（机械电子工程专业论文）现代oa系统的研究.pdf

大连理工人学硼j 沦文 摘要 摘要 随着信息时代的到来，信息量变得越来越大，有效的管理信息，使其为 大多数用户服务，为管理人员和决策者们提供决策依据，成为政府、企业和 组织机构追求的目标。同时随着电子商务的发展，企业需要为用户提供产品 服务，需要将供应商、销售商、客户信息集成起来，加快信息化建设进程， 以便迅速对市场变化做出反应。解决方案之一就是实现办公自动化。这不仅 可以实现内部的信息集成，而且可以实现知识管理。目前很多政府机构和企 业都把办公自动化系统( o a ) 作为信息化建设的重点之一进行开发和实施， 以期对日常办公流程和信息进行管理，实现信息共享，更有效地提高工作效 率。 本论文提出了现代办公自动化系统，它是以知识管理和信息集成为主要 目标，以工作流程自动化为手段实现的办公自动化系统。本文详细介绍了知 识管理的概念，信息共享、网上协作和网上讨论等为i n t r a n e t 用户提供了学 习知识的捷径，从而达到在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他 们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。同时本文利用集成的概念， 将i n t r a n e t 内部已有的系统集成到o a 系统中：将工作流的概念引入到该系 统中，实现了i n t r a n e t 内流程的自动化。 本论文在理论研究的基础上，以科技开发类企业为背景，运用知识管理、 信息集成等技术，开发并推出了基于群件l o t u sn o t e s ，适用于科技开发类 企业的办公自动化系统，实现了项目管理、人事管理、图书管理等功能，提 高了科技开发类企业的办公效率。论文最后讨论了系统深度和广度方向的发 展。该系统包括项目信息管理模块、学术信息管理模块、资源信息管理模块、 人事信息管理模块等九大模块，实现了科技开发类企业的信息共享、网上协 作、办公流程自动化。 关键词：知识管理，办公自动化，工作流，科技开发类企业 丛堡型! 查兰堡= ：! ：笙兰 垒! 璺! 竺! a b s t r a c t w i t ht h ee r ao fi n f o r m a t i o n t h ea m o u n to fi n f o r m a t i o nb e c o m e sl a r g e r a n dl a r g e r e f i e c t u a li n f o m a a t i o nm a n a g e m e n tc a ns e r v ef o rt h ec u s t o m e ra n d p r o v i d em a n a g e ra n dd e c i s i o n m a k e rw i t hs u p p o r t i tb e c o m e st h ep u r s u i to f e n t e r p r i s e a n d o r g a n i z a t i o n a tt h es a m et i m e w i 出n l e d e v e l o p m e n t o f e - c o m m e r c e ，t h ee n t e r p r i s en e e dp r o v i d et h ec u s t o m e r sw i t hp r o d u c ts e r v i c ea n d i n t e g r a t et h es u p p l i e r , m a r k e t e ra n d 山ec u s t o m e rw i t ht h ee n t e r p r i s es ot h a tt h e y c a r le x p e d i t et h ec o u r s eo ft h ei n f o r m a t i o nc o n s t r u c t i o na n dr e a c tt ot h em a r k e t 0 r eo ft h ew a yi st oi m p l e m e n to f f i c ea u t o m a t i o nt os o l v et h ea b o v e p r o b l e m i t c a n i n t e g r a t e t h ei n f o r m a t i o na n dm a n a g et h ek n o w l e d g e a tp r e s e n t m a n y g o v e r n m e n ti n s t i t u t i o n sa n de n t e r p r i s ed e v e l o pa n di m p l e m e n tt h ei n f o r m a t i o n s y s t e mt os h a r ei n f o r m a t i o na n di m p r o v et h ew o r k m o d e m o a ( o 瓶c ea u t o m a t i o n ls y s t e mi nt h i st h e s i sa i m sa tk n o w l e d g e m a n a g e m e n t a n di n f e r m a t i o ni n t e g r a t i o nw i t hw o r k f l o wa u t o m a t i o n 。t h i st h e s i s i n t r o d u c e sk n o w l e d g em a n a g e m e n t p a r t i c u l a r l yv e r ym u c h a n d p e o p l ec a l ls t u d y b ys h a r i n gi n f o r m a t i o n ，c o l l a b o r a t i o nd i s c u s s i n gi nt h ei n t r a n e ts ot h a tt h ef i g h t k n o w l e d g e c a r ts e n dt ot h er i g h tm a na tt h er i g h tt i m e t h e yc a l lt a k et h em o s t a d a p t i v ea c t i o na v o i d i n gr e p e a t i n ge r r o ra n dw o r k a tt h es a m et i m e ，t h i st h e s i s i n t e g r a t e st h es y s t e mi n 血ei n t r a n e t 、v i mo aa c c o r d i n gt ot h ec o n c e p t i o no f i n t e g r a t i o na n di m p l e m e n tt h ew o r l d l o w a u t o m a t i o n d e p e n d i n g o nt h er e s e a r c hw o r ka n db a s e do nt h ee n t e r p r i s eo fs c i e m i f i c a n dt e c h n i c a ld e v e l o p m e n t w ea n a l y z et h ec h a r a c t e ro f0 aa n di m r o d u c ei t s f u n c t i o n ，s t r u c t u r ea n dw e bi n f o r m a t i o ne n v i r o n m e n ti nd e t a i l w ee s p e c i a l l yl a y s t r e s so ne x p l a i n i n gt h e0 a p r o j e c tb a s e do nt h ew o r kf l o wa n d i n f o r m a t i o n i n t e g r a t i o nw i t hr e l a t i o n a ld a t a b a s em a n a g e m e n ts y s t e m k e y w o r d ：k n o w l e d g em a n a g e m e n t ，o a ，w o r k f l o w , e n t e r p r i s eo fs c i e n t i f i ca n d t e c h n i c a ld e v e l o p m e n t 大连理工大学坝l 论文 第一章绪论 第一章绪论 1 。1 。办公自动化概述 办公自动化是20 世纪7 0 年代中期发展起来的综合性跨学科的技术， 它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技 术完成各项办公业务。一般认为到目前为止办公自动化的发展经历了三个阶 段。 第一阶段：，它以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统 和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算 和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原 始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。该阶段的办公系统存在的 不足是缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低，而且没有通 信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台。 第二阶段：随着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公自动化的内 涵也发生了变化。该阶段的办公自动化是以网络为中心，以非结构化数据的 信息流( 或工作流) 为主要存储和处理对象；有利于在企业内部建立通信基 础平台，不仅提高了办公的效率，还增强了系统的安全性。与第一阶段相比， 第二阶段办公自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的管理，这与知 识经济的发展不相适应。 第三阶段：1 9 9 6 年，世界“经济合作与发展组织”( o r g a n i z a t i o nf o r e c o n o m i cc o o p e r a t i o na n dd e v e l o p m e n t ，0 e c d ) 在“科学技术和产业展望” 的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”的概念，人们把它归纳为知识经 济( k n o w l e d g ee c o n o m i c ) 。知识经济的建立和发展主要指发展科学技术、 教育以及创新( i n n o v a t i o n ) 、应变能力( r e s p o n s i v e n e s s ) 、生产率 ( p r o d u c t i v i t y ) 和技能素质( c o m p e t e n c y ) 为主要内涵的知识管理 ( k n o w l e d g em a n a g e m e n t ) 。事实上，知识经济时代的办公已经不再是简单 的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要 依靠先进的管理思想和方法。 因此该阶段的办公自动化是以知识管理为核心。知识经济时代的办公必 须以达到企业的最终目标为目的：在电子商务时代要求企业与机构的同常业 务处理基础平台的办公自动化系统能够提供足够的灵活应变和开放交互能 力。同时办公过程中人员之间的沟通、协调和控制也应在办公自动化系统中 得到满足。从而帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何 传递这些知识，以及如何有效利用知识，进一步达到在恰当的酬间，将正确 人碰耻r 人学坝l j 论文 第一章绪论 的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。我们可以这样概括第三 阶段的办公自动化系统：它仍是以网络( i n t e r n e t i n t r a n e t e x t r a n e t ) 为中心， 以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。 新嗣期办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的的。在实现资源 共享的基础i 二，实现知识的共享和再利用。 1 - 2 办公自动化国内外发展现状 1 9 8 5 年在我国第一次办公自动化规划讨论会上提出了下述办公自动化 的定义：“办公自动化是指利用先进的科学技术，不断的使人们的一部分办 公业务活动物化于入以乡卜的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构 成服务于某种目标的人及信息处理系统。”办公自动化在我国经历个人办公 自动化到网络协作办公的历程。在我国也出现了许多优秀的o a 产品，例如 清华紫光的紫光o a 、东大阿尔派的u n i v e r s a lo a 、北大方正o a 系统、中 软同天公司的同天o a 。 目前国外办公自动化技术的发展比较成熟，特别是群件产品如l o t u s n o t e s 和m i c r o s o f te x c h a n g e 的出现是办公自动化软件得到了广泛的应用。 它提供的工作流平台及非结构化数据库的功能使我们可以很方便的实现非 结构化文档的处理、全文检索、工作流这些重要的功能。同时l o t u sn o t e s 还提供了与企业业务系统的连接方式，为管理人员提供了一个统一的操作平 台。 将来办公自动化的发展趋势将向信息化和智能化方向发展。 1 最新的、最先进的技术应用到办公自动化中：网络通信技术的发展，网 络应用的发展与成熟，不断地更新人们的办公方式；数据库技术的发展， 特别是客户机朋匣务器应用模式的发展，数据仓库和数据挖掘技术的兴起 和发展，也为办公自动化提供新的技术基础，特别是d s s 方面的基础。 办公自动化也是一个广泛的综合应用，得到许多公司的支持，如 m i c r o s o f t ，i b m l o t u s ，o r a c l e ，s y b a s e ，i n f o r m i x ，p l a t i n u m 。 2 办公自动化系统趋向集成化，网络化。办公自动化系统内容不断扩展， 系统不断升级，网络化使办公不受地理限制和国界限制，网络办公和流 动办公将带来更多好处。o a s 将与其他m i s 结合在一起，使信息资源更 为丰富，o a s 与d s s 结合在一起，将提高o a s 的档次和水平。 3 多媒体技术使办公自动化系统丰富多彩。引入多媒体技术，使系统具有 处理声音、图形、图像、动画、影像等信息的能力，使系统更加形象、 丰富、生动。 4 楼宇控制的智能化和办公自动化结合的智能大厦。智能大厦，通常指具 有3 a 功能的大厦，3 a 即通信自动化( c a ) ，办公自动化( o a ) 和大楼 管理自动化( b a ) ，有的还把消防自动化( f a ) 从b a 分离出来，以及 大连理工大学硕士论文 第一章缔论 把大楼各系统综合起来组成综合信息管理自动化系统( m a ) 。将智能大 厦与办公自动化系统相结合，全面实现计算机自动控制和管理，且各系 统间又互相关联，成为一个整体，从而满足现代办公和商业的各种需求。 具有o a 的智能大厦有下列好处： 1 ) 提供高速数据通信手段，能同时传输数据，图像和声音，用户能方 便地接入i n t e r n e t 和组建i n t r a n e t 或组建网点，共享国际信息资源； 2 ) 提供办公自动化信息管理的公共设施，商户进入大厦即可享用o a 设备，无需自行安装和另行投资。 3 ) 具有卫星通信接收站，电视接收设备，为用户提供各种信息源： 4 ) 先进的自动控制系统为用户提供舒适的工作环境，包括气温、湿 度、灯光、保安、消防等： 5 ) 具有严密的安全监控设旌，保证大厦和人员的安全。 办公决策服务将是今后发展的重点。o a s 最终目标是智能办公系统， 提供决策支持服务，提高办公水平和效益。目前o a s 中的d s s 功能还是初 步的，今后将更多的利用数据仓库、数据采集和人工智能技术，使0 a s 的 d s s 功能不断加强。 1 3 。办公自动化的特点 1 办公自动化是一门综合性跨学科技术，其中计算机技术，通信技术，系 统科学和行为科学显得更为重要，有人说它们是o a 的四大支柱。 2 办公自动化是通过人机信息系统( 办公自动化系统o a s ) 来实现。涉 及的用户有文员、专家和管理人员，另外还有系统管理员和数据库管理 员；涉及的机器包括用于办公自动化的设各，它们通过电脑网络连成一 体，形成功能强大的信息管理与处理系统。办公自动化系统应面向用户， 提供友好的人机界面，方便用户。 3 办公自动化处理的信息具有复杂、多样、信息量大、结构不明确( 含结 构化，非结构化，半结构化) 等特征，一般是多媒体信息，包括语言， 数据。图像，文字，影像等。 4 办公自动化总的基本目标是提高办事效率和质量，提供决策所需的信息。 对于不同的部门，办公事务内容有很大差异但所用的方法、工具和信 息处理技术是相同的。 5 办公自动化系统属于管理信息系统( m i s ) 范畴，但它比企业的m i s 更 为复杂，m i s 主要是为管理层提供信息服务，而o a s 除了提供信息之处， 还得对办公流程进行处理。 大连删工大学硕士论文第一章绪论 1 4 推行办公自动化的必要性和重要性 在信息技术高速发展的今天，推行办公自动化是很必要的， 1 0 a 对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显 重要。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息。而o a 所收集、处理、分析 的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发 达国家企业，迫切需要通过推行0 a 来改善经营管理手段，提高管理水平， 增强企业竞争力。 2 推行0 a ，能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来 革命性进步。在企业中傲i t 工作都深受一个共同难题的长期困扰：企业 经营和管理方式太不规范、太不严谨，缺乏全局观和系统观，人为因素 太多，而且变化不定，这不仅为企业的经营和管理带来盲目性，而且为 推进信息管理设置了障碍，推行o a ，不仅是管理手段的改善，更重要的 是带来管理思想的进步。 3 企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变，0 a 为用户提供的正是 自我服务的支持，这正说明了0 a 已成为一种潮流，一种趋势、一种更好 的企业办公方式。 4 很多中国企业早在8 0 年代初就着手建立企业的管理信息系统( m i s ) ， 近2 0 年过去了，我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃，其中，除了 技术能力局限的原因外，还有观念、认识方面的原因，过去做m i s ，更 多地注重了对规范的、结构化的数据的管理，而且走入了用先进的技术 手段模拟手工操作的误区。模拟手工操作只有界面的友好程度、模拟的 逼真程度的差别，不会有管理水平的提高。而o a 所面向的对象是企业 经营过程中所有可能产生的数据：结构化与非结构化的、多媒体的等等； o a 所指的目标是物化科学的管理思想。所以今天所谈的o a 较过去的 m i s 有更广泛、更深刻的意义。当然，过去的m i s 也为我们今天的o a 打下了一个良好的基础，也就是说o a 的确很重要，同时实现o a 也并 非遥不可及。 办公自动化系统一般分为三个层次：事务型、管理型、决策型。相应的 功能需求也分为三个层次。 l 事务型为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件 处理、人事管理、工资管理、资源管理以及其他有关机关行政事务 处理等。 2 管理型为中间层，它包括事务型，管理型系统是支持各种办公事务 处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的 办公系统。 3 ，决策型为最高层，它以事务性和管理型办公系统的大量数据为基础， 人连耻工大学硕士论文第一章绪论 同时又以其自有的决策模型为支持，决策型办公系统是上述系统的 再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。 1 5 办公自动化相关技术的发展 1 群件技术日趋先进 所谓群件就是群体协同工作的软件。目前市场上主要的群件产品有i b m 公司的l o t u s n o t e s 、微软公司的e x c h a n g e 及n o v e l l 公司的g r o u p w i s e 。 群件为我们带来许多功能：它首先是一个邮件系统，能提供基于c s 结构、支持i n t e r n e t 标准的电子邮件服务；其次它是个工作流自动化的系统， 它以工作流为手段，设计处于人们业务流程相吻合的干线，使i n t r a n e t 中的 人实现协同办公和信息共享；利用微软提供的i i s 为企业提供信息发布、构 造企业内部网的w e b 服务功能；提供与其他业务系统的接口，集成企业的 e r p 系统，同时还可以与内部的关系数据库管理系统进行集成。 群件平台的技术趋势直接影响着0 a 软件的发展方向。就当前的两大群 件平台l o t u s n o t e s 和m i c r o s o f t e x c h a n g e 而言，从其新版本的技术形态以及 最近的技术走势来看，都提供了很多新的功能和技术特点，如知识管理、 i n t e r n e t 支持、关系数据库连接和访问等等。 2 分布式组件技术 利用分布式组件技术来构造系统，不仅可以提高软件模块的复用型、可 扩充型和重组能力，还可以降低部署大型系统的复杂程度，减少系统维护和 升级成本。 3 三层计算模式 传统的软件开发模式主要是集中式和c l i e n t s e r v e r 模式，其主要弊端是 系统管理非常大，难以升级和维护，而且对客户端要求比较高。丽采用了三 层计算模式后，用户表示层被独立分离开来、商业应用规则以一个整体在独 立的应用服务器上运行，这样不仅减轻了客户端的负担，而且当机构改组、 人员调动、系统升级时非常方便。对于将来越发复杂的o a 应用以及i n t e m e t 的迅猛发展，这种开发模式无疑是最合适的。 4 i n t e r n e t 技术、多媒体技术被引入到o a 系统中 目前i n t r a n e t e x t r a n e t i n t e m e t 之间的界限越来越模糊，一些在i n t e r n e t 中使用成熟的技术，如j a v a 、j a v a s c r i p l 、h t m l 等大量的引入到i n t r a n e t 应用中，大大丰富了i n t r a n e t 应用的功能和表现形式，有利于提高基于多网 互连的用户之间的交互。同时各种多媒体手段如光笔录入、语音录入等的引 入，将会极大的提高基于i n t r a n e t 的o a 系统的易用型。 5 基于工作流的分布式应用 现在的企事业单位通常运行不止一种计算机应用，如何将这些应用有效 的管王i i ，起来，并提供给用户统一易用的界面，是o a 向更高、更深层次发展 人连理1 = 人学f 叭l 。论文 第一市绪论 的必由之路。目前解决上述问题的有效手段就是将o a 系统建立在基于工作 流的分粕式应用框架j 二。在基于工作流的分布式应用框架中，各应用共享一 个工作流引擎，通过工作流引擎来驱动各种不同的应用系统，各应用系统之 问可以相互交换数据。由于各应用都是以组件的形式存在的，并服从整个工 作管理系统的组件管理机制，凶而应用的升级、维护和管理都十分容易。 6 电子邮件技术 电子邮件系统作为信息传递与共享的工具和手段，满足办公自动化系统 最基本的通信需求。电子邮件系统主要提供了办公自动化两方面的功能： 真接作为一种应用提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化 通信要求。 为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台的 要求。 在一个办公自动化系统中，针对不同的业务需求。通常包含了多个应用 子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等， 可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一“门户”，每一个 用户通过关注自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经 常性的来回检查不同的应用系统。 目前电子邮件系统首推l o t u sn o t e sm a i l 和m i c r o s o f te x c h a n g e ，在 全球应用比较广泛，尤其是l o t u s 的产品，将电子邮件和文档数据库、w e b 服务器等集成在一起使之在办公自动化应用中一气阿成。 7 移动计算和嵌入计算 移动和嵌入式计算市场可划分成两个相对集中的部分：移动计算和嵌入 解决方案。移动计算能最大程度地扩展企业信息到达的范围，任何时候都能 把正确的、随时更新的信息传达给远程用户，不需要持续不断l a n ，w a n 或w e b 连接。数据库复制技术意味着只需偶然连接一下中心数据库就可保 持信息同步。 嵌入式解决方案包括两种类型的提交：数据库应用和数据库，前者是运 行在笔记本电脑、手持设备和掌上设备上的与数据库有关的应用系统；后者 是指把数据嵌入到硬件设备中，就像停车计费器、加油泵或其它智能用具一 样。 8 对象链接和嵌入技术( o l e ) o l e ( o b j e c tl i n k i n g a n de m b e d d i n g ) ，即对象链接和嵌入。建立在 m i c r o s o f t 的构件对象模型( c o m ) 的基础之上。它向用户提供了一个可扩展 的体系结构。通过o l e 技术。应用程序能够利用来自其外部的多种数据源 的数据建立复合文档( c o m p o u n dd o c u m e n t ，以下简称文档) 。利用o l e ， 应用程序可将对象链接或嵌入到容器文档中，并可越过应用程序的边界和网 络边界来使用对象。链接只是将示意性信息和一个指示对象数据的指针放入 大连删_ t 火学坝卜论文 第一章绪论 容器文档，而嵌入则将示意。附_ f 言息及对象数据放入容器文档。应用程序可以 是建立和管理文档的容器型应用程序，也可以是在容器中建立对象的服务器 型应用程序，或二者兼备。 9 ：l ：作流技术 所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工 作转交( 交互) 过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化 应用系统的核心应用公文审批流转处理、会议管理等。工作流自动化的 目标就是要协调组成工作流的四大元素：即人员、资源、事件、状态，推动 工作流的发生、发展、完成，实现全过程的监控。 l o 协同计算 办公自动化的应用最早主要涉及文字处理，且文字处理始终是办公自动 化的一个重要方面，以后人们开始注意到单纯的文字处理已远远不能满足办 公自动化的需要；同时，国外为了缓解因能源、交通紧张而引起的社会问题， 办公方式逐步实现由集中走向分散。办公自动化建立在信息交换的基础上之 上，己经成为一种共同的需求，此时便引进了“协同计算”的概念。协同计 算就是在群体之间协作进行信息处理，协同计算不再局限于个人或部门内 部，而是在整个企业或跨企业之间进行。协同计算所进行的信息处理不仅是 面向事务的数据库应用，也还包括面向任务的各种群件应用。协同计算的实 质，就是要协调、共享和共同决策。即一是面向对敦，许多人同决策；二 是网络孛各种设备之间的协调操作；三是信息豹沟通和共享。因此，协同工 作所涉及的不仅仅是文件的传递，更多是在信息的传递中进行决策，以达到 更好的协同和协调。协同计算环境是一个电子信息交换、群件、数据库和网 络的集成环境。协同计算环境离不开通信。电子信息交换是协同计算的基础， 其他应用都构筑在信息交换之上。 1 1 建模技术 建模的方法就是基于一定的研究目的，提出对研究对象某方面知识的 表示法，以便在研究过程中有种共同的语言，能毫不含糊的进行分析研究 和交流，便于加强和用户的交流合作。就模型的建立过程而言大致可分为以 下三个阶段： 1 ) 需求描述：是用户解决某个问题和达到某个目的所需的条件和功能， 是我们研究和分析问题的出发点。 2 ) 分析阶段：目标是解决软件为满足需求所要解决的问题，它描述软 件该做什么而不是怎样去做。 3 ) 设计阶段：研究怎样满足分析阶段对软件的定义，即怎样构造软件 系统，如何去做。 由于建模方法不是本文研究的重点，所以本文将不对其作详细论述。本 文在需求分析、初步设计、详细设计阶段都进行了建模分析。 大连理t 火学坝_ 沦义第一章绪论 1 6 课题提出的背景 办公自动化是以信息技术为核心的跨学科综合性的技术。现代办公自动 化系统提出了新的要求，它正向智能化和决策支持方向发展。由于科技开发 类企业集中于知识的管理，因此本课题以科技开发类企业为例进行研究，提 出了以知识管理和信息集成为主的现代办公自动化系统。 目前的办公自动化系统有政府公文办公自动化、企业办公自动化和公司 办公自动化，而这些软件并不适合科技开发类企业以知识管理为核心的特 点，不能满足科技开发类企业的需求，这主要是因为科技开发类企业与政府 和企事业单位的业务存在明显的区别。 一是管理的对象不同：政府部门o a 侧重于公文及档案的管理。企事业 单位的o a 系统则主要侧重于会议、公文及有形资源如会议室等的管理，另 外人事及财务的管理也是企事业单位o a 系统的主要功能，而科技开发类企 业的o a 系统主要侧重于信息和知识的管理，即无形资源的管理，主要包括 项目、文档、论文的管理，旨在增强信息及资源的再利用，从而避免了重复 劳动； 二是工作流程的不同：从工作流程应用的范围来看，政府和企事业单位 的工作流程主要应用于公文的收发及存档，公文的审批，会议的准备到最后 的文件整理，而科技开发类企业的工作流程的主要应用是项目的在线管理， 业务的不同决定了流程的复杂程度及灵活性的不同： 三是与其他系统的集成性：由于企业中存在着不同的业务系统，要实现 将不同的业务系统集成到o a s 中，实现真正意义上的集成是很困难的，然 而由于科技开发类企业的业务相对比较单一，所涉及到的业务系统主要就是 关系数据库管理系统，而将关系数据库管理系统集成到o a 系统中在技术上 是可行的，实现起来也是很容易的，从而使科技开发类企业的所有业务实现 真正的自动化。在此背景下，本文提出了适用于科技开发类企业的现代办公 自动化系统。 人连理工人学硕士论文帮二章知识管理及信息集成 第二章知识管理及信息集成 现代的办公自动化系统是实现企业信息化建设和知识管理的一个捷径。 知识管理可以快速挖掘企业资源，提高智力资产的再利用，增强企业的竞争 力，快速响应市场的能力，成为目前企业及其重要的内容。而信息化建设是 知识经济时代企业发展的必经之路，信息化的最终目标是实现企业内部的信 息集成以及为企业领导的决策提供支持。办公自动化与企业信息化建设是一 致的，都是为了促进企业的效率，增加企业的竞争力，提高企业的创新能力。 现代企业的信息化建设是以网络为依托，在企业内部进行畅通的信息交流与 协作，此时企业成为一个大办公室，它下面的财务、人事、行政、业务等部 门都成为企业信息流中的一个环节，而不再是一个一个的信息孤岛。 2 1 知识管理 在知识经济社会中，知识管理已成为促进企业创新，增强企业自身造血 功能的有力工具，它会使企业的可持续发展变为现实。 2 1 1知识管理的历史背景 在人类进入2l 世纪之际，知识经济的大潮迅猛而来。知识作为一种独 特而又无限的资源已经成为经济发展的核心要素。企业的发展逐渐从依靠资 本积累转向依赖于知识的积累与更新，“知识管理”开始作为企业管理的新 模式而悄然兴起。 明确“知识管理”一词出现的社会背景或语景，是正确理解“知识管理” 涵义的关键。知识管理是由于工业经济时代的有形资产的管理模式不能满足 知识经济时代的需求而提出来的。适应工业经济时代的有形资产的管理模 式，主要是对显性知识即可编码的知识和物化了的无生命的知识的管理。知 识经济时代决定企业成败的不仅仅是企业掌握了多少显性知识和物化了的 知识，而更重要的是能够使那些没有被编码或过去认为不可编码的隐性知识 转换为显性知识，使有生命的知识迅速地转化为物化知识。 知识管理到现在为止，还没有一个被广泛认可的定义，但有两点已得到 绝大多数研究者的首肯。这两点可以简单地概括为：一是知识管理是一种信 息环境下的全新的管理思想：二是知识管理强调以人为主。基于这两点，我 们认为，知识管理的内涵应包括这样一些内容： 火连理t 火学坝l 论文第二章知识管理及信息集成 1 人是知识管理的第一要素。知识管理与咀往任何一种管理思想的最 大区别，就是把人作为第一要素加以重视。因为知识是思维的结果， 思维是人区别于其它任何事物的特有的属性。所以，知识只能通过 人的能动创造性的发挥而产生且依附于人而存在。 2 知识处于不断更额的动态状态中。人和信息技术是知识管理的_ 两个 重要方面，但管理的最终目的是要以现有知识为基础，结合实际进 行创新，为决策服务。这在客观上要求：知识必须处在不断更新的 动态状态中。 3 信息和信息技术是知识管理的基础。 知识管理是近年才提出的一种管理思想，它之所以出现如此之晚，因 为它必须以信息和信息技术作为自己的基础，在信息化还没有走入我们的生 活之前，如果就妄谈知识管理，那只能是一种乌托邦式的梦想而已。这就是 社会发展的真实形态：由信息技术到信息时代再到知识经济、知识创新时代。 2 1 2知识管理的目标 知识管理具有三个目标，即： l ，洞察力。洞察力己成为企业经营成败的首要变量，自然是知识管理 的目标之一。在信息不完全和未来不确定的情况下，准确地洞见未 来，既要有良好的判断力，又要有敏锐的预见力，而判断力和预见 力是存在于人的头脑中和经验中的无形体的不明之物，是一种无形 智力资产。因此，在变幻莫测的世界中，知识管理的真正涵义是激 励想象力的能力，是维持长期运作成功而不仅仅是谋求财政上短期 奏效的能力，是委托、学习、激发灵感和洞察未来的能力。 2 ，集成化。集成化是知识管理的另一重要目标。集成化有三个基本要 点：企业生产的各个环节，即从市场分析、产品设计、产品制造、 营销管理到售后服务的全部活动必须构成一个不可分割的整体，各 部分要紧密连接，统一考虑；整个生产过程必须是一个信息采集、 传递加工、处理的过程，最终形成的产品可以看作是信息的物化表 现：建立知识实践共同体。集成化代表了知识经济时代生产经营的 大趋势，即寻找生产经营系统中存在的问题，进行分析和改进，并 不断重复这过程，通过持续地追求各种要素的优化配嚣，来实现 高效率、高质量、高效益和低消耗的最终目的。 3 ，灵活性。在竞争激烈、变化迅速的当今世界，只有高度灵活的学习 型企业才能够生存。企业的灵活性主要表现在精良、敏捷和智能等 几个方面。 知识管理可以为我们带来以下的好处： 1 提高创新能，j 0 夫连理 一火学坝：l 论义 第二章知识管理及信息集成 创新能力涉及到新产品开发和业务的改进。知以管理可以将人们跨越时 空限制聚集在一起协作，共享观点产生新的思想。 2提高响应能力 涉及到客户满意程度的提高和市场变化的快速响应。知识管理可以在突 发事件发生时调动特定的资源来响应该事件。 3 提高生产效率 主要是通过再利用获取的智力资产，避免重复错误和重复工作。 4 提高技能素质 通过知识传递，来提高员工的技能。 2 1 3知识管理的实施 知识管理是通过系统的利用信息和专门技术，最大限度的掌握和利用知 识，实现组织机构的创新能力、响应能力、生产效率和技能素质的有效改善， 从而提高企业竞争力。知识管理的核心就是利用信息技术，将企业的传统经 验与信息，以及企业员工所拥有的知识资产整理成企业以共享的知识，在指 定的范围内传播，在恰当的时候利用，在利用的过程中再产生新的知识。 知识管理的对象是知识，从知识的表现形式和类型方面来区分，知识有 两种形式：显性知识和隐性知识。显性知识是指存储在信息系统中的、已经 表述出来的结构化或半结构化的信息内容，可以将其称为“信息内容”。隐 性知识是指专家和知识员工头脑中具有的实践经验、思想和思维方法，将其 称之为“专家技能”。我们可以很容易的实现信息内容的共享，但是如何将 专家技能挖掘出来并为企业内部所有员工所共享确是一个需要解决的问题。 知识管理就是要解决上述问题而提出的。 知识管理可以把长期保存下来的信息资源、连同知识员工积累的实践经 验和创新思想进行有效的挖掘、共享和再利用。使企业了解自己拥有哪些独 特的知识以及如何利用这些知识达到发展的目的。 要实现知识管理，企业需要建立知识管理基础平台，利用具有协同工作 的应用产品，帮助企业构建完整的知识管理系统。它可以从各种信息资源中 挖掘出知识，把不同系统中的信息资源、专家技能通过协作技术实现对其的 应用。 可以将知识管理过程中涉及到的信息分成三要素：人、场所、事件。即 知识管理的过程是找到正确的人，将他们聚集到一个共享的“场所”来完成 一个具体的“事件”。这里的“人”指掌握特定经验和技能的同事、专家、 客户及朋友，与他们建立联系并得到这些专家知识的帮助：场所可以是在线 会议、虚拟社区、网上教学等应用，提供协作、快速响应、共享思想、知识 传递的空间：事件指创建、挖掘和共享的结构化或半结构化内容。 通过知识管理使企业的竞争优势随萧内部和外部的知识利用得到加强。 久琏堙1 久学颂卜论文 第一章知识管理及信息集) 菠 2 2 信息集成 企业集成是制造业实践的要求，也是人们长期对先进制造理论和技术的 探索和开发的结果。过去的管理把企业内的集成看成是管理整个生产过程的 最有效方式。今天的管理看到了把菲关键业务活动转包给外部有实力的供应 商，从而维持对整个供应链的控制好处：企业不可能也没必要包含所有的制 造能力。“大而全”的思想早已过时。建立在协作基础上的多企业集成才是 理想的解决方法。制造研究的对象不再是单一的工厂或生产设施，而是面向 供应链管理的多企业集成。 典型的企业集成结构由管理和技术两方面组成。技术是制造的基础，管 理是制造的灵魂。在当今用先进的信息技术联结成一体的全球化大市场中， 企业集成所面临的挑战不是技术问题，而是管理问题。企业集成的目标是提 高企业的竞争力和敏捷性，快速响应市场的变化。 2 2 1 信息集成的客观必要性 办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着 其他业务应用系统，如m i s 、专业应用系统等等，它们与办公自动化系统是 互相联系的，例如专业应用系统的统计结果报表成为办公自动化应用系统的 一项办公信息，反之办公自动化系统的一项输出如正式公文是专业应用系统 的信息计算与处理依据。因此办公自动化系统应该能够集成单位内部的其他 业务应用系统。 1 企业发展的要求 在过去的批量制造中，割造商是供应链的主体，掌握产品制造积销售的 进度，制造活动比较封闭，产品、技术单一，产品的生命周期长，制造系统 的研究集中于“点”的解决方案，注重专项技术的攻克。后来人们发现局部 最优并不会给整个企业韵性能带来多大变化，于是逐渐重视“面”的协调， 开始从整体上来考察整个企业生存发展的生命力，强调总体战略指导下的协 调发展，制造研究的重点转向总的制造业务系统的开发。于是企业集成便被 人们提出作为提高制造效率，加强整体管理的重要手段。企业集成的目的是 试图产生一个完整的信息处理系统，实时服务于企业的功能要求和总的业务 目标，使企业内的不同功能单元朝着总体目标协同一致地工作。 企业认识到改善供应链管理是企业成功的关键，因而企业集成概念也被 人们扩展到在整个价值链上所涉及的由所有实体组成的企业内及企业间网 络的集成，即面向供应链管理的企业集成。供应链是指企业从原材料采购并 加工成中间件及最终产品，并将最终产品销售到用户手中的整个业务过程中 所涉及到各文体的作业活动及其相互关系动态变化的网络。 2 大连理工大学碗i 一论文第二章知识管理及信息集成 企业己认识到合作的重要性，把其组织边界逐渐延伸到与其有业务关系的合 作伙伴和客户，结成所谓的广义企业。为了适应市场的变化，广义企业合作 伙伴通常都是动态的短期的合作关系，其组织结构与规模随市场需求的变化 而变化。虚拟企业的组织和管理方法成为这种动态组织的有效管理模式。目 前_ 兀；j ：在开发的支持虚拟企业管理的信息平台将大大促进虚拟组织的发展，为 供应链的管理和实时监控提供了有力的保障。 2 电子商务的要求 i n t e r n e t 为企业带来了新的巨大的商机，各种规模的公司都试图利用 i n t e r n e t 为企业赢得利润。因此很多企业纷纷建立自己的网站。然而成功的 却很少。我们说电子商务重要的在于“商”字，“电子”只是一种手段。所 以在利用电子这种方式时仍然需要企业的业务系统的支持。那么实现电子商 务可以为企业带来什么好处呢? 它可以 减少流通环节，降低交易成本； 加快资金周转和库存周转； 提高市场营销能力。拓展国内外市场； 方便客户信息记录，改善客户服务体系，增强客户关系管理； 促进企业从面向生产的管理转为面向市场的管理。 电子商务是一种先进的现代商务模式，必须和先进的制造生产模式、现 代管理方法等相结合才能发挥其优势。电子商务不止是网上购物，它应该包 括更多的内容，是使用w e b 与客户、供应商和合作伙伴进行交流：连接后 台数据系统以及进行实时交易，从产品开发、订货到销售，所有的业务流程 和处理都将在某种程度上，以某种方式使用在线方式进行j 在这一系列活动 中除了企业原有业务系统的管理外，还涉及到供应链管理，客户资源管理( c r m ) ，密切企业与供应商、销售商的联系，跟踪技术、客户、市场，确保 对市场变化的及时了解与迅速反应。这就要求企业在其核心业务系统和w 曲 应用之间建立连接和集成，使企业新业务系统的数据和流程能在全公司范围 内，或者更进一步，在公司以外被访问和使用。然而w e b 的世界是实时的， 要使客户的要求得以实现，必须将前端应用和后端业务系统紧密集成在一 起。 3 办公自动化的需要 企业内部的事务经常是跨系统的，涉及到几个业务系统之间的连接。例 如差旅费的报销这一事件，首先需要员工写报销申请，然后需要部门经理审 批，经理审批之前需核实，若一切属实然后经理批准，提交到财务部门领取 差旅费用。这是简单的一个流程。若申请交到经理处经理正好在洽谈业务， 那你的申请将被搁置，当经理谈完业务时忘记了你的申请，你将继续等待， 可能直到你提醒经理时方能处理你的申请，然后经理还得找其他部门核实你 的申请。若属实你方能领到属于你的费用。如此下来大量的时间处于等待状 态，不仅浪费了时间，同时也影响工作效率。 人连理f 人学坝j j 论义第一