（历史文献学专业论文）文档一体化研究.pdf

山东大学硕士学位论文 摘要 自2 0 世纪8 0 年代，文件生命周期理论自西方传入我国后，兴起了一股对文 档一体化的研究热潮，经过2 0 多年的研究，人们对文档一体化管理模式已经有 了很多认识，但是这些认识并不统一。 本文以科学的发展观为指导，对文档一体化的管理模式进行研究。综合运用 了比较分析法、实证分析法、归纳法等方法，希望通过对我国一些现成的文档一 体化模式的分析，提出文档一体化管理模式中的一些共性的问题。本文写作目的 一是通过论述分析文档一体化的理论基础和现实条件，说明文档一体化是现阶段 档案工作中的一种合理的管理模式，二是通过分析一些已有的文档一体化模式来 探讨合理的文档一体化模式应具有的一些基本要素，并希望能对真正的文档一体 化管理的实现具有参考作用。 本文从文件与档案的定义关系谈起，分析了国内外文档一体化的各种说法， 并明确了在我国现阶段较为科学的文档一体化定义及其内涵。通过分析文档一体 化的理论基础文件生命周期理论和文件连续体理论，及理论基础的拓展 前端控制思想、后保管模式、以来源原则为核心的档案整理理论，提出文档一体 化是一种合理有效的管理模式。 通过分析我国的档案法律法规、档案的国家标准和行业标准的发展发布，指 出文档一体化的法律基础已经完善；介绍现实中的信息技术的发展，包括网络互 联技术、网络服务器技术、网络存储与数据管理技术、网络安全技术，及信息的 数字化技术，包括扫描技术、图像处理技术、o c r 技术、图文关联技术、全文检 索技术，提出实现文档一体化的技术基础已经具备。而我们国家又拥有全国规模 的严密完整的文档组织体系，文档一体化在全国范围内施行是大势所趋。 回顾了我国文档一体化的最初萌芽及后来的发展历程，分析了几种比较有代 表性的文档一体化模式。并结合近几年，我国出现的几个较合理的文档一体化实 例，如武汉市勘测设计研究院的城市勘测电子文档一体化方案，浙江审计厅的“金 审工程 ，天津市档案局的文档一体化管理，云南大学的文档一体化应用系统， 分析这些文档一体化或类文档一体化的流程、管理模式、所用软件系统及制定的 3 山东大学硕士学位论文 i 管理规范、数据标准，提出了我国文档一体化管理较为合理的流程模式及相关注 意问题。文档一体化的实行仍然存在很多障碍，有历史存留的原因，即我国5 0 年代实行的文件、档案部门分立，各行其是；也有业务规范的不统一，格式标准 的多样性；还有计算机软硬件技术生命周期问题，软硬件系统的安全性问题，法 律方面的问题。而这些问题的解决，必须依靠具有完备的构成要素，且较为成熟 的文档一体化管理模式来实现。 本文通过系统的分析文档一体化的内涵、特点，及一些具体实现方案，提出 了合理的文档一体化管理模式应该具备的五个基本构成要素，在理论上完善了文 档体化模式。 4 关键词：文件；档案；一体化；管理模式 山东大学硕士学位论文 a b s t r a c t t h et h e o r yo fr e c o r dl i f ec y c l eh a sb e e nr a i s e da n dq u i c k l yf o r m sau p s u r g e s i n c et h ee a r l y19 8 0 so ft h e2 0 t hc e n t u r y a r e rap e r i o dr e s e a r c ho fm o r et h a nt w e n t y y e a r s ，t h em o d e so ft h ei n t e g r a t e dm a n a g e m e n to nd o c u m e n ta n da c h i e v e ( i m d a ) h a v eb e e ni n v e s t i g a t e dm u c hw i d e l ya n di n t e n s i v e l y ，b u tt h e yw e r en o tu n i f i e da n d v a r i e dw i t he a c ho t h e r u n d e rt h eg u i d a n c eo ft h es c i e n t i f i co u t l o o ko nd e v e l o p m e n t ，t h i sp a p e rw o u l d l i k et oe x p l o r ea n da n a l y s i st h ed i f f e r e n tm o d e so ft h ed o c u m e n ta n da c h i e v ei n t e g r a l m a n a g e m e n t t h ec o m p a r a t i v ea n a l y s i s ，e m p i r i c a la n a l y s i s ， a sw e l la si n d u c t i v e m e t h o d ，w e r ea p p l i e di nt h i sp a p e r b ym e a n so fa n g l i c i z i n go ft h ee x i s t i n gm o d eo f i m d a ，s o m eq u e s t i o n sw i t hg e n e r a lc h a r a c t e ro nt h em o d e so fi m d ah a v eb e e n p o i n t e do u ti nt h i sp a p e r o n ep u r p o s eo ft h i sa r t i c l ei st os h o wt h a ti m d ai st h em o s t r a t i o n a lm e t h o dd u r i n gt h em a n a g e m e n to ft h ed o c u m e n t so nt h es t a g e ，w h i c h c o n c l u s i o ni sb a s e do nt h ed e t a i l e da n a l y s i so ft h e o r ya n dt h ec u r r e n ts t a t u so fi m d a o nt h eo t h e rh a n d ，t h er e q u i r e de s s e n t i a l so ft h ei m d am o d e sa r ei n v e s t i g a t e db a s e d o nt h ea n a l y s i so ft h ee x i s t i n go n e si no u rc o u n t r y ，w h i c hi sa l s ot h eo t h e rp u r p o s eo f t h i sa r t i c l e a l lt h ee f f o r t sa b o v ew i l lb eav a l u a b l er e f e r e n c et ot h er e a l i z a t i o no ft h e i m d ai nt h ef u t u r e b e g i n n i n gw i t ht h er e l a t i o n s h i pb e t w e e nt h ed e f i n i t i o no ff i l ea n dd o c u m e n t ， s e v e r a lv e r s i o n sa b o u ti m d aa th o m ea n da b r o a dh a v eb e e na n a l y z e d am o r e s c i e n t i f i cd e f i n i t i o na n dm e a n i n go fi m d ai sc l e a rn o w a d a y si no u rc o u n t r y t h e r e s u l t si n d i c a t et h a ti m d ai sam o r er e a s o n a b l ea n de f f e c t i v em a n a g e m e n tm o d eb y a n a l y z i n gt h et h e o r e t i c a lb a s i so fi m d a ，t h et h e o r yo fr e c o r dl i f ec y c l ea n df i l e c o n t i n u u mt h e o r y ，a sw e l la st h ee x p a n s i o nf o rt h e m ，s u c h 嬲f r o n t e n dc o n t r o l ， w h o l e p r o c e s sm a n a g e m e n t ，a n df i l em a n a g e m e n tt h e o r yr e g a r d i n gs o u r c ep r i n c i p l e 躯t h ec o r e l a w sa n dr e g u l a t i o n so ft h ea c h i e v e sh a v eb e e na n a l y z e d t o g e t h e rw i t ht h e n a t i o n a ls t a n d a r d sf o rt h e mi no u i c o u n t r y ，a n dt h er e s u l t si n d i c a t et h a tl a wb a s i s a b o u tt h ei m d ah a sb e e na l m o s ta c h i e v e d t h ed e v e l o p m e n to fi n f o r m a t i o n 山东大学硕士学位论文 t e c h n o l o g y i s d e s c r i b e d ，i n c l u d i n gi n t e m e t w o r k i n gt e c h n o l o g y ，w e bs e r v e r t e c h n o l o g y ，n e ts t o r a g ea n dd a t am a n a g e m e n tt e c h n o l o g y ，i n t e m e ts e c u r i t y t e c h n o l o g y ，a n dd i g i t a li n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yt h a tc o n s i s t so fs c a n n i n g t e c h n o l o g y ，i m a g ep r o c e s s i n gt e c h n o l o g y ，o c rt e c h n o l o g ya n dv i d e og r a p h y t e c h n o l o g y ，f u l lt e x ts e a r c ht e c h n o l o g y i tc o m e st o ac o n c l u s i o nt h a tt h e t e c h n o l o g i c a lb a s ef o ri m d ah a sb e e ni m p r o v e dg r e a t l y t h ei m d ai st h ew a v eo f t h ef u t u r e ，w h i c hs h o u l db ep e r f o r m e dt h r o u g h o u tt h ec o u n t r y t h eo r i g i n a lg e r m i n a t i o na n dt h ed e v e l o p m e n tp r o c e s sf o ri m d ai no u rc o u n t r y h a v eb e e nr e t r o s p e c t e d ，a n ds e v e r a l r e p r e s e n t a t i v e m o d e sh a v eb e e na n a l y z e d c o m b i n e dw i t hs e v e r a lr a t i o n a lm o d e l so fi m d ai nc h i n a ，s u c ha sg o l d e na u d i t p r o j e c to f z h e j i a n gp r o v i n c i a la u d i to f f i c e ，t h ei m d ao f t i a n j i n ，t h es e c u r i t ys y s t e m f o re l e c t r o n i cd o c u m e n tf o rz h e ji a n gp r o v i n c i a la r c h i v e ，a sw e lla st h ei m d as y s t e m o fy u n n a nu n i v e r s i t y b ym e a n so fa n a l y z i n gt h ec h a r a c t e r i s t i c ，m a n a g e m e n tp r o c e s s ， m a n a g e m e n tm o d e ，t e c h n i q u ea n dt h e i rc r i t e r i o no ft h ee x i s t i n ge x a m p l e s ，t h e r e a s o n a b l ep r o c e s sm o d e sa n dt h ed e r i v e dq u e s t i o n so fi m d ah a v eb e e nb u i l tu pf o r o u rc o u n t r y t h e r ea r es t i l lm a n yo b s t a c l e se x i s t i n gi nt h ep r a c t i c eo fi m d a t h ef i s tr e a s o ni s t h er e m a i n i n gh i s t o r i c a lr e a s o n ，t h a ti s ，i n19 5 0 st h ed o c u m e n t sa n da c h i e v e sw e r e c h a r g e db yt w os e p a r a t e dd e p a r t m e n t s e c o n d l y ，t h e r ei sn o t a l lu n i f o r mf o ri m d a ， a n dt h e r ea r ea l s ov a r i o u ss t a n d a r df o r m a t sc o e x i s t e d 、胁a t sm o r e ，t h ed e r i v e d p r o b l e m s a r es t i l lr e m a i n e do nt h ef o r m a t so ft h e e x i s t i n g e - f i l e sa n dt h e b a c k w a r d n e s sd u r i n gt h ef i l es y s t e m a t i cc o n s t r u c t i o n i nt h i sp a p e r ，t h em a n a g e m e n to f t h ei m d ac o n t e n t s ，c h a r a c t e r i s t i c s ，a n ds p e c i a l i m p l e m e n t a t i o np r o g r a m sa r ea n a l y z e ds y s t e m a t i c a l l y ，w h i c hw i l li m p r o v et h ei m d a m o d eg r e a t l yi nt h e o r y 6 k e y w o r d s ：a c h i e v e s ；d o c u m e n t s ；i n t e g r a t i o n ；m a n a g e m e n tm o d e l 原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独 立进行研究所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不 包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的科研成果。对本文的研 究作出重要贡献的个人和集体，均己在文中以明确方式标明。本声明 的法律责任由本人承担。 论文作者签名： 关于学位论文使用授权的声明 本人同意学校保留或向国家有关部门或机构送交论文的印刷件 和电子版，允许论文被查阅和借阅；本人授权山东大学可以将本学位 论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩 印或其他复制手段保存论文和汇编本学位论文。 ( 保密论文在解密后应遵守此规定) 论文作者签名：互囟基导师签名：越期：z 竺12 ：生 山东大学硕士学位论文 曼皇曼m m m ： m _m 鼍曼皇皇曼鼍皇曼皇曼曼喜曼曼曼曼量皇量量皇皇量皇鲁曹皇曼詈皇量鼍曼鼍鼍 一、研究背景 引言 2 0 世纪8 0 年代，文件生命周期理论的传入，引发了我国文档一体化研究的 热潮。人们对文件的定义有了重新认识，广义的文件观已经逐渐被人们认可，甚 至有人提出了“大文件观”的说法。美国著名档案学家谢伦伯格为文件下的定义 可以说是国外较早的广义定义：在这方面我国的陈兆禊教授功不可没，他给出了 较为合理的广义文件定义：“文件就是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、 记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的，又构成该项活动组成部分 的记录材料( 用现代的话来说，文件就是人们为了在时间和空间上传递信息而制 作的固定了信息的物体) 。 文件承载的信息是原始信息。文件是人们认识和改造自然界、人类社会乃至 人的思维活动的一种伴生物。文件的本质属性是工具性。文件从一产生开始便作 为一种工具来使用，是为了实现一定得目的而存在的。 关于档案的定义，国内外有很多不同的说法。我国档案界比较权威的一种提 法认为：档案是国家机构、组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文 字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。人们认为，档案是各种单位和个人 在其社会活动中形成的，档案来自于各种机关、团体、部队、工厂、学校等企事 业单位，也来自于个人和家庭，档案的产生和积累，始终围绕档案形成者的职能 活动。 档案是可供查阅利用的文件，文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的。 各单位和个人在自身活动中，对其交往中的各种文件资料，把日后仍将查考的文 件，有意识地留存下来，就成为档案；档案的形式是多种多样的，在丰富的社会 实践中，各个时期、各个机关、组织或人物，处于不同的需要，形成了各种形式 的文件。档案是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案作为一种历史和文 化的沉淀，同时具有原始性和记录性的特点。 文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文件包含档案，档案是文件的子集。 文件转化为档案之后，其信息内容没有改变，所改变的只是文件的价值和作用， 7 山东大学硕士学位论文 档案的载体与其前身文件的载体是同一的。 现在人们对于文件、档案及其关系已经有了较为清楚的认识。 自2 0 世纪9 0 年代中后期开始，随着计算机与网络技术的应用，电子文件 开始陆续出现并迅速占据了档案人的视野。人们对于电子文件的理解，伴随着信 息化的发展始终处在一个不断深化的过程中。电子文件就是“电子 加“文件 ， 或者说是“数字化 和“文件一两个概念的交集。“文件 是电子文件的功能属 性，“数字化 是电子文件的技术属性。在我国的档案国家标准电子文件归档 与管理规范( g b t 1 8 8 9 4 _ 2 0 0 2 ) 中将电子文件定义为：“在数字设备及环境中 生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传送的文件。” 电子文件首先是文件，所以具有文件的特性。电子文件因其载体形式而具有 以下特点：信息与载体之间的可分离性、信息存储的高密度性、载体的不稳定性； 电子文件因其采用二进制编码形式而具有以下特点：非人工识读性、对计算机系 统的依赖性、内容的易更改性。 电子文件出现后，人们对于文档一体化的研究就转向了以电子文档为实践主 体。本文凡不做说明之处，所提的文档一体化均是针对电子文档。 人们对文档一体化的内涵的研究也较为丰富。国外对文件、档案一体化管理 的理解既包括一个机关内现行文件与半现行文件管理的一体化，又包括文件中心 与档案馆的业务衔接，符合广义文件完整生命过程的要求，确保广义文件从产生 直到最终进馆都真正得到全面控制和统一管理。在国内，以中国人民大学档案学 院的研究为最，几次完善文档一体化的定义，分析其内涵，并提出了较为合理的 定义：以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出 发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化， 从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高 效和优化。 定义较为明确后，人们对文档一体化的内涵也给出了很多分析。认为文档一 体化管理的总体目标是实现从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和 科学管理，文档一体化管理的具体内容包括文件、档案生成的一体化、管理的一 体化和利用的一体化，文档一体化管理的科学指导是系统思维。 8 0 年代后很多人详细介绍了文档一体化的理论基础文件生命周期理论。 8 山东大学硕士学位论文 _mm_mm_m m 文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价 值而被档案馆永久保存的整体运动过程。它起源于欧美档案学者对文件和文件中 心的理论解释，后来扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理， 被世人认为是现代档案学成熟的重要标志。文档一体化管理的研究学者们几乎毫 无例外地承认了文件生命周期理论的价值，认为它从理论的方向为我国文档一体 化提供了可供借鉴和参考的总体上的构想和框架。档案学者根据各自不同的国 情，对文件运动过程进行了不同的划分，主要有“三阶段论”和“四阶段论 两 个流派。“三阶段论 包括现行阶段、暂时保管阶段、永久保存阶段，“四阶段论 包括形成阶段、使用与维护阶段、鉴定和选择阶段、文件档案管理阶段。阶段虽 有区别，但基本内容是一致的。很多人详细介绍了文档一体化的理论基础文 件生命周期理论，但对文件连续体理论认识的不多，至于文档一体化的理论基础 的拓展虽有人研究，但缺乏系统。 9 0 年代国外档案学家提出了文件连续体模式从文件的生成( 包括形成 前，文件管理系统的设计) 到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致 的管理方式。连续体模式更加详细、全面、直观地展现出文件的整个运动过程， 解决了文件生命周期理论无法回答的诸如文件运动的跳跃、回流，同一文件处于 不同运动阶段等特殊现象，为一体化的理论与实践开拓了更广阔的思路。我国近 几年逐渐有人对文件连续体理论进行研究，但深度不够。 也有人对前端控制思想、后保管模式、档案学的来源原则进行研究，这些可 以说是文档一体化的理论基础的拓展。人们对他们的研究缺乏系统，没有将它们 作为文件生命周期理论的延伸。 在我国文档一体化的理论基础已经很完备，而现实条件也已经满足。我国的 档案法律法规、档案的国家标准和行业标准的发展发布，为文档一体化提供法律 基础。而信息技术的发展，如网络技术、信息的数字化技术，为实现文档一体化 提供了完备的技术基础。 人们对文档一体化的萌芽及其发展历程研究颇多，但对具体的文档一体化应 用实例分析过少。 1 9 3 4 年，国民党政府发动。行政效率运动”，文书档案改革是其重要组成部 分，“文书档案连锁法 是其主要内容，首先由内政部试行，取得良好效果后向 江西、广西等地推广。这种做法是在一个机构内将总收发室的文件工作与档案室 9 山东大学硕士学位论文 喜量量詈量量皇曼量量量曼皇皇曼量量量皇喜曼詈曼曼鼍鼍曼曼曼曼曼鼍曼曼曼曼曼曼量皇曼量曼曼曼曼量曼目 的档案工作进行连锁，对本机构的收、发文实施统一分类、统一编号、统一登记， 文件在各部门办理完毕后立即归档，最后交由档案室立卷和保管。文书档案连锁 法是我国文档一体化的最早实践之一，提出了许多极富创新性的观点和改革思 路。 改革开放以后，人们对文档一体化进行了很多有益的尝试。随着现代化技术 的发展，文档一体化经历了手工管理向计算机辅助管理过渡阶段、计算机辅助管 理阶段、电子文件与纸质文件双轨运行阶段。 二、基本内容 本人以正确的科学发展观为指导，综合利用比较分析法、实证分析法、归纳 法，结合前人的经验，就文档一体化的管理模式提出了自己的看法。 本文从文件与档案的定义入手，介绍了两者的关系，从而提出了人们对文档 一体化内涵的认识，完善了文档一体化的理论基础及理论基础的拓展：分析了我 国的建设文档一体化的现实条件，得出我国已经完全具备建设文档一体化管理模 式的条件：通过分析文档一体化的萌芽及其发展历程，并对近几年的几种较为成 熟的文档一体化的应用实例进行了分析归纳，提出了我国文档一体化管理模式的 五个基本构成要素，最后展望了文档一体化的几种可能的发展前景。 在这个论文中本人所提出的文档一体化管理模式的五个基本构成要素，是自 己的一家之言，可能因为缺少实践经验而遗笑大家，全当抛砖引玉；也可能引起 档案工作者的批评、争议，希望文档一体化能在争议中前进，其管理模式趋于成 熟，从而为图情档一体化、档案的信息化建设及数字档案馆提供基础。 1 0 山东大学硕士学位论文 第1 章文档一体化的内涵 1 1 文件、档案及其关系 1 1 1 文件的定义 从文件的词源来看，“文件一词出现较晚，最早出现于晚清时期。1 8 9 2 年， 郑观应在盛世危言考试上有“文件自理，枪炮自发”，此处的“文件 是 指公文、信件等。大约清末宣统三年五月( 1 9 1 1 年5 月2 8 日“月2 5 日) ，朝廷 颁布内阁属官官制，将“掌本阁公犊文件 ，作为承宣布厅职责之一。从那以 后，文件一词便被人们经常使用。 但是长期以来，人们一直认为文件是书面文字材料的一部分，“文件既 包括各机关向外发出和收进的公文。也包括机关内部使用的文件。但不包括内部 使用的其他书面材料。例如簿册、账本、表格之类 o 这是文件的狭义的定义。 但是现在文件从一开始的“行政公文 之意逐渐延伸至“商业文件 、 “技术文件 、“司法文件疗、“会计文件”、“机读文件 、“电子文件”以及“私 人文件 等。因而，“文件 一词已日益成为一个涵盖不断出现的信息记录材料 的类概念。文件的概念从产生至今，其内涵愈加丰富，外延愈加广泛，已成为一 个大的类概念。众所周知，任何一个概念在一定条件下都有其相对固定的内涵和 外延，但不是一成不变的。它们随着社会的发展和人们认识的更新、观念的改变 而不断发生变化。 美国著名档案学家谢伦伯格为文件下的定义是，“文件是任何公私机构，在 履行其法定职责的过程中，或者在与其本职业务过程有关的情况下所制作或收 到，并且作为其职能、政策、决定、程序、行动或者其他活动之证据，或者由于 其所含内容具有情报价值，而被该机构或该机构之合法继承者所保存或者指定加 以保存的一切簿册、证件、地图、照片和其他记录材料，而不论其物质形式和特 性如何 。o 而我国的陈兆禊教授则说，“好多同志对文件的理解较狭窄，只认为上级文 。粱毓阶，文书学) ，档案出版社。1 9 8 5 ，第3 2 页 气美) 谢伦伯格著，黄坤坊等译：现代档案一原则与技术 ，档案出版社1 9 8 3 年版，第2 l 、2 2 页 山东大学硕士学位论文 件、红头文件、机关的收发文、命令、指示、通知、决定是文件 ，“我们在企业 里看到的协议书、合同、提货单以及到商店买东西用的支票、开的发货票也都是 文件，它和机关中使用的通知、命令、指示等文件是一样的，起相同的作用。提 货单也就是提货通知书么，支票也就是支付命令么，只是形式不同罢了。还有像 工作中产生的影片、照片、录音带、录像带，同样是起文件( 文书) 的作用”。所 以，陈教授为文件下的定义是，“文件就是组织或个人在社会活动中，为了相互 联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的，又构成该项活动组 成部分的记录材料( 用现代的话来说，文件就是人们为了在时间和空间上传递信 息而制作的固定了信息的物体) 一。从陈兆禊教授的文件定义和谢伦伯格的文件 定义的对比中，我们可以看出，二者不谋而合，有异曲同工之妙。这是文件的广 义的定义。 今天人们已经很少去谈论文件的狭义定义，基本已经认同了将文件的广义定 义作为文件的定义。潘连根教授则直接提出了大文件观，且认为大文件观已经确 立。“令人可喜的是，近年来，我国档案界的文件观念正由长期以来的狭义文件 观逐步转变为广义的文件观( 即大文件观) 。 回 1 1 2 文件的本质属性工具性 文件承载的信息是原始信息。文件是人们认识和改造自然界、人类社会乃至 人的思维活动的一种伴生物。人们做任何事情都需要一种工具，这种工具起着执 行、参考、知照和备忘的作用，“我们商量事情，说完话声音就消失了，好多事 就不好办。如果把它记录下来，签个字，可以作为大家工作的根据。 所以，正 是文件产生的目的决定了文件承载的信息是原始信息。 文件的本质属性是工具性。文件从一产生开始便作为一种工具来使用，是为 了实现一定得目的而存在的。这种物质的东西就是承载一定信息内容且作为工具 使用的文件。如人们日常生活中形成的借条、留言簿、意见簿、电话记录等等都 是文件，都是人们办事、进行各种活动的工具或参考工具。 1 1 3 档案的定义 关于档案的定义，国内外有很多不同的说法。我国档案界比较权威的一种提 。陈兆禊再论档案的定义兼论文件的定义和运动周期问题 。档案学通讯 ，1 9 8 7 年第2 期 。潘连根文件与档案研究 。安徽大学出版社，2 0 0 7 年，第1 7 页 陈兆禊，再论档案的定义兼论文件的定义和运动周期问题。档案学通讯 ，1 9 8 7 年第2 期 1 2 山东大学硕士学位论文 法认为：档案是国家机构、组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文 字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。具体讲，它包含以下内容： ( 1 ) 档案是各种单位和个人在其社会活动中形成的。 档案来自于各种机关、团体、部队和工厂、学校等企事业单位，也来自于个 人和家庭。档案的产生和积累，始终围绕档案形成者的职能活动。如一个机关的 档案，是这个机关在行使其职责的活动中按照一定的内容逐渐形成的，处理一项 工作、召开一次会议等都必然会产生许多相互联系的文件，而这些文件最终有条 理地转化为档案积累起来，就能完整地反映出这个机关的面貌。 档案的产生和积累，始终不能脱离其特定的形成者及其职责活动。档案界通 用的“来源原则，就是按照档案的来源和形成单位对档案进行整理和分类。这 特点，使得档案存在、运动的形态和图书、情报等其他文献资料具有明显的不 同之处。 ( 2 ) 档案是可供查阅利用的文件。 文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的。各单位和个人在自身活动中， 对其交往中的各种文件资料，把日后仍将查考的文件，有意识地留存下来，就成 为档案。所以，“今天”的档案就是“昨天的文件，“今天 的文件将是“明天” 的档案。 当然，并不是所有文件都需要或可能成为档案。办理完毕的文件才能作为档 案，正在办理中的文件不是档案，文件具有现行的效用，档案一般是完成了传达 和记述等现行使用而备留查考的历史文件。对今后工作具有查考利用价值的文件 才有必要作为档案。由于当时工作需要形成的文件数量庞大，没有必要也不可能 将其全部作为档案保存，档案只是经过人们鉴别挑选而留存下来的文件。按照一 定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。档案虽然是由文件转化而来的，但 是文件不能自动地成为档案。文件是逐年累月、逐份逐件地产生的，只有把这些 文件按照一定的程序和条理集中保管起来，它们才能转化为档案。档案是处理完 毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件。 ( 3 ) 档案的形式是多种多样的。 在丰富的社会实践中，各个时期、各个机关、组织或人物，处于不同的需要， 形成了各种形式的文件。由于档案是从文件转化而来的，因此，档案的形式也是 多种多样的。档案的形式是丰富多彩的，档案的范围是极其广泛的，既包括一般 1 3 山东大学硕士学位论文 的公文，也包括簿册、技术图纸、音像等各种形式的文件材料。 1 1 4 档案的基本属性原始记录性 档案是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案作为一种历史和文化的 沉淀，同时具有原始性和记录性的特点，它不同于一般的历史遗物( 如从地下出 土的陶器和纺织品等) 因为它是以具体内容反映档案形成者特定活动的历史记录 物，因而具有很强的记录性。档案也不同于一般的信息资料，它是特定的单位或 个人在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或另外收集的，因 而具有原始性的特点。 档案无论是一般的公文，还是手稿技术图纸、会计帐簿、音像材料等一 一它们的产生并不是为了形成档案而供人们阅读，最初是作为办理事物的工具而 产生的，只是办理当时的事物之后仍有查考价值，才被保存起来成为档案。从这 个意义上说，档案是办理事物过程中遗留下来的“副产品”，是人们进行社会活 动的自然产物。 值得一提的是，目前对档案定义的认识并不一致。正像美国档案学者t r 谢伦伯格所说的，“档案 一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最 终的、最完备的定义，它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的 需要。因此，中华人民共和国档案法第二条规定：“本法所称的档案，是指过 去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、 文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、音像 等不同形式的历史记录。 在这里，仅仅从法律上指出档案的特有属性并明确了 国家管理档案的范围。 1 1 5 文件与档案的关系 ( 1 ) 文件与档案的关联。 第一，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文件包含档案，档案是文件 的子集。文件是人们社会实践活动的工具和伴生物，文件上的信息是原生信息： 而档案，简单地说，是一种保存备查的原始的历史记录，实质上就是一种作为 历史记录保存起来以便日后供人们查考利用的文件。所以，档案，从本质上说是 文件的一部分，是文件的子集。比如政府的公告，政府存档的那一份和发布给群 1 4 山东大学硕士学位论文 1 i i b _ ! ! 皇皇 众，供人们知晓的多份都是文件，但只有保存的那一份才是档案，其余的不能称 作档案，因为其余的没有被保存备查。再比如，我们买东西时收到的发票是一式 三联，存根一联，会计下账一联( 一般保存五到十年) ，消费者留一联，如果不需 报销，便可随手一扔：如果需要报销，发票就摇身一变成为档案，与存根联和下 账联的命运是一样了。 第二，文件转化为档案之后，其信息内容没有改变，所改变的只是文件的价 值和作用。也就是说，文件的价值因从原始价值( 文件形成时的目的) 向延伸价值 ( 包括凭证价值和历史研究价值) 转变而导致了文件身份发生了变化。其作用也从 文件的工具性向档案的保存备查转变。因此，经过保存以后的文件，我们称之为 档案。其实，从单体形式的物质实体角度来看，档案与文件是同一种事物，只不 过名称不同罢了。正是基于此，我们称档案为“原始”的历史记录。 第三，从物质载体上讲，文件的载体就是日后档案的载体。档案的原始性既 包括内容信息的原始性，也包括载体的原始性。也就是说，档案的载体与其前身 文件的载体是同一的。“原文件载体不得更换，若更换了原文件载体，那也 不是档案，只是档案复制件 。回 ( 2 ) 文件与档案的区别。 第一，本质属性不同。档案的本质属性是原始记录性，而文件的本质属性是 工具性。文件从产生开始就是作为一种工具使用的，文件有其最本职的使命，这 种使命就是完成一定的任务，是文件作为一种工具所应发挥的作用。所以，工具 性是文件最本质的属性。档案虽然是由文件转化而来的，但其使命不是作为一种 工具供人们使用，而是作为一种历史的原始记录发挥它的社会价值，这正是档案 与文件在本质属性上的根本区别。 第二，价值不同。因为文件的本质属性不同于档案，而价值是由本质属性决 定的，所以，二者在价值形态上不同。文件的价值体现在工具性上，不同的文件 是为了不同的目的而产生的，因而具有不同的作用。但整体来说，文件的价值应 当是“现实 的，即对文件的形成者而言，是为了一定的现实目的而制作的。 档案的价值是衍生性的、历史性的和多元性的。因为相对于文件这种工具来说， 档案已是文件进入。历史的实验室 阶段的另一种身份了。 第三，产生和保存的形式不同。文件是以单体形式产生和保存的，而且是分 。陈作明，论档案 档案学研究 ，2 0 0 0 年第3 期 1 5 山东大学硕士学位论文 散产生的；档案是以组合体的形式产生和保存的，而且是集中保存的。 从以上对文件与档案的关系的分析，我们可以得出结论：档案虽然与文件有 一定的区别，但从本质上说，档案是文件生命有机体的延伸，档案是处于一定历 史阶段的文件，在这个历史阶段中，文件被打上了人类的烙印，因而具有不同于 以前历史阶段的特征。 1 2 电子文件及其特点 1 2 1 电子文件的定义 自2 0 世纪9 0 年代中后期开始，随着计算机与网络技术的应用，电子文件 开始陆续出现并迅速占据了档案人的视野。人们对于电子文件的理解，伴随着信 息化的发展始终处在一个不断深化的过程中，从最早的机读文档发展到现在的电 了文件。 电子文件就是“电子”加“文件”，或者说是“数字化 和“文件”两个概 念的交集。“文件 是电子文件的功能属性，“数字化 是电子文件的技术属性。 在我国的档案国家标准电子文件归档与管理规范( g b t 1 8 8 9 4 - - 2 0 0 2 ) 中将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁 盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的 文件。 这个概念有两方面含义： 首先，电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成 的历史记录。它具备文件的一般作用，即都是社会活动的真实纪录和事务处理的 基本工具。 第二，电子文件与传统文件的最大区别在于，其信息以“0 ”和“l ”两种数 码组成，必须依赖特定的计算机技术进行制作、存储、传输、处理、阅读，这不 但有别于纸质文件，也有别于其他以模拟信号存储的机读信息，如缩微片等。 其实，电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。本质上 它是有关某事物的相关数据的有序集合。因此，存储在计算机中的一篇文章、一 曲音乐、一张照片、一段录像都属于电子文件。由此可见，电子文件的范围较传 统纸质文件要宽泛得多。 1 6 山东大学硕士学位论文 i i i = i i i i ie e 皇曼曼量舅曼皇 但是事实上对于电子文件的定义，还是存在一些争议，不同国家有着一定的 差别。1 9 9 7 年，国际档案理事会在电了文件处理指南中，对电了文件的定 义是“电子文件是通过数字计算机进行操作、传递与处理的文件 。而同样是1 9 9 7 年，澳大利亚档案馆颁布的澳大利亚文件处理标准中认为“电子文件是由计 算机交流与维护的文件 。尽管电子文件这一术语在表述中存在差别，但从这些 不同的定义中体现出的基本内涵是一致的。都包含了上面所提的两个方面。电子 文件首先是文件，是文件的一种类型，其次电子文件是通过计算机编码，依靠特 殊载体而存在。 1 2 2 电子文件的特点 电子文件首先是文件，所以具有文件的特性。只有由法定作者制发，具有法 定的权威性和现行效用，同时还应具有规范的样式、使用特定的处理程序，且能 起到凭证作用的电子信息才能称为电子文件。 1 、电子文件因其载体形式而具有的特点。 ( 1 ) 信息与载体之间的可分离性。 电子文件不再具有固定的物理位置，它可以在不同载体之间复制、编辑、更 改，也可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间。可以从硬盘拷入磁盘或 光盘，也可以存储在网络的服务器上，并通过网络四处传播。 信息和载体的可分离性，使电子文件不再具有物理意义上的“实体 状态， 成为“非实体文件”。与此同时，电子文件以全文形式存在的“文件形态 还可 以与其中以逻辑关系连接的“信息要素 之间发生分离。 ( 2 ) 信息存储的高密度性。 随着现代技术的飞速发展，存储技术的变化可以说日新月异，在不断地更替 中。从最早的软盘，到光盘、优盘，到现在常用的移动硬盘、闪盘，更不要说计 算机硬盘的变化。各种存储硬件的存储量越来越大，而体积却越来越小，信息的 存储密度性越来越强。 ( 3 ) 载体的不稳定性。 虽然硬件存储技术获得了很大发展，但是硬件存储设备的可损坏问题却一直 没能得到根本解决。长时间使用导致的老化，存储设备本身的散热不好或机房的 。刘家真，电子文件管理理论与实践 ，科学出版社2 0 0 3 年版，第2 页 山东大学硕士学位论文 i 皇曼曼曼曼曼曼曼曼皇曼鼍曼曼曼曼曼曼量曼量曼鲁喜量曼曼曼曼曼曼曼曼曼皇曼曼曼曼暑曼曼曼曼曼曼! 曼曼曼曼量曼量曼量量量曼曼曼皇曼曼曼曼曼皇量曼曼曼量曼量曼 室温过高，都容易导致存储设备烧坏，还有电脑病毒破坏，人的无意识损坏等等， 都会造