《办公管理拷》PPT课件.ppt

公文写作培训,公文写作培训,办公管理,主讲人：张海英,培训提纲,会议管理,1,会议记录,2,会议纪要,3,请柬与感谢信,4,公文处理,5,会议种类,会议组织程序,注意事项,企业日常会议,日常会议种类,一、行政技术会议厂长（经理）办公会厂务会（党务会）全厂（公司）职工大会（表彰会）经营活动分析会质量分析会安全工作会（含治安、消防工作）技术工作会（含生产技术准备会）生产调度会科务会车间（作业区）办公会班组会班组（科室）班前会,日常会议种类,二、各类代表大会职工代表大会党员代表大会团员代表大会三、论文、成果发布会QC成果发布会企管成果发布会科技成果发布会,企业日常会议程序,会议结束,1、确定会议议题,议题数量单独一个多个按重要程度排列,议题来源领导提出部门收集部门提出,会议议题,2、安排会议议程,议题顺序,发言顺序,有关文件,是否保密,通知内容,时间,议题,地点,出席人,3、发出会议通知,议程,编组,会标、花卉等,主席台布置,音响、投影、电脑等,会场布置,座次安排,会场设备,4、会务的准备,检查设备,会议记录,5、会议开始,编制会议纪要,6、会议结束,掌握会议时间，准时开会是准时结束的前提,了解参会领导的近期动态,台签字体要严肃、易于辨认，切忌出现错别字,涉密会议需制定参会人员遵守的保密注意事项,7、会议管理注意事项,培训提纲,会议管理,1,会议记录,2,会议纪要,3,请柬与感谢信,4,公文处理,5,会议记录学习要点,会议记录的含义；会议记录的作用和特点；会议记录的格式及写作要求；会议记录常见“病例”；重点：会议记录的格式及写作要求。,会议记录的含义,会议进程中用文字（或录音、录像）等手段将会议基本情况如实记录下来的书面材料（或音像资料）。,会议记录的作用,是传达与贯彻会议精神和决议，形成会议文件的依据。,是编发会议简报和制作会议纪要的素材。,是一个部门或单位历史的资料。,依据作用,素材作用,备忘作用.,原始性,完整性,真实性,会议记录的特点,只有记录权没有改造权,记录会议的所有内容,未经整理，未经综合,另起一行写“散会”二字，最后由主持人和记录人分别签上姓名,整体要求：准确，真实，清楚，完整,写法,会议内容,组织概况,会议记录写法,由会议名称加文种组成,由会议时间，地点，主持人，出席人，列席人，缺席人，记录人组成,用简便的写法代替复杂的,使用省略法,择要而记,记得快,四代,三省,二要,一快,会议记录写作技巧,会议记录常见“病例”,病例五,病例一,病例二,病例三,病例四,会议记录常见“病例”,会议记录本内无目录,记录不完整,会议记录本没有按工作性质分开,会议记录本不固定,记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求,会议记录格式模板（一）,要写明年、月、日，上午或下下午，X时X分,写明召开会议的现场名称,写明主持人的职务、姓名,将主要人员的职务、姓名一一列出,写明其职务、姓名及缺席原因（中途退席人员也应注明）,记录人的姓名和部门,写明姓名，必要时写清其身份；人数多时可以用统称,会议记录范文,培训提纲,会议管理,1,会议记录,2,会议纪要,3,请柬与感谢信,4,公文处理,5,会议纪要学习要点,会议纪要的含义；会议纪要的作用和特点；会议纪要的格式及写作要求；重点：会议记录的格式及写作要求。,会议纪要的含义,适用于记载、传达会议情况和议定事项时使用的一种公文。,日常办公,指示型,会议纪要的种类,讨论型,会议纪要的作用,上呈,向上级汇报会议情况和结果，以便及时得到指导。,会后,在相应的范围内指导工作、解决问题，检查贯彻落实会议精神的重要依据。,下发,传达会议精神和议定事项，要求与会单位共同执行、遵守。,内容必须真实,概其要、精其髓,分析总结出规律,条理清楚,纪实性,概括性,理论性,条理性,会议纪要的特点,理论上的概括,层次分明,会议纪要的结构与写法,标题,成文日期,正文,会议纪要,1.机关名称+会议名称+文种2.会议名称+文种3.双标题,1.文首无主送机关标识2.先介绍会议概况，再写出议定事项或讨论结果。结尾处一要提出希望、号召；二要交待有关事项。,1.写在标题下方居中2.无发文字号,落款,无落款和印章,进行加工整理，择其大要而成之，是对会议情况的综合秘概括通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行是法定公文,会议记录,内容方式,目的功用,会议记录与会议纪要的区别,一般会议都有会议记录，但未必有会议纪要,培训提纲,会议管理,1,会议记录,2,会议纪要,3,请柬与感谢信,4,公文处理,5,请柬概念,请柬也称请帖，是邀请他人出席宴会或参加活动的书面邀请书。请柬是礼仪文书的一种。,请柬结构与写作要求,称呼,标题,正文,结尾,日期,落款,请柬,长辈直接写称谓领导直接写职务夫妻其姓名并列写,邀请者姓名或邀请者单位的名称,敬请光临、致以敬礼、恭候指导,感谢信概念,对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示感谢的信。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的意思。,感谢信结构与写作要求,称呼,标题,正文,结尾,日期,落款,感谢信,顶格写对方单位名称或个人姓名，姓名后可加适当的称呼：同志，先生,单位名称或个人姓名,此致，敬礼,返回,发信日期,会议组织程序,感谢信,注意事项,培训提纲,会议管理,1,会议记录,2,会议纪要,3,请柬与感谢信,4,公文处理,5,公文书面格式,公文用纸及版面公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸：210mm297mm；公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm；版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）。,公文书面格式,排版及装订正文用3#仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字；公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。,公文书面格式,公文份数序号,密级和保密期限,如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,紧急程度,如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”.“急件”。其中电报应当分别标明“特提”.“特急”.“加急”.“平急”。,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,发文字号在发文机关下空2行（机关代字+年份+序号）,公文书面格式,签发人（全角冒号、姓名用3#楷体字）,对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm。,公文标题(在红色反线下空2行，用2#小标宋体字。除法规、规章名称加书名号，一般不用标点符号),主送机关（标题下空1行）,正文（数字和年份不能回行）,公文书面格式,发文字号与红色反线之间为4mm.,附件（正文下1行左空2字）,成文时间（右空4字，以签发日期为准）,发文印章（居中下压成文时间）,附注（居左空2字加圆括号标识在成文时间下1行）,主题词（3#黑体字，词目用3#小标宋体字，词目之间空1字）,抄送机关（左空1字）,印发机关和时间,公文书面格式,页码（数码左右各放一条4#一字线）,公文书面格式,相距不超过3mm,最多3个章，不得超出版心,成文日期距右空2个字,成文日期左右各空7个字,电子本,行政公文的稿本,不具备正式公文的效用。,具备正式公文的效用，是制作公文正本的依据。,供主送机关使用，具备正式公文的效用（有签发人、印章）。,正本同时印刷的副本供抄送机关使用或本单位留存，具备法定效用；作为复制件的副本不具备法定效用。,不同文字稿本：应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的文本为准。汉文在国际上是一种正式语文，用其制作的公文在国际上具有法律效力。,公文处理,公文处理通常指公文的拟制、办理和管理等，即在公文从形成运转、办理、传递、保存到转化为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得的行为或过程。各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构。,时限性,机要性,公文处理的特点,凡进入文书部门的公文，都要及时迅速进行处理，不能延误。有的文书的处理要讲究适时。公文各个环节都要注意时间上的衔接。,收文,归档,公务文书处理,立卷,发文,公文处理环节,（一）收文,签收,外部公文经传递到达本机关或单位之后的接收活动。,登记,管理人员对收进、运转、处理的公文的完整数据进行登录，以便查找和统计。,审核,公文登记后，进行的审核是决定公文是否被收文机关接受办理的关键环节。,收文管理,分发传阅,根据公文的内容分清急件与平件、阅件与办件，并按部门、职权及时发放来文。,审核的部门是文秘部门、审核的对象是下级机关上报的需办件。审核内容：是否应由本机关办理。是否符合行文规则。是否符合国家法律、法规及其他有关规定。涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签。文种使用、公文格式是否规范。,审核内容,收文办理,拟办,对部分收文的办理提出初步意见，供有关领导者批办时的参考。,批办,领导人或部门负责人对公文阅读后，提出处置意见。,承办,有关工作按批办意见具体承接处置公文所针对的事务和问题。,催办,根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行检查。是文秘部门的职责。,注办,公文办理完毕之后，简要签注承办经过和结果以备查考。,收文办理,1.承办的工作范围(1)上级组织针对本单位的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本单位内部执行；(2)上级领导交代的事项或需要办复的公文；(3)来自下级组织的请示及重要的报告；(4)平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电、合同等；(5)人大代表的建议、议案和政协委员的提案。2.承办的方式(1)领导明确批示要本单位综合办公室（秘书部门）自办的公文，由办公室（秘书部门）直接承担办理。(2)领导批示不再办理的公文，由秘书注明办结情况，作为办毕文书处置。(3)需要转交有关部门办理的公文，要及时登记转出，即转办。转办分三种方式：原文转办、面告转办、电话转办。,承办-中心环节和核心部分,(1)上级机关发来需要机关、本部门贯彻执行或办理的文件；(2)同级、不相隶属机关要求答复与办理的事项；(3)下级机关(部门)报送的请示；(4)重要事故、事件、人物等专案的处理；(5)人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项；(6)各种需要传阅的文件；(7)会议决议中需要办理落实的重要事项。,催办检查的文件范围,催办的方式,催办,（二）发文,拟稿,撰写文稿的活动。拟稿是发文工作的第一个环节。,会商,当文书内容涉及其他不相隶属（含同级）组织或部门的职权范围时，发文机关应同其协商，征得同意后发文，若协商未果，则不能行文。,审核,公文草稿在签发之前由办公（厅）室进行全面核查与修正的活动。,签发,对公务文书负有法定责任的领导人对经审核后的文稿进行终审的活动。,发文办理,结构层次序数，依次为“一、（一）、1.、（1）”,(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定；(2)文内应使用非规范化简称，应先用全称并注明简称；(3)公文的文种应当正确；结构层次要运用准确；(4)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并确定紧急程度；(5)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号，引用外文应注明中文含义。日期应写明年、月、日；(6)使用国际组织外文名称或其缩写应在第一次出现时注明准确译名；(7)使用国家法定计量单位。,草拟公文注意事项,签发的类型,签发,签发的权限（1)以机关名义发出的文件由机关领导人签发；(2)重大问题须要会议通过或经机关领导人集体讨论后由机关主要领导人签发；(3)一般业务的文件由负责该项工作的领导人签发或授权办公部门负责人签发；(4)以机关内某个部门名言的发文由部门负责人签发；（5）联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。,签发原则-先核后签，签发后即为定稿,发文管理,复核,公文正式印制前，机关文秘部门进行的审核工作。,缮印,就是缮写、印刷的简称。,用印,在公务文书上加盖发文机关印章证实其法定效力。,签署,由签发公文的正职领导人在正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力。,发文管理,分装,按照有关规定和要求，拣配和分装文书，进行发文登记和装封，准备对外发出公文。,传递,将分装后的文件，交给外收发人员，要求接收时清点数量，检查封装质量、办理签收手续。,根据国家质量技术监督局国家行政机关公文格式有关公务文书的排版字号与字体的要求如下：(1)发文机关标识。推荐使用小标宋字体，字号以美观醒目为原则酌定，但应小于22mm15mm。(2)密级。秘密等级、保密期限用3号黑体字。(3)发文字号。用3号仿宋体字。(4)正文。一律用3号仿宋体字，一般每面22行，每行28个字。(5)文书的印刷。一般份数较少的文件，采用复印和轻印刷，多者采用胶印或铅印方式。(6)纸张。一律使用国际标准A4型号。,缮印的要求,用印的要求,(1)原则上印章应与发文名义相符；(2)用印前后应履行一定手续，未办手续的不得用印；(3)印章及供拼装在印版上使用的印模须保管在文书工作机构专人手中，用毕应尽快退回文书工作机构；(4)印章应盖在成文日期上，上不压正文，下要骑年盖月；(5)公文用印要核实份数,超过份数的不能盖印。,立卷,将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成案卷。,归档,将组成的案卷定期向机关档案室移交。,清退,将部分办毕文书经清理后退还原发文机关或指定部门。,销毁,对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭性的处理。,（三）立卷和归档是文书办毕后的工作,平时归卷：指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内,概其要、其髓,条理楚,年度,组织机构,问题,文书分