常用公文写作技巧行政办公室课件.ppt

常用公文写作技巧 行政办公室 目录一 公文撰写的基本步骤二 常用的几种公文请示会议纪要通报通知函 公文 什么是公文 国家机关 社团组织 企事业单位在公务活动中按照规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的公务文书 公文的种类主要包括 命令 议案 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 明确发文主旨 收集有关资料 拟出题纲 安排结构 落笔起草 拟写正文 反复检查 认真修改 公文写作的基本步骤 步骤一 明确发文主旨1 文件的中心内容是什么 比如相关工作的改善 主要提出目前情况怎样 存在哪些问题等 2 根据文件内容 准备采用什么文种 比如 针对下级来文所反映的问题 是写一个指示或复函 还是一个带规定性质的通知等 公文写作的基本步骤 3 明确文件发送范围和阅读对象 4 明确发文的具体要求 例如 是要求对方了解 还是要求对方答复等 公文写作的基本步骤 步骤二 收集有关资料 进行调查研究发文的目的和主题明确之后 就可以围绕这个主题收集材料 当然 这也要根据具体的情况 例如 通知 公告 一般来说不需要专门做收集材料和调查研究工作 步骤三 拟出提纲 安排结构提纲是文件的内容要点 把它的主要框架勾画出来 对全篇做到通盘安排 胸有成竹 使写作进展顺利 尽量避免半途返工 公文写作的基本步骤 步骤四 落笔起草 拟写正文结构安排好后 拟写正文 写作中注意两点 1 要观点鲜明 用材得当 用语不能含糊不清 模棱两可 有些文件 只讲观点没有实际材料 就会使人感到抽象空洞 缺乏依据 而只罗列材料没有鲜明的观点 则会使人弄不清要说明什么问题 不了解发文的意图 特别是情况汇报 工作汇报介绍 2 要语句简练 交代清楚 公文写作的基本步骤 步骤五 反复检查 认真修改自古以来 好文章都是要经过反复修改的 写文件也一样 尤其是重要文件 往往要经过几次修改才能通过 公文的检查修改主要从五个方面入手 主题 观点 材料 结构 语言 总之 发文必须明确采取什么方式 主要阐述哪些问题 具体要达到什么目的 只有对这些问题做到心中有数 才能够落笔起草 公文写作的基本步骤 案例分析 大家在以上案例中发现哪些不妥地方 案例解析 在这份通知中 分别使用了方言和口语 咱们局 就要到了 03年 快点 这样的语言显得很随便 不符合公文规范严谨的特点 而且不够周密 如 03年 是 1903年 还是 2003年 或者是其他都无法确定 按照公文的规范严谨的要求 可以改为 以上我们学习了公文写作过程中要注意的基本步骤 下面我们深入了解日常工作中常用的几种公文 请示 请示向上级请求指示 批准时用的公文 请示由标题 主送机关 正文 发文单位和日期五部分组成 一 标题标题一般有两种书写方式 由发文机关名称 事由和文种构成 如 部关于 的请示 由事由和文种构成 如 关于 的请示 二 主送机关指公文受理机关 请示 三 正文缘由 请示目的 原因 依据 主体 要求审批的具体问题或事项 要写明确 结语 习惯用语有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 呈请核准 等 四 发文单位和日期要写明确 以便领导及时批复 请示 请示 请示中应注意的问题 一 一文一事的原则 切忌在一个请示件中罗列很多不相关的请示内容 使请示事项无法分清主次缓急 上级机关无从审批或因请示中某一事件不能解决 使得整个请示搁置下来 影响请示事项的及时批复 二 切忌多头主送 行文一般只报一个主送机关 如多头主送 容易造成责任不明或领导机关的批复不一致 三 请示与报告不能混用 请示 XX关于XX的请示XX办公室 顶格书写 由于 省略 妥否 请批示 XX科室二OOX年XX月XX日 计划处关于购买办公桌椅的请示办公室 由于本科室新到两名大学生需要购买以下办公用品 1 办公桌二个 2 椅子二把 3 钢笔二只 4 笔记本二本 妥否 请批示 计划处二OOX年XX月XX日 会议纪要 会议纪要记载和传达会议情况和议定事项的公文 2019 12 19 21 可编辑 会议纪要 会议纪要由首部 正文 尾部三部分组成 一 首部常用的标题方式有两种 1 会议名称 纪要2 单位名 会议名 纪要 会议纪要 二 正文概况 会议日期 会议地点 主持人 参会人员 缺席人员 议题 结果七要素 主体 它是会议纪要的核心内容 主要记载会议情况和会议结果 写作时要注意紧紧围绕中心议题 把会议的基本精神 特别是会议形成的决定 决议准确的表达清楚 对于会议上有争议的问题和不同意见 必须如实予以反映 结尾 可用简短 明确 有力的语句提出要求 希望 号召 三 尾部正文右下方署明主办单位和时间 会议纪要 公司 眉首 秘密等级 专题会议纪要编号 综纪 2011 第001号时间 地点 会议主题 主持人 参加人员 缺席人员 会议主要内容 会议结束 会议记录 签章 审阅签发 签章 通报 通报是国家机关 社会团体 企事业单位用以表彰先进 批评错误 传达重要精神或通报有关情况的公文 通报 通报由标题 主送机关 正文三部分组成 1 标题通常有两种构成形式 由发文机关名称 事由和文种组成 如 国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报 由事由和文种构成 如 关于给不顾个人安危勇于救人的王 同志记功表彰的通报 通报 2 主送机关除普发性通报外 其他通报应该标明主送机关 3 正文通常由开头 主体和结尾等部分组成 开头 说明通报缘由 主体 说明通报决定 结尾 提出通报的希望和要求 致 抄送 由 日期 事关 关于 的通报近期 省略 做出以下决定 以上处罚自 生效 特此通报 签字 通报 通知 通知向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文 通知由标题 正文 落款三部分组成 1 标题通常有三种形式 由发文机关名称 事由和文种构成 由事由和文种构成 由文种 通知 作为标题 通知 通知 2 正文由开头 主体和结尾三部分组成 开头 主要交代通知的缘由 根据 主体 说明通知事项 结尾 提出执行要求 通知 3 落款 写出发文机关名称和发文时间 如果已经在标题中写了机关名称和时间 这里就可以省略不写 通知 文种 因 正文 特此 综合管理部 发文机关名称 2010年9月18日 发文日期 知通 函 函无隶属单位商洽工作 问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文 函 函的用法 1 下级机关向上级机关询问一般事宜 或上级机关答复或催办下级机关有关事宜 2 平行机关或不向附属机关之间商洽有关事宜 3 用函来通知一般事宜 如通知开一般性的会议 请示下级机关报送某项材料等时 也常用公函 4 向上级机关请示较小事宜也常用函 函 函由标题 主送单位 正文 发文单位和日期构成 1 标题 发函用 关于XXXX的函 复函用 关于XXXX的复函 正式公函 应在标题下方标注发文字号 2 主送单位 发函可多头主送 复函的主送为来函单位 函 3 正文 开头 发函说明缘由 目的 商洽工作原由 情况交代清楚 复函引述来函日期 发文号做起首语 表明收到函 主体 发函写清商洽 询问 请求的事项 明确具体 复函要针对来函事项逐一郑重作答 不能回避不答 结尾 发函用 盼复 请回复 专此函达 复函用 特此复函 此复 4 发文单位和日期 标明发文单位名称和日期 有的加盖公章 有的写明抄送单位 函 广州XX局销售公司请求批准函XX局销办函 XXXX 5号广州XX局 我销售公司从去年十月成立以来 国内务活动日益增多 经常有许多文件 合同 契约 技术资料需要复印