档案管理学.ppt

档案管理学 第一章中国档案的产生与发展第一节档案的起源与沿革 一 档案的起源 档案产生的条件有两个 一是文字 一是国家 二 我国古代档案发展 一 我国古代档案的形成 1 陶文档案 2 甲骨档案 3 金文档案 4 简册档案 5 缣帛档案 6 石刻档案 7 纸张档案 8 纸张档案 二 我国古代档案称谓 商代叫 册 周代叫 中 秦汉叫 典籍 汉魏以后称 文书 文案 案牍 案卷 等 档案一词最早出现于清代 三 我国古代档案管理 我国古代档档案管理 已初步形成了档案管理的一系列程序 第二节中国近代档案工作 一 近代遭受破坏的情况 二 取得成就的情况 第三节新中国档案事业发展概况 一 第一阶段 1949年10月 1956年 初创阶段 二 第二阶段 1957年10月 1966年4月 全面建设阶段 三 第三阶段 1966年5月 1976年10月 遭受挫折和破坏阶段 四 第四阶段 1976年10 恢复和全面发展阶段 第二章档案第一节档案定义 内涵和外延 一 档案的定义档案是国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 二 档案的内涵 一 档案是各种机关 组织和个人在其特定的社会活动中连续积累而形成的 二 档案是保存备查的历史文件 三 档案是原始的历史记录 档案概念的外延 一 按照档案的形成时间标准分类 二 按照档案的来源标准分类 三 按照档案的内容标准分类 第二节档案的属性的作用 一 档案的属性 一 原始记录性是档案的基本属性 1 便于划清档案与图书 报刊及其它资料的界限 2 有利于认识档案与文件的联系与区别 3 有利于维护档案的真实面貌 二 档案的信息属性 三 档案的知识属性 1 原型性 2 孤本性 3 继承性 二 档案的作用 一 机关工作的查考依据 二 经济建设的参考依据 三 政治斗争的有力手段 四 科学研究的可靠资料 五 宣传教育的生动素材 三 档案的基本价值 一 档案的凭证价值 二 档案的参考 情报 价值 四 档案发挥作用的规律性 一 档案价值的扩展率 二 档案机密性的递减率 三 档案科学文化作用的递增率 四 档案作用的制约率 第三节国家档案全宗 一 国家档案全宗的实质国家档案全宗的实质是解决档案所有权和国家档案管理原则问题 国家档案全宗是归国家所有的 由国家统一管理的一切档案财富的总和 二 国家档案全宗的构成 一 中华人民共和国建国后档案 二 革命历史档案 三 旧档案 第三章档案工作概述第一节 档案工作的内容 一 我国档案事业的构成 一 档案事业管理工作 二 机关档案室工作 三 档案馆工作 四 档案专业教育工作 五 档案科学技术研究工作 六 档案宣传出版工作 七 档案国际交往与合作 二 档案业务工作的内容 一 档案收集工作 二 档案的整理工作 三 档案的鉴定工作 四 档案的保管工作 五 档案的检索工作 六 档案的提供利用工作 七 档案的编研工作 八 档案的统计工作 第二节档案工作的性质和意义 一 档案工作是一项管理性的工作 二 档案工作是一项服务性的工作 三 档案工作是一项政治性的工作 第三节档案工作的基本原则 一 统一领导 分级管理是我国档案工作的组织原则 二 维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求 三 便于社会各方面利用是档案工作的根本目的 第四章档案工作组织机构第一节档案室 一 档案室的性质和地位 二 档案室的工作职责和任务 1 指导和监督本机关文书部门或业务部门文件材料的归档 2 负责管理本机关的全部档案 3 定期把具有长期和永久保存价值的档案向档案馆移交 三 档案室的地位和作用 四 档案室的类型 一 机关档案室 二 科技档案室 三 综合档案室 四 档案资料信息中心 五 声像档案室 六 人事档案室 七 联合档案室 五 档案工作的现状与趋势 一 积极主动地服务于机关各项工作的需要 尤其是应面向经济建设主战场 努力提高档案管理水平 加强效益观念 二 加强两个 一体化 的 探索机关档案工作的新思路 三 不断提高人员素质 辊强机关档案室工作的现代化进程 第二节档案馆 一 档案馆的性质和特点 一 档案馆的性质 二 档案馆的特点 1 社会性 2 历史性 3 机要性 4 信息性 5 服务性 6 教育性 二 档案馆的职能与任务 一 接收与征集档案 二 科学地管理档案 三 开展档案的利用工作 四 编辑出版档案史料 五 参与史 志的编修 三 我国档案馆的网络设置 一 综合性档案馆 二 专门性档案馆 四 档案室与档案馆的联系与区别 一 性质不同 二 所管理档案的范围不同 三 保管档案的期限不同 四 档案利用范围不同 第三节档案行政管理机构 一 档案行政管理机构的职能 一 国家档案局的主要职能 二 地方县以上各级档案行政管理机关的主要职责 三 中央和地方专业主管机关和其他组织内档案机构的主要职责 二 档案行政管理机构的作用 三 档案行政管理机构的现状 第五章档案工作的法制建设第一节档案工作立法 一 我国档案工作的立法历史与现状 二 档案工作法规和类型及其内容构成 一 档案工作法规的类型1 档案法律 2 档案行政法律 3 档案行政规章 4 地方性档案法规 5 地方档案行政规章 二 档案工作法规的内容构成1 对档案的概念 范围 特性 本质 作用等方面的概括和说明 2 对档案工作原则的确定 3 对档案工作体质 机构及队伍建设的规定 4 对档案干部队伍素质 结构及队伍建设的规定 5 对档案工作具体业务环节包括收集 整理 鉴定 保管 编目的规定 6 对档案开放 利用问题的规定 7 对公民在档案事务方面的权力的义务的规定 8 对与档案工作相关的禁止事项和法律责任的有关规定 第二节档案工作执法 一 档案工作执法的含义 二 档案工作执法的原则 一 有法必依 二 执法必严 三 违法必究 第三节档案工作执法程序与手段 一 档案工作执法程序 二 档案工作执法手段 1 档案行政裁决 2 档案行政处罚 3 档案行政奖励 4 档案行政强制执行 5 档案行政复议 6 档案行政诉讼 第四节档案法制监督 一 档案法制监督体系 一 国家各级权力机关的档案法制监督 二 各级档案行政管理机关自上而下地进行法制监督 三 检察监督和审判监督 二 档案法制监督的主要内容 一 对国家各级行政机关包括档案行政管理机关制定有关档案工作规章 规定的合法性进行监督 二 对档案行政管理机关及其工作人员的具体行为进行监督 三 对档案工作机构设置 人员配备等情况依照档案法规的规定进行监督 四 对档案工作的具体环节进行监督 包括档案的收集 整理 保护 利用是否严格按照国家的档案法规 规章进行管理等问题 三 加强档案法制监督的途径 一 为了保证档案法制监督的经常化 必须建立专门的法制监督机构配备专职人员 国家档案管理局于1992年3月31日以第4号令颁布了 档案执法监督检查暂行条例 是建立法制监督机关的配备专门人员应遵守的法规性文件 二 要建立正常 科学的法制管理制度 严格法制监督程序 三 大胆行使法制监督权 既要抓住重点 又要持之以恒 四 给档案法制监督工作提供良好的社会环境支持 第六章档案工作现代化第一节档案工作现代化概述 一 档案工作现代化的内容 一 档案工人管理技术手段现代化 1 电子计算机技术的运用 2 缩微技术的运用 3 激光光盘技术的运用 4 静电复印技术的运用 5 声像及其它技术的运用 二 档案工作组织管理现代化 三 档案干部队伍的知识化 二 实现档案工作现代化的意义 一 档案工作为什么要实现现代化 1 档案数量越来越多 保管有问题 2 查找档案困难 3 服务工作量大 4 设备简陋 二 现代化对档案工作发展的意义 1 档案工作现代化有效地解决了档案工作内部矛盾 档案数量巨大与保管困难的矛盾 2 档案工作现代化是解决档案利用方式 方法与社会利用之间存在的矛盾 更好地发挥档案工作的社会经济效益 3 档案工作现代化将对整个档案工作带来巨大影响并加速档案工作的社会化 第二节档案工作技术现代化 一 档案工作计算机化 一 计算机检索系统 二 计算机编目系统 三 计算机借阅系统 四 计算机借阅系统 五 计算机文档一体化管理系统 二 档案微缩与复印技术的运用 三 光盘技术及声像技术在档案工作中的运用 四 数字化档案馆 第三节档案工作标准化 一 档案工作标准化的概念 所谓标准化 是泛指从制订标准到贯彻标准进而修订标准的全部活动过程 二 档案标准化的内容 一 档案工作专业名词术语标准 二 代号代码标准 三 档案著录与标引标准 四 档案装具与档案库房建筑标准 五 档案制成材料标准 六 档案工作现代化标准 七 档案管理诸环节标准 八 档案编纂及出版格式标准 三 档案工作标准化的意义 一 标准化是实现档案工作现代化的前提 二 标准化是实现档案工作科学管理的重要手段 三 标准化是提高档案工作质量和效率 节约人力物力的有效措施 四 标准化是推动档案学发展的重要条件 四 我国档案工作标准化的基本现状 第七章档案的收集第一节档案收集工作概述 一 档案收集工作的内容 一 档案室对本单位需要归档的档案的接收 二 档案馆对各现行机关和撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收 三 对历史档案的接收和征集 二 档案收集工作的重要性 三 档案收集工作要求 一 保证归档和进馆档案的齐全与完整 二 加强档案馆 室 的调查和指导 三 保持全宗和全宗群的不可分散性 四 积极推行入馆 室 档案的标准化 第二节档案室的收集工作 一 建立归档制度的必要性 二 归档制度的内容 一 归档范围 二 归档时间 三 归档案卷的质量要求 三 归档的组织工作 一 档案室要关心文件的形成 二 档案室要指导和协助文书部门立卷归档 三 加强归档工作的宣传和档案的科学管理 四 注意文件的平时收集 一 零散文件的收集 二 帐外 文件的收集 三 专门文件的收集 第三节档案馆的收集工作 一 档案馆档案的来源和收集的范围 二 现行机关档案和撤销机关档案的接收 一 现行机关档案的接收1 接收的期限 2 接收的方法 3 接收的要求 二 撤销机关档案的接收1 机关撤销或合并时 档案不得丢失 分散或销毁 2 一个机关撤销 而又无后续单位代替其职能 档案应移交档案馆 或由该机关的上级主管部门代管 然后 由上级主管部门代行移交档案馆 3 一个机关撤销 业务分别划归几个机关的 其档案材料仍属于原机关 应作为一个有机整体保管好 按全宗向档案馆移交 或经有关单位协商后 由一个机关完整地代管 不得分散 4 一个机关并入另一个机关 或几个机关合并为一个新机关 原机关档案应分别整理作为独立单位的档案整体 按原全宗向档案馆移交 5 一个单位若干内部组织机构划归另一个单位 或者脱离原单位组成一个独立的新单位 其在原单位活动中形成的档案 应是原单位档案有机整体的不可分割的一部分 不得将这些档案抽出带走 工作确实需要 可以借阅或复制 6 机关撤销或合并时 没有办理完毕的文件材料 可以移交给新的机关继续处理 并作为新机关的档案加以保管 不属于撤销机关移交档案的范围 7 档案馆建立前 各机关保管的其他撤销机关的档案 原则上应由各保管机关负责整理并向档案馆移交 三 历史档案的接收与征集 一 收集历史档案的特殊意义 二 收集历史档案的途径 三 收集历史档案的方法 第八章档案的鉴定第一节档案鉴定工作概述 一 档案鉴定工作的内容 二 档案价值鉴定工作的意义 三 决定档案价值的因素 一 档案自身的特点的状况 二 社会利用的需要 四 鉴定档案价值的原则 一 从国家和人民整体利益出发 这是鉴定工作原则的灵魂和核心 二 用全面 历史的 发展的观点判定档案的价值 这是鉴定工作原则的主要内容和主体部分 第二节档案价值鉴定的方法 一 分析档案价值的一般方法 一 从档案的内部特征分析文件内容 二 从档案的外部特征分析文件的来源 时间和形式等 二 鉴定档案价值的基本工作方法 三 鉴定档案价值的方法论 一 研究档案利用规律 预测未来档案的需要 二 重视不同的衡量档案价值标准的研究 正确处理档案重要性与时间性的辩证关系 三 重视 存 毁 数量关系的研究 切忌机械地划分 存 毁 比例 四 重视档案效益的研究 正确处理档案效益与保存价值的关系 五 重视 弹性 原则的运用 正确处理宽 严关系 第三节档案价值鉴定的制度和组织领导 一 鉴定档案价值的标准 一 档案保管期限表及其作用 二 档案保管期限表的类型 三 档案保管期限表的结构1 顺序号 2 条款 3 保管期限 4 附注 5 说明 二 档案价值鉴定工作的组织领导 一 现行机关档案价值的鉴定工作 二 档案馆的档案价值鉴定工作 三 销毁档案的审批 监销制度 一 档案销毁清册 二 销毁的审批及办法 第九章档案的整理第一节档案整理工作概述 一 档案整理的内容 二 档案整理的意义 三 档案整理的基本原则 一 档案的整理必须保持文件的历史联系 二 档案整理要充分利用原有的整理基础 三 便于保管和利用 第二节区分全宗 一 全宗及其作用 二 立档单位及其构成条件 三 立档单位的变化与全宗的划分 四 判定档案所属全宗 五 人物全宗 六 全宗的补充形式和全宗群 一 全宗的补充形式1 联合全宗 2 汇集全宗 3 档案全宗 二 全宗群 第三节全宗内档案的分类 一 分类的作用和要求 二 分类的一般方法 一 按文件的来源分类 二 按文件的形成时间分类 三 按文件的内容分类 四 按文件的形式分类 三 常用的档案分类法 一 年度分类法 二 组织机构分类法 三 问题分类法 四 复工分类法的选择和分类方案的编制 一 年度 组织机构分类法 二 组织机构 年度分类法 三 年度 问题分类法 四 问题 年度分类法 五 人物全宗档案的分类 一 生平传记材料 二 创作材料 三 公务活动材料 四 个人书信 五 经济材料 六 亲属材料 七 评价材料 八 音像材料 九 其他材料 第四节案卷及案卷封面的编目 一 案卷 二 案卷封面的编目 一 历史观点和政治上的正确性 二 文字简红 表达准确 三 题名基本结构力求完整 第五节案卷排列与案卷目录编制 一 案卷排列 二 案卷目录 一 案卷目录的作用 二 案卷目录的类型及选择 三 案卷目录的结构 第六节档案整理工作的组织 一 档案整理工作方案 二 整理工作的劳动组织 三 档号 一 档号的使用规则 二 档号的编制方法 第十章档案的著录与标引第一节 中国档案分类法 和 高等学校档案实体分类法 一 中国档案分类法 一 编制的目的和适用范围 二 编制的原则 三 体系结构 二 中国档案主题词表 一 作用与适用范围 二 体系结构 三 选词的指导思想和范围 四 词间关系 三 高等学校档案实体分类法 一 编制目的 二 编制原则 三 体系结构 四 档号的编制 五 关于实体分类中的几个问题的处理 第二节档案著录 一 档案著录的含义及其意义 二 著录项目与标识符号 一 著录项目 二 标识符号 三 著录格式与著录级次 一 著录格式 二 著录级次 四 著录用文字和著录来源 第三节档案标引 一 档案标引的基本要求 二 档案标引的步骤和方法 一 主题分析 二 概念转换 三 标引结果的审核 三 档案标引规则 一 档案分类标引的基本规则 二 主题标引的一般规则 第十一章档案的检索第一节档案检索工作概述 一 档案检索的含义及其在档案工作中的地位 二 档案检索的任务途径 一 形式特征检索途径 二 内容特征检索途径 三 档案检索的步骤和方法 一 分析利用需求 明确检索范围 二 确定检索途径 选择检索工具 三 掌握检索方法 及时提供档案 第二节档案检索工具和档案检索体系 一 档案检索工具的基本功能及其作用 二 档案检索工具的种类 一 按编制方法分 二 按检索范围分 三 按载体形式分 四 按功能分 三 档案检索工具的基本质量指标 四 档案检索体系 第三节常用档案检索工具 一 卡片式档案检索工具 一 分类式卡片目录 二 全宗文件卡片目录 三 专题卡片目录 四 主题卡片目录 五 人名卡片目录 二 书本目录式档案检索工具 一 案卷文件目录 二 文号目录 三 联合目录 三 文章叙述式档案检索工具 一 专题指南 二 全宗指南 三 档案馆指南 第十二章档案的保管第一节档案保管工作概述 一 档案保管工作的内容 二 档案保管工作的意义 三 档案损毁原因 四 档案保管工作的任务 五 档案保管的基本要求 第二节档案保管的物质条件 一 档案库房 二 档案装具 三 档案包装材料 第三节档案库房的管理 一 档案架 柜的排列与编号 二 全宗排列与档案存放 三 档案存放地点索引 四 档案代理卡 五 全宗卷 十三章档案的统计第一节档案统计工作概述 一 档案统计工作的内容 二 档案统计工作的任务 三 档案统计工作的意义 四 档案统计工作的要求 五 档案统计指标 六 档案统计工作的步骤 一 档案统计调查 二 档案统计资料整理 三 档案统计分析 第二节档案的登记工作 一 档案数量的状况的登记 二 档案提供利用登记 一 档案事业管理机构 人员基本情况表 二 机关档案工作基本情况表 三 档案馆基本情况表 四 档案专业教育基本情况表 五 各地档案事业费 档案馆基建情况表 第十四章档案的利用第一节档案利用工作概述 一 档案利用工作的意义 二 怎样搞好档案利用工作 第二节档案提供利用的方式 一 开设阅览室 直接提供档案原件或复制件借阅 二 档案外借 三 制发档案复制本 四 出具档案证明 五 提供咨询服务 六 印发目录 七 举办档案展览 八 综合档案内容 编写参考资料 第三节开放档案 一 开放档案的概念 二 开放档案的意义 三 开放档案的要求 第十五章档案的编研第一节档案编研工作概述 一 档案编研工作的内容 一 汇编档案内容 二 编写参考资料 三 参与编史修志 四 撰写论文专著 二 编研工作的意义三 档案编研工作的质量要求 一 政治上正确 二 史料上真实 三 内容上充实 四 体例上系统 四 档案编研工作的程序 一 选题 二 查