公文办理与写作教材(PPT 241页)

公文办理与写作,经理办公室蔡向阳2006年5月,目录第一讲、公文办理基本知识第二讲、公司公文种类与格式第三讲、公文写作与处理常见错误举例第四讲、公文的写作要领,一、公文办理基本知识,（一）公文的含义、特点与分类,1、公文的含义公文，即公务文书，是法定机关、团体、企事业单位等在公务活动中传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。狭义的公文，即法定性公文，特指中国共产党机关公文处理条例中规定的14种党的主要公文和国家行政机关公文处理办法中规定的13种行政公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。通用公文，除法定性公文外，还包括计划、总结、建议、汇报、调查报告、简报、讲话等。专用公文，如外交公文（主要有国书、照会、备忘录、条约等）、司法公文（主要有立案报告、破案报告、通缉令、起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等）。,2、公文的特点作者的法定性。党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织内部不具法人资格的下设部门（除办公厅、室可根据授权代表机关、部门、单位行文外），对外不能充当公文的作者。法定作者只能制发与其法定职能、身份相称的公文，超出权限制发的公文是无效的。特殊的工具性。公文是各级党政机关传达贯彻党和国家的方针政策、实施领导与管理、办理各项公务的重要工具，是机关的喉舌，代表机关立言。法定权威性。公文的权威性和合法效力，来自于制发机关的合法地位和法律、法规、章程赋予的权力。上级机关公文的权威性大于下级机关公文的权威性。,体式的特定性。体式即体裁、格式。公文不仅有特定的种类即体裁，还有特定的格式。严格的程序性。公文必须履行法定的程序方为有效。公文必须授权拟制，必须经办公厅（室）审核，必须经法定的机关领导集体或领导人签发。有的公文必须经过法定的会议讨论通过才能发布施行。,3、公文的分类公文根据不同的标准可以划分为不同类型。按行文方向划分。按行文方向可分为上行文、平行文、下行文三类。上行文，主要用于向上级机关报告工作，请求上级机关批复或给予工作领导或指导，常见的有请示、报告等。平行文，平行机关或不相隶属机关相互往来的公文，通常以知照、商询、答复为主要内容，最常见的是函。下行文，一般都具有指令性或规范性，常见的有命令、指示、决定、决议、批复及带有指示性质的通知、意见等。有的文种如意见，既可作上行文，又可作平行文、下行文。,按公文的涉密程度划定。按内容涉及秘密的程度，公文可分为秘密文件、普通文件和公布文件。秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。普通文件，是相对秘密文件而言的，也可称为非密文件，如决议、决定、通报等，只限于本机关或本组织内部，不对外公布，即不在社会上公布，不向国外传播。公布文件，就是向人民群众和国内外公开发布的文件，比如一些公告、通告、公报、法律。,（二）法定公文种类,1、党的机关公文种类：中国共产党机关公文处理条例（1996年5月3日中共中央办公厅发布）规定共14种决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。中共四川省机关公文处理实施细则（1996年12月2日中共四川省委办公厅发布）规定：增加了“办法、细则”。2、国家行政机关公文种类：国家行政机关公文处理办法（2000年8月24日国务院发布）规定共13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,3、党的机关与国家行政机关公文特定种类：相同的公文种类9种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。党的机关公文特定种类5种：决议（用于经会议讨论通过的重要决策事项），指示，公报（用于公开发布重要决定或重大事件），条例（用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度），规定，办法，细则。其中：决议、公报、条例不适用于基层党组织。,国家行政机关公文特定种类4种：命令（令），适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员；公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；通告，适用于公布社会有关方面应当遵守或周知的事项；议案，适用于各级人民政府按照法律程度向人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,（三）公文格式标准,1、公文格式适用标准国家行政机关公文格式（中华人民共和国国家标准GB/T9704-1999国家技术监督局1999年12月27日修订）2、公文用纸格式公文用纸幅面尺寸：国家行政机关和党的机关公文用纸采用A4型，其用纸幅面尺寸为：210mmX297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm；版心尺寸为：156mmX225mm（不含页码）。A4型公文用纸页边及版心尺寸,公文用纸技术指标：公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。公文中图文的颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。,3、公文文面格式公文文面格式是指公文的组成要素及其标识规则。组成公文的各要素可分为眉首、主体、版记三部分。眉首，可称为公文的“头”，置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上各要素的统称；主体，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各种要素的统称；版记，置于主题词以下各种要素的统称。,眉首：A、公文份数序号（份号）B、秘密等级和保密期限（密级）C、紧急程度D、发文机关标识（版头）E、发文字号F、签发人G、红色反线（横隔线）：置于发文字号下4mm处（宽度同版心，即156mm）；国家行政机关公文只有一条红色反线，不加红色五星；党的机关公文由居中红色五角星加两侧红色横线组成。,主体：A、标题B、主送机关C、正文D、附件（国家行政机关公文有“附件说明”）E、发文机关署名（党的机关公文）F、成文日期G、印章H、附注（印发传达范围）,版记A、主题词B、抄送机关C、印发机关和印发日期（印制版记）D、版记中的反线文件格式公文（平行文、下行文）首页版式公文末页版式,4、公文排版、印刷与装订格式书写格式：公文一律采用从左至右横写、横排的格式。排版规格：一般每页排22行，每行排28个字。印刷要求：双面印刷。装订要求：左侧装订，不掉页，骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。,5、公文的特定格式信函式格式命令格式:命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成。会议纪要格式命令格式版头(国务院令),（四）公文办理,1、发文办理：指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。2、收文办理：指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办（请办）、承办、催办等程序。3、公文归档：公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。4、公文管理：公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。,二、公司公文种类与格式,（一）公司公文种类及适用范围,1、公司行政公文的种类（主要有9种）决定，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关机关及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，向下级机关发布规章制度，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免或聘用人员。通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。,报告，适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作，反映情况，请求备案，答复上级机关或有关主管部门的询问。请示，适用于向上级机关请求指示、批准。批复，适用于答复下级机关的请示事项。意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。,函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准的答复审批事项。会议纪要，适用于记载、传达会议情况及议定事项。,2、公司党委的公文种类（主要有12种）公司党委的公文除上述9种外，还可使用以下3种：指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求规定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的行为规范办法、细则：用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和省委制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。,（二）公司公文版头形式,1、公司行政公文（广义）版头形式1.1“文件格式”版头“文件格式”公文发文机关标识由发文机关名称或规范性简称后加“文件”组成，发文机关标识应套红居中印在公文首页上部，使用小标宋体字，发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线，不加红色五角星。公司“文件格式”公文发文机关标识文头为中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司文件。凡上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。版式举例凡平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心边缘为25mm。版式举例,1.2“信函格式”版头信函格式”公文一般只标识发文机关全称，在距上页边30mm之下标识，使用小标宋体字，在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线，两条线长均为170mm，发文机关名称及双线均印红色。信函格式”发文机关标识文头为中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司。版式举例,1.3“明传电报“版头发文机关标识文头为中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司明传电报，用于公司机关各部门以公司名义通知、传达或报告紧急事项。版式举例1.4“会议纪要格式”版头“会议纪要格式”标识文头由“会议纪要”组成，距版心上边缘25mm，用红色小标宋体字。公司“会议纪要格式”标识文头为中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司会议纪要。版式举例,1.5“呈批件”版头呈批件的标识文头为“中国石油四川销售分公司呈批件”。字体为黑色。“呈批件”首页版式1.6、“公司简报”版头公司简报的标识文头为“中国石油天然气股份有限公司四川销售分公司简报”。发文机关署名主办处室。“公司简报”首页版式,1.7“处室信息”版头处室信息的标识文头根据处室业务需要确定，如“每日市场快讯”(营销处)、“政工信息”（党群工作处）。“处室信息”首页版式,2、党的机关公文版头形式及适用范围中共文件：用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。中国共产党委员会（）：用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。上述、种版头适用于基层党委发文，第种可称为“文件格式”。第种可称为“文种格式”。,中共办公厅（室）文件、中共办公厅（室）（）：用于各级党委办公厅（室）根据授权，传送党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。中共部文件、中共部（）：用于除办公厅（室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。,（三）公司公文（广义）末页版式,1、公文末页版式：适用于“文件格式”、“信函格式”的公文。版式举例2、“会议纪要格式”末页版式版式举例3、“明传电报”末页版式版式举例,4、“简报/信息”末页版式：适用于“公司简报”、“处室信息”。版式举例5、“呈批件”正文版式版式举例,（四）党的机关公文与国家行政机关公文的主要区别,党的机关公文与国家行政机关公文的主要区别1、份号标识范围不同2、密级标识范围与位置不同3、紧急程度分类与标识位置不同4、版头形式不同5、横隔线不同6、法定文种不同7、附件装订位置不同8、是否标识署名机关不同9、成文日期的标识不同10、印章使用范围不同,（五）电子文件系统环境下公文发文流程选择,1、电子文件系统流程适用范围目前只适用于公司行政发文，不适用于党群系统公文。2、什么样的文件选择什么样的流程启动什么样的流程启动决定什么样的文件格式选择原则行文方向原则：上行？平行？下行？职能范围原则：全面？跨部门？部门职能？重要程度原则：重要？一般？,3、电子文件系统流程选择公司发文（上行）：适用于以公司名义上报上级机关的各类请示、报告、意见。公司发文：适用于以公司名义制发的不相隶属机关之间的函和以公司名义向机关各部门、二级公司制发的涉及全局性工作的重要文件及发布规章制度。处室发文：适用于公司机关各部门以公司名义制发的涉及部门工作或属于本部门职能范围内重要工作的下行文。其适用范围具体包括：公司机关各部门以公司名义向下级机关下达工作计划，作出重要工作部署，作出机构设置调整或人事任免，转发上级机关文件，批转或答复下级机关重要请示、报告。,处室发函：适用于公司机关各部门以公司名义制发的属于本部门职能范围内一般性工作的下行文。其适用范围具体包括：公司机关各部门以公司名义向下级机关部署一般性工作，通知会议或通知具体事项，答复下级机关一般性请示、报告。会议纪要：适用于公司机关各部门以公司名义记载、传达会议情况及议定事项而制发的纪实性文件。公司简报：适用于公司机关各部门以公司名义汇报工作动态、交流工作经验、反映问题、沟通情况而制发的信息类文书。,处室信息：适用于公司机关各部门汇报工作动态、交流工作经验、反映问题、沟通情况而制发的信息类文书。处室呈批件：适用于公司机关各部门向公司领导请示工作、报告工作情况或交办事项处理结果而制发的内部文书。,三、公文写作与处理常见错误举例,（一）发文机关标识文头选择错误,发文机关标识文头的正确选择：用作公文文种的“会议纪要”，应当用“文件格式”或“信函格式”公文版式印发，并在标题中显示；用作公文文种的“函”，应当用“文件格式”公文（平行文）版式。常见错误包括：1、混用“会议纪要格式”版头与“会议纪要”例例例2、混用“信函格式”版头与法定文种“函”例例3、党的机关公文混用“文件格式”版头与“文种格式”版头,（二）秘密等级和保密期限标识错误,1、秘密等级和保密期限的标识规则秘密等级和保密期限：党的机关公文密级，顶格标识在公文首页左上角，份号下方；国家行政机关公文秘密等级，顶格标识在版心右上角第1行，同时还应标识保密期限；公司商业秘密应当顶格标识在版心左上角第1行。“信函格式”公文的秘密等级置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。国家秘密的标志为“”，“”前标秘密等级，“”后标保密期限，秘密等级两字之间空1字（有保密期限时，秘密等级两字之间不空距离）；公司商业秘密的标志为“”，“”前标秘密等级，“”后标保密期限。,党的机关秘密公文和印发量大的普发性公文应当标明份号，国家行政机关公文只要求“绝密”、“机密”级公文应当标明份号,一般用6位阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行（如“No000015”）。公司“油密AAA”、“油密AA”级公文应当在秘密等级和保密期限标识下方标明分类编号代码。,2、秘密等级和保密期限标识的常见错误包括：1、国家秘密与商业秘密混用2、密级标识错误,（三）紧急程度选择与标识错误,1、紧急程度标识规则国家行政机关紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；党的机关紧急公文应分别标明“特急”、“加急”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。当天要办的十分紧急事项用“特提”，3天内要办的紧急事项用“特急”，5天内要办的较急事项用“加急”，10天内要办的稍缓事项用“平急”。国家行政机关公文紧急程度，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。党的机关公文紧急程度，顶格标识在公文首页左上角，密级下方。“信函格式”公文紧急程度置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。,2、紧急程度标识错误举例：例1,（四）发文字号错误,1、发文字号的标识规则公文（“文件格式”、“信函格式”、“明传电报”）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入，而不能用“（）”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如“20041号”，不能编为“（2004）001号”、“（04）001号”或“2004第1号”。,公司“文件格式”公文发文字号：省公司上报上级机关的各类请示、报告、意见，发文字号一律使用“油川销号”。以公司名义制发的不相隶属机关之间的函和以公司名义向机关各部门和二级公司印发的涉及公司全局性工作的重要文件和各类规章制度，发文字号应使用“油川销发号。省公司机关各部门以省公司名义印发的“文件格式”公文发文字号分别为：油川销号，如油川销营号（营销处）。“信函格式”、“明传电报”公文发文字号，在规定的“文件格式”公文发文字号中分别插入“函”或“传”字，如油川销办函号、油川销办传号。,“会议纪要格式”发文字号直接用阿拉伯数字序号并用圆括号“（）”括入，如“（1）”。“呈批件“发文字号使用“油川销呈字号，如“油川销办呈字号”（经理办公室）。“公司简报”和“处室信息”发文字号使用“第X期”。发文机关署名主办处室。“文件格式”公文发文字号标识在发文机关标识下空2行，一般居中排布（上行文除外，上行文发文字号居左空1字）；“信函格式”公文发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识；发文字号下空1行标识公文标题。公司党委“文件格式”公文发文字号可使用“油川销党”，“文种格式”公文发文字号可使用“油川销党发”。,2、发文字号常见错误包括：1、错用括号：“（）”、“”，应改为六角括号“”。例例2、年号不全：“98”应改为“1998”3、乱设虚位：“油川销200605号”应改为“油川销20065号”。例4、滥用字号例,（五）签发人标识错误,1、签发人的标识规则上报的公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。联合上报的公文应当同时标注各联署机关的签发人。签发人姓名居右空1字；“签发人”后标全角冒号，冒号后标识签发人姓名。2、签发人标识常见错误包括：1、上行文未标签发人例2、签发人姓名字体错误例,（六）公文标题撰写错误,1、发文标识的组成与标识规则公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关全称或规范化简称。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关的公文，如其标题过长，可按事由摘要概括。公文标题，红色反线下空2行，可分1行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,2、公文标题撰写常见错误标题不全：未标发文机关、无介词例例例事由表达不完善、不准确,文种使用不当文种混用A、混用请示、函与报告例例B、混用批复与函例例C、“请示报告”同时使用D、多个文种同时使用例,生造文种：A、申请B、汇报例C、批示例D、建议例E、建议书例F、说明例G、合作意向例H、回复例I、反映例,标题冗长例例滥加标点符号例,（七）主送机关错误,1、主送机关的选择与标识规则主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。下行文主送机关名称应当规范、稳定。主送机关为两个以上且不宜用统称的，应当逐一写清楚。向上级机关行文，应当主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关或上级机关的某个部门。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”、“意见”。,电子流程系统下公文的主送机关A、上报股份公司的文件：主送机关为“中国石油天然气股份有限公司部（室）”。B、上报炼销公司的文件：主送机关为“中国石油炼油与销售分公司”。C、二级公司上报省公司的文件：主送机关为“中国石油四川销售分公司处（室）”。主送机关，标题下空1行，左侧顶格，回行后仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标注方法同抄送。“决定”类公文也可将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标注方法同抄送。,2、主送机关常见错误上行文多头主送例直接主送领导人例主送机关未使用规范化简称例,（八）正文内容与格式错误,1、公文正文写作与标识规则“请示”应当一文一事，一般不得越级请示；“报告”不得夹带请示事项。引用公文应当先引标题，后引发文字号。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的词句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。日期应当写明具体的年、月、日。,“通知”、“报告”结尾一般不写“特此通知”、“特此报告”，”“请示”的结束语常用的有“妥否，请批复”、“请予审批”；“批复”、“复函”结束语一般用“此复”；“函”的结束语一般用“是否同意，请研究后及时答复”、“请及时函告”。公文正文用3号仿宋体字，公文标题用2号小标宋体字，正文中第一层次标题可用3号小标宋体字或黑体字，第二层次标题可用3号楷体字。公文正文，位于标题或主送机关下1行。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,2、正文内容与格式常见错误正文内容混杂A、请示一文多事B、报告中夹带请示事项正文引用发文不规范例例正文结构层次序数不规范例,正文汉字与阿拉伯数字使用不当例正文用词不当例例“会议纪要格式”公文写作不规范例,（九）附件错误,1、附件的标识规则公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在公文正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，如需回行，与附件名称第1字对齐排列，有两个以上附件时，应注明顺序号，顺序号使用阿拉伯数码，在“附件：”后上下对齐排列，数字号用下圆点符号（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件名称与附件标题应一致，附件应置于文件之后，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。,被印发、批转或转发的公文，不作为本机关发文的附件，应在印发、批转或转发“通知”之后另页排印。没有列为国家行政机关法定公文种类的“规定”、“办法”、“细则”、“方案”、“总结”、“计划”、“要点”等，不能作为文种直接行文，只能在印发或颁发式“通知”之后另页排印。党的机关法定公文种类中的“条例”、“规定”、“办法”、“细则”应当作为文种直接行文，不应以“通知”的形式印发或颁发。,2、附件常见错误误将被印发、转发文件作为附件例附件说明或附件标识错误例例,（十）成文日期错误,1、成文日期的标识规则成文日期以会议通过日期或负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。党的机关公文成文日期用阿拉伯数字（如“2006年5月24日”），并应在正文左下方成文日期之日标识发文机关署名。,2、成文日期常见错误误将拟稿日期、印发日期作为成文日期例公司行政公文成文日期误用阿拉伯数字：如“2006年5月24日”，应改为“二六年五月二十四日”。,（十一）附注错误,1、附注的标识规则附注一般用于注明印发范围、传达范围，“请示”事项的联系人姓名和电话，或者需要说明的其他事项。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文如有附注应当用圆括号“（）”括入。如：“（此件发至）”、“（此件仅供阅）”、“（此件仅通过中油电子邮箱发出）”“（联系人，电话）”。附注的位置在成文日期和印章之下，版记之上。附注居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。,2、附注常见错误请示未标附注例附注标识错误例,（十二）错误使用“此页无正文”,1、“此页无正文”的解决办法国家行政机关公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。党的机关公文中“会议纪要”和印有版头的向下普发性文件可不加盖印章。印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。2、错误使用“此页无正文”举例例,（十三）主题词错误,1、主题词组成与标识规则公文应当标注主题词。主题词由反映公文内容的类别词、公文主题的词及公文种类的词组成。每件公文所选用的主题词数量一般应在10个以内。上行文按照上级机关的要求标注主题词。在转（印）发类型的公文中，被转（印）发的公文文种可不作为主题词标引。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组，其作用是便于计算机管理与检索。主题词位于抄送机关上方，居左顶格标识“主题词”，后标全角冒号；全角冒号后标词目，词目之间空1字。,2、主题词常见错误主题词提炼不准、不全、随意性大例例例例例主题词词目字体错误例,（十四）抄送机关错误,1、抄送机关的选择与标识规则“请示”不得抄送下级机关，“报告”一般不抄送下级机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关为两个以上且不宜用统称的，应当逐一写清楚。抄送机关在主题词下1行，印制版记上方，左右各空1字，“抄送”后标全角冒号；抄送机关用逗号隔开，回行时与冒号的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。,2、抄送机关常见错误请示、报告抄送下级机关例抄送机关未使用规范化简称,（十五）版记错误,1、版记中印发机关和印发日期的标识规则印发机关指公文的印制主管部门。省公司公文印发机关标识“中国石油四川销售分公司经理办公室”。印发日期是公文的生成时效，以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关和印发日期，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，一般在公文末页下部印两条横线，两线之间左空1字，标识印发机关名称，右空1字标识印发日期（如“2004年月日印发”）。底线下面右侧加圆括号“（）”用阿拉伯数码标识印发份数，如“（共印份）”。,（十六）页码标识错误,1、页码的标识规则公文的页码标识用4号半角白体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。信函格式发文首页不标注页码，最后一行文字下边缘与文武线距离为6mm。,（十七）字体使用错误,字体使用常见错误例,（十八）规章制度写作格式错误,1、规章制度的正确写作方法规章制度的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。内容较复杂的多用“章条式”，即全文分若干章，每章包括若干条。第一章是总则，说明制定该法规的目的、适用范围、要求等；中间几章是分则，分方面列出规范的内容；最后一章是附则，对有关事项作出解释，如法规内某个词语的含义是什么，法规的解释权属谁，法规何时起施行等。内容比较简单的多用“条款式”，即全文共分相对独立的若干条。内容多的条下还可分款、项、目，款不冠数字，项和目冠数字。,2、规章制度写作格式常见错误例,四、公文的写作要领,（一）常用法定公文的写作要领,1、请示请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。根据行文目的不同，请示可分为“请求批准类”、“请求帮助类”、“请求批转类”等三大类。请示的写作要领主要有3点：要遵守行文规则。请示应一文一事，一般只写一个主送机关，一般不得越级请示。理由要充分，要求要合理。格式要正确，语言要得体。请示的标题必须写明事由和文种，不能只写“请示”二字。请示的正文一般按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。请示的结束语常用的有“妥否，请批复”、“请予审批”、“以上请示如无不当，请批转有关单位贯彻执行”。,2、报告报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告；按照行文目的不同，报告又可分为呈报性报告和呈转性报告。呈报性报告：将有关情况报告上级，让上级知晓。一般用于汇报工作、反映情况、答复询问。呈转性报告：既汇报工作，又对某项工作提出意见或建议，上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发有关单位执行。结束语常用“以上报告如无不妥，请批转（或转发）执行。,3、批复批复是答复下级机关请示事项的指示性公文。根据下级机关请示的内容，批复一般分为“表态性批复”和“指示性批复”两类。批复的写作要领主要有3点：要先回应后批复。批复是针对请示写的，所以批复正文的开头一般要写明来文的标题或发文字号，并加“收悉”、“收到”等字眼。表态性批复：或同意，或不同意。同意不必说明理由，不同意一般要略说理由。指示性批复：既表态又指示，即同意并提出带有指导性的具体意见。要及时批复。要本着急件急办的原则及时处理各类请示。,4、函函是机关之间办理日常公务的交往性公文。根据内容性质，函大体可分为“商洽函”、“问复函”、“请准函”、“知照函”等四类。函的写作要领主要有2点：一事一函，直陈其事。函的正文一般由缘由、事项、结语三部分组成。缘由是交代为什么要写这封函；事项是说明商洽、询问、答复、请求、知照的具体内容；结语是表达发函者的愿望，如“请研究后函复”、“请同意”、“请批准”、“特此函告”、“此复”等等。,5、通知通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。根据适用范围的不同，通知主要可分为六大类：发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事物性通知。通知的写作要领主要有3点：标题。批转性、转发性通知，标题中应标明“批转”、“转发”字样，并要列出原发文单位。如果原文件是通知，则可省略一个“通知”字样。,正文。不同通知的正文有不同写法：发布性通知只需写明发布什么规章，请贯彻执行就可以了；批转性、转发性通知只需写明批转、转发什么文件，请贯彻执行；指示性通知应把工作来由、工作内容、工作要求三个方面讲清楚；任免性通知要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务，有的还要写出任期、待遇；事务性通知只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。紧急通知一般要在标题标明“紧急通知”字样。,6、通报通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文件。根据通报承担的任务，大体可分为“表彰先进型”、“批评错误型”、“传达事项型”三类。通报的写作要领主要有3点：表彰先进的通报。一般要按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指名如何向先进学习等四个步骤写。批评错误的通报。应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚传达事项的通报，一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神；另一部分是对下属或群众的要求、希望。,7、决定决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。决定具有约束力，改变决定必须通过法定程序。决定分为指挥型、个案型、知照型三类。指挥型决定：由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。个案型决定：由个案事实分析、决定事项、期望要求三部分组成。知照型决定：只需把广而告之的决定事项一一列出来。,8、指示指示是上级机关对下级机关指导工作的公文。按照指示内容涉及的范围，指示可分为两类，一类是涉及全局问题，带普遍性的指示；另一类是涉及局部问题，带特殊性的指示。指示的写作要领主要有2点：指示的文种一般用“指示”二字，特别紧急的工作可用“紧急指示”。指示的正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。,9、意见意见是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。意见分为“直接指导型”和“批转执行型”。意见的写作要领主要有2点：直接指导型：领导机关直接对重要问题提出意见用以指导下级工作。批转执行型：由职能部门提出，经领导机关同意批转或转发下级机关执行。上级机构批转或转发时用“通知”形式印发，意见的正文分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点提出意见的现实根据，后面部分则是对工作的具体要求及实施的原则、步骤、方法等。,10、会议纪要会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。根据会议性质和拟写会议纪要的目的，会议纪要分为三大类：决议性会议纪要、协议性会议纪要、研讨性会议纪要。会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。会议概况介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等；会议内容介绍会议讨论和决定的主要事项；结束语是正文部分的小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出希望和要求。内容相对比较简单的会议可以不写结束语。,（二）领导讲话与工作报告的写作要领,1、占有材料材料是文字的血肉，力求“多得”，不分古今，不分正反，不分上下。,1、谋篇布局结构严谨结构是文章的体骼，把握线索与脉络，层次与段落，开头与结尾。立意要高立意重在主题，主题是文章的灵魂。例1,2、吃透上情学习和运用最新理论成果最新理论成果：科学发展观；社会主义和谐社会；党的先进性建设。例1准确理解领导意图辞能达意，意能达意例1例2,3、掌握下情发现问题，有的放矢例1总结经验，升华提炼例1,4、写出新意提炼新观点邓小平说：“要讲新话，要不断创新，讲新话马克思主义才能发展，列宁讲新话才能产生列宁主义、毛泽东讲新话产生了毛泽东思想。把握新角度“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”找出新视点例1例2,5、反复修改好的文章是“改”出来的A、“善作不如善改”。鲁迅说：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜”。毛泽东补充说：“鲁迅说至少看两遍，至多呢？他没有说，我看重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表”。B、增、删、改、调。结构与逻辑层次的修改结构合理，符合逻辑，突出重点，详略得当。过渡的安排例1字斟句酌“推敲”的由来。要推敲每一字、每一词、每一句。例1,6、语言风格不同文章有不同语言风格把握好“文章语感”（领导讲话与工作报告）例1不同领导有不同语言风格不同的听众有不同的语言风格好的文章要使外行人能读懂,（三）汇报材料的写作要领,1、结构得体汇报材料的结构一般包括：开场白公司基本情况工作情况及措施下一步工作思路请求协调解决的问题结束语落款,2、人人有别不同的领导关注的要点不同例13、内外有别把握好分寸感4、语言风格忌虚报浮夸，忌故弄玄虚，忌晦涩难懂,本讲到此结束，谢谢大家！如有错误之处，敬请鉴谅！,讲义附件（非演示部分）,推敲的由来：一天，贾岛在京城长安，骑着毛驴在街上行走，随口吟成一首诗，其中两句是：“鸟宿池中树，僧推月下门。”贾岛觉得诗中的“推”字，用得不够恰当，想把“推”字改为“敲”字，但一时不知哪个字好。于是，一面思考，一面用手反复做着推门和敲门两种动作。一不留神，冲撞了韩愈的仪仗队。韩愈看到，十分生气地对贾岛说：“你骑驴子怎么低着头，也不朝前面看看？”贾岛一惊，慌忙下驴，向韩愈赔礼，并将自己刚才驴上所得诗句，因斟酌“推”“敲”二字，专心思考，不及回避的情形讲了一遍。韩愈听后，转怒为喜，深思片刻后便说：“敲字好！在万物入睡、沉静得没有一点声息的时候，敲门声更是显得夜深人静。”贾岛连连拜谢，把诗句定为“僧敲月下门”。从此，“推敲”两字，便成了深入思考问题，反复修改文字的典故。返回,2006年工作报告提纲第一部分“十五”期间的发展成就和基本启示（初稿）1、经营规模跃上新台阶，市场主导地位基本确立。2、资产质量根本改善，盈利能力明显增强。3、销售网络快速扩张，市场控制能力大幅提升。4、销售结构持续优化，经营质量和效益显著提高。5、企业管理不断加强，企业改革取得重大突破。6、精神文明建设和企业文化建设扎实推进，发展动力和活力不断增强。,第一部分“十五”期间的发展成就和基本启示（定稿）（一）综合实力跨上新台阶。（二）结构调整形成新格局。（三）体制机制实现新突破。（四）社会贡献创出新成就。（五）企业面貌呈现新气象。,第二部分2005年工作的简要回顾（初稿）1、市场供应保障有力，经营规模持续扩大。2、销售结构明显优化，创效能力大大增强。3、网络建设稳步推进，加油站管理水平有所提高。4、管理工作创出新成就，生产经营安全平稳运行。5、基层建设取得新成果，企业整体和谐稳定。6、对外协调取得新成效，营造了良好的内外发展环境。,第二部分2005年工作回顾（定稿）（一）主要预算指标全面超额完成，企业创效能力大大增强。（二）市场供应保障有力，对经济社会发展的贡献凸显。（三）市场开发稳步推进，零售经营管理水平有所提高。（四）管理水平明显提升，重塑了四川公司新形象。（五）基层建设不断加强，实现了安全稳定和谐发展。（六）地企关系更加融洽，营造了良好的发展环境。,第三部分“十一五”发展目标和2006年工作部署（初稿）形势分析、2006年工作总体要求及主要工作目标1、不断增强企业创新能力，做好新形势下的营销工作2、推进销售增长方式转变，实现销售业务更快更好发展3、深度开发成都市场和县域市场，实现重要区域市场开发的新突破4、建立加油站规范管理长效机制，树立加油站新形象5、加强安全环保稳定基础工程建设，夯实企业发展根基6、以规范和执行为重点，推动管理升级7、全面推进基层建设，努力构建和谐企业,第三部分“十一五”发展目标和基本任务（定稿）,第四部分、2006年重点工作部署（定稿）2006年面临的形势、工作总体要求及主要工作目标1、加强安全环保和稳定工作，着力构建和谐企业2、不断增强企业创新能力，做好新形势下的营销工作3、推进销售增长方式转变，实现销售业务更快更好发展4、深度开发成都市场和县域市场，实现重要区域市场开发的新突破5、建立加油站管理长效机制，树立加油站新形象6、以规范和执行为重点，全面推动企业管理升级7、加强党的建设、领导班子建设和员工队伍建设，为企业发展提供有力保证返回,胡锦涛在美国耶鲁大学的演讲（摘录）中华文明历来注重以民为本，尊重人的尊严和价值。早在千百年前，中国人就提出“民惟邦本，本固邦宁”、“天地之间，莫贵于人”，强调要利民、裕民、养民、惠民。今天，我们坚持以人为本，就是要坚持发展为了人民、发展依靠人民、发展成果由人民共享，关注人的价值、权益和自由，关注人的生活质量、发展潜能和幸福指数，最终是为了实现人的全面发展。中华文明历来注重社会和谐，强调团结互助。中国人早就提出了“和为贵”的思想，追求天人和谐、人际和谐、身心和谐，向往“人人相亲，人人平等，天下为公”的理想社会。返回,科学销售理念的丰富和完善2002年，杨总到宜宾公司调研，首次提出了“科学销售”的观点。2003年，归纳提出了“科学销售、量效并重、效益优先”的经营方针，明确提出科学销售就是要科学预测市场需求，科学把握调运节奏，科学配置资源，努力提高调运效益；就是要正确处理市场、销量、价格效益之间的变化关系，科学制定价格策略，科学把握销售节奏，谋求等量销售利润最大化；就是要树立科学的客户观，确立“以市场为导向、以客户为中心”的营销定位。2004年至今，从调整销售结构、转变销售增长方式、精细营销管理等方面对科学销售的内涵进行了进一步丰富和完善，逐步形成了科学销售理论体系。返回,“找准新的增长点”理念的深化和系统化2005年末，杨总在川北片区调研会上指出：“各个单位都要找准自己新的增长点。首先是经济总量的增长带来对油品需求的增长；成都市场和县域市场也是我们新的增长点。这是第二个增长点；经营质量的提高也是我们的增长点，过去忽视了这个增长点，如销售品种不同，毛利就不同，效益贡献也不同”。明确提出“关于如何寻求新的量效增长点、提高销售业务成长性的问题”，并进行了系统化：“提高销售业务的成长性包括两个方面：一是要不断拓展销售空间，找到新的销量增长点；二是要持续提升创效能力，找到新的效益增长点。,“我们新的销量增长点在哪里？至少有以下四个方面：第一个是GDP增长带来的成品油消费的增长，客观上会带来一块增量。第二个是深度开发成都市场和县域市场，这是我们的两个销量增长极。第三个是零售网络的增加，这是外延增量的根本途径。第四个是挖掘现有加油站的销售潜力，这是内涵增量的有效途径”。“我们的效益增长点又在哪里呢？除了做大总量可以增加效益外，还有以下几个效益增长点：第一，调整销售结构是最重要的效益增长点。第二，提高价格到位率是最现实的效益增长点。第三，降本压费也是一个大有潜力的效益增长点。四是拓展非油品销售业务也是我们提高创效能力的有益补充。另外管理也能出效益”。返回,“依法治企、以德治企、重典治企”的治企方针的提出2004年，针对部分二级公司在管理工作中暴露出的问题进行了认真总结分析，指出了企业管理工作中存在的非标化、低标化问题。杨总半年工作报告明确提出必须长期坚持“依法治企、以德治企、重典治企”的治企方针，必须长期坚持“标准化、精细化、精确化”的管理标准，必须全面提升组织执行力。针对执行力方面的问题，2006年工作报告明确提出重点整治执行的“无知症”和“麻木症”。返回,2006年工作报告“以批发为调控，向零售要量效”的观念的提炼“我们利用批发调节，推动市场价格到位”。“由过去从批发要量转到以批发为手段调控市场价格，发挥对市场价格的调节作用”。摘自德阳公司工作汇报材料。“将批发业务作为零售上量的促进手段，合理掌握销售节奏，增强市场的控制力”摘自成都公司工作汇报材料。“彻底转变向批发要销量，向零售要效益的观念，树立以批发为调控，向零售要量效的观念，把经营思路转变到批发做好做精，零售做大做强的轨道上来，发挥批发销售对做大规模、稳定客户、调节市场的重要作用，体现良好的成长性，保持销售业务稳定发展”。摘自杨总2006年工作报告,2006年工作报告“理性营销、精细营销”观念的提炼“细分批发客户对象，覆盖盲区市场。对位于我司网点控制盲区且忠诚度较高的经营户适当批发销售，兼顾他们的利益，弥补我司网点布局的不足；对给我司零售形成竞争的经营客户停止批发，充分发挥我司网点的辐射作用。发挥薪酬分配导向作用，根据吨油效益贡献大小、加油站地理位置差别及竞争激烈程度不同，分品种分口岸细化差异化吨油工资考核办法，鼓励员工多卖汽油”。摘自德阳公司工作汇报材料。“彻底摒弃经验营销和粗放营销的观念，树立理性营销、精细营销的观念，把多卖油与卖好油结合起来，把主导市场份额、主导市场价格、主导市场供应渠道作为“主导区域市场”的题中应有之义，以