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时间管理,做一个轻松的经理,管理技能篇,时间管理技能水平测试时间管理使用备忘录备忘录的形式备忘录的内容使用备忘录的案例关于使用备忘录的练习要事第一80/20现象确定要事确定“重要”与“紧急”的标准确定要事的案例关于确定要事的练习要事必须完成授权为什么不愿授权,是否需要授权授权方式五步授权法授权案例关于授权的练习赢得时间的技巧找出浪费时间的原因赢得时间的技巧指导员工有效管理时间时间管理的原则压力与减压法压力的来源减压的方法时间管理技能达标测试,本章概要,本章学习目的,学会如何使用备忘录做到要事第一学习并掌握授权步骤掌握赢得时间的技能,时间管理技能水平测试（知道为1分，不知道为0分）,合计得分：,时间管理时间管理指的是时间的使用方法和使用技能。时间管理技能不高的表现就是时间不够用。表31列出了酒店经理在工作中时间不够用的一些现象，您有过类似现象吗？,表31酒店经理时间不够用的一些现象,酒店经理感觉时间不够用，说明您是一位有责任心的经理，也说明您的时间管理技能有待提高。提高时间管理技能的第一步是学会使用备忘录。,使用备忘录备忘录是酒店经理用来提醒自己每天处理事务的记录和提示。经理可使用各种形式的备忘录，有效记录提示自己当天应该做的工作。有效使用备忘录是经理管理时间的基本技能。表32列出了备忘录的形式及其使用说明。,表32备忘录的形式及其使用说明,备忘录的内容有些经理喜欢在每天上班时使用备忘录，把一天要做的工作列下来；下班时再拿出来检查一下，并把未完成的工作也列到第二天的工作备忘录中。有些经理喜欢每天下班前把第二天要做的工作记录到备忘录上，顺便检查一下当天的工作，把当天未完成的工作也记录到第二天的工作备忘录中。备忘录记录的是当天要做的各项工作任务。表33列出了备忘录的主要内容及其说明。,表33备忘录的主要内容及其说明,使用备忘录的案例中餐厅经理夏岚虽然是新任经理，但使用备忘录却是在做主管时养成的习惯。表34列举了经理夏岚5月15日使用备忘录的情况,表34中餐厅经理夏岚5月15日使用备忘录的情况,关于使用备忘录的练习表35列出的是关于使用备忘录的练习，在左边列出任务的来源，在右边列出要作的工作，请参照34的形式，完成表35的练习。,续表,表35关于使用备忘录的练习,要事第一,备忘录里列出的各项工作任务，是酒店经理准备在当天完成的事情。无论酒店经理如何抓紧时间，通常都无法亲自完成每天备忘录中所列出的全部事情。在时间管理中有一个80/20现象，您注意到了吗？(80/20法则，是按事情的重要程度编排行事优先秩序的准则，是建立在“重要的少数与琐碎的多数”上原理的基础上。这个原理是十九世纪末期与二十世纪初期的意在利经济学家兼社会学家维弗利度帕累托所提出的，它的大意是：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局)80/20现象据观察，在酒店经理一天繁忙的事务中，重要的事情往往只占20%，次要的事情占80%，这就是80/20现象。说的是，经理每天工作80%的价值，往往体现在20%的最重要的工作上。重要的事情少，次要的事情多，这是一个普遍现象。抓住重要的20%的工作，就可以获得80%的效益和成果。如果酒店经理能找出产生80%收获的是哪些“要事”，那不就事半功倍了吗？,确定要事,在酒店经理每天的备忘录中，哪些是要事呢？图31列出了酒店经理根据工作任务的重要程度及紧急程序确定要事的方法，以及“轻重缓急”的完成顺序，从图31中可以看出，那些重要性和紧急性都偏低的工作任务是“次要事”处于“轻”的位置上不急于完成。,紧急性,图31确定要事及完成顺序图示,那些重要性和紧急性都很高的工作任务可以看做“要事”，也是值得投入的可以获得80%收益的事情。这些“要事”必须完成。重要性很高，但紧急性偏低的工作任务称作“大事”，事情虽然大，但不急，可以“缓”一步完成。紧急性很高，而重要性偏低的工作任务是“急事”，虽然不重要，但“急”意味着要尽快完成。,重要性,确定“重要”与“紧急”的标准,“要事”根据“重要性”与“紧急性”确定。问题是，如何确定重要性与紧急性。工作任务没有贴着“重要”与“紧急”的标签。对经理来说，每项工作任务都有一定的时间要求，都有一定的重要性。表36列出了确定重要性与紧急性的参考标准。,表36确定重要性与紧急性的参考标准,中餐厅经理夏岚确定要事的案例确定要事是时间管理的一项技能。根据表34，中餐厅经理夏岚5月15日的备忘录内容，表37是中餐厅经理夏岚的备忘录确定要事的案例。,表37中餐厅经理夏岚确定要事的案例,续表,关于确定要事的练习完成表38，就您最近一天的工作进行确定要事的练习,表38关于确定要事的练习,要事必须完成,确定要事法，帮助经理找到了能够取得80%成效的那20%的工作任务，一旦确定了要事，就必须完成。每天的工作要从要事开始，从那些既重要又紧急的工作开始，并且尽量使您在处理要事时不受打扰。有些急事，虽然不重要，但因为急，有时间要求，也要优先处理。要事必须完成。把当天或第二天的要事排列出来一项一项地完成，一项做完再做下一项，直到要事完成为止。做完要事后，可重新检查工作任务的重要性和紧急性，重新进行要事排列，再从完成要事开始。即使要事耗费了您太多的时间，您也不用担心。只要您手中完成的是要事，您就应该一直坚持做下去。将要事必须完成的方法变成您每天的工作习惯，您就会发现它的美妙之处。表39列出了要事必须完成的技巧。,表39要事必须完成的技巧,无论您怎么准确地确定要事，也不可能事必躬亲完成所有的工作任务。时间管理的另一个技能是授权，授权员工完成工作任务。,授权,授权是一种权力分离的形式，即把职责分配给员工，由员工担当起相应的职责或决策权。授权也是有效利用手中权力的方式。即酒店经理仍然对所有权的工作负最终的职责。酒店经理要把授权看做是一种权力使用过程通过对他人施加影响，使他人承担更大的职责，实际上是对他人所从事的工作行使更大的权力。,为什么不愿意授权,很多酒店经理表示自己愿意授权给员工，但有些工作任务太重要了，不得不亲自去完成。表310列出了酒店经理不愿授权的原因,表310酒店经理不愿授权的原因,是否需要授权,酒店经理授权的目的并非仅仅是时间管理的需要，也是为了节省时间或追求员工工作速度。酒店经理的工作是管理员工，而不是去做属于员工的工作。表311列出了酒店经理是否需要提高授权技能的测试。,表311是否需要提高授权技能的测试,您有过以上情况出吗？回答“是”的次数超过五次，说明您需要学习与提高自己的授权的技能；回答“是”的次数不足五次，说明您已经在实践授权技能，但仍需提高。,授权方式,经理授权的主要目标是开发员工的能力和才干，是向员工提供个人和职业发展机会。授权与员工分享权力，为员工提供做好工作必备的培训和指导。善于使用授权技能的酒店经理，比那些耗尽精力、事必躬亲的经理干得更好，提升得更快，培养的员工也更多。表312列出了授权的三种方式及说明。了解授权方式，根据员工的具体情况与员工进行权力分享，员工会更愿意承担新的职责。,表312授权的三种方式及说明,五步授权法,酒店经理在授权过程中可以采取任何适合自己的员工的授权方式。表313列出了酒店经理常用的五步授权法及其说明。,续表,授权案例,西餐厅经理罗杰决定，将沙滩烧烤晚会的工作任务授权给主管汉森负责。表314列出了经理罗杰对主管汉森的授权过程。,表314西餐厅经理罗杰的授权案例,续表,续表,关于授权的练习,考虑一下，将一项工作任务授权给员工完成。根据表315列出的五步授权法进行练习，并在实际工作中加以运用。,表315关于授权的练习,赢得时间的技巧,有效管理时间，赢得时间的技巧之一是找出浪费时间的原因，有针对性进行分析，以达到赢得时间的目的。,时间不够用的主要原因是浪费，所以要找出浪费时间的原因。浪费时间有经理本人的原因，也有来自他人的原因。表316列出了酒店经理浪费时间的主要原因及其说明。,找出浪费时间的原因,表316浪费时间的主要原因及其说明,续表,赢得时间的技巧,找出浪费时间的原因后，就可以有针对性地加以克服。表317列出了重新赢得时间的技巧及说明。,续表,续表,指导员工有效管理时间,员工管理时间和技能，取决于酒店经理管理时间的技能。酒店经理有责任帮助员工有效管理工作时间。表318列出了酒店经理指导员工有效管理时间的一些方法及其说明。,表318指导员工有效管理时间的一些方法及其说明,续表,时间管理的原则,表319列出了一些时间管理的原则及其说明，遵守时间管理原则，您将会更有效地管理自己的工作时间。,表319时间管理的原则及其说明,压力与减压法,服务业的发展，在全球范围内呈持续上升势头。服务业的快速增长，对酒店业来说既是好事。同时，服务业的快速发展也带来了从业人员匮乏，更增加了管理人员的管理与工作压力。压力，是生理上或心理上的一种紧张状态，通常由人的常规生活的改变而引起。当代快节奏的工作给酒店经理们带来了各种各样的压力。压力，让原本不轻松的工作、生活变得更加紧张，也向经理们提出如何克服压力，保持旺盛的精力与应战能力的挑战。,压力的来源,压力无处不在。有来自工作的，有来自社会，还有来自自己每天生活的家庭的压力等等。表320列出了酒店经理可能的压力来源。,表320酒店经理可能的压力来源,续表,减压的方法,虽然说压