《中小学学籍电子管理系统》使用注意事项.doc

中小学学籍电子管理系统使用注意事项一、关于软件的安装注册：1、正确安装后，首先完全按照软件盘盒上标签中给出的注册内容填入注册信息，注册成功后，方可正常使用；2、小学学区版软件注册时要将所含所有学校按顺序、名称全部正确填写并增加到注册界面左侧的白框内，然后添入注册码，方可注册；3、县区教育局版安装注册后，首先要录入学校列表，可根据管理的需要将学校分为若干类别，并用“乡镇片名”加以区分，以文字形式表明，如不分类，可在“乡镇片名”处填写县区名称。4、一套学校端软件可以安装在多台计算机上，但是一台计算机只能安装一套学校版软件。5、区县教育局版推荐安装在WIN2000专业版操作系统并装有OFFICE 2000办公软件的软件环境。 二、关于软件的使用：1、录入数据（增加学生档案）必填的项目为：“基本情况”栏中除身份证号以外的全部信息（包括：学籍号、档案号、姓名、班级、建卡依据、出生日期、户口所在地、性别、户别、民族、学制、政治面貌、家庭住址、家庭电话、籍贯等）和“其它”栏中的相关信息(是否住宿、是否借读等)，其余如“成绩”、“评语”等信息可根据需要选填或日后逐渐完成；2、为避免相同信息的重复录入，加快录入速度，要掌握“增加档案助手”的正确使用方法，可参阅软件说明书和软件帮助中相关部分；3、第一次上报数据及新生入学数据时，“增减”栏不要填写任何信息；4、规模较大的学校录入量大，学籍管理人员可做好全校学生学籍号的统一规划，组织其他人员分块、分班分别由在不同的电脑上录入，再统一导入学籍管理专用的计算机中；5、县区教育局端在导入学校上报数据时，建议先拷入硬盘存盘备份，然后再从硬盘执行导入；6、学校版软件使用前要学习光盘附带的演示程序，使用过程中遇到问题要学会使用帮助文件；7、各教育局及学校要定期做好数据（包括照片）的备份，可将数据备份到本机硬盘的其它分区或光盘中。8、各县教育局端数据量相对较大，要求定期使用软件中的“数据维护”功能对数据库进行整理。三、关于报盘：1、上报数据时，分别选择数据库、年级，打开后建议先导入硬盘，然后拷贝入软盘或用电子邮件等方式上报；2、所有导出上报的数据文件，要保持系统自动生成的文件名不变，也不要随意打开或编辑文件；3、第一次向上一级教育行政部门上报数据要报数据库（扩展名为std），以后除新入学年级上报数据库外，其它年级只报变更信息。县区教育局第一次上报数据还要上报学校列表。四、关于学生照片的处理：1、有条件的学校及县区要建立学生照片档案，并将照片转换为学生档案所需的标准规格，即：158210（2寸）或79105（1寸）；图片格式为：*.JPG例如0001.JPG2、掌握使用ACDsee软件成批转换照片名称及规格的基本方法；3、使数码相机摄取学生照片时，要按学生学籍号由小到大的顺序依次拍照，有空缺的学籍号的要照空照片，日后再补，确保成批转换时学生与学籍号代码对应吻合。五、关于学籍的变动：为便于计算机管理，学生学籍号实行全省统一编号。学籍号由六部分代码共14位数字组成，具体构成如下：第一部分（第一、二位）：省辖地市代码2位数，由省教育厅统一编定；第二部分（第三、四位）：县（市、区）代码2位数，由各省辖市教育行政部门统一编定，并报省教育厅备案；第三部分（第五、六位）：学生入学年份代码2位数，取学生入学年份的后2位数字；第四部分（第七位）：学生类别代码1位数，小学生为0、初中生为1、高中生为2；第五部分（第八、九、十位）:学校代码3位数，由各市或县（市、区）教育行政部门统一编定，采用中小学统一“排队”的形式，一个学校一个代码，不能重复；第六部分（第十一、十二、十三、十四位）：学生代码4位数，由各学校编定，每个年级学生按一定规律顺序排列的号码，保证每个学生有唯一独立的学籍号，并报所辖市或县（市、区）教育行政主管部门审定。学生在电子注册学籍时必须填写学生档案号。学生档案号码编制规定如下：学生档案号为学生第一次进行全省电子学籍系统建档注册时授予学生的第一个14位学籍号，号码中每一位含义同学籍号相同（如小学时建档注册按小学的第一个学籍号填写，如中学时建档注册则按中学的第一个学籍号填写）。该档案号是唯一的，任何情况下不得改变。外省市转入的学生学籍号按转入学校学籍号顺序编定，档案号为16位数即在学生学籍号前加两位转入省份代码，后面14位同学生学籍号相同，以便区分外省转入学生。如遇学生升学、休学、复学、转学等增减变动情况时，需在学生变动相关证明中填写学生档案号。其学籍号同时发生变化，学生变动后的学籍号由地市或县（市、区）教育主管部门授予，通过电子学籍管理系统软件自动生成，并要在学生电子学籍档案中填写档案号，学校根据教育主管部门的要求填写完成其他学生资料内容并报上级教育主管部门备案。具体授予新增加学生的新学籍号与他所在班级其他学生的学籍号前10位数字保持一致，后4位学生号顺序排列，不能占用原来转出