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科技档案管理 宁波市档案局毛凌翔56128075 提纲 科技档案基本知识科技档案分类档案整理原则和质量要求档案整理流程和方法 科技档案概念 国家机构 社会组织和个人在科技活动 基建 水文观测 地震 气象 科研 设计 设备仪器 产品研发 中直接形成的有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 科技档案的含义在科技活动中直接形成的具有保存价值的各种载体的原始记录 科技档案种类 根据内容和载体材料的不同 可划分为 纸质文件有图样 按制作过程 内容细分 文字材料 表格感光材料有照片 影片磁性材料文件光盘不同内容不同载体的科技档案互为补充 科技档案成套性 一个立档单位围绕一项相对独立的科技活动应当形成的 具有保存价值的科技文件有机整体 规定了科技档案成套的来源范围 明确了科技档案成套的客观标准 揭示了成套科技档案之间的内在联系 科技档案成套规律内容 按科技活动项目成套 按科技活动程序成套 按立档单位成套 是科技活动成套文件的主体 科技文件与非科技文件 基本建设活动的成套档案 基本建设指的是固定资产建设 基建程序 规划决策 提出项目建议 进行可行性研究 编制计划任务书 选址 设计 方案设计 初设 施工图设计 前期准备 招投标 征地拆迁 施工 竣工验收 使用维修 形成档案及其归属 项目申请报告及批准文件 可行性研究报告 计划任务书 厂址选择报告 资源调查报告 初步设计 施工图设计 招投标 征地文件 工程承包合同 施工图会审纪要 施工组织设计 开工报告和许可文件 施工图预算 施工记录 更改设计通知单 特种载体 工程质量事故处理及报告 施工小结 竣工图 验收文件 监理文件 形成档案及其归属 建设单位归属 施工单位设计单位监理单位 设备仪器的成套档案 订购 装运 开箱验收 安装调试 使用维修 形成档案及其归属 设备申请报告及批准文件 技术经济调查报告及批准文件 招投标材料 考察材料 合同协议 开箱记录 随机材料 安装调试记录 验收记录 维修记录 科研活动的成套档案 程序 课题选定 选题 定题 组织实施 编制研究方案 研究和实验 超过汇总鉴定 汇总成果 成果鉴定 成果推广应用 申报专利 组织开展成果推广应用 成果推广应用的调查与分析 成果奖励 形成档案及其归属 课题申请报告及有关论证文件 用户委托书 科研项目计划任务书 年度计划 研究计划 实验工艺设计文件 实验记录 实验报告 成果报告或论文 鉴定验收文件 应用推广文件 奖励文件 专利文件 各种技术合同 成果推广应用的反馈信息 工业产品成套档案 调查决策 调查计划 编制新产品建议书 产品设计 结构设计 工艺设计 试制 试制 试验 鉴定验收 生产阶段 生产准备 试生产 正式生产 销售控制 商标注册 售后服务 反馈 形成档案及其归属 调查原始记录 调查报告 开发试验项目的计划 试验记录 试验报告 新产品建议书 技术任务书 技术设计 工作图设计 评审会议纪要 试制记录 试制总结 实验计划和记录 鉴定验收文件 工艺方案 工艺规程 产品质量记录 装箱文件 修改记录 商标文件 二 科技档案的分类 基建档案产品档案科研档案设备仪器档案 三 档案整理原则与质量要求 尊循形成基础保持文件间的有机联系便于档案的保管利用符合相关标准规范 尊重原基础 科技档案的形成有其自身规律 反映科技活动各阶段 环节的特殊要求 不得轻易破坏 日常形成积累已有一定基础 有的已处于预立卷状态 因此利用原基础可起到事半功倍的效果 保持文件间的有机联系 科技档案的特点之一就是成套性 成套性就是文件之间的联系性 有机联系是文件内容内在的 本质的 自然的联系 而不是人为的联系 文件有机联系的几种状态 某一项目或单位工程 分部分项工程的文件 某一问题 事故处理形成的一组文件 请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告 批复 洽商材料等 系统编号的变更令 变更通知单 工程联系单等 设备选购 开箱 试运行三阶段形成的文件 自成体系 互为联系 某一组实验记录维修记录 符合相关标准规 以 科学技术档案案卷构成的一般要求 为基本准则 执行地方综合档案馆 城建档案馆接收档案的相关规定 本项目制度 合同规定 科学分类 合理立卷 系统收集 卷内文件整理 卷内目录与备考表填写 案卷封面填写 案卷装订 四 档案整理流程与方法 一 系统收集 对照归档范围 接收收集各部门 各有关人员形成的材料 将接收进来的材料再检查一遍 确保符合原始 完整 准确等要求 区分不作为科技档案归档的文件 如文书文件 普法性文件 重份文件 事务性文件等 特别需要关注的几个方面 立项申报文件 注意原件的收集 项目筹建办与业主单位档案应及时集中统一保管 招投标文件 应包括招标公告 招标书 投标书 招标会议材料 评标决标材料 中标通知书 承包合同 未中标文件等文件材料 征地拆迁 政策处理 与个人签定的原始凭证施工文件 加强竣工图的规范化编制工作 确保质保材料 技术文件的原始性 设计文件 着重注意全过程文件的形成积累 强调变更文件的完整性与原始性 绝对避免复印件 传真件 设备考察材料设备试运行记录科研项目推广运用产品售后服务 二 科学分类 分类是为整理 编目 进行系统化管理的需要 分类要根据科技活动性质 阶段等情况设置类目 分类要清楚 不能相互交叉 包容 三 合理分卷 卷是最低层次的类下面最小的类 是档案构成的基本单元 分卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷 卷和卷之间相对独立 卷内文件保持有机联系 卷分为卷盒 卷夹 卷盒厚度以不超过4公分为宜 卷夹厚度以2公分左右为宜 不超过 公分卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹 也可以采用件保管的方法 若干分卷方法介绍 项目组卷法或单位 分项工程组卷法 阶段 专业 结构组卷法问题组卷法时间组卷法文件名称组卷法来源组卷法 项目或单位 分项工程组卷法 将一个项目或单位工程 分部 分项工程看做一个基本单元 组成一个案卷 如 兰溪电厂地基处理文件 一号机锅炉焊接及热处理检验记录 以一号机组为例 汽机间上部结构工程主厂房地下结构工程除氧煤仓上部结构工程主厂房建筑工程 地基处理文件施工记录桩基处理的效果分析 结论与评价 桩基检测报告变更文件及工作联系单重大问题及缺陷处理记录隐蔽工程验收记录 桩基 阶段或专业 结构组卷法 即按工程 设备的结构 工程进行的不同阶段组卷 使用于施工文件 例 1 兰溪土地征用文件 阶段 2 行政办公楼暖通结构竣工图 3 主厂房管道水压检验记录 问题组卷法法 将涉及同一问题 同一特定问题 同一类问题 的文件组成一卷 适用于管理性文件 例如 1 省市计经委 省能源集团关于项目建议书的请示 批复 2 省能源集团 省市计经委 市人民政府等关于工程预可行性 可行性研究报告的请示 批复 通知 3 兰溪电厂水文地质勘察报告 时间组卷法 内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷 时间特征明显的文件可采用此方法 例如 兰溪电厂1标段8月份计量支付报表 兰溪电厂1标段2004年1 3月份施工日记 名称组卷法就是将相同名称 文种 的文件组成一卷 例如 浙能兰溪发电有限公司董事会2004年1 6月份会议纪要 兰溪电厂二标段设计变更技术联系单兰溪电厂房屋拆迁协议书 兰溪电厂监理部2004年1 50号工作联系单 来源组卷法 将来自同一地区 作者或内容针对同一地区的文件组成一卷 例如 国华电力公司关于宁海电厂机构调整 人事任免问题的批复 宁海甲镇 乙镇房屋拆迁协议书 基建档案的立卷 管理性文件材料 按问题组卷按时间和单位组卷施工 监理 基础资料 按工程部位 单位 分部 分项工程 组卷 按材料性质组卷 设备档案的立卷 维修记录单独立卷一般情况其它材料单独立卷大型设备 前期 招投标材料 合同与随机材料及验收记录 调试记录 科研档案 一项一卷大型科研项目 课题申请报告及有关论证文件用户委托书 科研项目计划任务书 年度计划 研究计划实验工艺设计文件实验记录 实验报告成果报告或论文 鉴定验收文件应用推广文件 奖励文件 专利文件 各种技术合同 成果推广应用的反馈信息 产品档案 调查原始记录 调查报告开发试验项目的计划新产品建议书 技术任务书技术设计 工作图设计 评审会议纪要试验记录 试验报告 试制记录 试制总结实验计划和记录鉴定验收文件 工艺方案 工艺规程产品质量记录 装箱文件 商标文件 四 卷内文件整理 查漏补缺 按照A4或16K大小粘贴折叠 去金属物 卷内文件排列 按重要程度 文件间的联系 时间顺序 工程部位排列 一般的正本在前底稿在后 批复在前请示在后 结果在前过程在后 卷内文件编号 按件整理的 逐件盖档号章 整卷装订的 从001起编页号 卷夹一般不超过2公分 200页 卷盒可以在2 4公分 不超过 公分 五 卷内文件目录与备考表的填写 最好激光打印字段格式符合要求字体大小适当 卷内文件目录 如何填写卷内目录 序号 文件的顺序号文件编号 完整的代字代号责任者 文件的形成者 单位全称或规范化简称 文件材料题名 文件名称 注意无名称 名称不准确及表式名称的填写 日期 文件形成时间 用20010226表示 页号 文件所在卷的页号 备注 需说明的情况 互见号卷内备考表 说明 1 卷内文件数量 2 分类 组卷及其他整理中需说明的情况 立卷人 年月日检查人 年月日 档号的编制档号 全宗号 类别号 案卷号 页号010 4 1 Z 122 054 件 页 号案卷流水号三级类目号二级类目号一级类目号全宗号 六 科技档案案卷封面填写 例 3 4 3 01 225卷号 案卷流水号 合同号 合同段代号 属类号 施工文件 项目代号 杭甬高速 门类号 基建类 案卷标题的拟写案卷标题 项目名称 单位工程名 分部 分项 路段 专业 阶段 结构 文件内容 文件名案卷标题 作者 问题 时间 地区等 文种例如 1 沪杭高速公路工程K100 20 K110 15项目名称单位工程路基压实度评定表文件内容文件名 2 萧山机场候机楼电气线路竣工图项目名称单位工程专业阶段文件名 3 杭州大学历史楼供水排水施工图项目名称专业名阶段文件名 4 温州大桥桥面沉降观测记录项目名称内容文件名 5 杭宁高速公路K100 10 K150 15路基中间检项目名称分项工程验报验单文件名 6 K2 695平湖桥基础及下部结构单位工程名称1号墩钻孔桩 立柱 盖梁分部工程名称内容文件名称 7 省市地震局关于省档案馆库房地震作者问题安全性