工程公司会议管理办法.doc

5 / 6会议管理办法第一章 总则第一条 为提高会议效率和加强会后的落实工作，特制定本管理规定。第二条 本规定只适用于公司级会议，部门内部会议可参照本规定有关精神执行。第三条 会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行，避免开冗会。第二章 职责第四条 会议主持人 每次会议，必须事先确定一个会议的主持人。主持人是指对该次会议议题负有重大责任、存在重大关联的人，可以是执行董事和总经理，也可以是部门经理和骨干员工。 确定主持人的目的是提高会议的效率、鼓励公司员工主动参与公司的各项事务。 会议主持人的职责：负责确定会议议题及参会人员名单，指导、配合办公室拟定会议议程，签发会议纪要（如果主持人是部门经理或骨干员工，则会同执行董事或总经理签发）。第五条 办公室办公室是公司会议管理的具体负责和协调机构，职责包括：1、负责统一安排各项会议；2、负责汇总各项会议纪要；3、负责根据会议纪要检查落实结果；4、办公室负责会议记录。第三章 总经理办公例会安排第六条 总经理办公例会总经理办公例会由总经理负责召集和主持，如总经理因特殊原因不能履行本职时，由总经理授权一人召集和主持。总经理办公例会于每周第一个工作日上午9：30召开，地点为公司会议室，如有变动，由总经理告之办公室，办公室提前通知与会人员。与会人员为公司本部高层管理人员、部门经理。执行董事可根据会议议题重要程度决定是否列席。会议议程为：主持人宣布开会，与会人员按经营部、生产中心、总工办、供应部、财务部、办公室、人力资源部等部门顺序汇报上周工作情况及本周工作计划，提出工作中的具体问题，主持人解答问题，总结陈词，通报有关精神，做具体工作的安排，宣布散会。办公室负责会议所需资料的准备工作。如有必要，办公室负责将本次会议议题提前通知与会人员。第四章 一般性会议安排第七条 一般性会议是指除总经理例会之外的公司级会议。一、会议指令下达和会议申请 1、执行董事和总经理需提前一天（紧急情况除外）向办公室下达会议指令，指令内容包括会议议题、参会人员及时间安排；2、部门经理和骨干员工如因工作原因需要召开公司级会议的，需提前一天提出书面申请，经总经理批准后，向办公室申报会议议题、参会人员及时间安排等具体事项。二、会议准备 1、办公室负责会议通知草案的拟定，经总经理批准后下发正式的会议通知（见附件一）。 2、办公室负责安排、协调会议的地点、时间。会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。3、办公室在会议主持人的指导、配合下，负责拟定会议议程、准备会议资料、事先确定会议发言人并通知到位。 4、办公室负责总结签收、回复情况，最终确认与会人员。5、如有必要，办公室负责与会人员的食宿安排。第五章 会议的召开第八条 会议的召开1、主持人严格按既定时间开始，介绍会议议题和会议议程。2、参会人员围绕议题进行讨论。语言要精炼，观点要明确，不得转移主题。3、主持人要注意把握会议时间，及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况。4、最后由主持人进行总结发言，形成会议决议，并适时宣布散会。第九条 办公室秘书负责会议记录，对结论性发言做重点记录。第六章 会议纪要第十条 当天由办公室负责编写会议纪要（见附件二），由主持人当天或次日中午12点前签发，办公室负责送交与会人员。第十一条 会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议第十二条 办公室负责对会议纪要执行督办（具体见“行政督办制度”）。办公室根据会议纪要，检查相关人员和部门落实会议决议的情况。第十三条 会议主持人必须主动了解会议决议的落实情况，有责任督促执行人落实会议决议。第七章 会议考勤和纪律第十四条 会议考勤由办公室秘书负责。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能到会，应提前向办公室请假方可，否则以通报批评处理。第十五条 与会人员不得无故中途退席。第十六条 会议期间与会人员将手机转到振动档，非公司业务联系电话或其它紧急情况不得接听，不得会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。第八章 保密事项第十七条 与会人员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。如发生泄密情况，追究相关责任人的责任，责任结果体现在考核结果上。附表一、会议通知单会议通知单收 文发 文姓 名姓 名部 门部 门 页 数共 页（含本页）发文日期传真号码传真号码主题联系内容为了 ，公司决定于 年 月 日在广西南宁召开会议。现将有关事宜通知如下：一、 与会人员名单：二、 会议地点：_；三、 主持人和发言人及发言顺序：四、 会议议题：五、 会议议程：六、 会议资料： 七、 报到事项：请与会人员于前到向会务组报到。联系电话：_；八、其他有关事项：1、各项目部人员差旅费用在各部办理报销，公司本部人员差旅费用由公司本部办理报销。2、食宿由统一安排。3、请与会人员安排好会议期间本部门的工作。五、 与会人员收到通知后请在下栏中签字，签收后立即传真到_交_收。返回传真时间以不超过 月 日上午 时为限。 广西