公务差旅及费用报销.doc

supresoft，group文件编号:更改日期: 2003-12-30 *公务差旅及费用报销发布日期: 2004-1-1 business travel & expenses reimbursement页次/页数:6/101.0 目的 本程序规定了出差申请、差旅报销的管理要求，旨在规范员工公务出差管理工作，合理控制差旅费用，提高出差管理效率，减低经营管理费开支。2.0 要求2.1 制定公务差旅及费用报销管理程序2.1.1 企业财务部应当根据集团管理程序结合实际情况起草企业公务出差及费用报销管理程序。该程序经有关部门讨论后报总经理签字批准。2.1.2 财务部应当指定专人负责监督管理公务出差事宜。各部门和企业领导应当按照授权严格控制公务出差审批。出差申请和出差费用报销按审批权限表进行审批。2.1.3 企业应当根据实际情况为各部门或每个员工设立费用核算科目，定期分析各部门和每位员工的差旅费开支状况以及执行管理费情况。2.1.4 集团鼓励企业实行公务出差统一集中管理制度。行政管理部门应当集中统一办理职工公务出差有关交通定票、预定宾馆（旅馆）、安排会议场所等具体业务。2.1.5 人力资源部应当和财务部共同组织有关人员参加公务旅行及费用报销管理程序学习培训。2.2 公务出差管理2.2.1 公务出差计划2.2.1.1 企业各部门应当根据部门开展业务需要，编制企业公务出差费用开支计划。公务出差计划应当构成企业经营管理费计划的重要组成部分。2.2.1.2 公务出差开支计划经企业财务部审核后，随同经营管理费计划报财务总监和总经理批准。2.2.1.3 各部门负责人应当对本部门差旅费开支进行严格控制，财务部业务主管人员则应当对各部门差旅费实际开支进行监督审核。2.2.2 出差申请和批准2.2.2.1 所有公务出差应在出差前由出差人填写“出差任务书”(请参见附录2)和“出差费用预算表”（请参见附录3）并经过部门经理和总经理或副总经理的批准。出差任务书和出差费用预算表是差旅费报销时的必要附件。2.2.2.2 出差员工如果需要预借出差借款时，应当根据计划出差天数、具体活动安排以及费用和补助标准等计算出所需款额，然后报主管上级审核，最后根据授权报相应的管理人员批准。2.2.2.3 财务部业务主管人员只有在审核授权人员签字后，方可办理付款手续。2.2.2.4 高级管理人员出差应当得到总经理批准，而总经理出差则应得到财务总监的批准。2.2.2.5 各级管理审批人员有责任确定其属下人员是否需要出差。如果业务可以更经济的方式进行,则不应批准其出差。2.2.2.6 企业所有人员因公务出国旅行，应当报总经理和财务总监批准。2.2.3 出差标准2.2.3.1 交通工具l 一般员工出差可乘火车硬卧,轮船二等舱。l 部门经理包括副经理出差可乘飞机经济舱,火车硬卧,轮船二等舱。l 总监及以上高级管理人员出差可乘飞机经济舱，火车硬卧或软卧，轮船一等舱。l 因事情紧急或其他特殊情况需乘坐飞机或软卧需有24小时以上的火车路程并要得到总裁或授权高级管理人员的批准；如乘火车在5小时以内,不得乘坐卧辅；乘坐轮船标准为二等舱。l 所有员工中短途出差可乘坐各种大巴旅行。员工因紧急情况需乘出租车旅行，事先必须获得或财务总监批准。l 员工在外需乘坐其他交通工具旅行时，应当比照常用交通工具,遵循节约、合理、有效的原则选择。l 火车、轮船、飞机票包含订票手续费，机场建设费和保险费。2.2.3.2 差旅补助l 本公司长途差旅费报销制度为包干制。l 国内出差报销标准如下： 内容职务伙食、住宿、市内交通/人天(元)低消费城市高消费城市一般员工280350部门经理350400公司经理*400500l 国外出差报销标准如下： 内容职务伙食、住宿、市内交通/人天低消费国家地区高消费国家地区一般员工us$100us$150部门经理us$120us$200公司经理*us$200us$300*公司经理也可选择实报实销。(住宿标准最高不超过四星级，餐费标准最高不超过：国内100人民币，国际100美元。 l 高消费城市指北京、上海、广州、深圳、珠海、厦门、汕头、海南l 高消费国家地区指美国，日本，香港，新加坡，德，法，英，意西班牙，荷兰，加拿大，澳大利亚。l 出差补助中包括住宿费、伙食费、出差城市市内交通费。l 员工可报销从公司或家到机场、火车站、汽车站、码头等的来回公共交通车票，到机场来回无特殊情况需乘坐机场大巴。l 差旅补助天数按“算头不算尾”或“算尾不算头”的规定计算。2.2.3.3 通讯费l 在差旅目的地发生的与公司业务有关的通讯费实报实销。报销通讯费时应附话费收据和话费清单，并在话费清单的相应部分注明日期,通话时间,通话人,金额。员工应当合理使用长话，减少话费开支。2.2.3.4 招待费l 出差过程中临时发生招待费用的，应事前提出申请并经主管副总的电话批准。本人是副总的，应经过总裁同意。l 原则上普通业务人员不应发生招待费。2.2.3.5 会议费l 员工会议出差可以根据会议统一标准安排办理住宿。当举办单位的会议标准严重超过企业出差标准时，出差人员应当另选合适的宾馆。l 如由会议举办单位统一安排食宿的，则按公司包干标准的30%给予差旅补助。2.2.4 费用报销规定2.2.4.1 员工在报销出差费用之前，出差人应首先完成出差报告并得到部门经理签署。请参见附录4-“出差报告”。2.2.4.2 报销差旅费必须填写“差旅费报销单”。报销人应按规定要求填写有关报销内容，具体包括：报销人姓名、雇员编号、部门、出差目的、合同编号，出差起始日期、出差借款等。2.2.4.3 出差使用外币的情况下,应按照报销当日官方公布的汇率将外币折算成人民币。2.2.4.4 员工出差或业务活动结束返回企业后，应当在一周内填报“差旅费报销单”，并将住宿单据贴于“差旅费报销单”后供参考。如果出差的实际天数超过预计天数,则应书面详细陈述超过原因并附于报销单后。2.2.4.5 “差旅费报销单”填好之后,应得到部门经理的审核并签署后交财务部处理。2.2.4.6 财务部对“差旅费报销单”进行审核后根据审批权限表、实际内容、金额大小报送总经理和财务总监审批。2.2.4.7 财务部收到企业领导批准手续后，由出纳向出差报销人支付超额现金或收取没有用完的出差预借款。报销申请人应在“差旅费报销单”上注明已收到财务部的报销款，或者出纳在收到出差人的退款后向出差人开具收据。2.2.4.8 二人以上出差，原则上应各自填报差旅费报销单，不能分开的费用由其中级别较高者填报。如果不同级别人员共同出差又不分开报销时，报销人应当由全部出差人联合签字，并交非出差的上级人员审批签字。2.2.4.9 出差报销涉及招待费时，招待费应注明所有参加人员的姓名以及招待目的。当在同一场合有公司其他员工参加时, 应分别取得各人的发票。当不能分开取得单独的发票时,应由最高级别的人付款取得发票。非正式发票一律不予报销。2.2.4.10 所有的招待费用都要经其上级主管和财务总监的批准；如果实际发生的招待费用超过申请金额，报销人须申明理由并重新得到批准。2.2.4.11 各部门经理应对属下发生的招待费用的合理性及必要性进行审核，从最大程度上控制招待费用支出。2.2.4.12 在通常情况下,“其他费用”都应附有正规发票收据并在“差旅费报销单”的相应部分注明。2.2.4.13 出差人发生超标准开支时，财务部应严格按标准执行或得到总经理、财务总监或其他授权主管副总的批准。2.2.4.14 出差人在发票丢失的情况下,应遵循以下处理程序:l 从机票代办处或是航空公司处取得机票的副本以及附上登机牌。l 丢失的发票如金额较大时，应力争补办手续。否则应书面说明并经部门副总和财务总监批准。l 如丢失的发票金额较小而且有同行人佐证时，应书面说明并经部门副总和财务总监批准。2.2.4.15 财务部办理员工出国旅行报销手续时，应当仔细审核各项费用开支发票和报销标准。2.2.4.16 财务部应当每月一次向各部门提交员工借款情况表（参见附录6-“职工借款明细表”）。各部门负责人应当敦促借款人限期向财务部办理报销或退款手续。当借款人未能在规定期限内办理报销手续时，财务部将在计算其下月工资时从其工资中扣除。2.3 政策和规定2.3.1 出差借款应严格执行“前款不清，后款不借”的管理政策。特殊情况个别员工需紧急出差而一时无法完成前次出差费用报销手续时，其主管上级应当为其作出书面说明并对该员工返回后履行报销手续承担敦促报销的责任。2.3.2 禁止员工长期占用公款不办理报销和退款手续。发现员工利用公款办理私人事务，应根据金额大小和奖惩管理规定对其进行相应的处罚。涉及舞弊案件时，移交当地司法机关处理。2.3.3 禁止上级人员将自己的出差费用交下级人员填报办理报销手续。任何人员不能审批自己的费用支出。2.4 审批权限金额业务审批财务审批rmb5,000.00部门经理财务经理rmb50,000.00副总经理财务总监rmb100,000.00总 裁财务总监rmb100,000.00董事会财务总监3.0 文件和记录附录1-出差管理流程图附录2-出差任务书（兼借款单） 附录3-出差费用预算表附录4-出差报告书附录5-职工借款明细表附录1-出差管理流程图出差人提出“出差申请”部门经理、或直接主管审核”同意吗？修改申请按授权得到适当批准准批准了吗？到出纳出领取借款财务部记账财务部核算借款金额否是是否完成出差报告填写“差旅费报销单”直接主管审核同意吗？修改出差报告及“差旅费报销单”获得适当的批准批准了吗？修改出差报告及“差旅费报销单”通过？财务记账更改财务审核准备职工借款明细表通知到借款员工及其部门经理跟踪职工还款及报销从工资中扣除超期借款否是否是否是是是是是是是_加盖有红色“受控”章者为受控文件，任何其它复印件为非受控文件。 此文件在适普内部使用编制： 审核： 批准： supresoft， group9/10 attachment 2 travel request附录2 出差任务书(兼借款单)出差人姓名name： 所属部门dept：计划返回时间est. return date： 本部门差旅费预算余额dept balance：同行人姓名with：计划出差时间planed date：计划交通工具trans. methods： 其他特别说明especially note：计划借款金额planed borrowing amount：（大写capital） 借款日期 date：出差目的地 distinction：出 差 任 务 简 述 task description ：(第一站 first station：1.联系单位名称 contact unit2.主要联系人姓名 contact person3联系电话 tel.4预计停留时间 est. period 5(第二站 second station：1联系单位名称 contact unit2主要联系人姓名 contact person3联系电话 tel.4预计停留时间 est. period 5(第三站 third station：1联系单位名称 contact unit2主要联系人姓名 contact person3联系电话 tel.4预计停留时间 est. period 5总裁飞机特批ceo：财务总监cfo：部门经理mgr.: 出差人traveler ：注：1.本借款单一式二份。出差人自留一份，报销前写完成任务报告书时用。this form has two copies: one for the traveler to prepare the expense report.2.出差人办理报销时必须出具完成任务报告书，简要报告任务完成情况。重大专题任务应另写报告。the traveler shall complete the task report when he/she has his/her expense reimbursed. for heavy project, a additional specific report is requested. 3.总裁，财务总监及营销副总或其他部门经理 的出差报销如涉及公司重大机密，可不附完成任务报告书。但应注明存总经理处。if the reimbursement includes company secrets, the task report will not be custody in gm than retained as an attachment of reimbursement. attachment 3- travel expense budget附录3出差费用预算表出差日期： 年 月 日 年 月 日 出差地点：项 目预算金额(元)说明部门经理意见财务部核准金额总经理和副总经理意见1交通费 -1a机票机场建设费 航空保险费-1b火车票费-1c长途汽车费-1d出租汽车费-1f轮船费2差旅补助3通讯费5*交际应酬费6*会议费7*培训费8*其他合计总经理/副总经理： 财务部： 部门经理： 出差人：注：1.此预算表作为报销单的必要附件，必须签署完整。财务部将按被批准的预算表进行差旅费报销。2.填写带*的行项目时, 必须说明预计发生费用的理由或附上已经总经理和副总经理批准的申请或其他支持材料。3.填写此表时,应做到字迹工整,表面整洁。批准后的预算表不得随意更改，否则，一经发现，当事人将受到严肃处理。attachment 4 travel report附录4 出差报告出差人姓名name： 所属部门dept