生鲜采买流程及要求.doc

生鲜商品采买流程及要求一、业务操作流程：1、建立供应商档案（1）、根据公司整体经营思想和经营方针、商品政策选择供应商，了解供应商的企业性质、规模、供货服务和销售辐射网络，索取各项相关资料（营业执照、税务登记证、卫生许可证等资信材料）及商品样品。（2）、根据所取得的资料和供应商进行谈判，谈判内容包括：供应商资格认定、合作方式、商品选择、商品价格、结算方式、进店费用）等。（3）、与供应商签订一式三联的(租赁/联营/供货)合同，把合同与相关资料交生鲜经理审核后，报店总、财务审批盖章。（4）、审批、盖章完成后，合同由财务留一份存档，并督促监督供应商交纳相应的各项费用，其余两份合同返回生鲜部。（5）、取出合同录入供应商资料，并通知供应商取回合同。（6）、录入供应商资料时，要按合同条款及时准确地录入供应商合同的内容。2、建立商品档案（1）、供应商如有新品进店，必须向生鲜部采购提供商品报价单，报价单需详细注明商品品名、包装单位、销售单位、含税进价、报价周期等商品信息。（2）、采购填写新进商品登记表要依次填写供应商代码、供应商全称、商品品名、包装规格、销售单位、进价等。（3）、商品售价由采购依据毛利指标和市场价格来确定，且必须经生鲜经理审核签字后方可生效。（4）、生鲜经理在新进商品登记表单上签字同意后方可进行新商品的录入，录入员录入工作完成后签名确认并存档。二、订货流程：1、报货流程2、审核流程3、修改订单流程4、取消订单流程三、商品采买流程1、采买操作流程 采买人员向财务借款； 采买人员领取采买备用金； 采买人员到批发市场购买商品； 验收商品填生鲜商品验收单； 商管根据生鲜商品验收单，录入电脑并打印生鲜商品入库单 采买人员拿生鲜商品入库单至财务销帐。2、 采买资金使用流程 采买员到财务按规定详细填写备用金借款单，并签名确认。 财务人员按借款单上的借款金额将备用金交予采买人员。采买员在采购完成后，即把货交于收货人员验收，收货员按收货标准进行验收，收货员核对重量并即时填制生鲜商品验收单，由收货员、防损员、采买员同时签名确认。生鲜商品验收单第一联由收货部门留底复核、第二联交予防损员存档核查、第三联交于采买员核对相关数量。 商管根据生鲜商品验收单，录入电脑，打印生鲜商品入库单，经录入人员及商管主管签字确认无误后，第一联留档保存，第二联交由入库单位查核数据，第三联交由采购至财务对账冲账。备注：采买人员在用款完毕后，必须及时至财务对账销账。每一个用款人只可以借一次款，如需借出第二款，必须先报销第一次借款，如遇特殊情况不能按此规定办理，必须经生鲜经理批准。3、 采买费用使用流程 采买员在进行自带现金采购的前一天或当天，填写备用金借款单，要求详细填写用款时间、借款金额、借款用途、还款日期并签名确认。财务方可把现金交于采买人员 采买后采买报销费用须有报销凭证（包括购货小票收据、租车证明、停车费等票据），且必须有采买本人、随同财务人员、供应商签名证明； 采买费用包含采买商品费用和其他费用，需填写费用报销明细表（财务统一规定？）明确标注，并由生鲜经理签字后方可至财务报销冲账4、 采买员重点负责商品的购买，关键在于随着购货量的增加，如何确保整个流程的高效性。由于生鲜商品的特殊性，允许在门店收货时，采买员所给的商品重量与实际收货重量有3%的误差，在误差范围内按采买员的重量为入库量。5、 生鲜经理对备用金的使用负有监督和管理责任，必须定期对备用金的使用及库存进行检查，经确保备用金的使用安全。四、商品收货作业1、 收货的基本要求 收货人员应本着对公司负责的原则，在公司利益的基础上严格按照订货单上的品种和数量进行收货。 由收货人负责检查商品的品质、鲜度，严格把好商品质量关。 收货人严格按照订货数量进行收货，对有质量问题、规格问题或超出订货数量、品种的商品可拒收或咨询部门主管协商解决。 防损部监控相关验收货标准的执行，发现违规现象及时通知上级相关部门处理。 进货商品价格应以供货清单的价格为准，如有差异应以最低价格为准。 生鲜商品按订单100%进行过称验收，除去平均皮重于净重量，但必须确保收货时间在半个小时内完成。2、 注意事项 地磅称、台称的测试：收货前必须对地磅称、台秤进行检验，以确保收货准确。 订单的准备：按收货时间顺序排列单据，检查订单是否齐备。备注：叶菜类：因为叶菜类蔬菜本身需要大量的水份