（外国语言学及应用语言学专业论文）语用学视角下的商务信函写作.pdf

中文摘要 中文摘要 随着国际贸易蓬勃发展英文商业书信逐渐成为贸易活动中不可缺少的部分。商业 信件作为商业交流的手段之一。在建立和维持商业联系，合作买卖与保持良好关系方面 发挥着重要的作用。如何写一封高效的商务信函，成了人们关注的重点。 从七十年代早期开始，语言学家对语言在商务信函中的使用问题越来越感兴趣。语 用学中的合作原则和礼貌原则为商务信函写作提供了有利的理论支持；同时，在合作原 则和 l 貌原则指导下产生的一些写作繁略，如。y o u a t l i t u d e ”和“p o s i t i v ee m p h a s i s ”， 又在实际商务信函写作中将这两种原则很好地反映了出来。这就是此篇论文要研究的问 题：语用学原则是怎样在商务信函写作中体现的，又应该如何正确地指导商务信函写作。 作为语用学原则指导下的写作策略，“y o u - a n i t u d e ”等与合作原则及礼貌原则的关系 在文中做出了阐释。语用准则是制约规则，可相互兼容和融通，也可相互抵触。使用时 需随机应变，灵活应用。“y o u - a u i t u d e ”“p o s i t i v ee m p h a s i s ”作为在英文商务信函写作中 的特殊语用准则，更多的是体现了礼貌原则各准则与合作原则各准则之间的兼容性。 在简要地介绍了商务信函的特质、功能等信息后，作者对商务信函进行了分类。商 务信函可以根据信函的内容、功能、信息的本质和言外行为等方式进行分类。在本文中， 作者摄据信函的言外行为对其分类。l e e c h 将言外行为分为四大范畴一和谐类，合作类。 竞争类和冲突类因此，商务信函按其言外行为与其社会性目的之间的不同关系也被分 为四大类：和谐性信函，合作性信函，竞争性信函以及冲突性信函。作者借助体裁分析模型 从交际目的、篇章结构及语言特点三方面分别分析了这四大类信函的体裁，并进一步说 明y o u - a t t i t u d e 等写作策略适用于商务信函文本体裁因而正确地使用这些写作策略能有 助于写好商务信函。 作者选择体裁分析模型给文章带来了新意。作者精简了传统的体裁分析程序，选取 了其核心的部分对商务信函进行分析体裁分析不仅是连接语用学理论和商务信函写作 语用学视角下的商务信函写作 的桥梁，更作为一种检验方法从一个更清晰、更直观的层面向读者阐释了语用学原则在 商务信函写作中的指导意义。 关键词；以读者为中心的写作态度和正面强调，体裁分析。语用原则。商务信函写作 2 a b s t r a e t a b s t r a c t w i t ht h ee x p a n s i o no fe c o n o m i ca c t i v i t i e so l l 锄i n t e r n a t i o n a l $ c a l c e n g l i s hb u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c eb e 锄ead i s p e n s a b l ep a r to f b u s i n e s s 臼却：1 s a c t i o 璐b u s i n e s sw r i t i n gp l a y s 蹰 i m p o r t a n tr o l ei nb u i l d i n ga n dd e v e l o p i n gb u s i n e s sr e l a t i o n s h i p s , e o o p e r 锄gw i t hb u s i n e s s p a r t n e r s ，d e a l i , gw i t ht r a n s a c t i o n s , a n dm a i n t a i n i n gg o o d w i l l h o wt ow r i t e a l le f f e c t i v e b u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c eb c c , o l l l e sl h el , r t m a r yc o n c c l t l l f r o mt h ee a r l y1 9 7 0 s , t i n g u i s t sh a v eb e c o m ei n c r e a s i n g l yi n t e r e s t e di n 出el a n g u a g ei s s u e i nb u s i n e s sw r i t i n g s t h ec o o p e r a t i v ep r i n c i p l e ( c p ) a n dt h ep o l i t e n e s sl r i n e i p l e 口p ) j n p l a g m a l i c ：$ p r o v i d eu s e f u lt h e o r e t i c a ls u p p o r tf o rb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c ew r i t i n g a tt h es a m e t i m e ，u n d e rt h eg u i d eo fc pa n dp p , s e v e r a lw r i t i n gs w a t e g i e s 。s u c ha s y o u - a t t i t u d e a n d “p o s i t i v ee m p h a s i s ”。r e f l e c tl t _ l o s ep r i n e i r , l e s i nb u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c ew r i t i n g t h e d i s c u s s i o no ft h i sp a p e rp u t st h ee m p h a s i so i lh o wp m g m a l j c ：l 痂c i p l c sa ”e m b o d i e di n b u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c ew r i t i a ga n db yw h i c hw a yt h e yg u i d et h ew r i t i n 昌 、 t h er e l a t i o ni b t w o e n y o u - a t t i t u d e ， p o s i t i v ee m p h a s i s a n dc p ，p pi se x p l a i n e di nt h e p a p e r p r a g m a t i cp r i n c i p l e sa r ec o n d i t i o n a lr e g u l a t i o n sa n dm i n t e r d e p e n d e do no rc o l l i d e d w i t he a c ho t h e r r e a d e r ss h o u l da c ta c c o r d i n gt oc i r e u m s t a a e e si nt l l ep r a c t i c a lu 豫a s p e c u l i a rp r a g m a t i cr u l e si nb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n e ew r i t i n g , y o u - a t t i t u d e ”a n d p o s i t i v e e m p h a s i s e m b o d y l t l ec o m p a t i b i l i t yb e t w e e nc pa n dp p t h ea u t h o rc l a s s i f i e dt h eb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c ea t t e rt h ei n t r o d u c t i o no fi t sn a t u r e ：) f u n c t i o n , e r e b u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c em a yb ec l a s s i f i e da c c o r d i n gt 0t h ee o n t m to f t h el e t t e r , f u n c t i o no ft h el e t t e r , n a t u r eo ft h ei n f o r m a t i o ng i v e no rb yi t si l l o e u t i o n a r ya c lt h ea u t h o r a d o p t st h el a s tm e t h o d 1 _ _ , e e l ac l a s s i f i e di l l o e u t i o n a r ya c t si n t of o u rc a t e g o r i e s ：c o n v i v i a l , c o l l a b o r a t i v e ，c o m p e t i t i v ea n dc o n f l i c t i v e c o n s i d e r i n gt h ed i f f e r e n t r e l a t i o n sb l t w e c nt h e i r l 曼竺! 翌墅! 竺! 竺型竺竺! 查! 璺墅墅竺些! 墅芝! 型堡! ! 型型苎! 箜 i l l o e u t i o n a r ya c t sa n dt h e i rs o c i a l9 0 a l s ，b u s i n e s sl e t t e r s a l ec l a s s i f i e di n t of o u rt y p e s a c c o r d i n g l y t h ea u t h o ri l l u s t r a t e st h eg e n r eo ft h e s ef o u rt y p e so fb u s i n e s sl e t t e r sf r o mt h e p e r s p e c t i v eo fc o m m u n i c a t i v ep u r p o s e , d i s c o u r s ea n dl a n g u a g eb yu s i n gt h eg e n r ea n a l y s i s m o d e l ，a n df u r t h e re x p l a i n st h ew r i t i n gs t r a t e g i e s ，s u c ha s y o u - a t t i t u d e ”。a r ea p p l i c a b l et 0 b u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c eg e n r et e x t s t h e r e f o r e i tw o u l db eh e l p f u li l lw r i t i n gb u s i n e s s g o r r e s p o n d e n e eb ya p p l y i n gt h e s ew r i t i n gs t r a t e g i e sc o r r e c t l y t h eg e n r ea n a l y s i sm o d e lb r i n g ss o m en e wi d e a st ot h ep a p e r t h em o d i f i e dg e n r e a n a l y s i sp r o c e d u r e ss e l e c tt h eg o r ep a r to f t h eo r i g i n a lm o d e lp r o p o s e db yb h a l i a m o r et h a na b r i d g et h a tl i n k sp r n g n l a t i cp r i n c i p l e sa n db u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c ew r i t m 吕g e n r ea n a l y s i s p l a y sa sa t e s tm e t h o dw h i c he x p l a i n st h es i g n i f i c a n ti m p o r t a n c ep r a g m a t l a sp l a y si nb u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c ew r i t i n gt ot h e a d e p 3f r o ma d e a r e ra n dm o r ev i v i dp e r s p e c t i v e k e yw o r d s ：y o u - a t t i t u d ea n dp o s i t i v ee m p h a s i s ，g e n r ea n a l y s i s , p r a 删cp r i n c i p l e s ， b u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c e 2 i n t r o d u c t i o n i n t r o d u c t i o n t h ed e v e l o p m e n to f t h ew o r l de c o n o m yc a l l sf o re f f e c t i v ec o m m u n i c a t i o n si n t h e2 1 ”c e n t u r y t h ew o r d “c o m m u n i c a t i o n c o m e sf r o mt h el a t i nw o r d c o m m u n i s ，w h i c hm e a n s “c o m m o n i ne n # i s h ( l um o z h u , 1 9 8 8 ：5 ) t h a ti st o s a y , w h e np e o p l ec o m m u n i c a t e ，t h e yw a n tt oe s t a b l i s had e g r e eo fc o m m o n n e s s w i t hs o m e o n ee l s e c o m m u n i c a t i o nc a nb ec o n s i d e r e da sa p e r s o n a lp r o c e s st h a t i n v o l v e st h et r a n s f e ro fi n f o r m a t i o na n da l s oi n v o l v e ss o m eb e h a v i o r a li n p u t c o m m u n i c a t i o ni ss o m e t h i n gp e o p l ed o i td o e sn o te x i s tw i t h o u tp e o p l e , a k i n g s o m ef o r mo fa c t i o n i th a sa l lt od ow i t hr e l a t i o n s h i p sb e t w e e lp e o p l e a n dt h e r e i sn oe x c e p t i o nw i t ht h ec o m m u n i c a t i 0 1 1i nb u s i n e s sa c t i v i t i e s i ni n t e r n a t i o n a l t r a d e ，b u s i n e s sl e t t e rc o m m u n i c a t i o ni si m p o r t a n ts i n c en o ta l lb u s i n e s s m e nh a v e t h ec h a n c eo rt i m et oh a v eaf a c e - t o - f a c en e g o t i a t i o n i nr e a l i t y , m o s to ft h ed e a l s a r ea c h i e v e do rs u p p o r t e db yl e t t e rc o m m u n i c a t i o n aw e l l - w r i t t e nb u s i n e s sl e t t e r p r o m o t e st h et r a d ea sw e l la sg o o df r i e n d s h i p t h e r e f o r e ，c e r t a i np r i n c i p l e sa r e n e e d e df o rg u i d i n gb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n g h o w e v e r , b u s i n e s se n g l i s hd i dn o ta r o u s el i n g u i s t s i n t e r e s tu n t i l 1 9 6 0 s b u s i n e s se n g l i s hi sab r a n c ho fe s p , ( e n g l i s hf o rs p e c i f i cp u r p o s e s ) b u ti ti sn o t n e a t - d e f i n e dc a t e g o r yo f s p e c i a le n g l i s h t h et e r mi s j u s tu s e dt oc o v e rav a r i e t yo f e n g l i s h c o m p a r i n gw i t ho t h e rv a r i e t i e so fe s p , b u s i n e s se n g l i s hs h o w sas p e c i f i c l a n g u a g ee m p h a s i so np a r t i c u l a rk i n d so fc o m m u n i c a t i o ni ns p e c i f i c c o n t e x t t r a d i t i o n a l l yt h ea i mo fl i n g u i s t i c sh a db e e nt od e s c r i b et h er u l e so f e n g l i s hu s a g e t h en e ws t u d i e ss h i f t e da t t e n t i o na w a yf r o md e f i n i n gt h ef o r m a lf e a t u r e so f l a n g u a g eu s a g et od i s c o v e r i n gt h ew a y si nw h i c hl a n g u a g ei sa c t u a l l yu s e di nr e a l l ! 竺! ! 壁竺! ! 竺竺! 竺! ! ! 翌! 坚! 墅旦些! ! 竺型坐! ! ! 塑! 型坐 一 c o m m u n i c a t i o n s ( w i d d o w s o n ，1 9 7 8 ) i tw a st h el a t e1 9 6 0 sa n de a r l y1 9 7 0 sw h i c h s a wt h eg r e a t e s te x p a n s i o no fr e s e a r c hi n t ot h en a t u r eo fp a r t i c u l a rv a r i e t i e so f e n g l i s h p r a g m a t i cr e s e a r c h e r si n v e s t i g a t e d t h el i n g u i s t i cf e a t u r e so fb u s i n e s s l e t t e r sf r o mt h e i rp e r s p e c t i v e s c o o p e r a t i o na n dp o l i t e n e s sa r et w oe s s e n t i a l c o m p o n e n t so fe f f e c t i v eb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c e i ti s a s s u m e dt h a tt h et w o i n t e r a c t a n t so fab u s i n e s sl e t f e r ，n a m e l yt h ew r i t e ra n dt h er e a d e r , a l ec o o p e r a t i v e e r o u g ht op r o v i d es u f f i c i e n ti n f o r m a t i o nb yo b s e r v i n gt h er u l ew h i c hi s c a l l e d c o o p e r a t i v ep r i n c i p l e sb yg r i c e h o w e v e r , m e r ec o o p e r a t i o n i sf a rf r o me n o u g ht o r e a c ht h ec o m m u n i c a t i v eg o a l si nb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n g p o l i t e n e s si so n eo ft h e m o s ti m p o r t a n tm o t i v a t i n gf a c t o r so fc h o o s i n gw h a tk i n do fl a n g u a g es h o u l db e u s e da n dw h a tk i n do fa p p r o a c h e ss h o u l d b ea d o p t e dt oa r r a n g et h el e t t e r i t a c c o u n t sf o rm o s to ft h ed e l i b e r a t eu s eo fc e r t a i ns t r u c t u r e s ，o r g a n i z a t i o n sa n d s e l e e t i o u so fs p e c i f i cl i n g u i s t i cf o r m si nb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n 晷i nt h i sa r t i c l e ， c o o p e r a t i v ep r i n c i p l ea n dp o l i t e n e s sp r i n c i p l ea r et h er e p r e s e n t a t i v ep r a g m a t i c p r i n c i p l e st h ea u t h o ri sg o i n g t os t a t e t h el a t t e ra n a l y s i sa n de x p l a n a t i o na l eb a s e d o nt h eu n d e r s t a n d i n go f t h e s ep r i n c i p l e s a st h ep a p e ri sa n a l y z i n gt h ew r i t i n gs t r a t e g i e su n d e rp r a g m a t i c s ，c e r t a i n w r i t i n gp r i n c i p l e sa r ei n t r o d u c e d a l o to fb o o k si n t r o d u c es k i l l st h a tt op r o d u c e e f f e c t i v eb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c e s n e a r l ya l lr e s e a r c h e r sa g r e et h a t c e r t a i n p r i n c i p l e ss h o u l db ef o l l o w e di nb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c ew r i t i n g t h e “s e v e n c s a l et h em o s tw i d e l ya c c e p t e dp r i n c i p l e si nb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c ew r i t i n g ：( l u m o z h u , 1 9 8 8 ：9 ) ( 1 ) c o n s i d e r a t i o n ：p r e p a r ee v e r ym e s s a g ew i t ht h er e a d e ri nm i n da n dt r yt o p u ty o u r s e l f i nh i sp l a c e a d a p tt h el a n g u a g ea n dm e s s a g et ot h er e c e i v e r sn e e d s , a n df o c u so nt h ep o s i t i v er a t h e rt h a nt h en e g a t i v ea p p r o a c h ( 2 ) c o u r t e s y ：c o u r t e s y i sn o tm e r ep o l i t e n e s s t h ec o n r t e o u $ w r i t e rs h o u l db e s i n c e r ea n dt a c t f u l ，t h o u g h t f u la n da p p r e c i a t i v e 2 i n t r o d u c t i o n ( 3 ) c l a r i t y ：t h ew r i t e rm u s tt r yt oe x p r e s sh i m s e l fc l e a r l ys ot h a tt h er e a d e r w i l lu n d e r s t a n d ( 4 ) c o n c i s e n e s s ：ac o n c i s eb u s i n e s sl e t t e rs h o u l ds a yt h i n g sb r i e f l yb u t c o m p l e t e l yw i t h o u tl o s i n gc l a r i t yo rc o u r t e s y ( 5 ) c o n c r e t e n e s s ：m a k et h em e s s a g es p e c i f i c ，d e f i n i t ea n dv i v i d ( 6 ) c o r r e c t n e s s ：c o r r e c t n e s sm e a n sa p p r o p r i a t ea n dg r a m m a t i c a l l yc o r r e c t l a n g u a g e ，f a c t u a li n f o r m a t i o na n da c c u r a t er e l i a b l ef i g u r e s ( 7 ) c o m p l e t e n e s s ：ab u s i n e s sc o m m u n i c a t i o ns h o u l di n c l u d ea l lt h en e c e s s a r y i n f o r m a t i o n w ec a ns t h a tc o n s i d e r a t i o n , c o u r t e s y , c l a r i t y , c o n c i s e n e s s ，c o n c r e t e n e s s ， c o r r e c t n e s sa n dc o m p l e t e n e s sa g et a k i n ga c c o u n tt h ef e e l i n go fo t h e r s t h e s e v e n c s a 佗b r o u g h tf o r w a r df r o mt h ep e r s p e c t i v eo fs t y l i s t i c s i np r a g m a t i c s s 锄e i m p r e s s i o n sc a l lb em a d ed u et ot h ep o l i t e n e s sa n dc o o p e r a t i o n ! c o o p e r a t i v e p r i n c i p l ea n dp o l i t e n e s sp r i n c i p l es e r v ea st h et h e o r e t i c a lf o u n d a t i o n so f t h i sp a p e r u n d e rt h e s et w op r a g m a t i cp r i n c i p l e s ，w en e e ds o m ec o n c r e t ea n du s e f u lt a c t i c s a n ds t r a t e g i e st or e f l e c tt h e m i nm o t h e rw o r d c e r t 妇c a r r i e r sa l en e e d e df o r t h e a p p l i c a t i o no ft h e o r e t i c a lp r i n c i p l e si np r a c t i c a lb u s i n e s s l e t t e rw r i t i n g a f t e r f u r t h e rr e s e a r c h , t h ea u t h o rf i n d st h e y o u - a t t i t u d e ”a n d p o s i t i v ee m p h a s i s w r i t i n gs t r a t e g i e sp r o v i d ep r o p e rs o l u t i o n s y o u - a t t i t u d e a n d p o s i t i v ee m p h a s i s a 聆i n t r o d u c e db ym a n yr e s e a r c h e r sa si m p o r t a n tb u s i n e s sw r i t i n gs t r a t e g i e s t h e y t a k el e a d e r s p o i n to fv i e wi n t oc o n s i d e r a t i o n a c c o r d i n gt ol o c k e r y o u - a r i t u d e i sas t y l eo fw r i t i n gw h i c hl o o k sa tt h i n g sf r o mt h er e a d e r sp o i n to fv i e w , i n t e l l i g e n c e ，a n dp r o t e c t i n gt h er e a d e r se g o ”( l o c k e r , 1 9 9 5 ：3 2 ) f i ea l s ov i e w e d p o s i t i v ee m p h a s i sa sa ni s s u eo ff o c u s a c c e n t u a t i n gt h ep o s i t i v er a t h e rt h a nt h e n e g a t i v ea s p e c t so fas i t u a t i o n ( l o c k e r , 1 9 9 5 ：3 8 ) b ys u m m i n gu pt h er e , a r e a i n f o r m a t i o na b o u t y o u a t t i t u d e ”a n d “p o s i t i v ee m p h a s i s ，t h ea u t h o ra n a l y z e s 、t h e i rr e l a t i o n sw i t hp r a g m a t i cp r i n c i p l e s 3 b u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c ew r i t i n g ：f r o mt h ep e r s p e c t i v eo f p r a g m a t i c s t h ea u t h o ra d o p t sg e n r ea n a l y s i sa st h ea n a l y z i n gm e t h o do ft h i sp a p e r t h e m o d i f i e dm o d e lu s e di nt h ep a p e r o r i g i n a t e sf r o mb h a t i a sg e n r e - a n a l y z i n gm o d e l ， w h i c hi sp o w e r f u li nt h ea n a l y s i so ff o r m f u n c t i o nr e l a t i o n s ( q i nx i u b a i ，1 9 9 7 ) b u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c ee a r lb ec l a s s i f i e di n t of o u rg e n r e sa c c o r d i n gt o t h e d i f f e r e n tr e l a t i o n s h i p sw i t ht h e i i i l l o c u t i o n a r ya c t s t h ea u t h o ra n a l y z e se a c ht y p e o fb u s i n e s sg e n r et e x tf r o mt h e i rc o m m u n i c a t i n gg o a l ，d i s c o u r s ea n dl a n g u a g e f e a t u r e sa c c o r d i n g l y t h e s ea n a l y s e ss h o w t h a t “y o u a t t i t u d e a n d p o s i t i v e e m p h a s i s ”a l en e e d e di nd i f f e r e n tb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c e t h i sw o u l dh e l pt h e r e a d e r sf i n dh o wa n dw h yt h ea p p l i c a t i o n so fc pa n dp pa r cn e e d e di nb u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c ew r i t i n g g e n e r a l l ys p e a k i n g , t h i sp a p e ra n a l y z e s w r i t i n gs t r a t e g i e sf r o mt h e p e r s p e c t i v eo fp r a g m a t i c s ，t ob em o r es p e c i f i c ，c pa n dp p t h ea u t h o ri n t e n d st o p r o v e y o u - a t t i t u d e a n d p o s i t i v ee m p h a s i s a r et h ec a r r i e r sa n dr e f l e c t i o n so f c p a n dl a pi nb u s i n e s sl e t t e rw r i t i n g t h ea n a l y z i n gg o a li st ob e a ro u tt h a tp r a g m a t i c p r i n c i p l e s ，e s p e c i a l l yc pa n dp p , a l eo f s i g n i f i c a n ti m p o r t a n c ei ng u i d i n gb u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c ew r i t i n g t h ep a p e ri sd i v i d e di n t of i v ep a r t s i nc h a p t e r1 ，t h ea u t h o rt a k e sa no v e r v i e wo fb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c e t h e d i s c u s s i o nc o v e r sb u s i n e s sc o r r e s p o n d e n c e sn a t u r e ，f u n c t i o n , c o m m u n i c a t i v e g o a l s ，c l a s s i f i c a t i o na n dt h e nc o m e st ot h ed i s c u s s i o no fh o wt oi m p r o v eb u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c ew r i t i n g t h i ss t i m u l a t e st h ed i s c u s s i o no fp r a g m a t i cp r i n c i p l e si n t h ef o l l o w i n gc h a p t e r c h a p t e r2i n t r o d u c e sc o o p e r a t i v ep r i n c i p l ea n dp o l i t e n e s sp r i n c i p l ei nd e t a i l t h i sc h a p t e ra c t sa st h et h e o r e t i c a lf o u n d a t i o ni nt h ep a p e r a f t e rt h ei n t r o d u c t i o no fp r a g m a t i cp r i n c i p l e s ，t h ea u t h o rb e g i n sc h a p t e r3 w i t hs p e c i f i cw r i t i n gs t r a t e g i e s b a s e do no t h e rr e s e a r c h e r ss