中文电子表格Excel操作要点.doc

中文电子表格Excel操作要点长汀县教师进修学校 刘其标1.如何运行Excel?工作簿、工作表、单元格的概念。 如何运行Excel:单击“开始”-“程序”-“Microsoft Excel”或双击桌面“Microsoft Excel”快捷方式。 工作簿、工作表、单元格的概念：工作簿是计算和存储数据的文件，一个工作簿就是一个Execl文件，其扩展名为“.xls”。一个工作簿可以包含多个工作表，用户可以将若干相关工作表组成一个工作簿，在默认情况下，Excel的一个工作簿中有3个工作表（Sheet1、 Sheet2、 Sheet3），当前工作表为Sheet1，用户可根据需要增减工作表和选择工作表。单元格是组成工作表的最小单位，每个单元格用它所在的列号和行号来表示。 单元格的选取：P202-2032.怎样创建学生成绩表的基本结构(1)创建表头部分：输入各字段，如：“序号”、“姓名”、“班级”、“语文”等。(2)输入各表头下的原始数据（“序号”、“班级”、“平均分”、“总分”下的数据先不输入，以后可用简便方法或统计方法填写）。(3)用自动填充功能来完成“序号”下的数据填充。方法一（用“编辑”菜单中的“填充”方法填写“序号”中的数据）：输入第1个单元格的数字选定需要编号的单元格区域单击“编辑”、“填充”、“序列”根据需要选择“序列对话框”某些选项确定。方法二：输入第个单元格的数字按住Ctrl键的同时用鼠标拖过需编号的单元格(4)单元格的复制。单元格的复制：单击需复制的单元格执行“复制”命令单击目标单元格执行“粘贴”命令。复制使某列或某行数据均相同：选定包含起始数据单元格在内需要填充的单元格执行“编辑”、“填充”、“向下（右）填充”命令。3.调整表中数据字体、大小、颜色、对齐方式、自动换行等。方法一：选择需调整的单元格或单元格区域执行“格式”、“单元格”命令在“单元格格式”对话窗中分别选定“对齐”、“字体”等标签来设置对齐方式、自动换行、字体等。方法二：单元格中数据的字体、字号、左中右对齐方式等也可通过格式工具栏来设置。4.如何增加、删除表格的行或列，增加“成绩表”的标题,调整行高、列宽 增加行或列：“插入”“行”或“列”。 删除行或列：选定需删除的行或列对选定的行或列右击执行“删除”命令。 增加“成绩表”的标题：在表头上方插入空行（根据需要可插入行或多行）选定需填写标题部分的所有单元格单击格式工具栏上的“合并及居中”按钮，使标题部分为一个单元格输入标题文字，设置字体、字号等。 调整行高、列宽：将鼠标移到两行或两列之间的边界上，鼠标呈双箭头时，拖动鼠标可调整行高或列宽。5.如何设置表头颜色(1)设置表头部分区域颜色：选定表头部分单元格区域单击“填充色”按钮旁的下拉箭头，选择一种颜色。(2)设置表头部分字体颜色：选定表头部分单元格区域单击“字体颜色”按钮旁的下拉箭头，选择一种颜色。6.如何添加表格的边框线 方法一：选定需设置边框线的区域单击格式工具栏中“边框”下拉箭头选定需要的边框线。 方法二：可通过“格式”菜单“单元格”“边框”来设置边框线。7.如何保存成绩表 新建电子表格文件第一次保存：文件保存在“另存为”对话框中，注意填好“保存位置”和“文件名”（扩展名可选定默认(.xls)）。 修改文件后保存：(1)若执行“保存”命令，则保存后的文件名和路径不变，而用修改后的文件内容替换了原文件内容。(2)若执行“另存为”命令，则可在出现的“另存为”对话窗中改变文件名或文件路径，把修改后的文件内容以新的文件名保存在新的地方。8.表格的页面设置及打印 页面设置（可通过如下两个途径来进行页面设置）：(1)文件页面设置(2)打印预览设置 打印预览（在打印前一定要先预览一下打印效果）：文件打印预览。9.复制或移动表格 右击工作表标签选取“移动或复制工作表”选“建立副本”表示复制，否则为移动在工作表列表中选择复制或移动的目标位置确定。 也可用拖动工作表标签来移动工作表，同时按住ctrl键来拖动工作表则为复制。 表格部分复制：选择需复制的表格部分，执行“复制”命令，打开目标工作表，执行“粘贴”命令。10.重命名、删除、插入工作表(1)工作表重命名：双击要重命名的工作表标签输入新名按回车键。(2)删除工作表：单击要删除的工作标签编辑删除工作表。(3)插入工作表：单击某工作表插入工作表。11.统计表格中的“平均分”和“总分”(1) 使用粘贴函数法来统计“总分”或用“自动求和”来统计“总分” 使用粘贴函数法来统计“总分”：选择第一个学生要输入“总分”的单元格单击“常用工具栏”上的“粘贴函数”按钮（或选择“插入”菜单的“函数”项）在“粘贴函数”对话窗中选择“常用函数”的“SUM”(总分），单击“确定”折叠“函数参数对话窗，用鼠标拖动来选择参加求和的单元格区域，再恢复“函数参数”对话窗，单击“确定”，这时完成了第一个学生的总分的统计选定包括已求出“总分”所有需求总分的单元格选择“编辑”、“填充”、“向下填充”（或“向右填充”）完成所有学生的“总分”的统计。 用“自动求和”来统计“总分”：选择第一个学生要输入“总分”的单元格单击“常用工具栏”上的“自动求和”按钮拖动鼠标来选择参加求和的单元格区域按回车键，这时完成了第一个学生的总分的统计选定包括已求出“总分”所有需求总分的单元格选择“编辑”、“填充”、“向下填充”（或“向右填充”）完成所有学生的“总分”的统计。(2) 使用粘贴函数法来统计“平均分”选择第一个学生要输入“平均分”的单元格单击“常用工具栏”上的“粘贴函数”按钮（或选择“插入”菜单的“函数”项）在“粘贴函数”对话窗中选择“常用函数”的“AVERAGE”(平均分），单击“确定”折叠“函数参数对话窗，用鼠标拖动来选择参加求平均分的单元格区域，再恢复“函数参数”对话窗，单击“确定”，这时完成了第一个学生的平均分的统计选定包括已求出“平均分”所有需求平均分的单元格选择“编辑”、“填充”、“向下填充”（或“向右填充”）完成所有学生的“平均分”的统计。(3)使用公式输入法来对成绩表作统计：选定要输入公式的单元格从键盘输入以“”开头的公式按回车键。（注：相对引用和绝对引用的区别210）12.统计成绩表中的“及格率”和“优秀率”l 统计“及格率”：（1）.用统计个数函数count来统计“与考人数”：粘贴函数fx-统计-count-确定-在对话框中选定需统计的单元格-确定。（2）.用条件函数countif统计“及格人数”：粘贴函数fx-统计-countif-选取单元格范围、输入条件-确定。（3）.用公式法求及格率：=及格人数（单元格）/与考人数（单元格）。l 统计“优秀率”：（1）.用统计个数函数count来统计“与考人数”：粘贴函数fx-统计-count-确定-在对话框中选定需统计的单元格-确定。（2）.用条件函数countif统计“优秀人数”：粘贴函数fx-统计-countif-选取单元格范围、输入条件-确定。（3）.用公式法求优秀率：=优秀人数（单元格）/与考人数（单元格）。13.设置数字显示格式和数字的小数位(1)数字格式设置：选定需设置数字格式的单元格格式单元格数字自定义在“类型”栏中输入格式确定。(2)数字的小数位设置：单击“格式工具栏”中的“减少小数位”或“增加小数位”按钮，即可设置小数位。14.设置成绩表每页都能打印标题和表头部分单击“文件”“页面设置”“工作表”选择“打印区域”，缺省为全部打印选择“打印标题”，先单击“顶端标题行”右侧的折叠对话窗，然后用鼠标选择需每页都打印的单元格区域确定。15.突出显示“优秀”和“不及格”等成绩选定所有成绩数据的单元格打开“格式”菜单条件样式（条件格式）条件为“小于”、“60”格式选择颜色，再“确定”（第一个条件设好了）“添加”条件为“大于或等于”、“90”格式选择颜色，再“确定”。16.成绩排序(1)简单数据排序：单击要排序的字段下的任一单元格单击“常用工具栏”中的“降序”或“升序”。(2)复杂数据排序：选择成绩表中的任一单元格数据排序在“排序”对话窗中选择“主关键字”、“次关键字”、“第三关键字”等确定。17.对成绩表进行数据筛选(1)简单自动筛选：单击成绩表中任一单元格选择“数据”菜单的“筛选”中“自动筛选”(2)自定义自动筛选：数据筛选自动筛选单击某字段列的筛选箭头，选择“自定义”选择筛选条件。18.对成绩表进行分类汇总(1)分类（将同类别数据放在一起）：通过某字段排序来实现。(2)汇总：数据分类汇总。19.使成绩表中数据图表化利用图表向导创建图表(1)选定创建图表的数据区域。(2)执行“图表向导”命令。(3)在图表向导步骤之1中，按要求选择图表的类型和子类型。(4)单击“下一步”，在图表向导步骤之2中，可重新选择数据区域，再选择好“系列产生在行或列。(5)单击“下一步”，在图表向导步骤之3中，选择好各选项卡的项目。(6)单击“下一步”，在图表向导步骤之4中，选择将图表“作为新工作表插入”或“作为其中的对象插入”。再单击“完成”。20.函数IF(1)选择需操作的字段下的第1个单元格。(2)执行“fx”命令，选