会议管理_酒店会议宴会设计与策划方案

8-4酒店会议宴会设计与策划,能力目标,能够结合有关宴会管理的理论和方法，进行会议宴会策划的前期分析，并能够结合会议的情景特点制定宴会策划方案。,知识目标,掌握会议宴会策划设计的基本程序和步骤。,训练任务,能够初步进行会议宴会前期的准备工作；能够结合会议的具体特点和情景制定宴会策划方案；能够对会议宴会策划过程中存在的问题进行分析处理。,会前策划,会议程序,会议管理,现场布置,会中策划,知识链接,会后策划,情境导入,会前策划,（一）会议准备,一、会前策划,会前策划,（二）会议程序,时间和事项的确定。,（三）会议管理,1.职责责任人主要工作：（1）总体策划、讲稿撰写。（2）会议流程拟订，人员分工，监督落实。（3）会议会场音乐、解说辞、会议进程和气氛的调控。,（4）会议邀请函、专家介绍、回执条、门票、新闻稿件的撰写、影碟制作、各种条幅、横幅，背景板、展板内容的设计，指示牌，绶带，礼仪服装，摄影师的确定。,（5）准备拟订好代表的发言、提问及专家的应答。（6）会场布置好桌椅、条幅、横幅、海报、宣传资料、指示牌、投影仪、音响、无线话筒、有线话筒、上网手提电脑、备用电脑、摄像头、耳麦、电源、胸花、鲜花、矿泉水、预定晚餐等。,会议管理,（7）相应人员发放邀请函、专家介绍、回执条、门票等，回收回执，建立客户数据库。（8）总会议全程拍摄。,会议管理,（9）检票验收门票，客户登记、分发矿泉水。,会议管理,（10）礼仪,会议管理,（11）会场技术：负责会场灯光、音响、视频、电脑、网络的正常运行。（12）客服。（13）会后跟踪。,现场布置,案例与问题：关注网络时代关注孩子未来专题讲座全国大型巡讲会议现场布置所需设备材料会前邀请：（确定目标消费人群及邀请途径）由业务部选定学校与校长联系，（邀请函、专家介绍、回执条、门票）由学校盖章发给家长，会议前5天收回回执条，家长凭学校盖章的门票方可进入会场。集中在某一区域来进行，电话排查客户。会前培训：所有参会人员安排组织培训，并且进行知识点的考试，所有咨询人员需要带上自己的卡片。会前模拟：主持人、专家、音响师、顾客代表进行模拟演练。会前动员：激励员工斗志，培训员工礼仪，明确员工责任。,二、现场布置,现场布置,思考问题：1.会议策划前期准备工作中应注意哪些问题？2.谈谈会议策划前培训的重要性。,会中策划,关注网络时代关注孩子未来专题讲座全国大型巡讲会议现场布置主持人上台前：播放轻音乐、宣传片。主持人致辞：（高昂、大气、幽默、激情）时长5分钟。推荐专家：由4名（统一西装）的年轻男子将专家迎接上台：（步伐坚定、气势雄伟）并配以激情的音乐。情绪调动：由6名（统一西装）的年轻男子在前台面对观众带领全场大力豉掌（动作夸张、气势雄伟）。专家讲座：讲稿要求诙谐、幽默、搞笑、案例经典、可操作性强。顾客代表不时在人群中发起阵阵掌声。（讲座时长1：08分）。主持人串词：观众休息，主持人引导先向左边的家长握手,三、会中策划,会中策划,问好，再向右边的家长握手问好或交换名片。让大家相互认识、交流讲座心得，便于下一环节的团体购卡。产品讲解：优势突出、生动活泼、语言精炼、扇动性强。（讲解时长0：30分）顾客代表发言、启发、拉客：产品讲解完后，顾客代表要善于启发观众发言，将常见问题统一归纳、整理，做好标准问答，便于现场使用。促销过程中，凡团体购卡（5人以上）按8折优惠，这样便于顾客代表拉动旁边的观众一起购买而不会让人怀疑。销售产品：产品演示区和产品体验区现场购卡按6折优惠。销售人员做好销卡记录。对拉动团体购卡的顾客代表给予“优秀标兵”的奖励。现场演示：要把每一科做成一个样板存入盘里现场供各家长演示。,思考问题：1.该会议策划中的亮点是什么？2.谈谈怎样在策划工作中突出会议活动的主旨。,会后策划,关注网络时代关注孩子未来专题讲座全国大型巡讲会议现场布置根据家长回执条，会后与家长继续保持联系，争取家长对公司产品的认可并认购。每次会议后将会议素材做成宣传碟，在一些流动人口密集的地方不断播放，并配以文字在各大报纸刊登，形成成信息轰炸之势。将会议营销做成家长专题培训课程。思考问题：会议宴会活动后营销的重要性。,四、会后策划,特别提示,以“关注网络时代关注孩子未来专题讲座全国大型巡讲会议现场布置”为例1.产品定位。立足于初中学生，独创的网络“五步式教学法”采用最新互联网技术和现代情景教学理论，提供优质的网络教育资源。内容包括初一、初二、初三。,（一）会议主题设计,特别提示,2.品牌定位。全力包装讲师团队的领军人，全力包装公司产品的独特性。(1)服务定位。顾客即是上帝。销售的过程就是帮顾客解决问题的过程。（2）价格定位。统一价：660元；现场购买价六折：396元；现场团体购买价：360元，其它任何时候购买将不在享受折扣。,特别提示,（二）激励策略和应急策略的具体内容,温馨提示,在会议营销整个操作流程中，销售沟通的技巧和策略是整个会议营销销售成功的关键，也是整个会议营销的核心和灵魂所在，其具体内容（见图8-3）。,（三）会议宴会的销售问题,实训总动员,实训目标：加深对酒店婚宴策划步骤的理解，培养团队合作意识和创新意识。实训内容与要求：根据调查天津的一家大酒店的结果，四人为一小组参与完成一次酒店会议宴会的策划活动，其中包括所组织的宴会会场布置、环境布局、餐台台型等的设计（请用图表形式进行设计），最终形成活动策划书，并以演讲的方式进行展示。,实训总动员,一、策划书名称写清策划书名称，简单明了，如“活动策划书”，“”为活动内容或活动主题。二、活动预期目标活动预期目标突出该活动的核心构成或策划的独到之处。三、活动时间与地点活动时间与地点要考虑周密，充分顾到各种客观情况，比如场地因素、天气状况等等。四、活动开展形式注明所开展活动的形式，比如文艺演出、文体竞赛、影视欣赏、知识宣传、展览、调查、讲座等。,实训总动员,五、活动内容活动内容为活动举办的关键部分。六、活动开展作为策划的主体部分，表述方面要力求详尽，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表、数据等，便于统筹。活动开展应包括活动流程安排等。活动流程安排大致可以分为三个阶段：（一）活动准备阶段（包括海报宣传、前期报名、赞助经费等）；,实训总动员,（二）活动举办阶段（包括人员的组织配置、场地安排情况等）；（三）活动后续阶段（包括活动情况总结等）；七、活动经费预算经费预算要要尽量符合实际花费；写出每一笔经费预算开支。八、活动安全对于大型活动和户