广州增城区公安分局.doc

广州市增城区公安分局户籍档案电子化需求1 项目概况根据广州市公安局关于开展户籍档案数字化加工工作的通知，通过市局推广的户籍档案系统管理平台（以下简称“平台”），对增城区公安分局户籍档案从50年代至今的档案进行数字化处理入录入。2 建设目标本次数字加工档案为归档装订成册并录入增城分局档案系统的，市外迁入档案（2003-2016年8月）共45146页，出生入户档案（1999 - 2016年）共268010页；未入电脑的出生入户档案（时间）共400000页；加工完成验收后，纸质档案消毒、真空包装等进行档案封存。3 建设内容3.1 对未入电脑的出生入户档案数字化加工；3.2 对已录入增城区分局档案系统的数据迁移到“平台”后，并完成数字化加工。3.3 完成加工后的，纸质档案消毒、真空包装进行档案封存。4 遵循的依据和参考规范4.1 广州市公安局关于转发贯彻落实国家电子文件管理“十三五”规划实施意见的通知4.2 广州市公安局关于开展户籍档案数字化加工工作的通知及规范4.3 中华人民共和国纸质档案数字化技术规范（DA/T31.2017）4.4 ISO15489文件管理标准4.5 ISO/PDTR23081文件元数据标准草案4.6 GB/Tl 8894-2002 电子文件归档与管理规范4.7 DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则4.8 DA/T46-20文书类电子文件元数据方案4.9 DA/T47-2009版式电子文件长期保存格式需求4.10 DA/T48-2009基于XML的电子文件封装规范5 项目工期本期档案数字化加工任务需在合同签订后 1 个月内完成。6 档案数字化加工要求6.1 已归档未入电脑的档案加工流程根据市局通知中的规范要求，户籍档案加工的主要流程分为：档案借出前处理、档案借出、数字化前处理、创建卷宗并条目录入、档案扫描、图像处理、图像质检、图像挂接、原文著录、审核、档案归还、数据移交；主要加工环节说明：档案借出前处理：形码编制管理，在每个卷宗右上空白的地方贴上对应的条形码,可根据档案的年代及目录号的顺序来贴条形码。档案借出：将档案从档案库房密集架或档案柜上，按档案的类别、分类号、目录号、案卷排列顺序进行下架、清点、移出，对借出的档案分批出库、清点到卷、分批入库，保证原来的顺序，并做好档案出入库交接表。数字化前处理：对档案进行页码编制，并对原档案的编码错误情况做好登记表。创建卷宗并条目录入：在平台中创建卷宗并录入条目。档案扫描：使用平台提供的CS端扫描软件进行按顺序扫描档案，生成规范的图像文件并上传到服务器；或使用第三方的扫描软件扫描档案，通过平台CS端软件导入图像，对图片文件重新命名为规范的文件名，并上传到服务器。图像处理：使用平台CS端软件对图片进行纠偏、去污、对不符合阅读方向的图像进行旋正。图像质检：检查扫描图像的清晰度，命名及正确性等。图像挂接：把图像同条目进行挂接，一个条目可以挂接多份图像文件，不同条件也可以挂接同一图像文件。原文著录：根据规范的录入字段，对档案材料内容标准化并录入，一份原文材料需要两人分别录入，以便系统可以进行自动校对。审核：对条目、挂接、原文内容等进行核对。档案归还：对加工过程中拆装的档案进行还原，建设方对承设方归还的档案是否完整、齐全，档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序是否准确进行检查，并登记好档案出入库交接表数据移交：使用平台提供的工具对成果数据进行数据导出，通过移动硬盘提交给平台，由平台管理人员进行数据导入。6.2 已归档同时录入电脑的档案加工流程对已经录入分局档案系统的数据进行数据迁移、生成平台的档案数据，对图像文件进行规范命名、图像处理，图像材料补缺、图像挂接，原文著录等环节。数据迁移：通过编程或使用工具把数据同步到平台数据库，由平台数据库导出到加工环境的数据库中，通过对数据分析，清洗、加工，生成可用于平台的卷宗数据及条目数据。图像文件重命名：使用平台的客户端工具对迁移过来的图像文件重命名，以符合规范要求。图像处理，图像材料补缺：对缺少的档案图像文件，通过扫描补齐纸质材料的图像文件，对不合规范的图像文件进行纠偏、裁剪等处理。图像挂接，原文著录等与6.1的步骤相同。6.3 对没有提及的事项，须遵循市局通知中的规范标准执行。6.4 技术要求分辨率国家档案局发布的行业标准纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2005）规定纸质档案数字化扫描时分辨率应大于或等于100dpi，需OCR的页面要大于或等于200dpi；对于年代比较久远、字迹较为模糊的，就要适当地提高分辨率。总之，要以扫描的页面能清晰反映原件原貌为准。本项目纸质档案数字化扫描时分辨率按300 dpi。存储格式存储格式均统一为JPG格式存储图像文件。7 项目整体质量控制要求与标准7.1 工作实施原则1、所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指管理人员和工作人员）必须严格遵守中华人民共和国保密法、保密守则以及中华人民共和国档案法等有关规定，不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。2、所有工作人员在本项目施工前必须接受一次由广州市公安局增城区分局组织的档案保密教育，并向用户提供书面档案保密承诺。3、所有工作人员必须严格遵守保密制度和广州市公安局增城区分局档案安全管理的有关规定。4、主要工作人员须持有档案行政管理部门正式颁发的岗位资格证书。5、统一安排每天的工作，施工人员保质、按量完成，不允许夜间加班。6、档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和丢失档案原件；不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所。7、工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须自备无袋工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。8、在加工场地建立视频监控系统，对加工场地实行24小时监控记录。9、必须具备业务熟练、项目经验丰富的人员，尽量不更换工作人员，如确实需要更换的，提前一周书面通知用户，征得同意后才能换人。7.2 档案数字化加工要求7.2.1 加工场地规划分局负责提供加工场地，其余由中标公司负责提供，如：提供完成档案扫描加工服务所需各种硬件设备（DVD光盘、移动硬盘及刻录设备等）、档案存放架、档案运送车等加工场内配备、材料（纸张、夹子、档案封皮、文具等装订和工具以及其它材料）、消耗等，除带有存储功能的设备，包括电脑中的硬盘、移动硬盘、记录光盘等不归还，其余的都归还中标方）各项加工服务工作必须在分局指定的工作场所内完成，不得将档案原件、扫描图片等相关文件以任何方式带出加工场地，整理后剔除的无保存必要的文件材料由分局按规定进行处理。中标公司将对现场进行规划，严格区分有纸区和无纸区，对加工场进行内部网络综合布线，满足网络需求，对加工场地安装监控设备进行无死角监控并配备专门的周转库房和机房，视频监控严格按照分局要求接入分局内部视频平台实时监控。视频监控系统设备产权属中标人所有，项目工作完成后拆除(监控硬盘不返还)。所有加工设备，包括电脑等在进场时需经确认登记，电脑和移动硬盘等带数据存储功能的设备在不能带离加工场所。7.2.2 加工任务本期档案数字化加工任务约为 20.9 万卷页档案进行数字化加工处理和对新增的6000卷业务档案进行整理装订，并将扫描成果导入电子档案信息管理系统，档案数字化工作包括担不限于：1、扫描、录入、修图、编目、自检、数据挂接等，2、整理、接收、拆档、打页码、写目录、裁切、打孔、装订、装盒、归档等；7.2.3 具体实施要求分局提供不低于1条生产线的场地，根据场地、工期等严格开展工作，具体要求如下：（1）电脑：数量不少于5台，（2）高拍仪：提供质量好、清晰度高、带展平功能的高拍仪，数量不少于1台（3）平板扫描仪：采购人只提供相应场地、水电，服务器、存储以及加工过程中所用到的高拍仪、平板扫描仪、大幅面扫描仪、打印机、装订机等数字化过程中需使用的相关设备、耗材均由中标供应商提供，所有提供的设备运维由中标供应商负责。对中标供应商在本项目中使用平台要求：1)中标供应商要在加工场所的网络环境中部署一套由市局提供的户籍档案系统管理平台（离线版本），用于档案加工使用。中标供应商需要按照采购人的需求进行从分局档案系统导入数据到加工平台（离线版本），导入数据满足规范的要求及加工要求，以达到数据重用。2）平台提供的档案扫描处理软件、图像处理软件及OCR识别软件使用，由于上软件受知识产权保护，需要使用上软件由中标方自动购买使用授权。3)对卷宗条目与原文不符的，由加工人员打印重新编排的条目并附在原档案条目上面，并做好修改登记。4）对加工完成的档案，应定时通过移动硬盘上传到平台，并做好记录。5）所有加工流程都应在平台离线版软件操作，通过第三方软件处理图像文件的，也需由平台进行数据导入，不允许使用Excel文件进行直接数据导入到平台。6）加工流程要按规范要求，以平台操作说明完成档案数据化处理工作，原文著录需由两人录入，经系统校对后再进行审核步骤。7.2.4 数据验收方案成果数据验收按批次进行，每个批量加工完成后，首先由承建方自检，自检通过以后，向分局和第三方专门质量检查单位提交验收，分局和第三方专门质量检查单位通过验收系统对其进行验收。验收内容包括：目录数据、扫描图像数据、数据挂接准确率、档案实体。验收指标如下：目录数据差错率不得超过3%；图像数据差错率不得超过3%；目录与全文挂接的差错率为0%；其他项目的合格率达到98%以上。若第一次检查发现数据合格率达不到98时，需进行第二次抽检时，建设方将对承建方进行罚款，罚款金额根据本批次数据量所占的百分比来计算，从质量保证金中扣除，并补偿给质量检查单位用于第二次抽检，直至检查全部合格。验收“通过”的结论，必须先经承建方项目负责人审查、签字，并提交分局和第三方专门质量检查单位审核确认后方有效，之后并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。7.2.5 数据存储及备份项目竣工后，凡涉及到档案数据的所有电脑硬盘，移动硬盘、光盘等必须无偿移交给承建方。扫描的图像文件，统一采用彩色模式扫描文件，采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。8 保密管理规范8.1 项目保密规范中标供应商设有安全保密部门，对于政府机关的数字化加工项目，都认定中标供应商现场所有人员为保密人员。因此将严格遵守国家保密局国保发（2006）15号文涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质单位保密管理规定，建立组织机构，并在现场设立保密分支机构与管理人员，确保政府机关的数字化加工项目在规划、设计、建设及运行过程中国家秘密的安全。设立安全保密管理机构，负责公司保密管理与日常监督检查。接受并执行国家保密局和上级机关的安全保密领导管理机构的安全策略。中标供应商将严格按照有关保密技术标准和保密要求建设涉密项目。8.2 人员保密规范所有涉密人员由中标供应商进行初次政审，并与员工签署保密协议与项目保密协议，在项目实施前将相关证件及保密协议交由分局进行二次政审。严禁将个人具有存储功能的电磁存储介质和电子设备带入核心和重要得涉密场所。中标供应商对涉密人员进行动态管理，员工调入调出涉密岗位必须进行详细记录。（1）员工离职、离岗前，要将所保管的涉密计算机、涉密存储介质等全部清退，办理移交手续。还应签订保密承诺书，并将其去向等信息记录备案。（2）对员工离职、离岗实行脱密期管理。（3）员工因公或因私出国（境）应详细记录所携带的办公物品、出国理由、时间和去向等信息，接受保密教育。中标供应商实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保国家和公司秘密不被泄露。中标供应商保密主管分管保密工作，由专人或兼管负责存管保密材料。为保证项目系统的正常运转，中标供应商在整个项目运行期间，项目经理、1名以上软件开发人员和1名以上系统维护人员必须驻场。中标供应商需确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意，且整个项目期间更换工作人员比例不得高于20。投标人须承诺：1）公司无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资或者参与经营管理；2）按照采购人的需求，在项目运行期间免费提供扫描加工数据验收系统供采购人使用（产权归投标人），使采购人及质量检查方能顺利对加工数据进行质量检查。8.3 载体保密规范涉密材料和载体须专门登记入册，并定期清查，防止丢失和错漏。传阅涉密材料由保密主管统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅看，控制传阅件的行踪，以防丢失。传递应专送，不得办理无关事项，密件不得携入不利于保密的场所。严格限定密件的接触范围。对保密内容不得摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。需要销毁的涉密载体在办理登记手续后，交由保密工作部门指定的单位销毁。工作现场不得使用任何通讯设备。加工现场断绝互联网连接。严禁涉密计算机使用无线键盘、无线鼠标及其他无线互联的外围设备。严禁涉密信息系统使用具有无线互联功能的网络交换机等网络设备。对绝密级的档案在用户专人指导下由现场加工指定专人进行特殊处理。8.4 现场保密规范数字化加工现场是用于涉密人员科研和办公的专用场所，与非涉密场所有明确划分，并做出标识。未经批准严禁无关人员参观、访问。任何无关人员未经许可不得入内。加工现场内一切设备、设施，未经许可不得使用或随意翻动。对经批准的临时进出人员，应作记录。8.5