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档案信息系统建设的效益管理研究 档案学专业 研究生：于进川指导教师：姚乐野教授 数字化的档案信息资源的开发利用工作已经成为档案工作中的一个重点。 如何帮助档案部门利用好数字化的档案信息资源，如何对档案信息系统的建设 工作进行评估，应当成为档案学界的研究重点之一。然而，在综观国内相关研 究的基础上我们发现，这方面的工作还不够。尤其是对档案信息系统建设的效 益问题所做的研究工作还很不足。由于缺乏效益管理的理念，档案界难于对档 案信息系统的投资决策、优化管理有一个客观的认识，也无法了解数字化档案 信息资源的使用者对档案部门的信息化工作满意度如何。因此，档案部门应当 对档案信息系统建设的效益问题有一个清醒的认识，并能建立一套能在一定程 度上反映档案信息系统建设工作各项指标的评估体系，以对档案信息系统的性 价比、实用性、功能性、用户满意度等指标进行评估，从而指导档案部门的档 案信息系统建设工作。 由于这样的研究是一个全新的课题，研究者认为，这是一项具有很强理论 意义和实践意义的系统工作。论文首先对档案信息化背景进行了分析，并从一一 个新的角度重构了档案信息系统；在此基础上分析了档案信息化给档案工作带 来的影响，指出档案信息系统建设工作必须注重效益管理；然后对档案信息系 统建设的效益机理进行分析：最后，论文分析确定了反映档案信息系统建设情 况的部分指标，以及以这部分指标为基础的效益评估模型。 论文主要分为六个部分，第一章介绍了档案信息系统建设的效益管理研究 的意义，提出了效益管理研究的问题；第二章介绍了档案信息化的背景以及档 案信息系统的构建问题；第三章介绍了档案信息化与档案信息系统对档案工作 的影响；第四章介绍了档案信息系统建设的效益机理；第五章介绍了档案信息 系统建设的效益评价指标与评价模型；结论部分则指出了全面加强档案信息系 统效益管理的几条措施。 关键词：档案信息系统 效益管理评估 s t u d yo nt h eb e n e f i tm a n a g e m e n t o fa r c h i v e i n f o r m a t i o ns y s t e m # a j o r ：a r c h i v es c i e n c e p o s t g r a d u a t e ：y ujin c h u a n dir e o t o r ：p r o f y a ole y e t h ed e v e l o p m e n ta n da p p l i c a t i o no fd i g i t a la r c h i v ei n f o r m a t i o nr e s o u r c ei sa n e m p h a t i ct o p i ci na r c h i v ew o r k h o wt oh e l pt h ea r c h i v ed e p a r t m e n tu s ed i g i t a l a r c h i v ei n f o r m a t i o nr e s o u r c ea n de v a l u a t et h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e ms h o u l db e af o c a jr e s e a r c hi na r c h i v ef i e l d h o w e v e r ，w ed i s c o v e rt h a tt h er e s e a r c h e sa r es t i l l s c a r c e ，e s p e c i a l l ya b o u tt h eb e n e f i tm a n a g e m e n to f a r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e m i na r c h i v ef i e l d ，r e s e a r c h e r sd o n th a v ea no b j e c t i v ev i e wo nt h ei n v e s t m e n t p o l i c yo ft h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e mb e c a u s eo ft h es h o r t a g eo ft h eb e n e f i t m a n a g e m e n tk n o w l e d g e ，a n da l s od o n td i s c o v e r t h eu s e r ss a t i s f a c t i o n t h e r e f o r e ，t h ea r c h i v ed e p a r t m e n ts h o u l dh a v em o r ek n o w l e d g eo nt h eb e n e f i t p r o b l e mo f t h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e m ，a n db u i l da s e to f e v a l u a t i o ns y s t e mt h a t c a nr e f l e c tt h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e mi ns o m ed e g r e e t h ee v a l u a t i o ns y s t e m c a ne x a m i n i n gt h ep e r f o r m a n c e p r i c er a t i o ，t h ep r a c t i c e ，t h ef i m c t i o n ，t h es a t i s f a c t i o n d e g r e eo ft h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e m ，t h e ng u i d et h ec o n s t r u c t i o no fa r c h i v e i n f o r m a t i o ns y s t e m t h eb e n e f i tm a n a g e m e n ts t u d yo fa r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e mi san e ws u b j e c t i t sas y s t e m i cp r o j e c tw i t l ls v o n gt h e o r ya n dp r a c t i c e ，t h ed i s s e r t a t i o ni n t r o d u c e s t h eb a c k g r o u n do fa r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e mf i r s t ，t h e nr e - b u i l dt h ea r c h i v e i n f o r m a t i o ns y s t e m a n a l y z i n gt h ei n f l u e n c eo ft h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e m0 n a r c h i v ew o r k ，a n dp o i n to u tt h a tt h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e ms h o u l dp a ym o r e a t t e n t i o nt ot h eb e n e f i tm a n a g e m e n tp r o b l e m t h ed i s s e r t a t i o na n a l y z e st h ec a u s eo f 3 t h ep r o f i to ft h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e m f i n a l l y , t h ed i s s e r t a t i o nb u i l d sas e to f q u o t a sa n dm o d e l st or e f l e c tt h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e m t h ed i s s e r t a t i o ni sd i v i d e di n t os i xp a r t s ： p a r tii n t r o d u c e st h ee f f e c to ft h es t u d yo i lt h eb e n e f i tm a n a g e m e n to fa r c h i v e i n f o r m a t i o ns y s t e ma n dp o i n t so u tt h ep r o b l e m s ； p a r ti ii n t r o d u c e st h eb a c k g r o u n do fa r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e ma n dt h e r e b u i l to f a r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e m ； p a r ti i ii n t r o d u c e st h ei n f l u e n c eo ft h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e mo na r c h i v e w o r k ； p a r ti vi n t r o d u c e st h ec a u s e st h a tt h ea r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e mb r i n g sp r o f i t t oa r c h i v ew o r k ； p a r tvi n t r o d u c e st h ei n d e x e sa n dt h em o d e l so ft h ee v a l u a t i o no fa r c h i v e i n f o r m a t i o ns y s t e m ； t h ec o n c l u s i o np o i n t so u ts e v e r a lm e a s u r e so fh o wt o s f f e n g t h e nt h eb e n e f i t m a n a g e m e n to fa r c h i v ei n f o r m a t i o ns y s t e m k e y w o r d s ：a r c h i v e ，i n f o r m a t i o ns y s t e m ，b e n e f i tm a n a g e m e n t 4 四j l i 大学硕士学位论文 综述 全球化、信息化和知识经济的深入发展，使档案工作环境发生了根本性的 变化。其中，档案信息化使档案工作面临着前所未有的挑战和机遇。如果不能 很好地把握机遇，迎接挑战，将严重制约档案事业的充分发展。因此，对档案 信息化相关问题进行研究，对新时期档案事业的发展做出理论支持，成为档案 学界义不容辞的责任。 在信息化背景下，档案信息资源的提供利用方式方法受到了深刻的影响， 数字化的档案信恩资源的提供利用工作的重要性得到了档案学界的充分认可， 社会各界对数字化的档案信息资源的利用需求在不断增长。因此，如何利用有 限的资源建设经费，建设合适的档案信息系统，就成为档案部门必须面对的重 要问题。在档案信息系统的建设、维护工作中，对其效益问题进行综合性的研 究，并建立一套合适的档案信息系统效益评估体系，充分反映档案信息系统的 性价比、实用性、功能性等方面的情况，对档案信息化建设工作功莫大焉。 研究档案信息系统的效益问题，探索档案信息系统的效益评估体系，将有 利于优化数字档案信息资源，乃至整个档案系统的档案信息资源，促进档案信 息资源提供利用工作的革新，其作用主要表现在以下几个方面：评价档案信息 系统建设的可行性，可促进有效利用档案部门有限的经费与资源：促进档案信 息系统的功能优化建设，使其更大程度地符合利用者的需要；提高数字化档案 信息资源的利用率，使数字化档案信息资源更贴近利用者的要求，降低成本： 评价档案部门的相关服务，比如档案部门对档案信息利用者的服务的评价，有 利于档案部门合理j j h z 、提供利用数字化的档案信息；使传统情况下的档案信 息资源利用工作得到调整，使传统的档案提供利用方式与信息化的提供利用方 式充分结合，更科学、合理、整体化地发展档案事业。 然而，当信息化工作飞速发展、电子政务工作开展得如火如荼、档案信息 系统建设工作方兴未艾的时候，当广大信息工作者正在讨论如何避免电子政务 工程成为又一领域的“形象工程”、“豆腐渣工程”、“窝心工程”的时候，对于 四川大学硕士学位论文 档案信息系统建设的效益的问题，究竟有多少档案工作者在关注呢? 研究者就 此做了一个简单的网上调查。截止到2 0 0 4 年l o 月l 曰，研究者决定就这一问 题展开一定程度的研究时，在中国期刊全文数据库( c n k i ) 以“篇名关键词 摘要”为检索项，检索“档案信息系统”，得到的相关文章有1 8 1 5 篇；再以“效 益”为检索词进行二次检索，得到的相关文章为1 9 8 篇。对这两百篇文章进行 完全分析后，发现与效益管理密切相关的只有2 篇，其余全是泛泛而谈的普通 论文，对档案信息系统的效益管理工作没有太多的参考价值。 看来，对这一问题的研究，任重而道远。 为此，本论文试图就档案信息系统建设中的效益相关问题，做进一步的研 究。为便于分析，本研究首先对档案信息化以及档案信息系统的构建做出深入 的分析，在综合分析当前档案信息化研究相关成果的基础上，结合信息系统工 程的项目管理方法重构了一个档案信息系统模型，并以此模型为基础对档案信 息系统的效益相关问题进行分析，初步建立了档案信息系统的效益评估指标， 进行了档案信息系统建设工作中的效益评估体系探索。本论文的创新性主要表 现在以下几个方面： ( 1 ) 研究角度新颖 在当前档案信息系统建设方兴未艾的情况下，本研究独辟蹊径，从效益的 角度进行思考，希望从效益管理的角度对档案信息化工作和档案信息系统的建 设工作提出忠告，以提高效率，节约成本，使档案信息系统建设真正实现效益， 服务于为国家和人民的事业。 ( 2 ) 研究重点突出 本论文在对档案信息化、档案信息系统的重构等问题进行详细分析的基础 上，重点从项目建设与管理的角度将其效益问题分为建设、利用和维护三个方 面来进行讨论，初步提出了档案信息系统的效益评估指标和体系，避免了研究 工作泛泛而论，不着边际。 ( 3 ) 研究内容创新 用数学和建模的方法对档案信息化，尤其是档案信息系统的效益问题进行 研究。目前该研究还是档案学术界的一个空白。本研究拟在结合他人研究的基 础上，通过数学的方法对档案信息系统的效益情况进行评价，使研究成果更具 四jj i 大学硕士学位论义 理性。 ( 4 ) 研究思路清晰 本文研究方法灵活，研究思路清晰。除了广泛查阅相关文件资料，做出思 考外，充分引入了信息系统的项茸管理原理，按档案信息系统的不同建设阶段 对档案信息系统进行了划分并区分了不同阶段的效益情况，使本论文更具有现 实指导意义。 由于本论文开辟的是档案学术研究中的一个比较新颖的领域，所以研究中 存在着不少问题，有待进一步深入。其中，虽然从不同角度对效益分类、评估 指标进行了分析，但在评估体系的建立问题上，指标和体系的对应关系不够严 格，整个体系的系统性还有待加强，是本研究今后需要深入解决的问题。而且， 由于对数学知识的不熟悉，本研究试图从量化指标上对档案信息系统的评估体 系进行分析的工作也显得过于简单。因此，本论文作为一个初步的研究，希望 能有机会做更多、更深入的探索，使关于效益研究的课题对档案工作的开展具 有更深的实践意义。 叫川大学硕士学位论文 1 引言 信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来挑战的同时，也带来了 机遇。如何抓住机遇，迎接挑战，推动档案信息化建设工作，加快档案工作融 入信息社会的步伐，使档案事业同建设有中国特色的社会主义各项事业一起实 现跨越式发展，成为摆在档案工作者面前的一道难题。 这道难题与档案信息化相关，包含了各方面的问题：档案信息系统的建设 问题：数字化档案信息资源的保管保护、利用问题；电子文件管理的相关问题； 数字化档案信息资源的安全问题，等等，都急需档案工作者予以解决，亦已经 有不少档案工作者着手研究，并出了一定的成果。而本论文将要探讨并试图解 决的，是不被广大档案工作者注意的档案信息系统建设的效益管理问题，尤其 是评估问题。 11档案信息系统建设的效益问题的提出 在档案信息资源提供利用工作中，档案信息利用者的档案信息需求价值法 则是决定档案信息利用者是否愿意利用档案的重要规律。利用者所需信息价值 的大小或信息对解决问题的重要程度如何，是决定利用者是否把信息需求转化 为信息行为的根本原因。简单说来，就是信息利用者心中有一笔帐：如果利用 信息产生的价值大于所耗费的花费，那么，他会利用信息，反之则不会。 档案信息系统的建设是一个庞大而连续的系统工程，如果建设、利用档案 信息系统能获得足够的效益，比如非常有效地促进了档案信息资源的提供利用， 档案部门才有必要花费一定的人力、物力、财力来建设档案信息系统。而在考 虑这个“足够的效益”时，我们不能简单地以经济效益为指标来进行评估，因 为有时投资建设档案信息系统在经费上而言是得不偿失的。那么，我们如何评 估档案信息系统建设的效益问题呢? 在传统的档案信息资源提供利用工作中，档案部门习惯于保管保护好档案 四川大学硕士学位论文 并“守株待兔”般地坐等档案信息利用者上门来。那么，档案工作者主动出击， 搞好搞活档案利用方式方法，能在多大程度上提高档案信息资源的利用效果? 能产生多少价值? 在建设了档案信息系统后，这种价值是否能够产生足够的增 量，从而使档案信息系统建设的工作“物有所值”? 显然，仅从社会效益的角度出发，我们很难将档案信息系统建设的工作进 行量化分析。而从系统工程的项目管理的角度出发，这项工作则可以在一定程 度上得到量化，并可以对其经济效益和社会效益进行定量、定性相结合的分析。 而需要开展的工作就是档案部门应当拥有一套有效的评估指标与评估体系，并 用科学的方法进行分析研究，以评价该项工作的效益问题，进而可以评价档案 部门的工作成绩。 1 2 档案信息系统建设的效益问题研究的意义 对档案信息系统建设的效益问题进行研究，主要意义在于： ( 1 ) 符合国家宏观信息政策的要求 建设电子政务是在信息化背景下加快我国现代化建设步伐的重要途径。档 案信息资源开发是档案工作向信息化产业迈进的关键环节之一是国家信息化 建设中不可或缺的重要组成部分。档案信息系统建设是电子政务系统建设的重 要组成部分，加快档案信息系统建设的效益管理，正好符合国家宏观信息政策 的要求，是我们更加有效地打造“电子政府”的重要措施。 ( 2 ) 有利于缩小与发达国家信息产业的差距 我国的信息化水平虽然进展迅速，但整体水平低于发达国家。数字档案信 息资源的开发利用工作也不例外，档案信息服务平台的建设与完善、档案信息 资源网的开发与利用的水平都还很低，导致我国的档案信息系统的效益管理工 作落后。因此，通过档案信息系统的效益管理促进数字化档案信息资源的有效 利用，有利于缩小我国与发达国家的信息产业的发展差距。 ( 3 ) 符合信息技术投资项目化的要求 在信息化的初级阶段，对信息化项目投资的多少成为地区、部门对信息化 工作支持程度高低的标志，似乎只要投入了更多的钱，信息化工作就做得出色。 四川大学硕士学位论义 随着i t 项目的投资管理工作不断完善，项目管理理念逐渐引入到i t 项目中来， 效益问题已经成为决定i t 项目能否成功进行的关键。档案信息系统的建设是信 息技术应用的一个重要领域，只有强化效益管理才能符合信息技术投资项目化 的要求 ( 4 ) 符合档案馆拓展功能的要求 在信息化背景下，档案馆不能再局限于传统的提供档案利用的方式，而必 须考虑利用信息技术拓展档案馆的功能。加快档案信息系统的建设，加强档案 信息系统的效益管理，是在拓展档案馆功能的同时，对档案信息资源进行有效 开发，实现档案利用效益最大化的有效途径。 ( 5 ) 有利于满足社会对档案信息的需求 当信息化得到充分发展以后，档案信息利用的方式与以前已经有了本质的 区别。通过计算机和网络利用档案信息资源已成为广大档案信息利用者迫切期 望的途径。加快档案信息系统的建设和效益管理，对于满足对广大档案信息利 用者低廉、方便、快捷地利用档案信息是非常必要的。 ( 6 ) 有利于社会可持续发展 建设好档案信息系统，充分加强档案信息系统的效益管理，可以更加有效 地开发利用档案信息资源，极大地提高现有各种资源的利用效益，促进数字资 源的可持续利用，有助于提高社会管理活动的针对性、时效性，避免或减少因 管理失误而造成的资源浪费。 四川大学硕士学位论文 2 档案信息化与信息系统的构建 档案信息系统的构建是档案信息系统效益管理的基础。只有对档案信息系 统有了充分的认识，我们才能在这个基础上对其效益问题进行更进一步的认识。 因此，在探讨效益问题之前，我们首先要清楚什么是档案信息系统，以及档案 信息系统的构建问题。 2 1 档案信息化 档案信息化主要表现为档案工作依靠现代科学技术提高开发利用档案信息 资源的能力，从而最大程度地发挥档案信息的价值，推动经济发展、社会进步 及人们生产生活方式的变革。在档案信息化过程中，档案工作将逐步经历从封 闭的、以实体管理为主的“重管轻用”向开放的、以信息管理为主的“重用促 管”的管理理念、管理模式的根本性转变过程。最终实现以档案信息化推动档 案事业现代化，真正实现档案工作与信息时代的结合，实现档案事业与现代社 会的交融。 211 档案信息化建设的基础条件 实现档案信息化需要各种支持，不仅需要计算机和网络系统的支持，而且 更需要人才、制度等多重要素的支持。本论文将各种支持归纳为以下五个方面： ( 1 ) 档案信息系统 它是档案信息赖以实现传输、交换的软硬件平台。由于国家信息网络是一 个公共基础性结构，不可能具体、全面地支持档案事业的特殊要求。因此需要 在国家信息网络平台基础上建设符合档案事业特殊需求的档案信息系统。 ( 2 ) 档案信息资源 档案信息系统需要档案信息化软、硬件的支持，而档案信息资源则主要是 四川大学硕士学位论文 档案信息化软件的内容支撑，也是档案信息化的主要对象，它主要包括各种已 经数字化的档案信息资源，其中最典型的是档案信息数据库。 ( 3 ) 档案信息人才 人爿是档案事业发展的关键，也是档案信息化得以顺利实施的关键。档案 信息人才包括能规划、实施、推进档案信息工作的领导人才和档案信息化技术 人才，他们共同构成了在档案信息资源开发管理工作中积累、整理、丌发档案 信息资源的档案信息人才。 ( 4 ) 现代信息技术 作为信息化系统建设工程的一个分支，档案信息化相关工作离不丌现代信 息技术的支持。档案信息化所需要的技术与图书馆学界、情报学界所需要的信 息技术是一致的，主要包括数据技术、数据库技术、数字化技术、网络及数字 通信技术、数字信息存储技术、信息安全技术等等。 ( 5 ) 相关制度环境 缺乏规范化、标准化的制度指导，档案信息化工作必将形成各自为政、一 盘散沙的情况。所以，档案信息化还需要包括国际、国家信息化的公共制度环 境和档案信息化特殊的标准、政策、法律法规等制度构成的档案信息化专门环 境。 21 2 档案信息化建设的内容 2 0 0 2 年1 1 月2 5 日，国家档案局、中央档案馆向全国各档案部门印发了全 国档案信息化建设实施纲要( 以下简称实施纲要) ”3 ，希望各地、各部门 结合实际，贯彻执行。实施纲要指出，“十五”期f 刮，全国档案信息化建设的目 标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加 快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推 动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆， 开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体 蜒卫i 丛! 型出! l b 型i g q y ：0 也l g a q 坦婴g 数2 q g n 鲨塑牲j 竖2 型i n g 地5 3 b 趣，2 0 0 5 4 2 6 8 幽川大学硕士学位论文 系和人才队伍建设。到“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建 设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托 当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐 步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务 公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。 实施纲要还对全国档案信息化建设的事实内容做出了明确的规定，主 要包括： ( 1 ) 档案信息化基础设施建设 基础设施建设是档案信息化建设的重要支撑，是建设档案信息化大厦的基 石，加强档案信息化基础设施建设是档案信息化建设的基本工作，也是第一步 工作。在该阶段的工作中，通过推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案 馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。 ( 2 ) 数字档案信息资源建设 缺少数字档案信息资源的档案信息化工程就成为无源之水，无本之木，使 档案信息化工程成为一个空架子。因此，实施纲要明确了数字档案信息资源建 设的重要地位。加强档案信息资源建设包括以下几个方面的内容：加强数字档 案目录数据库建设、加强数字档案目录中心建设、积极推进数字档案全文数据 库和多媒体数据库建设、加强电子文件归档管理，等等。 ( 3 ) 档案管理应用系统建设 通过进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，尽快在全国推广应用相 对统 、符合规范的档案管理软件，为保证档案信息交换、实现档案信息资源 共享创造条件。推进机关档案管理与办公自动化同步发展。适应办公自动化和 电子政务建设的要求，在中央、国家机关以及省直机关中普及应用文档一体化 管理系统，并与机关办公自动化和电子政务系统同步建设，协调发展。 ( 4 ) 档案信息化标准、规范建设 不以规矩，不成方圆。加强档案信息化标准、规范建设才能有效确保档案 信息化工程得以顺利实施。实施纲要指出，信息化标准、规范建设主要包括 两个方面的内容，一是加快推进档案信息化法制建设。适时提出比较成熟的行 政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。加快研究和制订电子公文 四川大学硕士学位论文 归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行 政规章，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设有序 开展；二是完善档案信息化标准体系。集中力量研究制订一批急需的档案信息 化标准，采取切实措施进行宣传与贯彻。 ( 5 ) 档案信息化人才队伍建设 实施纲要指出，必须切实加强档案业务人员培训工作。要咯持各级档 案部门领导干部进修制度，把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、网 络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划；加强对档案业务人员 应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员 掌握和运用现代化技术的技能。档案业务人员参加档案信息化等知识培训的时 间应多于2 0 课时。加强档案信息化建设相关技术培训课程与教材的建设和管 理。国家档案局将积极推动教材编写工作，并定期组织对备案教材进行评选和 推荐。 ( 6 ) 档案信息安全保障体系建设 实施纲要认为，必须组织建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善 档案信息安全管理体制。各级档案部门要加强对计算机档案管理系统的管理， 确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子 文件的真实、完整、有效；档案部门的内部局域网要切实与一切外部网实行物 理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。 各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信 息安全意识，防止失密、泄密的发生。参加各级政府电子政务建设的档案部门， 要严格遵守相关的安全保密制度。非公开的档案信息一律不得上外网；在因特 网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备 份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。 档案信息化的各项内容之问并不是简单的并行排列的，而是在一定逻辑关 系中构成的一个完整系统。从系统内部看，各项内容之间相互联系，相互作用： 若把档案信息网络比作高速公路，档案信息则是高速路上的车，信息技术与装 备则是车的轮子、高速路的各种保障，规则环境则是建路的准入和行车的交通 规则，档案领导人则是建路的决策者、规划者、指挥官，档案信息技术人才则 四川大学硕士学位论文 是建路的设计者、建设者，档案信息专门人才则是造车人和行车的驾驶员与服 务员，档案信息用户则是车上的乘客，国家则是交通规则的制定者和执行者。 在结构上，各要素形成系统的三个层次，档案信息资源与档案信息人刁。应构成 系统的核心层，并且前者是根本，后者是关键，对目标的实现具有决定性重要 影响；档案网络、规则环境、信息技术及装备，应是档案信息化的必须要件， 构成系统的支撑层；其它各要素，则是实现档案信息资源开发目的、发挥档案 价值的重要条件，构成系统的效益实现层或应用层。从外部环境看，档案信息 化系统构成国家信息化的一个独特因子。 2 2 档案信息系统的构建 信息系统是指以一定的技术手段，有组织地进行信息处理的系统。档案信 息系统是系统收集、加工、传递数字档案信息资源的专门的信息子系统，是信 息系统的重要组成部分，由相互联系的档案信息及其组织体系构成。 图2 1 档案信息系统模型图 四川i 大学硕士学位论文 每一系统都有其自身的结构即系统内诸要素相互联系、相互作用的方式， 或者诸要素在该系统内的秩序。从系统内部构成来看，档案信息系统是由档案 信息的输入、处理、贮存、开发和输出等要素构成的有机整体。档案信息系统 从社会活动中输入档案信息，这是档案信息系统得以存在的条件；同时，档案 信息系统又向社会提供数字化的档案信息资源，实现为社会服务的目的，这是 该系统存在的目的。从系统的整体结构来看，我认为可以将档案信息系统分成 几个相互联系、功能不断递进的子系统，这就是本文将要重点研究的档案信息 系统的重要组成部分：档案自动化管理系统、档案信息服务平台和档案信息资 源网，三者共同构成的完整的档案信息系统模型如图2 1 所示。 2 2 1 档案自动化管理系统 对于档案信息系统及其组成内容，中国档案界有着各种不同角度的研究。 其中，档案自动化管理系统是i t 技术进入档案管理领域后，档案界将其与档案 工作结合的重要的早期成果。它是在办公自动化基础上发展起来的档案信息管 理系统，早期主要是单机版的档案信息管理系统，是计算机在档案管理工作中 的初级应用，这种应用可以在一定程度上提高档案工作的效率。 档案自动化管理系统根据管理对象的不同，可以分为很多类型。可以是针 对不同性质单位的系统，可以是针对不同载体的系统，可以是针对不同规模的 系统。但是，综合各种档案自动化管理系统的情况来看，一个足以创造工作效 益的系统至少应包括以下几个完整的功能模块“1 ： ( 1 ) 数据输入 数据输入功能是档案自动化管理系统的前提和基础。如果没有数据输入功 能，计算机将没有任何处理对象，则计算机档案管理必然成为空话。因此，这 个功能是其他所有功能的基础。数据输入功能可以通过各种方式实现，其中主 要是通过计算机的相关输入设备，比如键盘、扫描仪、绘图仪等，将相关数据 输入计算机中等待处理。 四川省档案局计算机管理档案成都2 0 0 2 ：1 2 5 一1 4 3 1 2 四川大学硕士学位论文 ( 2 ) 数据查询 输入计算机的数据在计算机中存贮在不同类型的数据库里。数据库的类型 可以根据数据量的大小和数据处理的难易程度选择。系统根据不同的档案信息 查询需求，形成单项或组合查询，查找到相应的数据信息。一般地，根据不同 的权限，披查询到的信息还应该有不同的处理方式，比如，管理员可以对查询 到的信息进行修改，而一般的用户则可能只能进行浏览。 ( 3 ) 数据输出 数据输出是根据信息利用者的需要，查询到相应的数据信息后，对该信息 进行不同形式的输出以便利用者利用。输出方式可以是简单的浏览，比如屏幕 显示，也可以是打印、刻录入光盘等。特殊格式文件还可以输出到特殊载体， 比如c a d 文件可以输出到绘图仪。数据输出是信息的主要出口，是信息利用的 重要桥梁，必须通过数据输出，档案信息才能得到有效的利用。 ( 4 ) 数据整理 数据整理是对存贮在计算机数据库里的信息按照一定的要求，进行相应的 分析、处理，目的是使所存储的数据更加有序、合理。数据整理包括两个方面 的内容：逻辑整理和物理整理。逻辑整理是指将数据进行分类、汇总等，这种 整理不变动数据的物理存储位置；物理整理是指减少数据占用空间、提高数据 查找效率的调整，这种整理涉及到数据存储的物理位置的变化。 ( 5 ) 业务管理 业务管理是档案自动化管理系统支撑的主要功能之一。实行档案自动化管 理的重要目的就是要实现档案业务管理的自动化。业务管理工作包含很多方面 的内容，目的是在计算机上实现档案借阅、档案交接、档案统计、全宗单制作 等工作的自动、半自动处理。通过计算机档案业务管理可以大大减少档案管理 工作所需要的人力、物力、财力，实现档案管理工作的减员增效，一定程度上 提高档案管理工作的经济效益。 ( 6 ) 系统维护 系统维护是计算机档案管理工作的安全防范措施。通过系统维护，一定程 度上保证数据的完整性、有效性。系统维护工作包括口令设置、权限分配、数 据的导入、导出、删除等操作。这些操作都具有一定的危险性，如果操作不当， 四川大学硕士学位论文 一定程度上会危及数据的安全，甚至造成毁灭性的损失。因此，系统维护工作 也是档案自动化管理系统的一个重要功能，不可有丝毫疏忽。 2 2 2 档案信息服务平台 档案信息服务平台是指以数字档案信息资源为主要提供内容的信息服务 器，比较流行的是一种基于标准c s 服务模式或b s 服务模式的信息提供平台。 在信息技术发展的前期阶段，i t 行业流行的多是c s 服务模式，档案信息服务 平台一般也采用基于标准c s 服务模式的w e b 服务器。随着i t 技术的发展，易 用性、分布性、丌放行、可维护性更强的b s 服务模式逐渐得到应用和推广， 档案信息服务平台逐渐开始采取这种模式。 档案信息服务平台实现的主要是档案信息上网的功能。档案信息服务平台 建立起以后，建立档案信息服务平台的单位或部门可以通过它在互连网上发布 可供查询、浏览、打印、下载的档案信息。档案信息利用者也可以通过网络灵 活、方便地查询分布在网络中的各站点服务器上的数字化档案信息资源。 2 2 2 1 标准c s 服务器模式 ( 1 ) 标准c s 服务器模式的结构 服务器 么 鐾 断 开 连 接 客客 歹7 霆 户 请 接求 弋 客户机 图2 2 标准c s 服务器模式工作流程图 王雷、闰峻客户服务器体系结构数据库管理系统 j 航空计算投术1 9 9 5 年第4 期 1 4 四川大学硕士学位论文 客户服务器体系结构同时涉及计算机硬件和软件两个方面。用硬件的术语 来讲，它意昧着把工作分散到两个或多个处理器上。具有好的用户界面的硬件 机器( 工作站、个人机或终端) 运行前端应用软件，并提供开发利用的资源。客 户应用程序，可使用共享资源或利用支持各种服务器处理机的信息，以完成它 们的任务。服务器则负责为客户提供数据或为客户应用程序进行响应服务，有 时为完成客户的请求还得与其它服务器通信，其服务模式如图2 2 所示。 ( 2 ) 标准c s 服务器的工作原理 客户机i n 务器模式是将一个应用划分成两部分：前端的c l i e n t 任务和后 端的s e r v e r 任务。前端的任务主要是数据表示及用户界面( 但其数据来源是 s e r v e r ) 。前端应用主要运行在p c 或工作站上，以发挥它们图形化用户界面的 优势：后端的任务主要是数据检索、数据加工和数据存储，它们通常运行在主 机系统上，以发挥主机强大的数据处理能力和大型数据库的优势。这两类任务 之间的联系通常表现为一种基本的“请求响应”关系：当客户机需要某种信息 或数据时，便会向服务器提出“请求”，服务器针对“请求”完成处理，将结果 作为“响应”返回给客户机。实现客户机和服务器之间连接的成分称为中问件 ( m i d d l e w a r e ) ，它是建立在各种网络传输层之外的会话接口并最终通过网络连 接来实现。 ( 3 ) 标准c s 服务模式的特点与局限性 c s 服务模式作为一种早期的通信技术和应用模式，能够将个人应用与企 业或公司专门的业务数据处理需要结合起来，以满足企业或公司总体信息处理 需求，它主要具备如下特点： 增强的数据共享能力： 客户平台服务的集成化； 在多个平台上共享信息： 实现不同结构数据库系统间数据互交换和互操作； 数据访问的物理屏蔽： 应用开发简单快速。 然而，传统的标准c s 模式已经经过十多年的发展，逐渐进入了停滞阶段， 四川大学硕士学位论文 究其原因是其存在以下缺点： 开发成本高：c s 结构对客户端软硬件要求较高，尤其是软件的不断升 级，对硬件要求不断提高，增加了整个系统的成本，客户端越来越臃肿： 安装、维护升级困难：每个客户机安装一套应用软件，一旦出现一点微 小的修改或版本升级就需要对每一台机器重新安装一次，对大型系统而言费用 相当高； 跨平台性差，缺乏开放性，难以与i n t e r n e t 接轨： 系统生命周期短，资源冗余度大。 分析表明，上述这些缺点都来自于c s 结构固有的局限性。随着 i n t e r n e t i n t r a n e t 的发展，计算机界正在大力推广“瘦”客户机模式，使客 户机逐渐“瘦”下来。 2 2 2 2 b s 服务器模式 b s 服务器技术是c s 结构的换代技术，代表了全球应用软件技术发展的 趋势。对b s 模式而言，程序和数据的物理位置变得不那么重要了，而只关心 它们的u r l ( 技术上称为g e t ) 就行了。基于b s 模式应用系统大都涉及到数据库 的访问，系统的所有软件采用现有的i n t r a n e t w e b 技术，将应用程序放在w e b 服务器上，应用程序做成w e b 页的形式，客户端统一用w e b 浏览器来访问w e b 服务器并运行其程序：将数据库和应用程序都放在服务器上，其实质是不仪实 现数据处理的c s 模式，还实现了应用程序的c s 模式，便于系统维护与升级 【i ( 1 ) b s 服务器模式体系的结构 b s 系统是由浏览器、应用服务器、w e b 服务器、数据库服务器组成的多层 结构。其中浏览器主要负责人机交互，包括一些数据和应用关系的图形和界面 运算； w e b 服务器完成客户的应用功能，也是数据库服务器和应用服务器与客 户机交互的连接通道：应用服务器主要负责应用逻辑的集中管理，即事务处理， 并根据其处理的具体业务不同而分为多个；数据库服务器则主要负责数据的存 储和组织、数据库的分布式管理、数据库的备份和同步等，其体系结构模式如图 唐红梅基于浏览器服务器模式的信息系统研究 j 微机发展2 0 0 2 年第2 期 1 6 四川大学硕士学位论文 2 3 所示。 图2 3b s 服务器模式体系的结构示意图 ( 2 ) b s 服务器模式的工作原理 在本系统中，核心的工作就是要处理好浏览器、应用服务器和数据库之间 的信息传递与处理工作。其中，系统的核心部分是w e b 服务器，w e b 服务器负 责接受远程( 或本地) 的h t t p 查询请求，然后根据查询的条件到数据库服务器获 取相关数据，再将结果翻译成h t m l 和各种s c r i p t 语言。传送回提出查询请求的 浏览器。w e b 服务器对于数据库服务器来说就是一个客户端应用，只不过输入 数据的是h t t p 请求，数据库服务器对提出数据操作要求的是谁并不敏感，只要 交流的语言统一即可。浏览器与w e b 服务器之间的关系可以认为是一种动态的 h t m l 的技术，而在该模式下，每次浏览器提出的申请不同，w e b 服务器就根据 不同的申请重新“书写”一遍h t m l ，这样客户端就间接获得了数据库服务器的 数据。同样，用户如果要修改、添加、删除数据，浏览器就会把更新数据的请 求包含在h t t p 请求中，由w e b 服务器告知数据库服务器，完成相应的修改工作。 ( 3 ) b s 服务器模式体系的特点 采用b s 模式不再需要在客户端安装用户界面程序，而是只要安装一个 通用浏览器就行了。同时，由于b s 的功能都在w e b 服务器上实现，所以大大 降低了维护工作的难度，管理，升级都很方便； 四川大学硕士学位论文 其次，用户操作变得相当容易，客户端只是一个简单易用的浏览器软件， 特别适合非计算机人员使用，比如，现在非常流行的基于w i n d o w s 的浏览软件 i e 。 系统开发者无需再为不同级别的用户设计开发不同的客户应用程序了， 只需把所有的功能都实现在w e b 服务器上，并将不同的功能为各个组别的用户 设置权限就可以了。 2 2 3 档案信息资源网 国家档案局在全国档案信息化建设实施纲要中提出：“各级档案行政管 理部门要积极参与当地政府上网工程和电子政务建设。加强档案信息建站入网 工作，争取将各地档案数据库作为公众信息源纳入当地电子政务、数字政府或 信息流建设总格局中。”建设档案信息资源网，就是要将档案信息彻底融入政府 公众网中，实现为政府、企业、个人服务的功能。 在档案信息服务平台阶段，各级各类档案馆在i n t e r n e t 上