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采购合同流程范文 采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动小编整理了采购合同流程仅供参考 一、目的 为了进一步加强公司制度管理健全企业采购管理制度监督和控制不必要的开支保证采购工作的正常化、规范化特制定此制度 二、工作程序 (一)采购原则 1.采购是一项重要、严肃的工作各级管理人员和采购经办人必须高度重视 2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则并综合考虑“质量、价格”的竞争择优选取 3.一般日常办公用品及其它消耗用品由总务后勤人员负责采购; 4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈 (二)采购申请 1.采购之前采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单” 2.紧急采购时由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样以便及时处理 3.若撤销采购应立即通知总务后勤人员或采购部人员以免造成不必要的损失 (三)采购流程 1.采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额 2.各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核报总经理审批后方能进行采购 3.采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务 (四)采购经办人职责 1.建立供应商资料与价格记录 2.做好采内参市场行情的经常性调查 3.询价、比价、议价及定购作业 4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制 5.做好平时的采购记录及对帐工作 (五)采购方式 1.集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买 2.长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格 3.每年第一个月重新审定上年度供应商与供应商洽谈需两人以上进行并对供应商评审且作出相关评审记录 (六)采购实施 1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续 2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购 3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后才能办理入仓手续 (七)采购付款方式 1.物品采购无论金额多少一律由经办人签字财务经理审核总经理核准签字后方可报销 2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票 (八)采购经办人行为规范 1.采购人员应本着质优价廉的基本原则经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单” 2.采购经办人应尽职尽责不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者给予辞退情节严重者提交公安机关处理 三、附则 1.各部门需要采购时凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的财务部将拒绝付款 四、本制度经总经理核准后实施 五、附生产物料采购流程图 一总则 为加强采购工作的管理提高采购工作的效率制定本制度所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作 二采购部人员职责及管理制度 1.热爱本职工作勤于学习新技术了解新产品注意市场信息的积累 2.廉洁奉公不徇私舞弊不违法乱纪勤俭节约讲究职业道德 3.负责公司生产所需材料的采购工作 4.负责供应商的开发、管理及维护工作 5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度 6.大项材料必须做招标工作其他材料询价必须三家供应商以上参与 7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况早知道早处理 8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款 9.做到每周一小结每月一总结每年一审核 10.完成领导交办的其他工作 采购部作为一个职能部门在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任采购工作的好坏直接影响了工程的质量、工期、成本建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率较低成本最有效的方法在项目实施的过程中采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作每个部门之间的联系需要一个标准来规划来提升工作效率减少工作失误为项目的顺利实施做出各自的贡献 1.在项目的初始运作阶段采购部根据项目部、投标部的具体要求配合进行投标的材料报价以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现 2.项目正式运作后采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求对采购部下达材料申购单(附表1)此单由申请人填写生产或者项目负责人签字后生效一试三份一份申请人留存一份发往采购部一份发往工厂或者生产基地 3.采购部接到材料申购单后根据所需材料的规格质量要求数量生产地址等实际情况向公司已经确定的合格供应商中的3家5家发出材料询价单(附表2)供应商根据要求确认价格后对我司的材料询价单签字盖公章后回传签字盖章的材料询价单会做为以后向供应商付款的依据之一需妥善保存采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货向其发出材料订购单(附表3)同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货 4.供应商根据材料订购单安排生产运输各项具体要求以与我司签订的供货合同为准随货携带各种合格证和材质证明书 5.工厂和生产基地在所需材料到场后应由专人负责材料的质量、数量检查检查中必须将供应商的送货单与我司的材料申购单和材料订购单相对照质量和数量都准确无误后才能进行收货然后填写材料到货单(附表4)相关责任人签字后回传采购部 6.工厂或者生产基地完成生产任务后及时通知采购部由采购部根据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输建议物流公司相对固定便于统一定价统一结算节约运输成本 7.项目完成后采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款付款时采购部填写统一的付款申请单或者支票领用单同时向财务部递交此批次材料的材料订购单和到货确认单如有需要采购部有义务向财务部提供材料订购单以及各家供应商签字盖章的材料询价单由财务部根据实际情况安排付款额度 8.供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票财务部在收到发票后即向供应商付款 四采购部发展规划 原材料采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节早在几年前资深的管理专家就提出了：采购成本降低5%企业利润提升10%的战略观点但是时至今日又有多少个公司能真正的做到这点呢? 降低采购成本不是一个短期的目标也不是短期内就可以达成的目标而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略是需要长期的工作经验的积累和公司整体的采购流程采购制度的规范化来支撑的需要公司的各个部门精诚合作来完成这一共同目标 我们采购部的初步计划如下其中的时间和工作目标根据实际情况会作出相应调整但是保证前进的大方向永远不变 (一)在3个月内完成采购体系的建立包括采购制度工作流程供应商管理等制度进行供应商资格的初步审核每种材料确定出510家候选供应商开始逐步实施采购工作流程 (二)在6个月内完善采购体系修正具体工作中出现的问题进一步完善供应商系统的开发和维护让采购工作流程走入正轨高效准确的运行 (三)在1年内建立高效的采购团队杜绝缺货、少货、次品、残品、送货不及时、报验不及时等工作失误不出现一起由于采购工作失误造成的公司损失建立完善的采购管理体系能初步感受到采购工作流程高效、准确带来的便利能看到采购成本降低带来的实际效果 (四)在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍能切实看到由于采购成本降低而带来的公司利润上涨 (五)大胆设想：510年后公司以自主设计自主研发牵头以符合科技进步的产品、技术为主打以完善的组织结构人员搭配为根基以高效、先进的管理体系为依托建立一个集研发、设计、生产、安装、调试、售后服务为主线涉及钢结构工程设计、施工通信工程设计、施工物流工业品贸易等跨行业的集团公司争取到时候每个省份和各大城市都能有我们公司的供应商为公司的发展提供最大限度地支持 总则 第一条为了满足公司飞速发展的需要为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制财务部在李总的指示下在项目部、采购部等部门的配合下特制定此制度 材料采购流程管理制度 第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离其中包括： (一)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务; (二)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任; (三)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作 第三条采购部门的划分 (一)生产原材料采购：由采购部门负责办理 (二)日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理 (三)对于重要材料的采购必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业 第四条采购方式 一般情况选择下列一种最有利的方式进行采购： (一)集中计划采购：凡具有共同性的材料须以集中计划办理采购较为有利采购前先通知请购部门依计划提出请购采购部门集中办理采购 (二)长期报价采购：凡经常性使用且使用量较大的材料采购部门应事先选定供应厂商议定长期供应价格批准后通知请购部门依需要提出请购 (三)未经公司主管领导书面同意不得私自变更、替换现有原辅材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的采购部必须提交书面变更供应商陈述材料获得书面批准后方可变更 (四)询价、议价结束后需公司主管领导书面同意方可定价否则公司不予认可价格(特殊情况下需电话征得总经理同意);由此引起后果由责任人负全责 (五)采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责否则视为无效 第五条询价、比价、议价 (一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后以电话或其他联络方式向供应厂商议价 (二)凡是最低采购量超过请购量的采购经办人员在议价后应在请购单中注明经主管签字确认后上报 (三)采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价经分析后进行议价议价结果书面上报主管领导 (四)采购部门接到请购部门(项目部、行政管理部)以电话联络的紧急采购情况主管应立即指定经办人员先行询价、议价待接到请购单后按一般采购程序优先办理 第六条采购报销流程图 第七条请购与采购 (一)使用部门根据本部门实际物资需求情况填写请购单(即采购单第一联)明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等交给采购部门审核请购单应有部门经理签字 (二)采购部门收到使用部门提交的请购单时审核后如确有必要购买由采购经理签字再请总经理予以批示采购经办人员接到经批准的“采购申请单”(即采购单第二联)后应按照上述总则操作货比三家选择出合适的供应商后并以电话或传真确定交货(到货)日期 (三)采购单一式四份第一联即使用部门提交的请购单第二联即采购部门使用的采购申请单第三联交给财务(采购员核销时),第四联交给仓管员(以备验收) 第八条验收与入库 (一)采购物资到货后采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点验收验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符然后检查物资有无损坏、使用性能优劣验收合格后验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字作为验收和检验物资的依据第一联本部门留存第二联交给仓管员 (二)仓管员根据进货检验报告结果(主要是验收单)对合格货品进行入库入库单必须通过采购员、仓管员签字不合格品由相关采购员办理退货事宜入库单一式三份第一联本部门留存第二联交给财务第三联交给采购员 第九条付款与核算 (一)预付款采购 1、按合同约定需要预付购货款的由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)交公司财务部门办理预付货款业务 2、货物及发票已到验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同)财务部审核后由总经理签字财务做账 (二)现款采购 采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款采购回来后采购员持购货发票到仓库办理入库手续由质监部门、仓库保管员验收并开出入库单(入库单必须注名：供货方名称货物的名称数量、单价、金额、用途签字)入库单必须通过采购员、保管员签字采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同)财务部审核后由总经理签字然后办理报销手续 (三)后付款采购 采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同)财务部审核后由总经理签字供应商需要结款时由财务将款项汇出 (四)货物已到发票未到验收合