《档案学概论》[1].ppt

档案学概论 陈忠海教授主讲 主要内容 1档案概念与档案现象2档案的价值与作用3档案工作系统的内部结构与外部环境4档案工作的性质 矛盾 规律和原则5档案工作机构6档案事业7档案法规与档案职业道德8档案工作标准和标准化 档案学的学科内容 特点及科学体系 中外档案管理的基本理论 1档案概念与档案现象 1 1档案的定义及其分析1 2档案与相关事物的关系1 3档案的种类 1 1档案的定义及其分析 一 档案定义档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰 确定的原始记录作用的固化信息 二 档案的本质特性档案的本质特性是原始记录性 三 档案概念的理解档案具有社会性 历史性 确定性和原始记录性 1 2档案与相关事物的关系 一 档案与信息档案与信息是种概念与属概念的关系 二 档案与文献档案与文献的逻辑关系是内涵不同 外延有大面交叉重合 二者核心含义不同 三 档案与文书两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系 从逻辑上讲 二者内涵不同 外延有大面积交叉 1 3档案的种类 一 公共档案与私人档案这是从档案形成领域的公 私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对性概念 它主要可解决档案的归属权问题 1 3档案的种类 二 历史档案与现行档案这是从档案形成的时间的早晚以及档案作用角度对档案进行种类划分的两个相对性较强的概念 历史档案是指形成时间较早 离现在较久远且主要起历史文艺化作用的档案 现行档案是指形成时间较晚 离现在较近且主要起现时性查考作用的档案 1 3档案的种类 三 文书档案 科技档案与专门档案这是人们自然而然地逐渐形成的三个概念 文书档案实际上是指行政管理档案 科技档案是指科技 生产活动中形成的科技文件转化而成的档案 专门档案是指除文书档案之外的 所有在专门活动中形成的档案 2档案的价值与作用 2 1档案价值形态2 2档案的作用2 3实现档案价值的规律性 2 1档案价值形态 档案的凭证价值和情报价值档案的凭证价值是档案的基本价值之一 是档案不同于其它各种资料的最基本的特点 档案的情报价值亦是档案的基本价值之一 它的主要特点在于它的原始性和可靠性 1档案的价值形态 档案的第一价值和第二价值档案的第一价值 指档案对于其形成者所具有的价值 其价值主体是档案形成者 档案的第二价值 指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值 其价值主体是非档案形成者 1档案的价值形态 档案的现实价值和长远 历史 价值档案的现实价值 又称现行价值 是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性 档案的长远 历史 价值 是指档案价值的时效性可以扩张到遥远的未来 在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的性质 2 2档案的作用 一 行政作用公务档案对于机构 组织等在察往知来 保持政策 工作方法等的联续性 有效性 以及决策的科学性具有不可或缺 无可替代的凭证和参考作用 二 业务作用业务档案在每一个业务领域中都发挥了重要的凭证和参考作用 成为业务活动的信息支持和保障 2 2档案的作用 三 文化作用档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富 以及对人类社会文化的积累 传播 发展与进步所发挥的各种功能 四 法律作用档案的法律作用是指档案在解决争端 处理案件等活动中所发挥的证据作用 五 教育作用档案的教育作用是指档案以及独特的历史性 直观性和原始性 成为宣传教育的重要材料 2 3实现档案价值的规律性 一 档案价值扩展律档案价值扩展律是指由于价值主体扩展和档案作用性质的变化而导致档案的价值形态由单一转为多样化的规律 2 3实现档案价值的规律性 二 档案机密程度递减律档案机密程度递减律是指具有密级的档案 随着时间的推移和条件的变化 密级逐渐降低或解除的规律 2 3实现档案价值的规律性 三 档案价值时效律档案价值时效律是指档案对社会的有用性 有时限定在一定的时间内 超过了这个限制后则降低或丧失了价值的规律 2 3实现档案价值的规律性 四 档案价值的条件律社会制度 国家有关政策 法规 政治经济形势等对档案利用需求 档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用 从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响 3档案工作系统的内部结构与外部环境 3 1档案工作系统的结构与功能3 2档案工作系统内部结构之间的关系3 3档案工作与外部环境的关系 3 1档案工作系统的结构与功能 一 档案工作系统结构档案实体管理 档案信息开发和档案工作反馈信息处理是档案工作的系统结构 二 档案工作系统的功能档案工作系统的功能是保证档案信息资源合理集中 存储质量高和安全无损 缩短档案信息传递时间 准确地传递输给档案用户使用 实现档案信息资源的共享等 3 2档案工作系统内部结构之间的关系 一 档案工作系统的目的性档案工作系统的总目的是提供档案信息为社会实践服务 不明确会严重影响档案工作为社会实践服务 二 档案工作系统的整体性档案工作系统是由各个业务环节组成的有机整体 应局部服从整体 整体控制局部 3 2档案工作系统内部结构之间的关系 三 档案工作系统的相关性档案工作系统各个业务环节不是彼此孤立的 而是相互关联相互作用的 因此 每个环节的工作都不要单打一 而要兼顾其它环节 四 档案工作系统的有序性档案工作系统结构是分层次的 是井然有序的 是一个纵横交织的网络模式 3 3档案工作与外部环境的关系 档案工作与外部环境的关系 主要是指档案工作与社会实践的关系 档案工作与社会制度的关系 档案工作与科学技术的关系 档案工作与社会档案意识的关系 认识处理好档案工作与外部环境的关系对促进档案工作的发展具有重要意义 4档案工作的性质 矛盾 规律和原则 4 1档案工作的性质 地位和意义4 2档案工作领域中的矛盾运动和规律4 3我国档案工作的基本原则 档案信息化建设 4 1档案工作的性质 地位和意义 一 档案工作的性质档案工作的性质 包括它的本质属性和一般属性 就其本质属性来说主要指的是它的原始记录性 档案工作的一般属性有多种 如管理性 科学性 服务性 政治性 机要性等等 二 档案工作地位和意义档案工作在社会历史发展过程中 在社会的政治 经济 科学 文化活动中 占有一定的重要位置 不是可有可无的 今天已经发展成一项巨大的事业 在当今社会主义物质文明和精神文明建设中不呆或缺 三 档案工作的效益社会对档案工作的投入与档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度之间的比例关系 或者说 是档案工作的劳动消耗与劳动成果之间的关系 其基本特点是 1 档案工作效益的社会性 2 档案工作效益的隐蔽性 3 档案工作效益的滞后性 4 2档案工作领域中的矛盾运动和规律 一 档案工作领域中的矛盾运动档案工作的基本矛盾 是档案管理水平与社会对档案需求的矛盾 两者互为条件 相辅相成 适应是暂时的 不适应是经常性 两者由不适应到适应 由适应再到不适应 反映着矛盾不断出现和解决的过程 这种矛盾运动推动了档案工作向前发展 二 档案工作领域矛盾运动规律纵观档案工作发展史 档案工作的发展规律是1 档案工作的分化与整合规律 2 档案工作的智能化发展规律 3 档案工作发展与社会环境变化的互动性规律 4 档案工作的社会化发展规律 4 3我国档案工作的基本原则 我国档案工作的基本原则是统一领导 分级管理 维护档案的完整与安全 便于社会各方面的利用 这三部分内容是辩证统一的有机整体 前者是核心 中者是手段 后者是目的 档案信息化建设 档案信息的数字化档案信息的数字化是指利用数据库技术 数据压缩技术 高速扫描技术等技术手段 将纸质文件 声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案 系统组织成具有有序结构的档案信息库 档案网站建设 档案网站是档案机构在公共服务网络上建立的站点 它一般以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传 数字档案馆建设 数字档案馆是 利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式 其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境 5档案工作机构 5 1档案室的性质 职能和类型5 2档案馆的性质和职能5 3档案行政管理机构5 4新型档案机构 5 1档案室的性质 职能和类型 档案室 是机关 团体 企业 事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构 主要为本单位工作 生产科研服务 档案室的职能 主要是管理本单位的全部档案资料 并积极提供利用 指导监督本单位文件材料归档工作 做好定期向档案馆移交的工作待等 档案室的类型 目前主要有综合档案室 档案资料中心 声像档案室 科技档案室和联合档案室等 5 2档案馆的性质和职能 档案馆的性质 是永久保存档案的基地 是提供档案信息为社会服务的中心 是科学文化事业机构 档案馆的职能 积累和管理国家档案财富 传播档案信息为社会服务 提供原始凭证 维护历史真实 承担宣传教育职能等 5 3档案行政管理机构 档案行政管理机构 如各级档案局 处等 是党和国家指导和管理档案工件的部门 它们既是党的机构 又是国家机构 其具体任务是拟定档案工件的规章办法 建立国家档案工作制度 规划和筹建档案馆 在业务指导档案馆工作 制定档案鉴定标准 开展档案精力交流和档案专业干部培训等 5 4新型档案机构文件中心是一种社会化 集约化和专业化的档案管理机构 它的设置一般不隶属于一个文件形成单位 而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地区综合档案馆之间的一种过度性档案管理机构 档案寄存中心是指由国家综合档案馆设立的 为各类企业 社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构 档案事务所是指提供档案事务服务的一种商业性档案服务机构 6档案事业 6 1档案事业及其构成6 2国家档案事业管理 6 1档案事业及其构成 一 档案事业概念档案事业是以管理和开发国家档案信息资源 服务于国家各项事业为宗旨的 由档案事业管理工作 档案室工作 档案馆工作 档案教育 档案科学技术研究 档案宣传出版 档案界国际交流与合作等各个部分组成的一项事业系统 6 1档案事业及其构成 二 档案事业的构成我国档案事业主要有这样几个部分组成 即档案行政管理 档案实体管理 档案教育 档案科学技术研究 档案法治建设 档案宣传与出版和档案国际合作与交流 6 2国家档案事业管理 一 国家档案事业管理概念国家档案事业管理是从宏观上 整体上管理国家档案事务 不断调节档案事业系统的内部关系和外部关系 促进档案事业发展 为国民经济和社会发展服务的一项工作 6 2国家档案事业管理 二 档案事业管理体制档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度 包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系 权限划分等 从世界范围来看 档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种类型 6 2国家档案事业管理 三 档案事业管理手段档案事业管理手段主要有行政手段 法律手段 政策手段 计划手段和经济手段 档案法规和档案职业道德一档案法规 档案工作法律 简称 档案法律 是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件 包括全国代表大会常务委员会制定的各种关于档案和档案工作的法律行为规范 其表现形式就是 中华人民共和国档案法 及其他法律中的相关条文 档案行政法规 是指由国务院根据我国的宪法和法律制定的关于档案行政管理的规范性文件的总称 其形式有三种 一是对档案行政事务作出全面系统的规定的文件 如 国务院关于加强国家档案工作的决定 中华人民共和国档案法实施办法 等 二是对某一方面的档案行政工作作出部分规定的文件 如 机关档案工作条例 全国档案馆设置原则和布局方案 等 三是对某一项档案行政工作作出比较具体规定的文件 如 关于开放历史档案的几点意见 等 行政规章一般有部门规章和地方规章之分 部门规章是国务院各组成部门根据法律和行政法规等在本部门权限范围内制定的规范性文件的总称 地方规章是省 自治区 直辖市以及省 直辖市 自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府 根据法律和行政法规等制定的规范性法律文件的总称 档案法规和档案职业道德 二 档案职业道德档案职业道德是从事档案职业的人员共同认可的并在职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范 档案职业道德规范的内容包括 忠于职守 爱岗敬业 遵纪守法 严守机密 博学求进 公正服务 档案工作标准和标准化一标准与档案工作标准 标准是对重复性事物和概念所作的统一规定 档案工作标准 是以档案工作中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称 它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据 按照标准的适用范围 可将其划分为国家标准 区域性标准 国家标准 专业标准或行业标准 企业标准 国家标准 是指经过国际权威组织制订 在国际上得到普遍承认和通过的标准 如国际档案理事会 及其标准化委员会 制订的 国家标准 档案著录规则 总则 和 国际档案标准 团体 个人和家族档案规范记录 等 国家标准 是指对全国经济 技术发展有重大意义 必须在全国范围内统一的标准 我国制订的档案工作标准有 项 如GB T 94 档案分类标引规则 GB T11821 89 照片档案管理规范 等 专业标准 行业标准 是指由专业主管部门批准 发布 在该部门范围内统一的标准 如DA T1 92 档案工作基本术语 DA T22 2000 归档文件整理规则 等 档案工作标准和标准化 二档案工作标准化标准化 是指在技术 经济 科学及管理等社会实践中 对重复性事物和概念通过制订 实施标准 达到统一 以获得最佳秩序和社会效益的过程 档案工作标准化是一个动态的相对的概念 其中的 化 有两层意思 一是指提高档案工作标准的制订水平和贯彻的深度 二是指不断扩大档案工作标准的制订与实施范围 我国档案工作标准体系构成 年国家档案局发布的 档案工作标准体系表 规定 基础标准 包括五种 即 档案专业基本术语词汇 档案馆代码编制细则 档案种类划分标准 档案计量单位标准 档案统计工作标准 等 业务技术标准 可分为六类 即 档案收集标准 档案整理标准 档案编目与检索标准 档案统计标准 档案鉴定标准 档案保管与保护标准 等 档案学的学科内容 特点及科学体系 1档案学的研究对象与任务 2档案学的学科特点 3档案学的学科体系 4档案学和相关学科的关系 1档案学的研究对象与任务 一 档案学的研究对象档案学的研究对象是档案现象及其本质与规律 档案学的研究对象与任务 二 档案学的任务档案学的任务是在研究和揭示档案现象的本质和规律的基础上 提出档案管理的科学理论 原则 技术和方法 指导档案管理实践 提高档案管理科学水平 更好地为社会实践服务 1档案学的研究对象与任务 三 档案学的研究范围档案学的研究范围主要包括 基础理论研究 档案史学研究 应用理论研究 应用技术研究和边缘性交叉性档案现象研究 2档案学的学科特点 档案学的学科特点是多方面的 具体来说具有综合性和社会性 实践性和理论性 技术性和实用性以及开放性和包容性等 3档案学的学科体系 一 档案学学科体系的作用与学科体系结构的特征对档案学学科体系的研究可以使学界对档案学的整体发展状况 有一个全面概观的了解 具有良好的学术价值 同时 也可以为档案学的自身建设和发展提供一个客观的思想导向 档案学学科体系结构的特征是 静态与动态的统一 宏观结构与微观结构的统一 传统性科目与新兴科目性的统一 3档案学的学科体系 二 档案学学科体系的基本模式档案学基础理论研究 档案学史学研究 档案学应用理论研究 档案应用技术研究和档案学与其它学科之间的交叉与边缘性研究 4档案学和相关学科的关系 一 档案学与马克思主义哲学马克思主义哲学为档案学的研究提供了根本性的思维方法 4档案学和相关学科的关系 二 档案学与管理科学管理学的研究经验及其所提供的理论 原则和方法等 在档案学的研究和建设方面 均具有一定的借鉴和参考价值 4档案学和相关学科的关系 三 档案学与图书馆学和情报学档案学 图书馆学和情报学在研究对象 研究方法 研究手段等方面存在一定的联系 三门学科研成果可以互相借鉴 中外档案管理的基本理论 1中国档案学的产生与发展概述 2欧洲档案学的产生与发展概述 3中外档案管理的基本理论 档案学理论的发展趋势 1中国档案