行政人资中心行政各岗位人员工作规范

行政人资中心行政各岗位人员工作规范 行政人资中心字第000号 2000年0月，第0版 目的，规范行政人资中心行政模块各岗位工作。一、行政专员岗工作内容及要求：（一）证书的日常管理1、 对公司有效证书的使用进行监控和使用登记。2、 对公司现有证书进行存档、借用、最新版本复印件更新工作。工作要求：对公司各类证书进行有效保存及管理。对网络链接证书目录及时更新，方便各级人员查询使用。（二）办公用品、劳保用品、长途电话卡的购买、结款、统计、领用、登记及日常监督。 月初对办公用品、劳保用品、长途电话卡购买数量进行统计；月内对各部门办公用品及长途电话卡的领用进行登记；月末制作各部门办公用品及长途电话卡领用明细表。工作要求：1）根据公司字第000号办公用品采购及日常管理制度内容，执行办公用品采购及管理；2）熟悉办公用品及劳保用品的市场价格，将办公用品、劳保用品采购费用控制在月报预算内；3）做到办公用品台帐清晰，掌握办公用品库存情况；4）有责任对办公用品领用进行监督，对于浪费现象应加以制止；5）有责任对办公用品的节约提出合理化建议。（三）对物业递交的相关费用，如房屋租金、水电费、供暖费等进行核实、登记、存档。 工作要求：1）根据物业提供的相关费用进行款项登记。要求做到：费用核实无误，费用登记详实；2）有详细的表格，对相关费用统计清晰，内容准确无误； 3）建立与物业的日常沟通。（四）钥匙的日常管理（不包括财务）。 工作要求：1）对行政人资中心负责管理的办公柜钥匙进行及时配发；定期核实、登记、统计工作； 2）对所管理的钥匙进行领用及开启登记； 3）确保登记与领用相符； 4）收回离职人员的钥匙，应及时进行对应登记，以便日后使用。（五）公司快递日常管理：负责各部门寄出快递信件的收集、登记、发送。待发件人自行封装、填写妥当（内容包括：寄件人及其单位、寄自城市名称、邮件种类、邮件号码、收件人姓名等以便日后查询），并在待发邮件登记本上进行登记后方可发出。对于到付的邮寄费用及挂号类邮件应进行登记、办理结费手续。月末对各部门快递费用进行统计分割后报各部门负责人签字确认，向各部门分摊相应费用。工作要求：1）负责公司各部门快递登记、月末部门费用划分。做到登记详实，费用划分清晰；2）负责与快递公司的调研谈判，并上报部门负责人；3）负责与各快递公司费用结款及出现问题时的初步协调工作。做到结款费用与登记费用核对准确。对各部门与快递公司之间产生的问题进行初步的协调，对不能给予满意答复的及时汇报于行政主管。 （六）公司级会议服务：负责公司级会议的会前布置工作。（七）部内日常工作内容1、 公司礼品库：外送礼品的入库登记、保管、领用登记。2、 各类电信优惠信息说明：对电信行业提供的活动政策进行咨询，对确认可直接减少通讯费用的活动通知全员。二、专职司机岗位工作内容及要求：（一） 岗位工作时间早8：30-晚17：30（二） 工作内容1、 负责车辆的日常清洁、费用交纳、加油、日常维修保养、保险办理、事故现场的处理；2、 负责出车任务的实施并对出车过程中的安全保障负责；3、 车辆违章记录的查询工作，负责处理；4、 填写要求的各种车辆管理相关表格；5、 公司各类费用的交纳；6、 部门负责人安排的其它日常工作。（三） 工作要求服务于用车人是该岗位的核心职能，以提高服务对象的满意度为工作目的。1、 遵守交通规则，确保驾驶车辆无违章。熟悉本市路况，保证驾驶安全；2、 保持良好的仪容仪表形象和良好的职业道德修养；3、 爱护公务车及公务车上的设备、设施；4、 手机24小时开机，保证联络的畅通和应急事件的处理；5、 负责公务车的清洁卫生；6、 有效控制公务车的油耗在合理范围内；7、 每天对车辆进行出车前的安全检查，部门将对该检查情况进行周抽查；8、 车内日常生活用品的准备和补充（饮用水、纸巾、常备药品、当日报纸）；9、 出车过程服务周到： a. 提醒用车人出发时间b. 主动为用车人开启车门c. 为用车人提携物品d. 提醒用车人预计到达时间e. 主动询问用车人预计活动结束时间，提前做好准备工作10、定期上网查询违章记录，并负责处理。11、对公务车进行定期保养、养路费交纳、保险到期等情况进行深入了解，并及时提醒负责人；12、对行程进行记录；13、公务车司机每日用车后将公务车停于公司停车位中，车钥匙交到部内负责人处登记钥匙返回时间。在未经部门负责人同意的情况下，公务车司机不得擅自将公务车开至他处过夜。特殊情况需要开出，应先经过部门负责人同意方可。将车存放于公共停车位，确保车辆安全；14、出车任务完成后，需要向部门负责人汇报；（四）日常服务考评为提高该岗位人员的服务质量，特制定本评分标准，以供用车人考核时进行参考。 1、服务评分标准 专职司机服务评分标准为100分/次，用车人在每次出车结束后对专职司机的服务进行综合评估后将表格直接交于行政主管。填写服务评估表（附件二）。100-95分为非常满意；94-85分为满意/中上等水平；84-75分为一般；74-65分为较差；65分以下为极差。2、参考服务评分内容包括（1）车内、外卫生清洁情况：a、干净整齐；b、清洁情况一般；c、清洁情况较差。（2）驾驶过程安全平稳情况：a、驾驶安全平稳；b、驾驶平稳度一般；c、驾驶让人感觉不安全。（3）对所驶道路的熟悉情况：a、事先了解，道路情况清晰，无询问顺利抵达；b、道路了解情况差，根本不认识不知道。也未作任何形式的查询准备。（4）对用车人出发时间提醒：a、主动了解出发时间并主动提前提醒用车人；b、事前未做出发时间了解，未提醒用车人；c、用车人在出发前尚未找到专职司机。（5）主动为用车人开启车门提携物品：a、用车人上车前，主动为用车人开启车门并提携物品；b、用车人自己开启车门将物品放入车内。（6）提醒用车人预计到达时间：a、提醒用车人预计到达时间，请用车人做好准备工作；b、未做提醒，导致用车人到达后匆忙下车。（7）主动询问用车人活动结束时间，提前做好准备工作：a、主动询问用车人活动结束时间，提前做好准备工作；b、并未提前询问，但活动结束后可以看到司机等待；c未提前询问活动结束时间，且活动结束后找不到司机，还需电话寻找。（8）车内用品提供及使用方便性：a、车内日常用品提供齐全，使用方便；b、车内日常用品提供齐全，但使用不方便，需问询、寻找；c、车内日常用品提供不全。（9）司机仪容仪表情况：a、衣着干净、整齐，着装得体，体现公司形象（接待公司级客人着正装）；b、着装邋遢，直接影响接待工作。(10) 司机礼貌服务情况：a、礼貌服务方面非常满意； b、礼貌服务方面表现一般；c礼貌服务方面表现不好。（五）岗位薪资构成工资本岗位工资+绩效奖金+午餐补贴+交通补贴+手机话费补贴+加班补助+额外餐补+额外交通补贴工资构成说明：1、加班补助：早8：30分之前，晚17：30分之后的工作时间按加班计算（时间按照工作需要到达取车地点及需要放置到指定地点的时间计算）。在月工资中按实际加班时间领取加班补助。加班补助按公司规定的平日加班、休息日加班、节假日加班进行计算。2、额外餐补：由于司机岗位的特殊性，经常出现加班，因此补贴额外餐补（此补贴将根据个人的出勤与加班情况，公司有权进行调整）。按15元/天计算，450元/月。该费用随当月工资进行发放。不在做另行报销其他餐费。3、额外交通补贴：按服务评估表相关项目内容考核是否领取额外交通补贴。实际加班时间中(综合考虑到达公司或指定地点取车及把车辆放置到指定地点的时间及公交系统实现困难的情况)，早上在7：30以前，晚上超过22：00以后的，按28元/次进行发放。该费用按28元/次*实际发生次数进行计算后随当月工资进行发放。不再做另行报销其他车费。4、对于长途出差的规定，不按照上述加班、交通、餐费的规则计算，按照出差的管理规定进行。三、前台接待工作内容及岗位要求：（一）工作时间在8:45-9:00、17：30-17：45前台不得空岗，由二名前台人员按月倒班，对于执行8：45-17:45工作制的人员早8：45后到公司，视同迟到；下午17：45前离开公司，视同早退。（二）工作规范1、语言礼貌、亲切，态度和蔼、友善，举止标准规范，处事严谨、得体、高效；见面应微笑点头或礼貌称呼，营造良好工作气氛和提高职业工作素养。2、对工作认真负责，有耐心，有敬业精神；3、仪表清新、大方，工作日着正装上岗（周一周五），着装整洁大方，避免穿着过短、露、怪服装，上岗应化淡妆，忌浓妆艳抹，染重色指甲、异色发式；4、前台人员不得在工作时间内吃零食，不得在前台区域用午餐。午餐不得吃有刺激性味道的食物（如：洋葱、大蒜、韭菜等）；5、上班时间杜绝任何形式的聊天（电话聊天、网上聊天等）；6、前台人员遇特殊情况离岗时，须向部门负责人说明情况，经批准后方可外出，严禁两名前台同时离岗；7、下班前应检查前台区域门窗的开启、关闭情况；及时关闭公共区电灯、空调、饮水机等公用办公设备。（三）工作内容1、总机电话的结转及统计工作要求：（1）每日上班后应首先检查各条外线是否通畅，发现异常及时向部门负责人通报，并做好记录工作；（2）电话铃响三声内必须接起。正确使用“电话规范用语”（ 附前台日常工作规范用语、前台强制性忌用语以供参阅）。待确认对方挂机后，再挂机。不可直接回绝对方电话；（3）对于直接称找董事长、总经理、副总经理的电话转到秘书处处理，若秘书未在公司则请客人留言，事后及时转交秘书进行处理；（4）接待任何电话都要感情饱满，热情，温和、自然、大方，表达简明扼要，不能流露出不耐烦、着急等情绪；口齿清晰，吐字清楚，语速适中；（5）针对电话内容转到相应部门（如：技术监督、检测类电话转行政人资中心工作质量负责人；客户投诉类储运部；工商、税务、银行类转控股财务；街道、政府、人才、人事、保险类转行政人资招聘负责人；广告、活动类转企划部等），每天对电话内容进行分类统计。注：前台人员只根据电话内容进行分类转接，不对电话内容进行任何形式的答复；（6）负责公司成员通讯录及电话分机表的管理及更新，确认无误后Notes通知全员。2、来客的初步接待及公司会议服务（1）接待到访公司的各类人员是本岗另一项重要工作，须注意时刻保持良好形象。接待中做到热情、礼貌、大方、规范；（2）当客人来访，前台应起立接待，待问清要找的部门或员工姓名后将客人引入接待区。倒水后与有关员工或部门电话联系是否接待或由谁接待；（3）接待客户过程中，遇有电话打入，请客人稍等，等转接电话后继续接待工作；（4）遇到上门推销的客户应予以谢绝；（5）遇工商、税务、公安等无需特例，正常接待；（6）离职员工来公司视同来访客人接待；必须及时通知人资人员后，由人资人员接待；（7）有应试人员到公司参加面试，前台应按照来客接待并发放应聘须知与应聘登记表，待来客填完表格后，电话通知人资部门。（8）负责公司级会议的会中服务，要求跟会人员随会议时间上下班，非工作时间按加班处理。3、 监督每日公司员工打卡情况、考勤表统计（1）打卡：监督员工打卡情况，对于代打卡等现象，及时制止并向人资部进行反馈；（2）考勤：前台每日10：00打印考勤表；4、 各部门传真件的收取并用notes等形式进行转发 （1）前台电脑安装传真软件，承接各部门的传真收取工作接收到传真后准确的利用公司notes系统转发给收件人。在内容不清的情况下，有义务先针对传真内容进行询问；下班后将传真转至传真机自动接收，第二天上班通知各部门领取； （2）对各部门传真进行保留（保留期为一个月）及统计，以方便各部门人员进行查询。5、收发信件（1）本岗负责公司订阅的各类报刊及寄至公司的各类邮件的收取、整理、登记、分发工作；（2）建立邮件登记记录，对送来的邮件一一登记，登记后及时请送件人签收后传递给各部门，必须请收件人员签收；挂号类邮件应逐件在专用登记本上登记，项目包含：寄件人及其单位、寄自城市名称、邮件种类、邮件号码、收件人姓名等以便日后查询。各部门的邮件以电话通知相关人员到前台领取，挂号邮件须逐件签收。各董事的邮件等由总经办秘书负责取送；（3）每次取回的报纸按照报种、日期、版序依次排好；（4）负责物品传递的接收和发送，收到物品后按照收件部门分类，各部门的物品通知相关收件人领取，收取物品的签收手续等同于收取邮件。各董事的物品由总经办秘书负责取送。6、清洁卫生工作（1）每日早9：00前对前台区域进行一次清洁。清洁标准：台前、桌面干净、整洁，物品摆放合理，台面、设备、桌、椅干净，地面干净无杂物，废纸篓每日一清，除水杯外个人物品入柜；（2）保管客用纸杯供各部门领用，要求能够随时提供和保持客用纸杯的卫生；7、预定火车票、飞机票、酒店（1）日常收集有效的飞机票、火车票、酒店打折信息，与相关单位签订优惠协议；（2）承接各部门客户往来，公司员工出差的订票工作；（3）根