5s 6s管理_5s办公管理培训课件

CompanyLogo,1,四川中物环保科技有限公司,5S办公管理培训,CompanyLogo,2,培训内容,一、文件管理二、5S是是什么？确定5S的目的识别5S的益处5S实施过程步骤三、如何做好5S,CompanyLogo,3,一、文件管理,CompanyLogo,4,一、文件管理,文件,信息及其承载媒体,媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。,一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.,某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求,CompanyLogo,5,一、文件管理,记录,阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件,记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。,通常记录不需要控制版本。,CompanyLogo,6,二、5S是什么？,文件分类,重要度,保存期限,来源,版本,缓急,CompanyLogo,7,二、5S是什么？,分门别类,程序化,规范,专业化,专人负责,索引,专门化,管理技巧,CompanyLogo,8,二、5S是什么？,签字,以旧换新,文件收发,可追溯性,认可,盖章生效,连贯性,有效性,授权,CompanyLogo,9,二、5S是什么？,CompanyLogo,10,二、5S是什么？,CompanyLogo,11,二、5S是什么？,为什么以上5项内容会被称为5S？,CompanyLogo,12,将5S并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标,5S模块的目的：,5S定义,5S过程,二、5S是什么？,CompanyLogo,13,5S的目的是创建工作场所组织、提高生产率、实施目视化管理,并且为持续改进使用的所有其他精益工具打基础。,5S的目的,5S文化的益处,生产率消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间。缩短加工时间和办公室设备停工时间。更加容易地区分任务的优先次序。增加创造价值的时间。,二、5S是什么？,质量消除使用过期或不正确信息的可能性,安全减少损失工时的事故、工人赔偿要求和OSHA可记录事件的数目,CompanyLogo,14,二、5S是什么？,CompanyLogo,15,二、5S是什么？,5S说明,5S源于日文术语,CompanyLogo,16,二、5S是什么？,5S说明,（实施每一个S的目的在于？大家讨论）,CompanyLogo,17,二、5S是什么？,5S总结归纳，定义说明（便于大家掌握每项S管理的意义）？,Sort（清理）,SetInPlace（整理）,Shine（清洁）,Standardize（维持）,1S,2S,3S,4S,Sustain（素养）,5S,？,？,？,？,？,CompanyLogo,18,二、5S是什么？,演变,6S8S是什么？定义及目的？,CompanyLogo,19,二、5S是什么？,5S是一种管理需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善,5S不是知识，也不是技术，而是应该做的事情！,CompanyLogo,20,二、5S是什么？,CompanyLogo,21,二、5S是什么？,可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率,CompanyLogo,22,三、如何做好5S,CompanyLogo,23,三、如何做好5S,整理,将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。,目的,腾出空间防止误用,CompanyLogo,24,整理前,步骤1-整理,实施5S过程步骤？,三、如何做好5S,CompanyLogo,25,整理后给工作岗位上的物品进行分类或贴上彩色标签，便于分类查找。,步骤1-整理,三、如何做好5S,CompanyLogo,26,拿走不必要的物品，空出整个书架（用红标签标识等待处置）将不必要物品移到归档系统,清理前,清理后,步骤1-整理,三、如何做好5S,CompanyLogo,27,步骤1-整理,白板并未发挥它的作用旧的信息没有擦除,清理前,清理后,三、如何做好5S,CompanyLogo,28,要领,要区分对待!,马上要用的,暂时不用的,长期不用的,三、如何做好5S,CompanyLogo,29,要领,例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间,将需要的物品的数量降到最低程度,三、如何做好5S,CompanyLogo,30,要领,对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!,三、如何做好5S,CompanyLogo,31,问题点在哪里？,提问,1、图片中存在什么问题？,2、为什么会产生这样的问题？,3、会产生什么样的影响？,4、我们应该怎样做？,三、如何做好5S,CompanyLogo,32,整顿,将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。即寻找时间为零,工作场所一目了然消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序,三、如何做好5S,目的,CompanyLogo,33,确定物品放置场所,步骤2整顿,物品分类摆放,三、如何做好5S,CompanyLogo,34,进行标识,定位、标识方法,步骤2整顿,三、如何做好5S,CompanyLogo,35,怎么办？,步骤2整顿,三、如何做好5S,36,管理责任者管理此架责任者姓名,架子表示标签表示架子种类的标签,柜子内表示标签用此标签表示下段的内容,如何整顿文件柜？,步骤2整顿,三、如何做好5S,37,彻底整理，只留下需要的物品,合理利用空间，100%定位放置,根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法,步骤2整顿,CompanyLogo,38,问题点在哪里？,步骤2整顿,三、如何做好5S,CompanyLogo,39,给文件夹贴上标签，按顺序排列，按虚线索引,安装托盘，贴上对象标签,步骤2整顿,三、如何做好5S,CompanyLogo,40,二、5S是什么？,清扫,经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉,保持良好的工作情绪稳定品质达到零故障、零损耗,目的,CompanyLogo,41,二、5S是什么？,看不见的地方，也要彻底打扫干净。经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。,如何清扫？,步骤3清扫,CompanyLogo,42,彻底清扫,步骤3清扫,三、如何做好5S,CompanyLogo,43,自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行),三、如何做好5S,CompanyLogo,44,清洁,将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。,目的,成功惯例和制度是标准化的基础企业文化开始形成,三、如何做好5S,CompanyLogo,45,整洁的办公环境如何维持？,连续不断的进行整理、整顿、清扫活动,花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度,三、如何做好5S,CompanyLogo,46,步骤4清洁,清扫桌面和设备，系紧电线,三、如何做好5S,CompanyLogo,47,规范以下各项：文件夹上的虚线架子上的标签标示证书的展示,公司建立5S文件夹数据库中共享最佳实践，以便在团队成员之间维持5S的标准化实践,步骤4清洁-维持,三、如何做好5S,CompanyLogo,48,素养,对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。,让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才铸造团队精神,三、如何做好5S,目的,CompanyLogo,49,语言,问候、礼貌语,您好!早上好!下午好!大家好!,着装,步骤5素养,三、如何做好5S,CompanyLogo,50,持续推动4S活动直至习惯化严格遵守公司的规章制度不断地培养责任感、改变意识充满热情的开始每一天的工作,要领,步骤5素养,三、如何做好5S,CompanyLogo,51,要主动整理、整顿传真？,传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给自己的传真，我们都应该认真对待。主动把自己认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。,打印前，我们应该做什么？,步骤5素养,三、如何做好5S,确认打印机是否正常工作。小故障请按照提示排除。无法解决时，请及时与管理员联系。确认打印纸。及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。发现纸张快用完时，请及时领取。,CompanyLogo,52,建立5S布告栏，用来显示：5S理念强化5S的“技巧”成功故事用实例证明5S是可以实现的5S绩效-提供绩效的反馈5S行动-提供持续改进方面的指导或公司相关信息的及时知晓,步骤5素养,三、如何做好5S,CompanyLogo,53,整理,整顿,清扫,员工讨论,办公室中如何维持,三、如何做好5S,CompanyLogo,54,办公室5S活动,早上5S,1.检查你的着装状况和清洁度。2.整理和彻底清洁桌面。3.检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方。4.扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品。5.检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来。,下班前5S,三、如何做好5S,1.实施早上5S活动的所有内容2.用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3.清洁地面4.倾倒垃圾篓内的垃圾5.检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。,CompanyLogo,55,办公室5S检查表,办公室5S检查表,文档杂志收发室办公设备纸个人物品打印机/传真机记录样品架子文具工作台电话语音邮件白板,办公室5S检查表,书籍公告板业务表格名片橱柜目录计算机设备计算机文件会议室来往信件书柜桌子抽屉电路接线Email,5S管理的维持,三、如何做好5S,CompanyLogo,56,办公室5S检查表,办公室5S检查表,缺乏评价程序感觉5S就是“打扫卫生”感觉这是一次性活动不是一个持续的过程不把5S看作是一个管理工具将5S视为其他人的责任将5S看得很“简单”，每个人都“知道怎么做”,维持5S的常见误区,CompanyLogo,57,办公室5S检查表,办公室5S检查表,如何避免常见误区,讨论避免5S常见误区的方法,CompanyLogo,58,办公室5S检查表,办公室5S检查表,5S总结,5S是改善的基础目视化管理是终极目标每个人都有责任，我们每个人都要将5S