公司内部邮箱管理办法.doc

深圳市智讯拓科技有限公司文件编码: hr-2014-05-001文件版本:1.0文件类别纲领文件公司内部邮箱管理办法旧版本号:无程序文件页 数:5/5指导文件生效日期:2014年5月10日深圳市智讯拓科技有限公司shenzhen intelligence billiton technology co., ltd 公司内部邮箱管理办法文件类别：管理制度(非受控文件)文件编码：hr-2014-05-001页数：1/5版本：1.0核准:会签:审核:制定:人力资源部收文单位: form no：hr-2014-05-001修订日期修订内容修订人2014年5月4日初建版本人力资源部一.目的为了进一步规范公司内部邮箱使用，逐步使邮箱成为提升公司内部信息化办公水平和工作联系、信息交流、工作联系、文件快速传送等公司交流沟通的快速通道。二.范围2.1本文件规定了公司企业邮箱使用者的权利和义务；2.2本文件适用于公司各部门。三.引用标准3.1文件撰写作业准则 tecno-qw-dcc-001；3.2文件与资料控制程序tecno-qp-dcc-001；3.3内部沟通控制程序tecno-qw-hr-020。四.术语和定义无五.权责5.1公司总经理或总经理授权人批准公司内部邮箱开通；5.2信息技术部网络工程师负责公司内部邮箱的开通、维护事宜、监管事宜。六.企业邮箱的账号构成6.1企业邮箱域名后缀为：“用户名”6.2 用户命名规则按姓名类型或者部门类型：6.2.1姓名类型的邮箱命名方式为：名.姓的拼音+邮箱域名后缀，如：张三峰： ；6.2.2部门类型的邮箱命名方式为：部门英文简称或拼音简称+序号+邮箱域名后缀，如：人力资源部：；6.2.3重名或重音的命名规则：先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字01、02、03加以区分；6.2.4企业邮箱初始密码由信息技术部网络工程师设置后直接通知使用者修改，防止邮件被其他人恶意篡改；6.2.5公司内部邮箱的浏览器访问、邮件客户端软件访问、接收服务器（pop3）地址、发送服务器（smtp）地址等由信息技术部负责。七.公司内部邮箱使用管理7.1频繁与外单位有业务往来的岗位可以申请使用邮箱，申请时请填写公司内部邮箱申请表（附录1）”经公司相关领导批准后可开通邮箱，同时自觉遵守本管理办法、公司相关制度和国家法律法规；7.2为节约资源，原则上部门负责人可使用独立邮箱，一般文职人员若原则上共同使用一个邮箱，但若工作内容涉及机密性的，应独立使用邮箱；7.2.1共同使用邮箱的，凡是其中1人离职的，继续使用人必须当即修改密码；7.2.2独立使用邮箱的，在离职当日即安排注销邮箱。7.3为避免资源浪费，岗位调整不再需要邮箱时，所在部门应在三个工作日内通知信息技术部网络工程师注销邮箱帐号；7.4员工离职时，将注销已经开通的公司邮箱，若是按部门名称开通的共同使用的邮箱，可继续转由接受岗位工作的人员使用；7.5公司内部邮箱仅作为业务往来中信息传递使用，禁止将其作为活动存储器使用，信息技术部不提供邮箱服务器的管理备份，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘，由于未及时保存造成重要信息丢失的，责任由用户自己承担；7.6使用公司内部邮箱发送邮件时，附件应控制在10mb内，避免造成信息平台堵塞；7.7禁止通过企业邮箱对外发送公司机密资料以及所有涉密文件，信息技术部做好邮箱发送、接收状态监督工作，如有违反，将第一时间上报公司严惩；7.8使用公司邮箱时发送国家违禁内容的，产生的一切法律责任自负。八.附则8.1本管理办法经总经理批准后，于2014年5月1日起生效实施；8.2本管理办法由人力资源部负责解释；8.3本管理办法属于管理制度，不按受控文件进行管理，但发文件中心备案。附录1：深圳市智讯拓科技有限公司公司内部邮箱申请表表单号：申请部门申请人日期开通邮箱类型独立使用 共同使用使用人部门负责人意见