招投标档案管理办法.doc

青建工/交20081号工程建设管理处、建设工程交易中心关于印发建设工程招标投标档案管理暂行规定的通知各科室，各相关人员：为进一步加强招标投标档案管理，现将招标投标档案管理暂行规定印发给你们，请参照执行。 二八年四月三十日主题词：招标投标 档案管理 通知 工程建设管理处、工程交易中心 2008年4月30日印发工程建设管理处、工程交易中心招标投标档案管理暂行规定建设工程招标投标档案，是建设工程交易全过程的原始资料，必须妥善保存，严格管理。为进一步加强档案管理，更好的提供档案查询服务，为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实际情况，特制定本规定：一、设立专用档案室，存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。二、招标投标档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做好防火、防盗、防潮等工作。三、做好安全保密工作，未经允许，任何单位或个人不得进入档案室，与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档案室。四、工程项目在开标结束后，经办人按照招投标资料形成的时间顺序整理齐全后，移交给档案管理人员存放于档案室统一保管。五、招标投标档案，主要包括以下内容：1、招标投标档案材料目录；2、招标情况报告；（内容详见附件1）3、招标项目的前期资料，包括企业章程（邀请招标）、计划批文、投资证明、土地使用权证、规划许可证以及工作联系单等；4、招标代理委托合同（代理协议）；5、招标公告或邀请招标备案表；6、投标报名表和汇总登记表；7、招标文件以及对招标文件的澄清、修改文件；8、工程量清单；9、预算控制价或投标限价；10、中标人标书，包括技术标、商务标等；11、中标通知书；12、招标项目合同副本；13、需要存档的其他资料。六、定期、按时移交档案资料。凡列入招投标台帐的工程项目，必须在规定时间内将招投标档案移交至档案室。移交时间为每季度第一个月移交上季度的招标投标档案，逾期未交档案的，由经办人承担相关责任。未列入招投标台帐的档案资料，档案室不予接收。七、档案移交时，交接双方应对照档案目录逐一核实，并签字确认，做好交接登记，确保档案资料完整齐全，保持档案卷内文件材料的系统联系。档案资料不完整的，档案室暂不接收，由经办人负责保存至资料齐全后再移交归档。八、招标投标档案应该真实准确、图形清晰、字迹工整，书写时必须统一使用碳素墨水，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。九、查、借阅档案，必须履行领导审批、登记手续，填写“招投标档案查阅审批单”（附件2）。查、借阅档案人员要注意爱护档案，妥善使用，确保完整无损，不准私自转借、复印、抄录、圈注、涂改、拆卷、抽页、销毁，并做好安全保密工作，阅后立即归档。十、工程处、交易中心工作人员需借阅档案的，应填写档案借阅登记表（附件3），借阅的档案必须当日归还。外单位因工作需要查、借阅档案的，必须持单位介绍信，经过建管局办公室批准，方可查阅。十一、本规定自2008年6月1日起执行。附件1： 招标情况报告目录序号材料内容备注1招标投标评标报告2提前（推迟）开标的申请及批复3项目经理（总监）变更申请及批复4邀请函（邀请招标）5备案表（邀请招标）6招标人法人授权委托书7建设工程招标方案8投标单位报名确认表9投标企业资格预审评分表10投标企业资格预审评分汇总表11投标单位资格确认表12投标疑问、答疑以及对招标文件的澄清或补充说明等13投标单位签到表14开标会招标人、评标专家签到表15投标单位法人授权委托书16抽取评标专家记录表17招标人拟派专家申请表18评标专家回避情况说明19投标文件密封情况互检记录20唱标顺序表21商务标抽取报价下限表（合理低价中标）22商务标投标报价评分表23商务标分部分项评分表24商务标措施项目评分表25商务标企业业绩评分表26商务标市场主体考核得分表27商务标评分汇总表28技术标书编号对应表29技术标书评分表30技术标书评分汇总表31设计方案编号对应表（含设计方案招标）32设计方案评分表（含设计方案招标）33设计方案评分汇总表（含设计方案招标）34项目经理（总监）答辩评委出题表35项目经理（总监）答辩编号对应表36项目经理（总监）答辩评分表37项目经理（总监）答辩评分汇总表38评标得分汇总表39开标会议记录40评标报告41定标报告42招标人、投标人的其他资料交卷人： 收卷人：附件2： 青岛市建设工程交易中心招投标档案（查）借阅审批单查阅单位查阅人查（借）阅内容：查阅时间 年 月 日归还时间 年 月 日领导意见： 签字：青岛市建设工程交易中心招投标档案查询、借阅审批单查阅单位查阅人查（借）阅内容：查阅时间 年 月 日归还时间 年 月 日领导意见： 签字：附件3： 档案借阅登记表（仅适用于工程处、交易中心工作人员）部门借阅人借阅内容（原因）借阅时间备注招投标档案材料目录项目名称：招 标 人：公 告 号：开标时间： 年 月 日序号材 料份