工程物资成本控制浅谈.doc

工程物资成本控制浅谈本文档由【中文word文档库】提供，转载分发敬请保留本信息；中文word文档库免费提供海量范文、教育、学习、政策、报告和经济类word文档。word文档中铁十一局集团四公司武汉地铁项目部 李书前【摘要】结合多年来铁路工程物资采购管理的实际体会，从物资管理的全过程对如何降低物资成本进行了探讨和总结。【关键词】成本控制、采购风险、规避、库存管理随着铁路工程市场竞争的日趋激烈，施工企业为了承揽任务，往往以低于正常定额20%以上的报价进行竞争。而中标后变更索赔的难度空前加大，往往是仅限于一类变更，二、三类变更一次性包死，施工企业成本管理形势日趋严峻，风险不断加大。能否抓好物资成本控制是项目管理的重中之重。一、通过物资采购管理控制成本1、推行招标、竞价采购，全面引入竞争机制，集中规模采购降低物资成本通过公开招标、竞标可以提高采购过程公平、透明度，吸引潜在供应商参加竞争，在竞争中选择质优价廉、信誉好、实力强的合作方，为工程项目物资供应的顺利实施创造条件。集中规模采购能在市场中处于优势地位，争取到生产企业的优质优价，而生产企业也可以通过大批量的订单建立稳定的销售渠道，扩大生产规模、降低营销成本，从而实现双赢。在公开招标、竞标采购过程中为有效地规避暗箱操作、串通投标，减少控制舞弊、商业回扣等现象的发生，必须对招标、竞标进行有效监督和组织。2、物资采购应坚持业务归口的原则，明确组织机构和人员职责分工为了便于实行专业化管理，提高物资采购的分类实施水平，同时有利于项目整体物资采购的统筹安排，减少多头采购和浪费，避免采购中的交叉与盲目性，物资部门应首先整理出项目物资采购的总体计划，按单位工程、物资类别进行分类汇总，结合有关部门的质量要求、时间要求做出采购计划，为集中招标、竞标做好基础准备。尤其对物资的质量要求，以及规格、性能、适用验收标准等要进行反复地核实与确认，防止发生采购物资不适用及退货等技术风险。3、招标、竞标组织与实施为提高招标、竞标的效率，应由物资部门先对潜在投标人进行初步筛选，选出规模较大、实力较强、价格合理的生产厂家或供应商作为招标、竞标对象。为规避合同诈骗及物资供应时间的风险，在初选时尽量选择直接的生产厂家并进行实地考察，从供应链的源头上把握采购质量。在编制招标文件时，要把需采购的标的数量、规格、性能要求、运费担负、验收标准、验收方式、付款方式、工程现场情况等进行明确，便于供应商进行合理报价参考，必要时应在招标文件中附采购合同样本。对供应商的要求直接关系到物资的供应稳定情况、质量情况和合同的履行风险，一般要求投标方提供生产许可证、行业准用证、营业执照、税务登记、质量管理体系、质量管理状况、经营业绩、履约资信证明等。为保证招标结果的严肃性，规避不负责任的投标，应考虑对投标方收取一定数量的投标保证金。为保证采购物资的质量及供应的可靠性和连续性，应建立物资质量保证金制度和供应商不能及时供货的紧急采购费用担负制度。为避免投标中的暗箱操作和串通投标，应把供应商的推荐权、初选权、评审监督权、决策权分开。推荐数量越多、渠道越广，越有利于竞争的公平和采购成本的降低；初选权、评审监督权、决策权的分离切断了投标方与采购方利益人的联系环节，从制度上堵住了投标过程的漏洞。项目物资部门负责对供应商的初选；评审标准与规则一般由上级物资部门制定，评审组一般由上级物资、纪检部门派人并协同项目技术、试验、财务、核算部门负责人组成；评审组根据综合评分标准高低推荐23 名供应商供项目负责人决策选择，项目负责人承担决策后果责任。为保证物资供应的可靠性，一般应选择两个供应商签订供应合同，一个为主，一个为辅，防止出现施工时出现停工待料现象。防止串通投标的另一个有效办法是项目物资部门的上级单位要建立合格物资供应方管理制度，将多年来与企业合作良好的供应商纳入合格供应商名录，定期进行评审，合格者可直接参与招标、竞标过程，不必经过初选。从而保证投标的真实性，使投标竞争更公平。二、通过规范合同与风险规避控制成本1、标准合同样本与必要的合同评审企业物资部门应根据自身的情况、采购供应特点结合物资采购实施过程中得到的经验和教训编制标准合同样本，供实际操作参考，并在实践中不断发展和完善。项目在签订物资合同或其他合同之前均应组织相关部门对合同内容、条款等结合项目实际情况进行评审，从多角度堵塞合同漏洞。2、风险规避合同欺诈往往有一定的隐蔽性，有时候很难和正常的合同纠纷相区别。如以虚假的合同主体身份与施工企业订立物资供应合同；以伪造、假冒、作废票据或其他虚假的产权证明作为合同担保；骗取获得合同预付款，或收买验收人员用劣质产品骗取货款而后逃之夭夭；签订空头合同，而供货方实际是“皮包公司”，再将骗来的合同倒卖牟利，物资供应失去保证；故意设置合同陷阱，无故中止合同或不履行合同，篡改合同条款等。 从源头上控制物资采购供应链的建立，投标前把好初审关，投标人必须提交企业资质证明、生产许可证、营业执照、法人委托授权书正本。合同签订前应该进行实地考察，对供应商实际规模、产品质量保证体系、生产规模、经营情况进行直接了解。 建立投标保证金制度、履约保证金制度、质量保证金制度、紧急采购差价承担制度。投标保证金制度可以约束投标内容的严肃性，履约保证金制度可以保证合同的正常履行，质量保证金制度可以约束供应物资的产品质量，紧急采购差价承担制度可以约束供应商严格按合同时间供货。 建立合同台账，定期进行合同评审。为防止合同丢失，应加强合同管理，订立合同时要保留23份，交不同部门保管备案审查等，如物资部门、财务部门、上级业务部门等。物资合同一般较多，因此还应建立合同管理台账，进行汇总和分类管理，在合同履行时建立合同档案，定期报上级业务部门发布合格供应方名录，减少交易选择成本。 对不同物资设立不同的采购合同有效时限，合理应对不同种类物资的时间性、季节性价格波动。物资专业人员应及时收集整理国内外物资价格信息、国家政策信息、行业交易信息等，运用长期趋势分析法、线性回归分析法、价格指数调整分析法等分析价格的时间变化规律与趋势，选择有利的时间订货。合同价格有效期限可以选择供应期内一次定死，不作调整，如价格变化不十分明显或预计长期增长不大的物资。近两年钢材的价格变化很大，几乎不可能一次包死，可以选择定期询价、竞价，或选择价格调整的正、负范围，范围内不作调整。三、通过物资进、出库及库存管理控制成本1、物资入库管理入库物资主要查验物资的规格、数量、外观、质量和质量证明等有关技术资料。入库验收必须贯彻购、验分离和复验原则，即采购人员不参与物资验收，验收人员不参与采购，库管或现场人员验收后，业务负责人进行复审，无误后办理交接手续。有复试要求的，技术人员按规定现场取样送检复试，合格后方可办理正式接收和结算。针对不同的物资，应根据项目实际情况和物资特点确定适宜的验收方式，如钢材一般都有规格的正负误差，检尺验收与过磅验收会有数量出入，一般以过磅验收方式入库。砂石料中含水量不同会引起重量不同，而检尺验收人为因素又很大，对大型工程而言，这种出入是很可观的。大型工程的砂石料验收在合同中都按标准规定含水率，实际验收时由检验部门当场取样做含水率检测，一般一小时左右即可出结果，根据结果即可准确验收，从而有效解决了砂石料验收中的亏方问题。入库物资必须及时进行检验状态标识，防止不合格物资流入施工环节，造成工程产品不合格，并建立可追溯性物资台账。复试不合格的物资应进行明显标识，按管理规定进行处置，清理出现场。2、物资出库管理物资出库管理以定额管理为宜，即技术部门根据单位工程图纸计算物资种类及理论数量，物资部门确定合理的损耗系数、节约指标后建立单位、单项工程物资供应定额台账，经会签、审核后作为材料配发的依据。物资申领发放时按工序、用料部位依定额控制发放，并根据节约浪费情况对物资管理人员和施工班组进行奖罚，从而可以有效控制物资验收、保管人员弄虚作假、串通供应商骗取物资款及倒卖物资现象，也有效激励了施工一线工人节约用料。以我单位为例，仅此一项每年就能给企业节约上百万元的材料款。3、物资的库存管理物资的堆码、存放要按性能、结构、包装等情况选择合理的垛型、垫高、码高及毡盖方法，并按先进先出的原则确定合理的位置。库管人员应每天进行巡检和盘点，做到账、卡、物、资金四对口。参考文献：（一） 成