城建档案的保管和提供利用周伟玲.ppt

城建档案的保管和提供利用 周伟玲 一 城建档案保管工作 一 档案保管工作的内容1 档案的库房管理 即库房内档案科学管理的日常工作 2 档案流动中的保护 即档案在各个流动环节中 一般的安全防护 3 档案保护的专门措施 即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理 一 城建档案保管工作 二 城建档案保管工作的含义城建档案保管工作就是采取有效的保护技术和保管方法 集中统一地保管好城建档案 保护党和国家机密的安全 延长档案的寿命 以便更好地发挥城建档案的作用 为加快城市建设和科学管理城市服务 为社会主义事业服务 一 城建档案保管工作 三 档案保管工作的意义1 档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分 是一个独立的工作环节 2 档案保管工作是贯彻档案工作基本原则 维护档案的完整和安全的重要环节 3 档案保管工作质量的高低 对提高档案管理水平具有重大影响 一 城建档案保管工作 四 档案保管工作的任务与基本要求1 防止档案的损毁 2 延长档案的寿命 3 维护档案的安全 保管档案的基本要求 1 以防为主 防治结合 2 相互协调 密切配合 3 加强重点 照顾一般 4 立足长远 保证当前 一 城建档案保管工作 五 城建档案保管工作的产生原因 1 人为原因 由于档案工作人员或利用档案 接触档案的有关人员玩忽职守 不遵守规章 以及缺乏档案学知识等等 导致管理或使用不善造成档案的丢失 损坏或档案系统的紊乱 在档案管理过程中档案的流动和利用难以避免地加速档案的老化 2 自然原因 内因 档案本身 即文件制成材料如纸张 胶片 磁带等载体材料 墨水 油墨等书写 印刷材料及其他附着材料 这些因素的变化直接影响档案的寿命 外因 档案所处的环境和保管档案的条件 如不适宜的温湿度 光线 灰尘 虫鼠 水 火以及机械磨损等因素对档案的破坏 一 城建档案保管工作 六 城建档案保管工作与其它工作环节的联系城建档案保管工作是整个档案工作有机组成部分之一 它与档案工作其他环节有着密切的联系 不能离开其他环节而单独存在和独立进行 如果没有档案的收集和提供利用 就不会有城建档案保管工作 没有整理工作 保管城建档案难以有条理 没有鉴定工作 保管的档案将会庞杂而无重点 珍贵档案的安全也难保证 没有统计 保管城建档案就心中无数 要做好城建档案的保管工作 必须与城建档案工作的各个环节密切配合 掌握城建档案工作各环节对保管工作的促进和制约作用 二 库房管理 一 档案架 柜 的排放和编号 1 排列一致 横竖成行 2 有窗库房的架 柜 排列 应与窗户垂直 以避免强烈光线直射 无窗库房架 柜 子的排列 纵横均可 但注意不要有碍通风 3 架 柜 子排列应注意最大限度地利用库房的地面与空间 但是也要便于档案的搬运和取放 不宜太松太紧 架 柜 子之间的主要通道的宽度应便于档案小型搬运工具 如手推车 的通行 一般可在一米至一米二之间 4 编号方法 二 库房管理 二 调节库房内温湿度不适宜的温湿度能直接影响图样的线条 印迹和加速纸张的损坏过程 为保持库房内正常温湿度 应该经常注意库房内温湿度调节 可以采用空调 暖气 加湿器 抽湿机等设备 必要时 可以采取自然通风的方法来调节温湿度 档案管理人员要每天记录库房温湿度的变化情况 二 库房管理 三 保持库房清洁卫生 防止灰尘灰尘对档案的破坏作用表现在 灰尘落在城建档案上会把城建档案弄脏 带有棱角的灰尘颗粒会磨损纸张 在湿空气中 灰尘与水分一起会使城建文件的纸张粘连在一起揭不起来 形成 档案砖 有的灰尘带有强烈的腐蚀性 如苏打 水泥或其他化工厂中飞出来的灰尘 常常带有酸性或碱性 它们像有害气体一样可以破坏城建文件材料 灰尘是微生物寄生与繁殖的场所 也是各种菌类的传播者 许多城建文件材料的霉烂与灰尘传播菌类是有关的 二 库房管理 四 杀虫 灭菌有害昆虫和菌类种类很多 活动范围很广 城建档案文件的损坏和霉烂常常是害虫和菌类破坏的结果 为防止害虫和菌类的滋生 应保持库房内清洁卫生 空气清新 控制温湿度 一旦库房内发现害虫和菌类时 采取各种有效方法来杀菌和灭虫 在选择杀菌 灭虫方法时 必须充分考虑到城建档案制成材料的特点 以防城建档案本身的破坏 青岛市城建档案馆采用档案柜中放置樟脑精 防霉驱杀虫药 天然植物芳香 入库之前档案用微波杀菌灭虫机进行杀菌灭虫消毒 二 库房管理 五 防光光的照射会发生各种光化作用 促进纸张字迹的变化 影响城建档案的寿命 太阳光谱的紫外线部分 具有特别强烈的光化作用 它对纸张纤维素 非纤维素有很大的破坏力 致使纸张强度降低 尤其是蓝图上的感光药液遇到这种光线易于退色 使线条印迹逐渐消失 纸张变黄变脆 底图则会降低机械强度 极易破裂 因此 要设法避免光线直接照射在城建档案上 更不要在烈日下曝晒城建档案 通常 库房的窗子要小 有遮光窗帘 档案柜排列应与窗户垂直 二 库房管理 六 防火火灾对城建档案破坏极大 而且不可弥补 因此 防火问题在保管中必须引起注意 库房内严禁吸烟 定期检查电器 照明设备 消除隐患 为防止火灾 档案库房内应设有防火装置 如自动报警器 灭火器等 七 档案库房设备 1 空气调节空气调节的目的是使库内空气的温度 湿度 洁净度等等符合一定的要求 要调节库内空气的温度 湿度和洁净度 就要对空气进行适当处理 如加热 冷却 加湿 干燥 过渡等 和输送分配 目前 社会上有多种方式的空调系统 档案库房使用何种空气调节系统 要视具体情况而定 七 档案库房设备 2 防火 灭火设备 1 灭火剂 水 泡沫灭火剂 二氧化碳灭火剂 干粉灭火剂 卤代烷灭火剂 2 灭火装置 人工灭火 半自动灭火系统 全自动灭火系统 七 档案库房设备 3 档案装具档案装具是指用于存放档案的各类柜 架 箱以及包装档案的卷盒 卷皮 卷夹等 1 装具用材要求 2 装具类型及特点 档案柜是比较传统的保存档案的装具 使用起来比较灵活 便于挪动 有利于防尘 防火 防盗等 活动式密排档案架减少了通道的面积 使库房的容量提高了一倍以上 并在防火 防盗 防尘等方面集一般档案架和档案柜的优点 密集架是一种具有发展前途的档案装具 三 档案库房排架及存放位置索引 排架编号 1 分类排架法2 固定排架法3 档案存放位置索引 四 城建档案检索工作 一 城建档案检索工作的内容和发展趋势 1 内容 检索系统的建立 以及检索工具的组织和积累 这部分内容称为编目 根据利用者和管理的需要 通过目录索引等各种检索工具 从庞大的档案群体中检出所需要的档案 利用检索系统进行检索 二 检索工具的职能 内容结构 1 职能 存贮 把有关档案的特征著录下来 成为一条条查找档案的线索 并把它们系统的排列 这就是档案线索的存贮 检索 提供一定的查寻手段 让人们按照一定的检索方法 借以检出所需要的档案 这就是档案的检索过程 二 检索工具的职能 内容结构 2 城建档案检索工具的内容结构 包括说明 目次 主体部分 简图或示意图 城建档案管理特征的标准和附录等 说明 目次 主体部分 简图或示意图 城建档案管理特征的标注 附录 三 检索工具的形式 1 卡片式检索工具 包括保管单位卡片 工程卡片 专题卡片 人物卡片 数据卡片等 保管单位卡片 工程卡片 专题卡片 人物卡片 数据卡片 三 检索工具的形式 2 簿册式检索工具 包括城建档案总目录 分类目录 专题目录 城建档案总目录 城建档案分类目录 三 检索工具的形式 3 专题目录 总登记号 条目的流水顺序号 反映城建档案保管单位的总库藏数量 即每一个总登记号都反映截止登记时的城建档案的总库藏数量 最后的总登记号则反映城建档案的库藏总量 归档进馆日期 可以反映出城建档案归档入库的大体时间 同总登记号结合起来 便于进行库藏统计 三 检索工具的形式 四 评价检索系统的标准查全率 是用来描述检索系统检出相关档案能力的一种尺度 查准率 是用来描述检索系统拒绝不相关档案的能力或检索精确度的一种尺度 查全率和查准率结合起来 描述了检索系统的检索成功率 五 城建档案的分类 一 分类依据和目的依据 中国档案分类法 国家建设部颁发的 城建档案分类大纲 修订稿 结合城建档案接收范围和馆藏档案实际情况制订 对城建档案实体进行科学分类 编制分类检索工具和组织分类目录 五 城建档案的分类 二 分类原则1 采用实体分类 以档案来源为主的原则 以档案编制单位的性质为分类的主要依据 同一单位移交的档案尽量集中 2 下级类目服从上级类目的原则 分类实施时 应按大类 属类 小类的顺序依次选类 3 对难以确定产权归属的建筑以及难以按单位性质归类的城建档案 按房屋性质确定分类 五 城建档案的分类 三 编号方法采用英文字母与阿拉伯数字混合编号 大类号用英文字母 A B C R 表示 属类 小类 案卷号均用阿拉伯数字表示 在属类与小类之间用 隔开 在小类与案卷号之间用 隔开 五 城建档案的分类 四 编号形式1 基本档号格式大类 属类 小类 案卷号2 有形成年代的特殊性的档号结构大类 属类 小类 形成年代 案卷号3 有地形图图幅号的档号结构大类 属类 小类 图幅号 五 城建档案的分类 五 建设部城建档案分类大纲本 分类大纲 设置18个大类 105个属类 小类是在考虑馆藏档案的基础上结合各类城建档案的特殊需要和未来发展而设定的 具体类目设定 六 城建档案著录工作 一 城市建设档案著录规范 GB T50323 2001由中华人民共和国建设部 国家质量技术监督局2001年3月5日联合发布 2001年7月1日实施 六 城建档案著录工作 二 城建档案著录的意义城建档案著录是城建档案馆 室 编制检索工具时 对档案的内容和形式特征进行分析 选择和记录的过程 1 著录是建立档案检索系统的基础和前提 2 著录为查找档案材料提供依据 3 著录是决定检索效率和质量的重要因素 六 城建档案著录工作 三 著录级别1 工程 项目 级著录是对一个工程 项目 的所有档案的内容及形式特征进行分析 记录 2 案卷级著录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析 记录 3 文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析 记录 六 城建档案著录工作 四 著录文字要求1 著录用文字必须规范化 2 文件编号 时间项 载体与数量项 专业记载项 排检与编号项的数字一律用阿拉伯数字 3 其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规范 六 城建档案著录工作 五 著录信息源1 著录信息来源于被著录的档案 2 单份文件著录时 主要依据文头 文尾 3 一个案卷著录时 主要依据案卷封面 卷内文件目录 备考表等 4 被著录的档案信息不足时 参考其他有关的档案 资料 六 城建档案著录工作 六 著录格式1 表格式著录格式2 段落符号式著录格式形式为卡片式时 卡片尺寸一般为12 5cm 7 5cm 著录时卡片四周均应留1cm空隙 如卡片正面著录不完 可接背面连续著录 城建档案的提供利用 一 城建档案利用工作的内容与意义 城建档案利用工作的内容基本上包括两个部分 一是准备档案检索工具 编辑介绍和报道档案馆 室 保存档案的内容和成份 为提供利用作好准备 二是通过各种方式和手段提供档案资料为社会各项工作服务 这是目前城建档案利用工作的核心内容 第一 城建档案利用工作是城建档案业务工作中最富有活力的环节 城建档案工作者通过向社会提供档案与社会各界发生直接联系 充分发挥档案的作用 满足多方面的需求 扩大档案工作的社会影响 事实证明 利用工作开展得好的档案部门 工作就有生气 有活力 就会得到领导和社会的重视 就会获得自身发展的良好条件 从档案工作的发展看 进一步加强档案利用工作 是搞活档案工作的重要手段 也是今后一个时期的重点 第二 做好利用工作是带动整个城建档案工作发展的关键步骤 通过档案利用工作能够比较客观地发现档案工作其他业务环节中存在的问题和不足 如收集是否齐全完整 整理是否规范 档案鉴定是否科学 检索工具是否适用等等 同时 随着档案利用工作的不断发展 会对其他业务工作提出许多新的要求 在利用工作的带动和促进下 这些工作就会得到相应的发展 第三 搞好利用工作能够促进档案工作由被动变主动 做好做活档案工作 档案工作是一项服务性工作 只有通过积极优质的服务 把死材料变成活材料 才能使档案工作变被动为主动 而且利用工作也是做活档案工作的关键环节 利用工作有了灵活性 能够很好地满足各个方面的需求 能够吸引社会各方对档案工作的关注 就会使整个档案事业充满活力 第四 档案利用工作是城建档案事业为社会主义现代化建设服务的基本措施 是档案工作的中心任务 档案的收集 整理 鉴定 统计 保管等工作在很大程度上是为利用工作提供基础和条件 只有利用工作才能真正把档案工作与社会直接地联系起来 使档案的价值得以实现 二 开展城建档案提供利用工作的要求 一 有正确的服务观念 良好的服务态度档案工作是一项服务性很强的工作 档案工作重点从政治 行政等方面的需要 发展到为经济建设 科学研究 精神文明建设服务等方面上来 档案人员在服务观念上应坚持以 一个中心 两个基本点 为重点 要破除落后保守的 重藏轻用 的思想束缚 积极开展利用 根据不同的利用需求 有针对性地提供档案 要认真研究档案利用工作所面临的新情况 新特点 解决好利用工作中的新问题 在观念更新的同时 还要求档案工作者有良好的敬业精神 有高度的责任感 有热情周到的服务态度 二 开展城建档案提供利用工作的要求 二 充分研究和了解社会需求 熟悉馆 室 藏档案档案利用工作的对象是十分广泛的 利用者的情况千差万别 利用需求也带有自身的特点 而且随着时间的推移 利用需求也在发生变化 熟悉档案的内容 是做好利用工作的另一必要条件 只有对档案部门保存的档案内容 数量 保存状况 存贮地点十分清楚 真正做到如数家珍 才能为利用者及时 准确 迅速地提供档案 对利用者进行必要的参考咨询帮助 收到好的效果 二 开展城建档案提供利用工作的要求 三 正确处理基础工作与利用工作的关系在整个档案业务工作中 利用工作是目的 是主导工作 但利用工作必须建立在良好的基础工作之上 应该在重视利用工作的同时 狠抓基础工作 以利用工作促进基础工作 以基础工作保障利用工作 做到相互结合 共同发展 二 开展城建档案提供利用工作的要求 四 正确处理利用与保密的关系档案由于其自身的特点 往往有些内容是需要保密的 就是要在一定范围内控制使用 但保密是动态的 也是有一定的时间性的 严格地说 坚持保密原则与更好地开展档案利用是一致的 在处理保密和利用的关系时 应该坚持以党和国家的利益为重 严格按照有关的法令法规和规章制度进行 从发展趋势看 应该逐步扩大档案的利益范围 扩大档案利用对象 适时调整档案密级 减少利用审批手续 更好地服务利用者 三 城建档案提供利用的方式 一 提供档案原件1 既能保证利用者对档案的利用 又有利于档案保护 2 有利于档案的利用效益的发挥 提高档案原件的周转率和利用率 方便利用者系统大量地利用原始档案 3 有利于保守机密 在档案阅览室内利用档案能够较好地掌握档案的利用范围 4 利用者还可以借助档案阅览室能够提供的参考工具 包括一些现代化的利用手段 辅助设施提高利用效果 三 城建档案提供利用的方式 二 提供档案复制件1 制发档案复制本档案复制的方法是很多的 主要有复印 摄影 手抄等 向利用者提供档案复制件可以使利用者能够比较方便地获得与档案原件内容一致的材料 能够起到保护档案原件的作用 有助于延长档案寿命 另外 由于复制件可以大量复制 有助于充分发挥档案的作用 2 档案证明档案证明是档案部门根据利用者的要求 在复制件上加盖档案馆 室 的公章方能生效 证实此档案在馆 室 藏档案中有记载而提供的证明材料 三 城建档案提供利用的方式 三 档案展览1 档案展览既是档案宣传的手段也是档案利用的手段 它是指档案部门根据工作的需要 按照一定的目的和要求 系统地陈列档案材料 以满足社会的利用需求 2 可以举办多种形式的档案展览 档案馆 室 可以根据自己的条件和需求情况设立专门的档案陈列室 陈列本单位保存的珍贵文件和各种档案史料 3 档案展览作为一种比较好的档案宣传和利用的方式 有着突出的作用 三 城建档案提供利用的方式 四 档案参考咨询档案参考咨询主要是由档案部门根据馆 室 藏档案 通过个别解答的方式 向利用者提供档案信息 档案检索线索 档案专业知识 进行必要的档案利用辅导和指导的工作 1 档案咨询的种类档案