证意见：进一步加强培训工作。已制定不合格服务控制程序，基本适宜。日常工作检查发现问题，及时改进，本年度无发生违法违纪案件及举报等情况。查质量管理体系数据分析报告经查对质量目标完成情况；顾客满意度；日常检查记录等进行数据分析并提出纠正措施：加强培训和学习。通过内审、管评及日常工作检查等改进管理体系，工作更加规范，分工进一步明确，运行更加有效，记录更加规范，服务质量不断提高。对内审2项不合格进行了原因分析、采取了纠正措施。对日常检查中出现的问题随时进行纠正 ,未开具书面的纠正措施.日常工作中,严格管理,加强检查,开展教育培训等,有效预防不合格的发生,无书面预防措施记录。规划局窗口位于市政务服务中心，宽敞明亮，前台按中心要求设置，工作环境良好，工作人员文明服务，符合要求。接收和核发岗位共2人，AB岗。接收行政许可报项申请，初审材料，登记核发一书两证。岗位人员：张森挂工作证，标识明确，服务规范，符合要求查窗口受理情况登记表申报单位、事项、材料、初审情况、情况处理等。抽衡水景旭房地产公司建中景大厦建设工程许可证情况申请书、通知书、平面图等要件齐全，接收。领办人：张森。2013.10.31.另抽衡水市通顺房地产公司 香榭丽都南区项目建设工程许可证，基本符合。张森签字，无日期。查建设工程规划许可证核发台帐编号、建设单位、项目名称、联系电话、联系人、日期等。1311012011js021红日房地产2013.11.29规划核实：衡规核（2013）第057号，廉租保障房中心 2013.11.26符合。建设用地规划许可证1311012012YD048衡鸿宇房地产 澜点家园 2013.12.25.符合要求。查投诉举报台账共登记有11份信访事项抽查：【2013】第50号，衡水市城乡规划局受理投诉举报事项处理卡2013-8-29，个人通过市长公开电话投诉投诉事项：信访人居住处有违法挖坑情况。此处理卡记录有处理结果记录一栏，对结果进行了记录，反映已处理完毕。工作的开展及监测满足要求。又查：冀建监举转【2013】170号省住建厅于2013-10-24的关于转请查办举报案件的函事件：深州市某小区违规建车库2013-10-31，行文到深州局，行文编号：衡规函【2013】70号。深州市11-18回复衡水市局关于的调查汇报衡水市局11-19回复省厅关于问题的回复，并有局领导亲笔签署。查看回复内容，违规建设问题得到了有效处理。此项信访工作的开展及过程和结果的监测均满足要求。再查：10-21通过市长信箱的一份投诉衡水市城乡规划局收文处理卡片内容：关于天鸿国示小区的问题也按要求进行了处理。综上：信访工作的开展符合信访工作程序的要求，信访内容识别清