办公用品管理制度.doc

.办公用品管理制度 第一条 为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。第二条 目的：为使办公更规范化、现代化，保证办公用品满足各部门正常工作需要。第三条 范围：一、适用范围：公司各部门二、发布范围：公司各部门第四条 本规定中的办公用品包括：一、公司给员工个人配置的办公桌椅和员工日常工作所需的办公低值易耗品。二、公司给员工工作配置的电脑，文件柜、白板、电话等。三、公司公共的办公用品，如传真机、复印机、打印机、投影仪等。第五条 新员工办公桌椅的配备：行政部须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公低值易耗品，并在桌椅上贴好公司标签。第六条 行政部保证公司有一两套备用办公桌椅，并保证办公低值易耗品的及时供应。不得造成公司员工工作的不便。第七条 公司员工应当自觉爱护公司财产，不得在桌椅上乱刻乱画；节约使用办公低值易耗品。第八条办公用品的购买、发放一、办公用品的购买1、行政部负责办公用品、办公设备、低值易耗品的购买、领用、保管、发放。2、公司各部门按照需求申购办公用品，并按要求填写办公用品申购单（见附件一），将所需办公用品申购单于每月2325号上报至公司行政部，3、行政部每月27-28日将所有申购的办公用品进行分类汇总，完成办公用品申购汇总表（见附件二），于每月的2930日，公司行政部根据实际用量和库存情况制定购置计划，经行政部经理审核后呈报常务副总/总裁审批。4、 审批完后的办公用品申购汇总表交行政部，由行政主管核价采购。5、所有申购的物品必须经常务副总/总裁审核签字后方可购买；预算之外的办公用品须另附申请单，报经常务副总/总裁签字认可后方可购买。6、特殊用品、低值易耗品和通讯设备，由各部门主管打申请报告，经公司主管副总签字后，由行政部负责采置，然后记入备用保障卡。二、办公用品的发放与保管1、办公用品于每月的48号发放，由各部门指定人员到办公用品管理员处签字、填写办公用品领用登记表（见附件三）领取办公用品，其它时间一律不准领取。特殊申报需经主管副总批示后申领。2、行政部设专人负责各部门办公用品的申报、审批、核价、采购、发放、管理。办公用品入库根据入库单检查办公用品的品种、数量、规格、单价是否与进货相符，按手续收入库，登记入账。办公用品出库根据出库单填写内容，经申请部门经理及行政经理、主管副总签字后方可出库。3、备用管理实行“三清、两齐、三一致”原则，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，帐、卡、物一致，做到日清月结。4、在日清月结的条件下，行政部于每月末对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。5、各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政部定期检查耐用办公用品使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。6、行政部有权收回公司调离人员办公用品。7、办公用品建立资产总账，对每件物品进行编号，每月进行一次盘点核查。第九条、办公消耗品一、办公消耗品的购买1、办公消耗品的消耗要根据本部门的实际需要申报，节约使用，避免浪费。2、办公消耗品的购买由行政部负责，各部门设专人申报与领取。3、行政部把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小采购量满足日常事务运营对消耗品的基本要求。4、对于在特殊场合使用特殊办公消耗用品，使用部门先提出书面申请特批办公用品申请单（见附件四），行政部对此进行必要的调查后决定是否准予采购，并按采购流程进行核价、采购。 5、各部门因工作需要印制各种单据时，无论是固有格式还是更新格式，使用部门在提出印制申请单同时应附上印刷单据的样品。行政部予以核价、印制。6、行政部负责办公用品费用的结算，并于每月末进行统计，向公司领导做出报告。二、办公消耗品的领用1、行政部依据各部门的耗材申请，统一采购后发放。各部门派专人统一领取、发放与保管。领取人应就领取时间、部门名称以及物品的名称与数量签字确认。另外，特殊办公消耗品的申请应填写用途。2、局部使用或特殊用途的账薄、各种登记单据的订购、领用，统一由行政部调控。使用部门或申请者按特殊用品申购程序提出申请。3、打印纸领用。各部门、各项目领用打印纸一包（含）以上，需认真填写办公用品的申请单，注明打印纸使用用途、数量等，经主管副总审批，报行政部备案后方可领用。4、严禁未经批准私自拿取公司办公用品，违者按盗窃公司物品处理。第十条、文具用品一、办公文具的分类1、消耗品：铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、纸质笔记本、打印纸、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、燕尾夹、电池等。2、管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液等3、管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、计算机、印泥等。二、办公文具用品使用分类1、个人使用保管的文具用品：如签字笔、橡皮擦、纸质笔记本等。2、部门共同使用的文具用品：如打孔机、订书机、打码机等。三、办公文具用品发放1、消耗品可根据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验（估计消耗时间）设定领用基数（如签字笔每人每月发放一支），或随部门及工作状况调整发放时间。2、部分消耗品（如笔芯、电池、纸筒胶带、修正液），自第二次发放时，以旧品替换新品。3、消耗品如有故障损失或遗失，由个人或部门自购赔偿。四、文具用品的管理1、行政部设立“文具用品领用记录卡”，实行统一保管，在文具领用时做好登记并控制文具领用数量。2、文具由公司行政部统一采购，各部门原则上不可自行采购。如遇特殊情况必须自行采购时，应事先征得行政部的同意后方可采购，否则不予报销。3、新入职员工到职时由所在部门提出文具申请单，可直接从行政前台领取文具用品，人员离开时需将剩余文具一并交还行政部。第十一条、办公家具一、家具购买家具购买各环节，行政部需以台账形式记录下来。台账按部门分别设置，记录各部门领用、借用和使用办公家具的情况，定期以台账复印件形式向各部门主管通报。二、家具配置1、供应或配置的办公家具，一律在醒目处贴上公司统一标识，并注明部门名称，家具编号以及购置日期等。2、各部门主管对所配置的办公家具负有使用和保管的责任，应防止家具被盗，被挪用被污染以及人为破损。3、家具使用责任者调离时，人力资源部应尽早与行政部联系，由行政部做出具体安排。任何人不得擅自调配或使用原有办公家具。4、家具严格遵循谁使用、谁保管、谁负责的原则，使用者有不可推卸的保管和维护责任，不得擅自委托他人保管家具。5、未经过使用者同意，任何人不得动用已经投入使用的办公家具。三、家具修缮与保管1、行政部每半年对公司现有及库存办公家具进行盘点汇查，将账物核对情况形成清查明细表，上报部门主管。2、家具破损或污染需要进行修理与清洗时，使用者及各部门不得随意处置，需上报行政部，由行政部统一安排。3、经行政部检查确认的没有修理必要，由行政部向主管领导请示，做报废处理。4、如因个人原因，造成家具破损、丢失的，视其情节轻重，处以相应赔偿。第十二条、办公设备报废流程部门申请人填写“设备报废申请单”，详细注明设备名称、型号、编号、数量以及报废原因，部门经理签字确认。行政部接到“设备报废申请单”，报公司成本管理副总签字确认后，将“设备报废申请单”及所要报废的设备交由仓库销账。招采中心就报废设备进行招标，确定中标厂家及中标价格，中标厂家需向招采中心交付不低于中标金额的押金，同时招采中心开具收据和中标通知书至中标厂家。中标厂家凭中标通知书和收据至公司仓库取走报废设备。中标厂家持公司主管副总签字的报废设备收据，将应付的中标款项付至公司财务，招采中心返还押金，至此办公设备报废处理完毕。第十三条、项目部办公设备配置的说明一、电脑：项目部以下人员可配备电脑：资料员、技术总工。使用者负责维护本人的电脑，电脑维修由公司指派专人进行。二、打印机：一间资料室安装一台打印机，统一由公司行政部专人负责连接。三、传真机：每个项目配备一台传真机，由负责工程项目的项目经理申请并管理。四、数码相机：为方便现场取证，各项目部可申报一部数码相机。五、复印机：各项目部可申报一台复印机，由本项目项目经理申报，管理。六、空调、电扇、电暖气：项目部办公室夏季可申报空调、电扇，冬季无集体供暖设备的办公室和宿舍可申报电暖气，行政部有权根据公司现存设备数量在各项目部间调配，无法满足需求时购买。七、办公桌椅、文件柜：项目部若需添加办公桌椅及文件柜应说明原因，若损坏应走相应的报修或报废程序。八、图集、资料软件：各项目部应工作需要购买图集、资料软件，报技术部审批由行政部统一采购。第十四条、项目办公设备折旧管理说明一、项目上配备新设备的折旧办法说明：1、如果项目上配备的是新购置办公设备，那么首先按照此设备的原有价值和使用年限来进行折旧换算，计算出每月的设备折旧值在多少，然后按每月折旧值乘以项目工期月数，来计算此项目从工程开始之日到截止之日内所产生的折旧费用，此项费用在所属项目工程款中予以扣除。例如：戴尔电脑3300元使用年限10年每年折旧值330元每年折旧值330元12个月每月折旧值27.5元每月折扣值27.5（假设项目工程期）6个月165元（项目整个工期内折旧费用）戴尔电脑3300元工期内折旧费165元折旧后价值3135元2、本项目结束后，项目上的办公设备跟随项目经理转移到下一新项目，折旧值则从折旧后的产品现有价值来重新根据工期计算新一轮折旧费用，然后在工程款中扣除，直到设备报废为止。二、项目上配备老设备的折旧办法说明：1、如果接收的不是原有项目的办公设备或经过维修后的办公设备，那么首先按照设备折旧后当前价值和所剩使用年限来进行折旧换算，计算出每月的设备折旧值在多少，然后依然按照每月折旧值乘以项目工期月数来计算此项目整个工期内所产生的折旧费用，此项费用在所属项目工程款中予以扣除。例如：维修折旧后的戴尔电脑1500元使用年限5年每年折旧值300元 每年折旧值300元12个月每月折旧值25元 每月折扣值25（假设项目工程期）6个月150元（项目整个工期内折旧费用）戴尔电脑1500元工期内折旧费150元折旧后价值1350元2、本项目结束后，项目上的办公设备跟随项目经理转移到下一新项目，折旧值则从折旧后的产品现有价值来重新根据工期计算新一轮折旧费用，然后在工程款中扣除，直到设备报废为止。第十五条、其它易耗品根据使用情况进行申报第十六条、文件设备复印机、传真机由行政部设专人负责管理。第十七条 盘点办公用品保管人应针对所保管物品进行周末盘点。第十八条 本规定由行政部负责解释。第十九条 本规定自颁布之日起实施。此前颁布的办公用品管理制度至本规定颁布之日起予以废止。 附件一办 公 用 品 申 请 单申购部门： 申购日期： 年 月 日序号物品名称规格/型号申购数量用途备注123456789101112131415161718192021部门负责人： 相关副总： 行政经理审批: 常务副总审批：为了不耽误您正常办公，请在每月25日之前，填写、审核清楚交由行政部。附件二：办 公 用 品 申 购 汇 总 表 填表日期： 年 月 日申请人申请部门品 名单位数量单价预计金额使用者部门审批人附件三： 年 月办公用品领用登记表日期物品数量部门领用人日期物品数量部门领用人办公用品保管人： 领用经办人： 附件四：特批办公用品申请单：填表日期： 年 月 日申请人:部门:领用时间办公用品名称U盘（规格）：鼠标：键盘：其他：数量：申请原因:用 途:部门 负责人：相 关 副 总：常 务 副 总：行政经理确认：附加说明: 1、特例办公用品如有丢失损坏，需在申请原因一栏写清楚并由部门负责人签字确认；2、U盘领用需写清用途；3、损坏的物品请先交还行政部再领用新物品；4、如因个人原因丢失请自行负责；5、如有离职请将办公用品归还，并由接手人签字确认办公用品的申报和领用规定第一条 公司各部门所需的办公用品，按计划由行政部统一购置，各部门按实际需要领用。第二条 申报一、员工如需领用办公用品，各部门应于每月25日前将下月的办公用品领用需求单交到行政部，行政部负责汇总各部门申请并统一进行申报、采购。新员工入职，由本人或所属部门管理员向行政部申领后，发给本人。二、 所有申报的办公用品必须按工作实际需要提出。三、各部门如有重要事务需大批量领用办公用品时，应提前一周通知行政部，以免库存良不够，采购不及时而影响工作。四、购置日常办公用品或报销正常办公费用，由行政部经理审批，购置大宗办公用品，必须按财务管理规定报总裁或常务副总批准后购置。五、行政部将根据申请人的职位、工作内容进行审核按规定标准发放。第三条 领用一、行政部为每位员工设立员工办公用品领用卡，登记员工个人领用的办公用品，员工离职时，按表上记录退还所领用的办公用品。二、 员工每次领用文具时，需在员工办公用品领用卡上签名确认。三 、行政部原则上在每月初办理领用手续，其他时间不受理办公用品领用；一下情况除外：1、员工入职需领用的办公用品2、管