档案室档案管理.ppt

档案室档案的管理 垦利县档案局二0一六年四月 见证历史传承文明 第一 走近档案室第二 认识档案 档案业务知识 中央级的档案管理专门机构 国家档案局 中央档案馆 负责管理党和国家中央机关的重要档案与资料 集中保管自 五四 运动以来的 具有全国意义的革命历史档案和中华人民共和国成立后党和国家中央机关的具有永久保存价值的档案 中央第一历史档案馆 是专门保管明清两朝中央政府和皇室档案的中央级国家档案馆中央第二历史档案馆 集中保管中华民国时期 1912年 1949年 各个中央政权机关及其直属机构档案 档案业务知识 中央档案馆 北京西郊温泉白家疃 海淀区 国家档案局 北京丰盛胡同 西城区 见证历史传承文明 中国一史馆 在北京故宫博物院西华门内北侧 中国二史馆 位于南京市中山东路309号 见证历史传承文明 档案工作最基层组织 档案室 档案室 见证历史传承文明 第一 走近档案室 一 认识档案室 一 档案室的性质档案室具有双重性 及时本单位档案工作的内部机构 又是档案馆工作的前提和基础 二 档案室的类型1 综合档案室 文书档案室 科技档案室 干部档案室 声像档案室 2 机关档案室 企业档案室 事业单位档案室 档案业务知识 三 档案室的职责和任务1 宣传贯彻 档案法 档案法实施办法 根据档案法律 法规 按照县档案局对档案管理的要求 对本单位文件材料形成的特点和业务发展的情况进行总结 制定计划 建立健全或修订本单位档案管理制度 报上级主管部门或档案行政管理部门审核备案材料 2 负责监督和指导本单位各部门 本系统文件材料的形成 收集积累 整理和归档工作 3 负责本单位入库后档案的整理 保管 鉴定 统计 提供利用4 参加或指导本单位建设项目竣工验收 新产品试制定型 科研成果鉴定和设备开箱等活动 5 依法定期向同级档案馆移交档案 档案业务知识 档案业务知识 李瑞环同志为中央档案馆建馆四十周年的题词 档案工作的原则 思路 二 建立档案室 一 一个单位应成立档案室 作为档案管理的主体 完成本单位活动产生的档案的接收 整理 保管 鉴定 统计和提供利用等过程 二 成立档案室要在单位范围内进行公布 档案室有职责 任务和目标 应该得到单位决策层的采纳和批准 相关部门应明确职责 分工以及人员 经费 硬件设施 设备保障等后 以公文格式在单位公布 档案业务知识 档案业务知识 三 建立档案室的基本要素 管理体制 组织建设1 档案工作机构 档案室 单位档案机构的设置应与单位的规模 管理模式和发展需要相适应 配备一名或多名专职档案员 并保持档案员的相对稳定 承担档案管理的职能 2 档案工作网络 如下图 档案业务知识 档案业务知识 档案工作网络 档案人员的职责 档案业务知识 A 专职档案员的职责1 宣传贯彻 档案法 档案法实施办法 以及当地档案法律法规 根据档案法律 法规 按照档案行政管理部门和上级主管部门对档案管理的要求 对本单位文件材料形成的特点和业务发展的情况进行总结 制定计划 在调查研究的基础上 建立健全或修订本单位档案管理制度 报上级主管部门或档案行政管理部门审核备案 2 负责监督和指导本单位各部门 本系统文件材料的形成 收集积累 整理和归档工作 3 负责本单位入库后档案的整理 保管 鉴定 统计 提供利用4 参加或指导本单位建设项目竣工验收 新产品试制定型 科研成果鉴定和设备开箱等活动 5 依法定期向同级档案馆移交档案 档案人员的职责 档案业务知识 B 各部门 科室 兼职档案员职责1 贯彻执行本单位档案工作制度和标准 2 指导督促本部门 科室 有关人员做好文件材料的收集积累工作 3 在部门 科室 负责人的领导和档案室的指导下 做好本部门 科室 归档文件材料的收集 整理 归档和定期向档案室移交等工作 4 做好本部门 科室 文件材料的提供利用和保管工作 5 参与本部门建设项目竣工验收 新产品试制定型 科研成果鉴定和设备开箱等活动 管理体制 制度建设一个单位的档案工作制度和标准 规范 是根据国家 行业系统 地区有关档案工作法律 法规 规章和业务标准 结合本单位实际制定的档案工作基本业务规范和统一技术要求 是单位开展档案工作的依据和指引 档案业务知识 档案工作制度 档案业务知识 1 各类文件材料的归档制度 2 档案保管制度3 档案借阅制度 4 档案鉴定销毁制度 5 档案统计制度 6 档案安全保密制度7 电子档案管理制度 8 电子档案系统操作制度9 档案工作人员岗位责任制 10 档案管理应急预案 制定本单位档案工作标准 规范 1 档案综合管理分类方案 原立卷说明 明确单位所有档案的分类依据 类别 类目范围等 2 文件材料归档范围和档案保管期限表 明确各类文件材料归档范围及其对应的保管期限 小结1 成立档案室 2 明确职责 任务和目标 明确分工 人员 组织建设 3 制定本单位各项档案工作制度 制度建设 4 制定本单位档案工作标准 规范 档案综合管理分类方案 申报本单位文件材料归档范围和保管期限表 档案业务知识 第二 认识档案 一 档案 一 档案定义 档案法 中是这样定义的档案 档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 档案业务知识 档案定义的基本含义 1 档案的形成者 2 档案是直接形成的历史纪录 3 档案的形成条件 是由 文件材料 有条件转化来的 4 档案的形式是多样的 5 档案的本质属性 档案具有历史再现性 知识性 信息性 政治性 文化性 教育性等特点 档案业务知识 政治性 为党建档 为国管史 我们可以从四个方面来理解档案的定义 1 产生档案的主体和来源 产生档案的主体是各类国家机构 社会组织和个人 表现出多元性的特点 2 档案的基本属性原始记录性 原始性是指档案是当时 当地直接形成于立档单位职能活动 社会实践 过程中的历史产物 而不是事后编造的 记录性是指 从内容上看 档案所记载的是当时 当地 当事人发生 发现的事物和行为的过程 结果 从形式上看 档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色 档案业务知识 3 档案的价值性 价值性即有用性 档案有两种基本价值 一是历史凭证价值 从档案的基本属性和档案的内容 形式特征看 档案是真实可靠的 具有法律效力 二是情报信息价值或称参考价值 从档案的信息储备和所反映的内容看 档案信息可供各项工作借鉴 参考 4 档案形式的多样化 从记录方式来看 有文字书写 刻铸 图表绘制 声像摄录 电子数码等 从阅读方式来看 有直读的 机读的 从载体形式来看 古今中外形式多样 如 甲骨 泥板 金属器皿 岩石 竹木 布帛 羊皮纸 纸张 胶片 磁介质 金属片等 档案业务知识 档案业务知识 这是资料 二 档案的作用 1 档案的凭证作用 档案是历史的真凭实据 具有一定的法律效用 这一点它不同于其他文献 2 档案的参考作用 鉴古知今 今世可以知古 后世可以知今 档案作为一种历史记录 不仅具有凭证作用 同样也具有广泛的参考作用 档案业务知识 三 档案的种类 1 按历史时期分 中华人民共和国成立前 中华人民共和国成立后 2 按档案的内容性质分 文书档案 科技档案 专门档案 特殊载体档案专门档案 会计档案 人事档案 诉讼档案 审计档案 公证档案 婚姻档案 病历档案 房产档案 教学档案等 档案业务知识 三 档案的种类 3 按档案载体形式分 甲骨档案 金石档案 简牍档案 缣帛档案 纸质档案 声像档案 电子档案 4 按档案所用文字分 汉语言文字档案 满文档案 藏文档案 蒙文档案 外文档案 档案业务知识 二 档案工作 一 档案工作的概念档案工作 简单地说就是用科学的原则和方法管理档案 为党和国家各项工作服务的工作 档案业务知识 二 档案专业术语 1 全宗 一个国家机构 社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体 2 全宗号 全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号 3 全宗卷 全宗卷是档案馆 室 在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷 4 公共档案 国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案5 私人档案 私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案 档案业务知识 三 企业档案室档案门类与整理依据 1 企业档案一般有 1 文书档案 包括经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 2 科技档案 包括基本建设 项目建设类 设备仪器类 科研开发类 产品生产类 3 会计档案 包括会计凭证类 会计帐簿类 会计报表类及其它 4 声像档案 包括照片 录音 录像 光盘 5 实物档案 包括奖品 纪念品 印信 礼品 字画 6 人事档案 包括在职 离退休 死亡干部职工 档案业务知识 1 文书档案 归档范围 编制文件归档范围和档案保管期限的主要依据 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局8号令 整理方法 归档文件整理规则 DA T22 2015 档案业务知识 2 科技档案 基建档案 国家重大项目文件归档要求与档案管理规范 DA T28 设备档案 参考 企业档案工作规范 科研档案 科学技术研究档案管理暂行规定 档案业务知识 3 会计档案 会计档案 会计档案管理办法 新 会计档案管理办法 2016年1月1日起施行 档案业务知识 4 特殊载体档案 声像档案 音视频 按照 照片档案管理规范 GB T11821 2002 电子档案 按照 电子公文归档管理暂行办法 国家档案局6号令 收集 整理 实物档案 按照各单位实际情况整理 5 人事档案 人事档案 在职人员 已故人员档案 包括人社部门退到各单位后永久保存 四 档案工作各个环节 1 档案收集工作 就是把分散在各办公室内部和个人手中的文件材料 按照规定集中保存起来 2 档案整理工作 就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类 组合 排列和编目 使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌 便于保管和利用 3 档案鉴定工作 就是根据档案对今后各方面可能起的作用 通过甄别档案的价值 确定期保管期限 把已失去价值的档案剔除销毁 档案业务知识 4 档案保管工作 档案保管工作的任务 就是克服与限制损毁档案的各种因素 努力延长档案的寿命 维护档案的完整与安全 5 档案的统计工作 就是通过以表册 数字的形式 揭示档案和档案工作的有关情况 6 档案的提供利用工作 为了满足特定的各种利用要求 需要为提供档案准备好直接的辅助手段 档案业务知识 1 档案的收集工作 档案业务知识 明确归档文件收集范围和保管期限 一 制定归档范围原则 以 我 为主 二 文书档案的保管期限 永久 定期定期 30年 10年 1 档案的收集工作 档案业务知识 1 收集时应注意的事项 归档文件收集时的原则 齐全完整 应收尽收 1 对照归档范围表 收发文登记检查是否做到了应收尽收 检查的过程中 可以将收集的文件材料分为以下几类 本单位工作中形成的文件材料 上级单位下发的文件材料 不相隶属单位之间抄送的文件材料 下级单位上报的文件材料 文件材料检查 档案业务知识 归档的文件材料是必须是原件 与资料有区别 同一事由的文件是否办理完毕 是否生效 文件材料是否齐全完整 每份文件的正本 定稿 重要的草稿 附件等是否齐全完整 文件材料的字迹 用纸是否符合归档要求 超大的纸张按A4纸大小折叠 非纸质的的归档文件材料应与其文字说明一起归档 文件材料转化为档案的条件1 办理完毕2 具有保存价值的原始文件材料3 经过系统整理 档案业务知识 2 档案的安全保管工作 档案法 第三条规定 一切国家机关 武装力量 政党 社会团体 企事业单位和公民都有保护档案的义务 1 档案室用房安全要求 2 达到九防条件 防火 防盗 防水 防潮 防高温 防光 防鼠 防虫 防尘 防污染 档案业务知识 3 档案统计工作 统计的内容 档案数量统计 档案设施统计 档案人员统计 档案利用统计 档案数量统计时要注意 卷 件 的不同和关系 案卷排架长度 本年接收档案是指本年档案室接收的所有的档案 档案业务知识 档案业务知识 2000年整理的档案 以卷为单位整理 统计单位 卷 档案业务知识 案卷排架长度单位 米 不足1米按1米 五 从事档案工作应注意的几个问题1 档案与文件的关系 文件是档案的前身 档案是文件的归宿 2 反映基本职能活动的档案与其他档案的关系 突出前者 3 档案 动 与 静 的关系 档案具有潜在价值 4 档案工作资料 情报 图书工作的关系 一体化 5 档案室与档案馆的关系 积累输送 无偿进馆 6 传统管理与现代化管理的关