（工商管理专业论文）辽河油田分公司档案管理信息系统总体规划.pdf

摘要 本文是通过对辽河油田分公司档案信息系统进行规划 使档案管理信息系 统更适应辽河油田 分公司档案工作的需求 降低档案管理人员的体力劳动 简 化了档案归档 录入的工作过程 提高了查询和利用效率 辽油档案信息系统规划采用企业系统规划方法 在不改变档案工作流程的 基础上 对当前系统存在问 题进行分析 确定数据类 重新进行总体结构规划 根据每个数据库的不同要求 对每一个数据库的界面及打印出的目 录进行设计 同时针对公文数据库电子文档的归档问题 提出电子文档的在线归档 针对单 并数据库提出改进用户界面 及增加打印目 录设计 而 对于科研档案库根据档案 的相关规定 统一用户界面 统一卷内目 录及综合目 录打印形式 开发新的联 接 使数据可以在档案数据库与借阅库之间转换 真正实现数据查询 借阅的 非手工操作 在单井数据库中使用条形码技术 实现每份资料独立存档 独立 借阅功能 在系统实施部分的论 述中 通过对设备购置 系统调试 人员培训和系统 转换的描述 清晰的规划了 新系统的实施方法 增加了 新系统实施的可行性 辽油档案管理信息系统总体规划是根据辽河油田分公司档案工作的需要 经过大量的考察和调研 结合信息系统的知识 对原有系统重新进行设计和规 划 使其达到了更高的系统效能 关键词 档案 管理信息系 统 总体规划 实施 a b s t r a c t t h i s a r t i c l e i s t o m a k e t h e a r c h i v e m a n a g e m e n t in f o r m a t i o n s y s t e m m e e t t h e n e e d s o f a r c h i v e w o r k i n l i a o h e o i l f i e l d c o m p a n y t h r o u g h p r o g r a m m i n g t h e c o m p a n y s a r c h i v e i n f o r m a t i o n s y s t e m r e d u c e t h e a r c h i v e s t a ff s p h y s i c a l l a b o r s im p l i f y t h e p r o c e s s o f p l a c i n g o n f i l e a n d r e c o r d i n c re a s e t h e i n q u i r i n g a n d u t i l i z i n g e f fi c i e n c y a n d f in a l l y g i v e b e tt e r s e r v i c e f o r l i a o h e o i l f i e l d d e v e l o p m e n t o n t h e b a s i s o f n o t c h a n g i n g a r c h iv e s w o r k i n g p r o c e s s t h e a r c h i v e m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n s y s t e m o f l i a o h e o i l fi e l d a d o p t s t h e m e a n s o f e n t e r p r i s e s y s t e m p r o g r a m t o a n a l y z e t h e e x i s t in g p r o b l e m s c o n fi r m t h e d a t a t y p e a n d r e n e w t h e o v e r a l l p l a n a c c o r d i n g t o d i ff e re n t d e m a n d s o f e a c h d a t a b a s e t h i s s y s t e m w i l l d e s i g n e v e ry i n t e r f a c e a n d p r i n t e d c a t a l o g u e o f t h e d a t a b a s e a t t h e s a m e t i m e i t c a n p u t f o r w a r d t h e id e a o f p l a c i n g o n e f i l e s o n l i n e o f a i m i n g a t e f il e s o f d o c u m e n t s d a t a b a s e a n d i m p r o v e m e n t o f u s e r s i n t e r f a c e a n d i n c r e a s i n g p r i n t e d c a t a l o g u e d e s i g n a i m i n g a t s i n g l e w e l l d a t a b as e h o w e v e r a i m i n g a t s c i e n t i fi c a n d r e s e a r c h a r c h i v e b a s e i t w i l l u n i f y t h e u s e r s i n t e r f a c e a n d p r i n t i n g t y p e o f c a t a l o g u e s in s i d e v o l u m e s a n d c o m p r e h e n s i v e c a t a l o g u e s a c c o r d i n g t o t h e a r c h iv e s re l e v a n t r e g u l a t i o n s i t i s g o i n g t o d e v e l o p n e w c o n n e c t i o n t o m a k e d a t a t r a n s f o r m b e t w e e n a r c h iv e d a t a b as e a n d b o r r o w in g b as e a n d r e a l i z e t h e o p e r a t i o n h a n d l e d n o t b y h a n d s o n i n q u ir i n g a n d b o r r o w i n g d a t a f o r t h e s in g l e w e l l d a t a b as e it w i l l u s e s t r i p s h a p e t e c h n o l o g y t o r e a l i z e t h a t e a c h d o c u m e n t i s t o p l a c e o n fi l e a n d b o r ro w re s p e c t iv e l y d u r i n g t h e d i s c u s s i o n o n t h e s y s t e m i m p l e m e n t a t i o n i t c l e a r l y p o i n t s o u t t h e w a y o f n e w s y s t e m i m p l e m e n t a t i o n a n d i n c r e a s e s t h e f e as i b i l i t y o f n e w s y s t e m i m p l e m e n t a t i o n t h r o u g h t h e d e s c r i p t i o n o f b u y i n g e q u i p m e n t s d e b u g g i n g s y s t e m t r a i n i n g s t a ff a n d t r a n s i t i n g s y s t e m l i a o h e o i l fi e l d c o m p a n y m a k e s a n o v e r a ll p l a n o n t h e a r c h i v e m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n s y s t e m a c c o r d i n g t o m e e t t h e n e e d s o f t h e a r c h i v e w o r k c o m b i n e s t h e k n o w l e d g e o f i n f o r m a t i o n s y s t e m o n th e b a s i s o f a l a r g e q u a n t it y o f i n s p e c t i o n a n d s t u d y r e n e w s t h e o r i g i n a l o n e a n d m a k e s i t h a v e t h e h i g h e s t e ff i c a c y k e y w o r d s a r c h i v e m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n s y s t e m o v e r a l l p l a n i m p l e m e n t a t i o n 1 1 1 大连理工大学m b a 学位论文 原创声明 本人郑重声明 所呈交的学位论文 是 本人在导师的指导下开展研究工作 所取得的成果 除文中特别加注和致谢的地方外 论文中不包含任何其他个人 或集体已 经发表或撰写过的研究成果 也不包含为获得大连理工大学或其他教 育机构的 学位或证书而产生的成果 如学位论文等 对本文的研究做出 重要贡 献的 个人和集体均己 在文中以明确方式标明 本人完全意识到本声明的法律后 果 并愿为此承担一切法律责任 学 位 论 文 作 者 签 解 日 期 x s 年 月 日 辽河油田分公司档案管理信息系统总 体规划 大连理工大学学位论文版权使用授权书 本学位论文作者及指导老师完全理解 大连理工大学硕士 博士学位论文版 权使用规定 同意大连理工大学保留并向国家有关部门或机构送交学位论文的复 印件和电子版 允许论文被查阅和借阅 本人授权大连理工大学可以将本学位论 文的全部或部分内 容编入有关数据库进行检索 也可采用影印 缩印或扫描等复 制手段保存和汇编学位论文 保密口 在 年解密后适用本授权书 本学位论文属于 不保密口 请在以上方框内打 d 作者签名项主 吞 一 一 指 导 导 师 签 名 葵 一2 w一 年 上月 卫日 辽河油田分公司档案管 理信息系 统总体规划 辽河油田分公司档案管理信息系统总休规划 1 引言 1 1 档案概述 1 1 1档案 根据 中华人民 共和国档案法 第一章第二条规定 档案 是指过去和现 在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不 同形式的历史记录 它包括四个方面的涵义 即 档案是各种机关组织和个人在特定的社会活 动中 形成的 档案是保存备查的历史文件 档案的 形式多种多样 档案是历史 的原始记录 只有满足上述四 个条件的信息材料才能成为档案 档案管理无论对于综合档案馆还是基层档案单位都是一项不可或缺的重 要工作 档案工作的重要任务是 科学地保管和有效地利用 i 1 1 1 2档案的种类 随着科学技术的发展 社会文明进步 档案内容越来越丰富 其种类也越 来越复杂 按不同角度 不同标准划分将产生不同的种类 以档案的形成者为依据 分为国家机关档案 社会组织档案 企业档案 事业档案 家庭档案 个人档案 以档案内容范围为依据 分为综合性档案 专门性档案 以档案载体形式为依据 分为石刻档案 泥版档案 金文档案 简犊档案等 以档案所属时间 分为古代 近代和现代档案 以档案所有权形 式为依据 分为国家所有档案 集体所有档案与个人所有档案 以档案语种为 辽河油田分公司 档案管理信息系统总体规划 根据分为中 文档案以 及其它语种的档案 阴 就我们辽河油田分公司档案馆来说 以档案内容 性质为根据 分为公文 档案 文书档案 党群工作档案 行政管理档案 经营管理档案 会计档案 科研档案 包括科技成果档案 基本建设档案 土地档案 油气开发综合档案 和单井档案 包括底图档案和单井地质档案 1 1 3档案信息的服务方式 现行档案信息服务方式有传统型服务模式 机械型服务模式 智力型服务 模式等多种方式 1 传统型服务模式 传统型服务模式 通常包括档案外借服务 档案阅览服务 档案报道服务 档案陈列和展览服务 档案外借服务是指利用者为了某种需要将馆藏档案借出馆外 自由阅读 根据借阅者的不同又可分为个人外借 集体名义外借和馆际互借等 档案阅览服务是档案管理部门通常采用的服务方式 档案管理部门设有专 门的阅览室 供借阅者进行查阅利用馆藏档案和不允许带出的资料 档案报道服务是指档案部门通过档案报刊 或新闻媒介向 社会和利用者提 供和通报档案信息服务方式 如向 外界公开馆藏档案和文献目 录 出版和发行 馆藏信息的出版物等等 档案陈列和展览服务是档案管理部门的又一服务行为 通常是根据某一主 题组织档案展览 这种方式宣传范围广 内 容丰富 具体 易吸引读者 能带 来较大的社会反应 2 机械型服务模式 机械型服务模式包括复制服务和联机服务 复制服务是指利用复制档案的手段向利用者提供服务 档案复制服务的作 辽河油田 分公司 档案管理信息系统总体规划 用主要是提高利用率 满足利用者对特定档案的占有需要 另外复制服务也是 档案信息进入技术市场 信息市场进行传播的最基本的手段和方法 联机服务是指档案部门利用计算机进行档案检索的过程 其特点是检索的 效率提高 同时通过部分内容的联机共享 还大大降低了管理人员的工作强度 同时通过联机服务 利用者与档案形成了面对面的联系 使档案查询的准确率 大大的提高 3 智力型服务模式 智力型服务模式通常包括编研服务 情报服务 检索服务 咨询服务等 编研服务 是指档案管理部门 利用馆藏档案有选择 有目 的的进行专项文 献的编写和研究 情报服务 在企事业单位 科研单位中 档案是重要的情报来源之一 如 经营档案 科技档案 科研成果 论文和专利等都是主要的情报来源 在企业 中必须将这些档案加以 整理和集中 以 便更好的加以 利用 检索服务 针对利用者特定的实际情况需要按照一定的档案标识系统与途 径 从大量的档案目 录 索引 文摘 卡片等二次文献中查找出需要的档案信 息的 服务活动 目 前档案检索服务己 经经历了 手工检索 半机械化检索和电 子 计算机检索 以 及目 前的 光盘检索和网 上浏览等过程 咨询服务 咨询服务是指在不违反国家法律法规和有关规定的情况下 为 咨询者提供各类证明的服务 就目 前辽河油田分公司的档案使用情况来说 目 前档案馆的服务功能主要 突出 表现在传统型与智力型服务模式并存 它既包括档案外借服务 档案阅览 服务 又包括编研服务 咨询服务等 作为大型国有企业档案馆 辽河油田分 公司档案馆肩负着大量资料的借阅 和查询工作 为企业生产提供优质服务 同 时它也是辽河油田分公司史志编研单位 每年 档案馆还会根据当年实际情况 将科研等部分档案目 录或简介编研成册 以方便更多的用户了 解档案馆馆藏内 容 有效 的 加以 利 用 幻 辽河油田 分公司档案管理信息系统总体规划 1 4档案管理的发展方向 长期以 来档案多是以 纸张形式存在的 在安全保存 密级管理 检索效果 以及信息利用等方面存在很多问题 如管理成本较高 接待查询工作繁重 人 为损坏 信息提取困难 资源无法共享等等 这就严重影响了 工作效率 通过分析当前档案信息服务方式变革的原因和基础可见 在当今知识和信 息高度发达的新时代 如果再沿用传统的服务方式 显然己不能满足新形式的 需要 为此档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识创新开发档案信息资源 创新服务方式 为经济和社会发展服务 从八十年代开始 随着计算机硬件及网络技术的发展 计算机己经应用到 档案管理中 现代档案管理采用计算机网络 数据库管理 图形图像学管理 多媒体技术等最新科技成果 将各种高性能的计算机 大容量的存储设备 高 分辨率的图形显示器通过高速网络组合在一起 形成档案管理数据处理中心 它是计算机技术和档案业务完美融合的结晶 如今社会己经进入到了 信息时代 计算机和网 络技术正在渗透到社会和生 活的各个领域 档案管理工作正逐步由手工管理向 计算机管理的方向转变 其 内容主要包括以下几方面 贮存和统计方面 利用计算机可以将档案的目 录信息以及电子文档直接存 储到各种电 子介质中 不但使档案的查询和利用变得更加方便和快捷 解决了 过去纸质档案在借阅中反复使用造成的 损坏等诸多问 题 检索方面 毋庸置疑 计算机检索具有速度快 耗时短 准确率高的特点 适应了档案检索自 动化的要求 无疑将会大大提高工作效率 目 录编排方面 目 前只需要一个小型的数据库就可以实现各种档案目 录的 自 动编排和后期调整 无论是原始档案的归档整理还是后期的条目 调整 增补 和删除都可以方便的实现 自 动控制功能 现在的技术己经能够实现将计算机与空调 除湿机 温湿 辽河油田 分公司 档案管理信息系统总体规划 度记录仪 火灾报警器 自 动灭火装置等组成自 动控制系统 进而实现对库房 的温湿度自动控制和对火灾的自 动监控与报警 网络查询方面 目 前出现了电子档案馆 虚拟档案馆等形式的档案馆 档 案数据可以在网上直接查询 缩短时间和空间的距离 使档案利用更加方便 快捷 1 2 辽河油田简介 中国石油天然气股份有限公司辽河油田分公司伴随着中国石油的整体重 组改制 组建于1 9 9 9 年9 月 它是以石油 天然气勘探开发为主 油气深度加 工综合利用为辅的特大型国 有企业 是国家重要石油 天然气生产基地之一 辽河油田 勘探开发的主要地域是辽河盆地 开鲁盆地和渤海湾北部滩海地 区 地跨辽宁省 内蒙古自 治区 1 3个市 地 3 4个县 旗 是全国最大的 稠油 高凝油生产基地 公司下设2 0 个油气生产和科研单位 现有员工2 9 6 6 3 人 其中各类管理 专业技术人员8 0 0 7 人 操作服务人员2 1 6 5 6 人 辽河油田 分公司的成立时间还不是很长 他的成立是国家经济体制改革的 直接结果 但纵览他所依附的辽河油田 却已经走过了三十五年开发建设 同 时它还具有更为悠久的历史 早在 1 9 5 5 年 辽河油田的地球物理勘探工作就已 经开始 1 9 6 6 年在辽6 井首次获得工业油流 1 9 6 7 年辽河油田揭开了会战的 序幕 1 9 7 3 年经辽宁省委 批准三二二油田 改称为 辽河石油勘探局 1 9 8 0 年国家正式向国内外公布辽河油田建成 时年产量己超过5 0 0 万吨 从1 9 8 1 1 9 8 6 年 原油产量每年以 近百万吨的 速度增长 1 9 8 6 年 原油产 量突破1 0 0 0 万吨大关 成为我国第三大油田 工 9 9 5 年 辽河油田 创下了 年产原油1 5 5 2 3 万吨的 最高纪录 按销售额衡 量 辽河油田已 进入了中国5 0 0 家最大工业企业前列 名列第2 8 位 为国家和 辽河油田分公司档案管理信息系统总体规划 地方经济繁荣发展做出了重大贡献 党的十四大以后 辽河油田深化改革 勇于实践 首先作为独家发起人 成立了辽河油田 金马股份有限公司 辽河油田 股票与1 9 9 8 年5 月2 8日 在深圳 成功上市 标志着中国油田第一股的问世 为油田的开发实施了新的探索 之 后的冷家油田 开发公司也与香港公司进行合作开发 开创了中国油田 合作开发 的先例 1 9 9 9年 根据党中央 国务院的指示 在集团公司统一部署下 辽河油 田 进行了 大规模的资产重组和改制上市 核心业务和非核心业务分开分立 中 国石油天然气股份有限公司辽河油田分公司也应运而生 从此 中国石油辽河 油田分公司在股份公司的直接领导下 迎来了按照上市公司新体制 新机制运 行的新阶段 三十多年来 辽河油田 共发现和建成 3 7个油气田 累计探明石油储量 2 2 4 3 亿吨 累计生产原油3 1 7 亿吨 生产天然气7 8 3 1 亿立方米 上缴税费 总额4 3 2 亿元 为发展中国 石油 振兴国 家和地方经济做出了 重大贡献 i ll 1 3 辽河油田分公司档案工作现状 1 3 1辽河油田分公司档案馆简介 辽河油田的档案工作 随着油田勘探开发生产建设的发展经历了一个从无 到有 从小到大的过程 随着 1 9 6 7 年 3 月 大庆六七三厂 的队伍来到辽河 辽河盆地开始了 全面勘探 辽河油田档案管理工作也同时展开 1 9 7 9 年 1 2 月 辽河油田召开首次档案工作会议 贯彻石油工业部和辽宁 省档案工作会议精神 使全辽河油田档案工作列入了领导职责范围 自 上而下 的进行变革 辽河油田 分公司 档案管理信息系统总体规划 1 9 8 3 年 根据中共中央办公厅1 9 8 3 年8 号文件 辽河石油勘探局局党委 书记段志高批示 尽快建立辽河油田档案馆 进一步加强对二级单位的档案工 作的指导 协助二级单位建立综合档案室 并筹建辽河油田档案学会 1 9 8 7 年辽河油田 档案馆建成 建筑面积5 1 0 0 m 0 5 月 辽河石油勘探局 正式下达文件 关于成立辽河石油勘探局档案馆的批复 辽油劳发 1 9 8 7 1 3 6 号 文件指出 根据国档发 1 9 8 7 4号和石油部 8 7 油厅档案第 1 2号 文件精神 为适应全国档案科学管理的需要 将辽河油田档案工作开展起来 经研究同 意成立辽河石油勘探局档案馆 归属辽河石油勘探局办公室领导 明确辽河油田档案馆隶属辽河石油勘探局局长办公室领导 是档案实体管理部 门 负责保管全辽河石油勘探局永久 长期档案及其提供利用工作 1 9 9 1 年6 月 1 9日 辽河油田 档案馆结合档案管理晋升国家二级考评验收 的成功 举行了隆重的开馆仪式 辽河油田 档案馆的开馆 揭开了档案馆步入 正规接收全油田 各门类永久 长期档案的科学管理和开发利用档案信息资源的 序幕 成为辽河油田档案工作发展史上的一个里程碑 1 9 9 9 年 随着辽河油田分公司分立 辽河油田档案馆更名为辽河油田分公 司档案馆 经过 1 0 多年的建设 它己 经成为辽河油田档案工作的标志 从最初 的单纯的档案保管发展到现在负责组织制订和实施全公司档案工作发展规划 计划及档案管理标准和规章制度 组织对公司所属单位档案工作进行协调 监 督 检查和指导 负责油田 勘探开发档案和公司机关档案管理 馆藏档案开发 利用 以及全油田 地质资料交换 汇交 同时协调全公司编史修志工作 组织 辽河油田年鉴 的编辑出版 辽河油田 分公司档案馆现下设四个科室 综合科 技术指导科 档案管理 科和史志办公室 目前在册员工2 7 人 具有大专以上学历的1 9 人 高级职称 2 人 中级职称 1 1 人 档案馆是全公司具有永久 长期保存价值的档案的保管基地 馆藏内容包 括石油勘探开发档案 科研成果档案 油田建设工程档案 文书档案 会计档 辽河油田 分公司档案管 理信息系统总体规 划 案 党群工作档案 行政管理档案 生产技术管理档案以 及经营管理档案等 是公司向 股份公司和辽宁省有关部门汇交 交换石油勘探开发档案资料中心 辽河油田分公司档案馆从馆藏内容的成份上讲 是企业综合档案馆 从馆 藏内容的数量上讲 占 8 0 以上的是石油勘探开发档案 也是以石油勘探开发 档案为主体的石油企业档案馆 从馆藏数量上来看也是逐年增多 馆藏数量见 表 1 1 图1 1 从建馆到现在每年都有大批的档案资料移交到档案馆 使档 案资料内 容越来越丰富 尤其1 9 9 9 年辽河油田 分公司分立后 档案管理工作全 面步入正规化 法制化 使辽河油田分公司的 档案工作又上了一个新台 阶 i ii 1 3 2辽河油田分公司档案管理工作现状 辽河油田 分公司有档案管理机构 1 4个 二级单位 直属公司综合档案室 1 3 个 油田 分公司档案馆 室 有专职档案人员1 2 4 人 兼职档案员2 4 0 人 总建筑面积2 0 0 7 8 平方米 库房面积9 5 0 8 平方米 保管案卷7 0 2 5 7 4 卷 以件为 保管单位的档案1 0 3 8 2 4 件 照片档案1 0 3 2 4 张 底图5 4 0 3 1 2 张 表 1 1 1 9 9 9 年一 2 0 0 4 年档案馆馆藏情况 t a b l e l l t h e c o l l e c t i n g s k e t c h o f a r c h i v es f ro m t h e y e a r o f 1 9 9 9 加2 侧 m 年份 案卷 卷 底图 张 提供利用井次 卷 1 9 9 98 7 4 4 06 0 8 8 86 0 7 4 2 0 0 09 7 0 9 76 4 4 1 97 6 3 6 2 0 0 11 1 1 5 8 46 6 7 3 98 2 6 3 2 0 0 21 1 7 3 1 66 8 9 0 736 08 2 0 0 3 1 1 9 6 4 87 2 1 1 1 8 840 2 0 0 4 1 2 2 7 9 97 4 9 3 79 6 0 7 辽河油田分公司档案管理信息系统总体规划 案 党群工作档案 行政管理档寨 生产技术管理档寨以及经营管理档案等 是公司向股份公司和辽宁省有关部门汇交 交换石油勘探开发档案资料中心 辽河油田分公司档案馆从馆藏内容的成份上讲 是企业综合档案馆 从馆 藏内容的数量上讲 占8 0 以上的是石油勘探开发档案 也是以石油勘探开发 档案为主体的石油企业档案馆 从馆藏数量上来看也是逐年增多 馆藏数量见 表1 1 图1 1 从建馆到现在每年都有大批的档案资料移交到档案馆 使档 案资料内容越来越丰富 尤其1 9 9 9 年辽河油田分公司分立后 档案管理工作全 面步入正规化 法制化 使辽河油田分公司的档案工作又上了一个新台阶 1 1 3 2 辽河油田分公司档案管理工作现状 辽河油田分公司有档案管理机构1 4 个 二级单位 直属公司综合档案室 1 3 个 油田分公司档案馆 室 有专职档案人员1 2 4 人 兼职档案员2 4 0 人 总建筑面积2 0 0 7 8 平方米 库房面积9 5 0 8 平方米 保管案卷7 0 2 5 7 4 卷 以件为 保管单位的档案1 0 3 8 2 4 件 照片档案1 0 3 2 4 张 底图5 4 0 3 1 2 张 表1 11 9 9 9 年 2 0 0 4 年档案馆馆藏情况 t a b l e l 1 r n ec o l l e c t i n g s k e t c h o f a r c h i v e f r o m t h e y l 目l r o f l 9 9 9 t 0 2 0 0 4 案卷底图提供利用井次 年份 卷 张 卷 1 9 9 98 7 4 4 06 0 8 8 86 0 7 4 2 0 0 09 7 0 9 7 6 4 4 1 97 6 3 6 2 0 0 11 1 1 5 8 46 6 7 3 98 2 6 3 2 0 0 21 1 7 3 1 66 8 9 0 7 8 6 0 8 2 0 0 31 1 9 6 4 87 2 1 l l8 8 4 0 2 0 0 41 2 2 7 9 97 4 9 3 79 6 0 7 辽河油田分公司档案管理信息系统总体规划 图1 11 9 9 9 年 2 0 0 生年辽河油田分公司档案馆馆藏情况图 f i l i l r e l 1t h ec o l l e c t i n gs k e t c ho fa r c h i v e so fl i a n h eo i l f i e l dc o m p a n yf r o mt h e y e a ro f1 9 9 9t o2 0 0 4 计算机技术的飞速发展 促进了计算机在档案管理工作中的迅速普及和应 用 也给档案工作带来了质的飞跃 近2 0 年来 随着计算机及网络技术在各个 行业中的飞速发展 档案管理工作也随之发生了新的变革 正迈向信息化 网 络化的时代 就以辽河油田档案工作而言 原来单井透明底图的整理 存档要 经历以下程序 先是分区 然后是资料的分段缩微 排版 最后才能归档 入 库 不但需要专业的设备 还需要专业的人员 一般一口探井透明底图大约需 要2 个专业人员3 到4 个工作日才能完成 而且后期的保管的是胶片 保管难 度大 借阅工作也及其繁琐 使用起来更是不便 而目前单井底图是用计算机 制图 整理是直接用计算机整理 1 个档案员一天大约能整理2 0 3 0 口井的资 料 归档和整理效率照比以前提高了1 2 0 倍 保管的是透明纸制图 借阅时用 计算机查档 使用起来更是方便 进入 八五 后期 辽河油田各级档案部门已将档案管理现代化列入企业 现代化管理整体规划之中 绝大多数单位采用了目标管理 网络管理等现代化 辽河油田 分公司档案管理信息系统总体规划 管理手段 档案管理的现代化是指利用电子计算机等手段保管 贮存档案的方 法 随着油田档案管理工作逐步走上规范化 档案管理现代化日益得到重视和 加强 为油田 档案管理工作跻身石油系统前列提供了 重要条件 进入 九五 期间 为加快档案管理现代化的步伐 辽河油田档案馆把计 算机应用作为重点工作来抓 在抓好人员培训 更新设备 建立网络环境的基 础上 全面推广应用 中油档案信息管理系统 并且制定了 相关的管理规章 和办法 明确了 推广应用目 标 实施步骤 硬件配置和组织领导 于1 9 9 9 年底 完成了全辽河油田档案系统计算机联网 实现远程传输 资源共享 从 工 9 9 7年开始 辽河油田两级档案部门有计划 有步骤地开始了 中油 档案信息管理系统 的 推广应用工作 十五 期间档案系统要继续积极推进档案管理现代化 加强电子档案管 理研究 广泛应用网络技术 信息技术 努力向 远程传输 资源共享方向发展 全面推行档案管理网络化 信息化 不断提高档案管理和服务水平 进入 十一五 档案管理信息化进一步得到重视 成立了档案信息化建 设发展纲要编制小组 建立健全档案的管理体系 完善档案的 信息化管理水平 不断推进辽河油田 分公司档案信息化进程 1 4 本文工作 辽油档案管理信息系统总体规划是在充分认识了信息系统规划的重要性 分析了目 前档案管理信息系统存在问题的基础上 经过大量的调研及资料收集 过程 前期工作完善后才开始的 系统开始阶段 通过大量的可行性研究及资料准备 了解档案工作的过程 对当前辽河油田 档案系统所使用的中油档案管理信息系统 v 2 0版进行了 详细 的分析 明确了该系统出现的一些不适应辽河油田 分公司档案工作的问题 结 合管理信息系统的知识 认真选择系统规划方法 提出建议 再根据档案的相 辽河油田 分公司档案管理信息系统总体规划 关规定 规划出分库档案的功能 结构等具体细节 最后提出结论 完成规划 具体实施步骤 如图1 2 开始阶段 了 解工作过程 分析当前系统问题 确定管理人员对系统的需 求 确定系统夫 见 划方法 提出结论 设计系统总体结构 设计系 统详细结构 提出建议 得到结论 图1 2 本文工作流程 f i g u r e l 2 t h e w o r k i n g p r o c e s s o f t h i s a r t i c l e 辽河 油田 分公司 档案管理信 息系统总体规 划 2辽河油田 分公司 档案管理信息系统需 求分析 2 辽河油田信息化建设现状分析 企业信息化是挖掘先进的管理理念 应用先进的计算机网络技术去整合企 业现有的生产 经营 设计 制造 管理 及时地为企业的 三层决策 系统 战术层 战略层 决策层 提供准确而有效的数据信息 以便对需求做出迅 速的反应 也就是用计算机网 络技术完成增强企业核心竞争力的目的 企业信 息 化有利于增强企业的核心竞争力 适应市场化竞争的要求 理顺和提高企业 的管理 提高设计效率 同时 降 低技术人才的劳动强度 用计算机实现繁杂 重复的简单体力劳动 从而提升技术人才的 脑力价值 改善职工的工作环境 辽河油田 分公司信息化建设成果显著 包括财务 生产调度 劳资管理 档案管理等各种信息管理系统配合与协作 推动了 辽河油田 信息化的建设进程 目 前全公司有各类服务器1 0 4 台 工作站1 5 6 台 上网微机5 7 2 7 台 网络交换 机2 2 3 台 路由 器2 5 台 油田分公司信息中心是油田分公司信息化工作的业务 管理部门 各二级单位及直属公司都建立了信息中心 负责本单位信息化建设 和管理 机关主要处室设有信息科 负责本专业信息管理工作 油田 分公司现 有信息技术管理人员3 2 1 人 其中两级专业信息技术人员1 3 8 人 2 2中油档案管理信息系统v 2 0 版系统介绍 由 于石油系统专业性比 较强 中油档案管理信息系统v 2 0 版是2 0 0 3 年由 中国石油天然气股份有限公司总裁办公室与北京佳讯天则数字技术有限公司联 合开发的信息管理系统 是中油档案管理信息系统1 0 版的升级版本 它是以中国石油档案信息为主体 以中国石油信息网为支撑 遵循国家和 石油行业有关档案管理的标准 规范 应用先进的计算机网络 非结构化数据 辽河油田分公司档案管理信息系统总体规划 库和可视化面向对象编程技术 研制成的一套标准化程度高 符合档案管理工 作流程和习惯 适应单机和网络环境运行 支持广域网和国际互联网 i n t r a n e t 工 n t e r n e t 查询 高度安全 广泛共享的信息管理系统 它依循国家档案管理的新旧标准一 在执行 d a t 2 2 2 0 0 0 归档文件整理规 则 以及国家档案局下发的 档案管理软件功能要求暂行规定 等新的标准规 范的基础上 充分考虑了石油行业档案管理的特殊性 同时提供按卷和按件两 种管理模式 提供灵活的可定制手段一 可以根据本单位的分类体系和管理规范 定义 导航目 录 调整著录和统计项目 修改文档视图 从而实现系统的用户化 特 性化 强调高度的可扩展性和可移植性一 不仅可以单独使用 也可以与其他办 公自 动化系统进行集成 并通过专用数据转接工具 全面兼容和无缝利用原有 关系型或非关系型数据资源 全面支持多媒体文档数据一 实现对数据库中的各种格式文档的直接检 索 用户界面更加友好一 继续保持原有的视窗风格 使对原中油档案管理信 息系统1 0 版具有一定熟悉程度的用户都能较快上手 可按照各种条件进行组合或模糊查询及统计 提高查询效率和统计结果的 准确度 具备了一定的安全保密机制和各级操作权限 增强了系统的通用性 使系统容易推广和使用 功能较好 界面友好 操 作方便 容易维护 2 3 存在问题分析 中油档案管理信息系统 v 2 0版是由中国石油天然气股份有限公司总裁办 辽河油田 分公司档案管理信息系统总体规划 公室与北京佳讯天则数字技术有限公司联合开发的档案管理信息系统 它以华 北油田档案管理为模板 但由于在总体标准统一的情况下 各油田的情况又有 所区别 这就造成了管理信息系统与传统管理办法的衔接上存在一定的矛盾 该系统考虑的是在总体规划上的通用性 即适用于中国石油天然气股份有限公 司下属所有油田的档案管理工作 因此在细节处理上未能深入 加之该系统在 前期规划和设计之初对操作和使用中的存在的问 题估计得不足 而且后期在实 施过程中 也未能对各个油田的技术 设备 人员配备以 及原有管理条件等情 况进行有针对性的 调 整 因 此在目 前辽 河油田 分公司 档案管 理系统的 使用过程 中 存在一些问题 主要有以下几个方面 1 新老数据管理存在差异 档案工作有一个非常重要的特点就是继承性 对原有的档案和新生成的档 案应尽量采用统一的数据管理办法 而中油档案信息系统v 2 0 版对新生档案采 取新的数据管理办法 对老档案如何并入管理系统却并未采取有效的解决办法 这就造成 老档案 老办法 新档案 新管理 的双重管理模式 不但增加了 工作强度 而且增加了 工作难度 档案检索的 准确性也有了 一定的降 低 2 数据转换设计不完善 中油档案信息系统v 2 0 版是 1 0 版的升级版本 但在目 前我们的使用中 发现 在对 1 0 版本的系统数据进行转换时 会出现档案重复编号和数据丢失 的 现象 档案的重复编号严重违反了档号编号唯一性的原则 不但使得数据库 增大 运行速度大幅度降低 而且数据的丢失和混淆不但使档案管理人员的校 对工作量大大增加 而且使部分档案陷入了无法使用的尴尬境地 系统的引入 无疑应带来工作的准确 方便和快捷 但此现象的出现无疑与设计初衷背道而 驰 3 单井档案存在特殊性问题 独立借阅功能无法实现 单井档案以 每一口 井作为编码单位 但实际 在每口 井的 档案中 又含有多份 资料 每份资料都需要独立整理 在后期也会发生独立借阅 中油档案管理信 辽河油田分公司档案管理信息系统总体规划 息系统v 2 0 虽然考虑到了单井地质档案的特殊性 但它总的界面仍然沿用了与 其他档案一致的用户界面 给单井地质档案的录入及借阅记录都带来不便 单井档案每口 井中存在多份档案 目 前在归档和录入时只能按井编目 在 借阅和归还时 每份档案都需进行独立登记 但管理要求在独立登记的同时不 能影响同一口 井其它资料的借阅与查询 在这一点上该系统无法实现数据的交 叉管理 使得借阅库运行不通畅 目 前该部分功能处于停顿状态 公文 科研及会计档案打印时要求打印卷内目 录 卷皮 单井地质档案在 打印时依然沿用这种形式 没有地质综合目 录 不适应单井地质档案的管理 4 电子档案无法并入系统管理 目 前 随着电子办公的普及 电子文档在档案中的占 有比 重正不断的加大 可以设想 在今后的文件资料的保管和使用中 电子文档以其方便 快捷 易 复制等特点 将会大行其道 但在2 0 版中对于电子文档的储存还存在严重不 足 没有针对图形或图像文本建立相应的保存办法和存储方式 而油井资料中 蓝图 底图以 及原始资料等都是借阅量较大 使用频率较高的 档案 目 前中油 档案管理信息系统 v 2 0版只能存储其档案目 录 如果能实现图形的存储和利 用 那将是油田 分公司档案管理工作的一次实质性的突破 所谓电子文件就是以数码形式记录于磁带 磁盘或光盘等载体上 依赖 计算机系统阅读 处理并可在通讯网 络上传输的文件 r 5 电 子档案就是具有 保存价值的 已归档的电子文件及相关的支持软件 参数和相关的数据 在公文档案数据库和单井底图数据库中都会有电子文件 在会计档案和科 研档案中存在电子档案 公文档案数据库中电子文件是由于计算机技术在办公系统中应用过程中 产生的 而单井底图档案是通过数据模块转换而来的 是单井数据图文资料 科研和会计档案中的电子档案是磁盘或光盘 5 网络查询功能尚不完善 作为辽河油田分公司的唯一的档案管理系统 该系统还应为符合借阅资质 辽河油田 分公司 档案管理信息系 统总体规划 的使用者提供一个公开的 动态的检索平台 是利用者能实现动态的在线检索 提高检索和查询效率 c 6 与办公软件无法匹配 中油档案管理信息系统 v 2 0版中的档案管理还没有实现与目 前流行的办 公软件的匹配 如e x c l e w o r d 等办公软件的交互使用 有些档案管理数据在 从w o r d 或e x c l e 格式导入的过程中不是无法进行 就是产生乱码 使得单井底 图档案早期的数据处于无法转换的情况 这样就给档案管理人员的工作造成了 很大的困难 c 7 细节设计不完善 部分环节存在设计问题 这种设计问题无形中降低了部分工作的工作效 率 如在进行单井地质档案的目 录打印时 必须退出录入对话框 不能直接打 印 下一口井录入时还得重新进入追加对话框 这种繁琐的设计导致的就是工 作效率的降低和工作量的加大 所以有必要在原来系统的基础上规划一个新的系统 以适应辽河油田分公 司的档案工作 辽河油田 分公司档案管理信息系统总体规划 3辽河油田 分公司 档案管理信息系统总体规划 总体规划是系统开发的必须准备和总体部署 是信息系统建设的起点 它 是在系统开发前进行的 总体规划是决策者 管理者和开发者共同制订而且必 须遵守的行动纲领和行动准则 必须以纲领和准则贯穿信息系统建立的全过程 3 4 3 当然 信息系统建设的整体规划也并非是一成不变的 它随管理 技术等 水平的提高和环境的变化而规划 不断进行完善 以适应不断变化的社会 市 场情况 一般而言 一个投资较大的规划信息管理系统将会给企业带来明显的效 益 当 然 一个不好的 信息系统规划如果投入使用 可能不仅仅是系统本身的 开发和建设投资无法收回 而且将会给企业带来无法衡量的损失 所以 应该把 信息系统规划摆在重要的战略位置上 信息系统规划不是孤立的考虑如何建立具体的 信息系统过程 而应当 和企 业的组织目 标 发展规划结合起来考虑 把它与企业的发展 信息技术的 应用 信息系统的建立看作为一个整个的系统 综合加以考虑 应用到档案管理信息 系统就应该把它与档案的发展 档案的归档 整理 录入 查阅相结合 使档 案管理的 各环节能实现有机的结合 并使档案的保管和利用达到一个最佳效益 点 档案管理信息系统规划要综合考虑信息技术的特点和档案管理的特殊性 要求 建立一套适合档案工作的 整体部署 3 档案工作流程 档案的工作是从档案的 移交开始的 当 档案进入档案馆后 所有的工作就 应由档案管理者全面负责的 档案资料的保存 整理及利用都是档案管理人员 辽河油田分公司 档案管理信息系统总体规划 的重要工作 档案的 种类虽然很多 但其最基本的工作流程都是一样的 只是 在归档 编目 和整理的方法上有区别 如图3 1 图3 1 辽油档案工作流程图 f i g u r e l l t h e w o r k i n g p r o c e s s o f a r c h i v e i n l i a o h e o i l f i e l d c o m p a n y 档案的交接就是档案由资料形成单位移交到档案管理部门的过程 在交接 过程中 档案管理人员要对移交的资料与移交清单进行校对 在双方都认可的 j清 况下进行签字 由 此环节开始 档案管理人员对进馆资料的数量及内 容进行 负责 档案的归档就是档案管理人员对进馆资料进行再一次的核对 对出现的问 题及时与档案移交部门进行咨