保定学院图书馆文献资源采购管理办法.doc

附件16-1：保定学院图书馆文献资源采购管理办法第一章 总则第一条 为规范我馆文献资源采购行为，保证资金使用效益，节省经费开支，增大透明度，并将廉政建设落到实处，根据中华人民共和国招投标法、保定学院物资设备采购工作管理办法（试行），特制定本办法。第二条 本办法管理的范围包括图书馆所有文献资源（图书、期刊、电子文献、数字资源、数据库）的采购。学院每年根据图书馆发展规划进行定额资金配备，以保证图书馆资源建设符合国家相关要求，必要或临时性需要时根据实际情况追加资金。第二章 组织领导第三条 为了加强对文献资源采购的组织管理，规范运行采购行为与过程，特成立文献资源采购指导小组，由主管院长、国资处、图书馆、财务处、教务处、纪检委等部门负责人组成。重大问题由图书馆提出、领导小组讨论决定，图书馆负责实施。第三章 采购管理第四条 文献资源采购包括中外文图书、中外文期刊、报纸和电子出版物、数字资源、专业数据库的采购。文献资源采购实行“统一管理，分类采购，集体招标”的管理模式。“统一管理”是指在学院文献资源采购领导小组统一指导下开展工作；任何个人或部门均不能从经过资质招标确定的供应商以外的渠道实施采购行为与活动，否则不予承认，严重违纪的依相关文件处理；“分类采购”是指按文献资源的不同文种、不同类型、不同渠道和特点确定采购方式：图书、期刊、报纸采购以进行资质招标、分别签订采购协议的方式采购；电子资源和数字资源以供货招标的方式采购；专业学术数据库和其它不能以招标方式进行的，依据读者需要以谈判方式采购；“集体招标”是指由国资处主持、根据实际需要、由有关部门负责人参加并共同完成招标的采购方式。采购方式定为集中招标采购、定点采购和零星采购。零星采购是指教师因教学和科研需要而产生的临时购买活动、学校因发展需要所进行的紧急采购活动、因发行渠道不畅而产生的直接向作者购买文献的活动。第五条 图书馆每年根据本馆的预算经费，结合对供应商满意度的评价，编制供应商资质招标计划，然后根据采购计划制订采购任务书，并报请国资处。国资处依此制订资质招标文件。资质招标每年进行一次。其它资源的引进，以教育教学科研发展和读者需要为基本依据进行试用评价，对需求量大的进行引进。第六条 国资处根据图书馆编制的文献资源采购计划，召开采购领导小组工作会议，确定考察对象。在考察之前，要求被考察单位提供资信证明、办公地点、资源提供与保障能力等有关资料。第七条 国资处根据采购领导小组确定的考察对象，组织采购领导小组成员进行实地考察。考察过程中要对考察对象的营业执照、资信证明、资源提供与保障能力、发展前景、办公地点等进行实地考察。考察完毕要对被考察对象进行评价。第八条 经过考察和评价，确定资质投标单位。参加考察的有关人员要对投标单位进行认真比较，提出具体的意见，并严格执行保密纪律，以杜绝招标的人为操作；采购领导小组根据考察结果，在公开、公平、公正的原则下招标，确定三家以上的资质投标单位。投标单位必须按时提交标书并按有关规定履行义务。第九条 国资处按规定时间接收投标书，并进行详细登记，以便备查，防止遗漏。超过时间所交标书一律无效，视同弃权。投标人必须是工商行政管理局注册的图书经营企业。投标人提供的图书必须是合法出版物。投标人应当按照招标要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出明确响应。第十条 评标是整个招标过程的关键环节。评标一定要在“公开、公平、公正”的原则下进行，不准徇私舞弊。要求标书封装完整，当众拆封。评标过程中要严格做好记录，保证资料完整，结果公正。评标、定标采用不记名形式，坚持少数服从多数的原则，也可以根据价格、服务质量等择优定标，尽量做到物美价廉。参加评标的人员要在评标结果上签字，以示同意。然后由国资处根据评标结果拟定合同，确定价格、供货时间、付款方式、服务质量要求等内容，并与供应商签订协议。第四章 验收管理第十一条 验收是保证文献资源质量、数量的重要环节，必须认真组织。供货单位直接将所采购的文献资源交由图书馆接收，图书馆收到后，对照发货对帐单逐册验收，并做好各项记录，对不符合质量要求的图书资料，根据合同进行清理。验收完毕后逐本将书目输入计算机，打印验收清单，验收人员签字，图书馆领导签字。第十二条 图书馆根据验收结果，以合同规定的价格即实际发生额为准，经主管院长签字后到财务处办理付款手续，然后按合同规定付款。第五章 附则第十三条 凡是涉及投标、招标的人员，都有义务进行保密，不准泄漏招标具体内容以及供货书商的各项信息，