办文办会办事课件.ppt

,办文、办会、办事,参谋助手综合协调督促检查后勤保障,了解办公室工作的特性关键性服务性综合性被动性,总要求：必须高标准、高质量必须体现领导的意图必须熟悉多方面的工作情况把握工作规律,关于办文,（一）材料起草首先熟悉文种要求（公文格式）其次要深入研究第三要体现领导意图第四要善于提炼观点第五要熟练驾驭文字此外还有文章结构、材料与观点如何统一、长期工作积累的经验等等,（二）公文办理,1来往途径（1）国土部来文：国土部QA政务系统、传真、寄送,国土部上报文：,（2）区党委普通件：区党委OA政务系统、密件：机要专线、挂号密件、领导批示件,（3）区政府：区政府OA政务系统、会议通知系统、督办系统、区政府领导批示件章（特殊：按密件管理）,上报文环节（略）,（4）相关厅局：广西壮族自治区办公厅非涉密网转外公文及办理反馈管理系统、政府交换站挂号交换、传真等,（5）各市、县（广西国土OA政务系统）下行文：,上报文：,（6）厅机关业务处室、厅直属单位：国土厅OA政务系统,2分类情况（1）密件（含按领导批示件管理的密件）：统一归口机要室登记处理（2）电子文件：通过各种OA政务系统到我厅的文件，直接录入国土厅OA政务系统流程办理。（3）纸质文件：通过扫描成PDF格式后再录入国土厅OA政务系统流程办理。,3办理流程（1）外单位文件：扫描后录入OA系统（信息中心）拟办意见（办公室秘书）审核拟办意见（办公室副主任）分送厅长、分管厅领导、相关业务处室等各个环节。,如需要拟文回复，从收文表单上链接进入公文发文流程。如不需要回复。阅知即可。如厅领导有批示，通过分送环节把领导批示再转相关单位。,（2）厅机关业务处室及厅直属单位请示、汇报：发文流程、呈阅呈批流程、纸质文件签批流程。,已阅。厅领导梁兵2015/12/1411:18:12已阅。厅领导肖建刚2015/12/1410:10:23尽快出可行报告，全面推进进度。厅领导谢瑾瑜2015/12/149:25:15厅领导田凤鸣2015/12/149:00:47已阅。厅领导周兆东2015/12/148:34:37已阅。厅领导李水明2015/12/148:08:18厅领导侯国广2015/12/1117:46:45厅领导吴锡熹2015/12/1116:42:18已阅。厅领导钟德超2015/12/1116:16:01,已阅。办公室肖旭光2015/12/1716:04:44已阅。办公室廖东光2015/12/148:10:36已阅。办公室陈秀贵2015/12/1213:31:20已阅。办公室郑迪迪2015/12/1117:27:14已阅。办公室苏晓丹2015/12/1115:58:40已阅。财务处陈祖标2015/12/218:17:04已阅。财务处周静2015/12/1710:49:11请陈处，周静阅。财务处毛杰2015/12/1115:54:26按领导批示，正在抓紧推进相关工作。广西机电工业学校陈朝新2015/12/1814:57:39已阅。人事处黄宜勇2015/12/229:04:02已阅。人事处刘智宇2015/12/1815:08:02已阅。人事处宋文斌2015/12/1815:07:01已阅。人事处覃卓2015/12/188:19:21已阅。人事处冯戈2015/12/149:50:01已阅。人事处梁朝凤2015/12/148:10:41已阅。人事处黄锡桢2015/12/148:09:09请人事处同志阅。人事处黄位斌2015/12/1118:10:17已阅。土地利用管理处熊仁元2015/12/1117:51:25已阅。政策法规处黎萍2015/12/1116:45:36,二、关于办会,会前准备（5项）一是制定会议方案。二是下发会议通知。三是起草会议文件。四是做好会务准备，包括会场布置、座次安排、会标、茶水、灯光、音响等。五是做好生活安排。,（二）会中服务（10项）一是组织好人员报到。二是开好预备会议。三是写好会议主持词。四是组织好大会发言。五是做好会议记录。六是安排好分组讨论。七是组织好会议现场。八是编好会议简报。九是回收好会议材料。十是做好与会人员返程的服务事宜。,会后收尾（4项）一是搞好财务结算。二是搞好会务总结。三是搞好材料合订存留。四是会务用品的归还和整理。,主要做好以下三点：,第一制定方案第二把握关键第三关注细节,三、关于办事,办事的原则：按法办事按程序办事按规则办事按职责办事,美丽的校园清新的老师一个好老师可以影响学生一生,礼仪是个人素养的综合体现个人是组织形象的具体代表得体的衣着，文雅的举止，恰当的问候，彬彬有礼的行为，不仅仅是个人很有礼貌的表象行为，更是一个人知识、教养、心态、专业等素质的综合反映。机遇和成功偏爱讲究礼仪的人。,面部,（一）仪容礼仪1.头部,头发是人体的制高点，是别人第一眼关注的地方。所以，在正式场合，个人形象的塑造，一定要“从头做起”。,发部,换个发型,对于男性，要求不准剃光头，也不准留长发，梳小辫。男性的头发，应前不过额头，后不及领口。若无特殊宗教信仰、文化背景和民族习惯，原则上不准蓄胡须。,对于女性，不提倡留披肩发，发型应简洁大方，职业女性的发型应当是前面不遮挡双眼，后面不长过肩部的直短发。披肩发者，在工作岗位上最好是将它暂时盘成发髻。,手部,清洁、不使用醒目甲彩、不蓄长指甲、腋毛不外现。,2.化妆规范,自然：“天然去雕饰”美化：扬长避短协调：相互协调，增强整体效果,禁忌：当众表演浓妆艳抹,3.仪资仪态,站姿（立如松）：端立身直肩平正视,正确健美的站姿会给人以挺拔笔直、舒展俊美、庄重大方、精力充沛、信心十足、积极向上的印象，同时有助于我们的健康,站姿禁忌,站立时切忌东倒西歪，耸肩驼背，左摇右晃，两脚间距过大不够稳重；站立交谈时，身体不要倚门、靠墙、靠柱无精打采；双手可随说话的内容做一些手势，但不能太多太大显得粗鲁；在正式场合站立时，不要将手插入裤袋或交叉在胸前，更不能下意识地做小动作，如摆弄衣角、咬手指甲等不够成熟,坐姿（坐如钟）腿直身正文雅,入离座注意事项,长幼有序左进左出落座无声规范就座事前说明起身稳重坐姿禁忌,坐姿禁忌,双脚纠缠座位下方部位局促不安、不自信。双腿分开伸得很长没有教养或满不在乎。翘二郎腿，并双手扣住膝盖不停晃动脚尖傲慢无礼。入离座位座位弄响引来他人侧目。把背部很舒适地靠在椅子上，整个人陷在座位当中疲惫慵懒。坐立不安左右晃动缺乏修养。,行姿行如风稳健协调从容轻盈步位步幅步频,行路礼仪,保持仪态注意位次小声说话身后超越互相礼让脚步轻盈楼梯电梯注意位次,走姿禁忌,忌内“八”字和外“八”字忌弯腰驼背、外肩斜膀走路不要大甩手，扭腰摆臀，左顾右盼不要步子太大或太碎不要上下颠动不要脚蹭地面，不要双手插裤兜女性在穿高跟鞋时注意膝关节挺直,蹲姿一脚在前，一脚在后，两腿向下蹲，前脚全着地，小腿基本垂直于地面，脚后跟提起，脚掌着地，臀部向下。,上车,下车,持文件：在站姿或行姿的基础上，用手掌握文件夹边缘中部，放在前臂内侧，持物手臂靠近腰部。或左手握文件夹右缘上段，夹在肘关节与腰部之间，前缘略上翘，右手自然下垂或摆动。,着装温馨提示：,（二）着装礼仪,（二）着装礼仪,1.符合身份,职场着装六忌：杂乱鲜艳暴露透视短小紧身,庄重、保守、典雅,（二）着装礼仪,1.符合身份,2.区分场合,（二）着装礼仪,1.符合身份,2.区分场合,公务场合,社交场合,（二）着装礼仪,1.符合身份,2.区分场合,公务场合,社交场合,休闲场合,3.墨守成规,衬衫西服领带西裤皮鞋,男士正装的特征,三色原则,三一定律,禁忌：,左袖商标要拆掉；不能穿尼龙袜，不能穿白色袜子；领带质地选择真丝（毛料），颜色一般采用深色，系领带要有一个窝；打领带一般不用领带夹（职业装例外）；除非制服配套否则不用“一拉得”；短袖衬衫打领带只能是制服短袖衬衫；夹克不能打领带。,领带的长度以到皮带扣处为宜，过长过短都不合适。,有领原则,纽扣原则,皮带原则,皮鞋原则,女士正装注意事项,裙装三忌讳,不能穿黑皮裙,不光腿,不能在裙子下加健美裤或穿半截的袜子,饰物三不准,不准影响工作,不准炫耀财力,饰物三不准,饰物三不准,不准强调性别魅力,戴首饰原则,数量,同色同质,习俗规定,其他要注意的问题,制度化,系列化,标准化,（三）会面礼仪,会面四要素称呼介绍名片使用握手,1.称呼礼仪,从感情远近区分（由远到近）,姓+名姓+同志（先生或女士）姓（单独称姓）单独称名（复名时采用）小+姓（被称呼者年龄明显小于称呼者）老+姓（被称呼者明显大于称呼者）名+名（单名重复，用于长辈对晚辈或情侣之间）姓+老（德高望重的长辈）小名（父母对子女的称呼）,介绍一般可分为三种，即介绍自己、介绍他人、介绍集体。,2.介绍礼仪,介绍自己姓名、单位、部门、职务,尊者优先了解情况。,介绍他人,介绍上级与下级认识时介绍长辈与晚辈认识时介绍年长者与年幼者认识时介绍女士与男士认识时介绍已婚者与未婚者认识时介绍同事朋友与家人认识时介绍来宾与主人认识时介绍与会先到者与后来者认识时,介绍集体,介绍双方时，先卑后尊介绍自己一方的人员时，应当自尊而卑,交换名片的顺序或由近而远，或由尊而卑进行。尊卑不分，就会给对方造成不良印象。,3.名片的使用,其一，应当在见面之初递上名片；其二，递送自己名片时应郑重其事。,递名片时应起身站立，走上前去，使用双手或者右手，将名片正面对着对方后递给对方。若对方是外宾，最好将名片上印有英文的那一面对着对方。将名片递给他人时，应说“多多关照”“常联系”等话语，或是先做一下自我介绍。,名片的递交,递交名片禁忌：不要用左手递交名片不要将名片背面对着对方或是颠倒着面对对方不要将名片举得高于胸部不要以手指夹着名片给人,名片的接受他人递名片给自己时，应起身站立，面含微笑，目视对方。接受名片时，双手捧接，或以右手接过。不要只用左手接过。接过名片后，要从头至尾把名片认真默读一遍，意在表示重视对方。最后，接受他人，名片时应使用谦词敬语。如“请您多关照”,4.握手礼仪,握手的时机,握手的要求,伸手的顺序,行握手礼的禁忌,不必握手的场合,迎接送别辞行之时互相介绍给予帮助以示慰问,1.行进中的位次排列,（四）位次排列礼仪,常规并行时：讲究内侧高于外侧，中央高于两侧。单行行进时，讲究前方高于后方。,行进中的位次排列,上下楼梯：一般而言，上楼下楼宜单行行进，以前方为上，但男女同行时，上下楼宜令女士居后。,出入电梯：出入无人值守的升降式电梯，一般宜请客人后进，先出。,行进中的位次排列,出入房门：若无特殊原因，位高者先出入房门，若有特殊情况，如室内无灯而暗，陪同者宜先入。,行进中的位次排列,公务用车时上座为后排右座,2.乘坐轿车的位次排列,社交应酬中上座为副驾驶座。,乘坐轿车的位次排列,接待重要客人时上座为司机后面之座,乘坐轿车的位次排列,首长,相对式,3.会议室的位次排列,双方就座后一方面对正门,相对式,3.会议室的位次排列,双方就座于室内两侧，并且面对面地就坐,3.会议室的位次排列,并列式,双方一同面门而坐,3.会议室的位次排列,并列式,双方一同在室内的右侧或左侧就座,3.会议室的位次排列,居中式,主席式,3.会议室的位次排列,4.签约仪式的会场设置,4.签约仪式的会场设置,主席台人数为奇数时,5.大型集会的主席台位次排列,主席台人数为偶数时,5.大型集会的主席台位次排列,（五）宴会礼仪,宴会是以餐饮聚会为表现形式的一种高品位的社交活动方式。具有群集性、社交性、正规性的特征。吃是形式，社交是实质。,宴请时的6M原则,费用（money）,会客（meeting）,环境（media）,音乐（music）,菜单（menu）,举止（manner）,1.桌次的安排,面门为上以右为上以远为上中间为尊,两桌宴会安排,三桌及以上宴会安排,2.位次（座次）排列,右高左低原则中间为尊原则面门为上原则,设置座位卡,注意：座位的末位不能安排女宾,3.就餐时的举止,常规事项,第一、长幼有序，女士优先，礼让主人,第四、同样的菜不要连续取超过三次，应使用公筷公匙。,女士禁忌不宜涂过浓的香水，以免香水味盖过菜肴味道。出席隆重晚宴时避免戴帽子及穿高筒靴。女士用餐前应先将口红擦掉。发现菜肴中有异物时，应保持镇定，赶紧用餐巾把它挑出来并弃之。女士不给同辈或同事中的男士斟酒。补妆应该在洗手间或是人较少之处为之。切忌在妙语连珠的时候不自觉地挥舞刀叉。,正确的执筷子方法,正确的使用方法讲究的是用右手执筷，大拇指和食指捏住筷子的上端，另外三个手指自然弯曲扶住筷子，并且筷子的两端一定要对齐。,禁忌,指筷：用筷子指人；抢筷：就是两个人同时夹菜，结果筷子撞在一起；刺筷：就是夹不起来就用筷子当叉子，扎着夹；横筷：这表示用餐完毕，客人和晚辈不能先横筷子；吸筷：即使菜上有汤汁也不能嘬筷子；泪筷：夹菜时不干净，菜上挂汤淋了一桌；别筷：不能拿筷子当刀使用，撕扯肉类菜；供筷：忌讳筷子插在饭菜上；,拉筷：正嚼着的东西不能拿筷子往外撕，或者当牙签；粘筷：筷子上还粘着东西时不能夹别的菜；连筷：同一道菜不能连夹次以上；斜筷：吃菜要注意吃自己面前的菜，不要吃得太远，不要斜着伸筷够菜。分筷：摆筷子，不要分放在餐具左右，只有在吃绝交饭时才这样摆。,关于敬酒,敬酒的顺序主人敬主宾陪客敬主宾主宾回敬陪客互敬,非常重要：,没有特殊情况，通常按顺时针方向敬酒，并且请站在被敬者右边。,碰杯的过程：,有人提议干杯后，要手拿酒杯起身站立。即使是滴酒不沾，也要拿起杯子将酒杯举到眼睛高度，说完“干杯”后，将酒一饮而尽或喝适量。然后，还要手拿酒杯与提议者对视一下，这个过程就算结束。,碰杯方法：,干杯前，可以象征性地和对方碰一下酒杯；碰杯的时候，应该让自己的酒杯低于对方的酒杯，左手托着杯底，表示你对对方的尊敬。用酒杯杯底轻碰桌面，也可以表示和对方碰杯。当你离对方比较远时，完全可以用这种方式代劳。,一种说法源于古希腊：传说古希腊人注意到这样一个事实，在举杯饮酒之时，人的五官都可以分享到酒的乐趣：鼻子能嗅到酒的香味，眼睛能看到酒的颜色，舌头能够辨别酒味，而只有耳朵被排除在这一享受之外。希腊人想出一个办法，在喝酒之前，互相碰一下杯子，杯子发出的清脆的响声传到耳朵中。这样，耳朵就和其他器官一样，也能享受到喝酒的乐趣了。,为什么要碰杯？,另一种说法源于古罗马：古代的罗马崇尚武功，常常开展“角力”竞技。竞技前选手们习惯于饮酒，以示相互勉励之意。由于酒是事先准备的，为了防止心术不正的人在给对方喝的酒中放毒药，人们想出一种防范的方法，即在角力前，双方各将自己的酒向对方的酒杯中倾注一些。以后，这样碰杯便逐渐发展成为一种礼仪。,“酒”文化是一个古老而又新鲜的话题,规矩一，酒桌上虽然“感情深，一口闷；感情浅，舔一舔”但是喝酒的时候决不能把这句话挂在嘴上。规矩二，韬光养晦，厚积薄发，不可一上酒桌就充大。规矩三，领导相互喝完才轮到自己敬。规矩四，可以多人敬一人，决不可一人敬多人，除非你是领导。规矩五，自己敬别人，如果不碰杯，自己喝多少可视乎情况而定，但是如果对方喝酒，切不可比对方喝得少。,规矩六，自己敬别人，如果碰杯，一句，我喝完，你随意，方显大度。规矩七，多给领导添酒，不要瞎给领导代酒，如果领导确实想找人代，也是因为自己想喝酒而不是为了给领导代酒而喝酒。也可以通过旁敲侧击把准备敬领导的人拦下。规矩八，端起酒杯，右手扼杯，左手垫杯底，记着自己的杯子永远低于别人。自己如果是领导，不要放太低。,规矩九，如果没有特殊人物在场，碰酒最好按时针顺序，不要厚此薄