档案实务操作ppt.ppt

归档文件整理操作实务 档案工作培训 课程内容 文书档案以件为单位整理要点科技档案整理要点会计档案整理要点特殊载体档案整理要点实物档案整理要点 1 文书档案以件为单位整理要点 文书档案以件为单位整理要点 以 件 为单位整理的前提 适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要 件 是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位形成是自然的形式是单个独立成册的 实体上装订在一起 编目时体现为一条目录 效用是独立可用的是文件归档时的基本保管单位 文书档案以件为单位整理要点 按 件 装订分类排列编号 室编件号 编目 归档文件目录 装盒排架 按 件 装订 一般情况 以自然形成的每份文件 为一件 特殊情况 正文与定稿 为一件 原件与复制件 为一件 正文与附件 为一件 转发文与被转发文 为一件 式样相同 内容相关联的未装订成册的各种表 单 如每周安排 统计表 介绍信等 可以装订在一起作为一件 正文与文件处理单 为一件 正文与发文稿纸 为一件 按 件 装订 特殊情况 来文与复文 指请示与批复 报告与批示 函与复函 原则上各为一件 也可合为一件 会议记录和会议纪要 原则上各为一件 一次会议形成的会议通知 与会名单 会议议程 领导讲话 新闻报道稿等文件各为一件 归档前已自然成本 册 的会议记录本 各种簿册 名册 图册等 按其固有的装订方式 每本 册 各为一件 重要文件须保留历次修改稿的 正文与历次修改稿各为一件 装订前对文件的修整 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料应符合档案保护要求 例如不能有热敏纸 不能用铅笔 圆珠笔 红墨水 纯蓝墨水 复写纸等书写字迹等 装订前的整修内容主要有 修裱 复制 去除易锈金属物 大纸张折叠 按 件 装订 注 保管10年的文件可保持原状 已经成册不易拆钉的可保持原状 减少不必要劳动装订方式 采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角 一般只订一钉 注 一个单位的装订方式应该统一 按 件 装订 装订顺序正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 中文版本在前 其它文种版本在后 发文稿纸在前 正文在后 文件处理单在前 正文在后 按 件 装订 一般采取 保管期限 年度 组织机构 问题 的复式分类法 即先将归档文件按保管期限分类 每个保管期限下按年度分类 再在年度下面按机构 问题 分类 采用这种分类方法 在库房管理时 不同保管期限分别排架 便于今后档案移交进馆 鉴定销毁 分类 按年度分类 1 以每年1月1日至12月31日为一个自然年度 2 跨年度形成文件的处理 请示与批复 放在复文年 规划放在针对的第一年 总结 决算 报表 放在针对的最后一年 会议文件 放在开幕年 两个内容文件 归入主要内容针对的年度 分类 按组织机构分类 1 按单位内部组织机构将归档文件分类 组织机构按党 政 工 团顺序排列 综合性机构在前 专业职能部门列后 2 跨部门形成文件的处理 业务部门起草单位名义发文 归综合部门联合办理文件 归主办部门 单位名义召开综合性会议文件 归综合部门 参加上级会议文件 全局性归办公部门 业务性归业务部门 领导人兼任职务文件 分别归有关部门或企业 分类 归档文件分类后 遵循 事由原则 为主 参考时间和重要程度等因素进行排列 不同保管期限的文件 需分别排列 不同机构 问题 的文件 按分类方案设置的机构 问题 序列排列 同一事由中的文件 按文件形成先后顺序排列 事由之间 按事由办结时间的先后顺序随办随归 会议文件 统计报表 简报 刊物等成套性文件一般应集中排列在一起 因故未及时归档的零散文件 在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后 并在备考表中说明 排列 档案室在分类方案的最低一级类目里 依据排列顺序逐件编号 例如 按 保管期限 年度 分类 其最低一级类目为 年度 即在同一保管期限 同一年度里 按文件的排列顺序从 开始逐件编号 形成一个流水号 即每年3个流水号 编号 室编件号 在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容 注 文件处理单随同文件一并归档的 归档章一般盖在文件处理单上 归档章 编号 加盖归档章 归档章 档案移交进馆时填写 机构 问题 按机构分类的 用中文填写分类方案类目的机构名称或其规范化简称 按问题分类的 用中文填写类目名称 档案室填写 编号 归档章 归档章 室编件号 在同一保管期限 同一年度里 按文件的排列顺序从 开始逐件编号 形成一个流水号 注 不同类目之间不能交叉编号 编号必须与分类方案一致 编号 归档章 依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 它是档案保管 鉴定 检索 统计和编研等工作的基本条件 编目 归档文件目录 归档文件目录用纸采用 4型 归档文件目录应装订成册 应包括目录封面和归档文件目录二部分 编目 归档文件目录 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 数量适度并填写档案盒封面 盒脊和备考表 注 不同年度 不同保管期限的文件 不宜装入同一档案盒内 同一年度 同一保管期限但不同机构 问题 的归档文件可放入同一盒中 装盒 盒脊 年度 保管期限 机构 问题 起止件号 盒号 2010 永久 办公室 1 7 1 装盒 归档文件装盒后 上架排列应与本单位归档文件分类方案一致 盒脊朝外 便于实体管理 一般先按保管期限 再按年度 机构或问题排列 具体排列顺序根据分类方案 排架 2 科技档案整理要点 科技档案整理要点 分项目 组卷 排序修整 编号编目 卷内目录 备考表 装订 装盒编制封面编制案卷目录入库上架 科技档案一般有产品 科研 基建 设备四大类 特点 具有成套性 方法 按项目形成阶段组卷 排序 产品档案一般有 市场调研 立项 设计 产品标准 图纸 工艺 工装 包装 鉴定 检验 创优 质量分析 科研档案一般有 调研 申报立项 研究 试验 总结 鉴定 报奖 推广应用 分项目 组卷 排序 基建档案一般有 依据性文件 可行性研究 立项 审批 基础性文件 勘探 测绘 征迁 招投标 设计文件 施工文件 监理文件 竣工验收文件 评奖创优文件 使用维修改扩建文件 设备档案一般有 随机文件 合同发票 或复印件 开箱验收 安装调试 使用维护 更新改造 分项目 组卷 排序 修整编号 修整 去钉和折叠 大于A4的图纸采用 手风琴 式折叠 使标题栏外露 修整编号 档号具体的编制方法 参照各单位相关档案编制说明 下图是某基建项目档案档号编制的例子 其施工阶段的第3卷档案 项目中第104卷档案 表示为 JJ sbh III 3 104 编目 卷内目录 备考表 装盒 采用不装订方式的 将卷内目录 归档文件材料 备考表依次装入科技挡案盒内保存 须每份文件材料上依次标注顺序号 编制封面 案卷题名 编制在卷盒或软卷皮的正面特别提示 采用软卷皮装订后装盒的 编制软卷皮的封面 档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面 采用不装订方式的 要编制档案盒的封面 3 会计档案整理要点 会计档案整理要点 会计档案的归档范围是会计核算材料 即 会计凭证 会计账簿 财务报告及银行存款余额调节表 银行对账单等其他材料 本单位的经费预算 财务收支计划 调资定级 财务制度 财务政策等管理性文件材料 应纳入文书档案归档范围 不纳入会计档案归档范围 提示 会计档案的整理由财会部门完成 可由财会部门保管一定时间 期满后需向档案室移交 财会部门保管期间需向档案室提供会计档案目录 4 特殊载体档案整理要点 特殊载体档案整理要点 特殊载体档案按不同载体形式分成 照片 底片 录音带录像带光盘计算机磁带等类 分类 一般是 年度 问题 分类法组卷 分年度混问题组卷 按照形成日期依次整理入册照片编号 卷号 张号 编制说明 一种是单张说明 一种是组合照片说明装册编目 卷内目录 封面 备考表 脊背等 照片档案整理 照片档案整理 组合照片说明 可放在本组照片第一张照片的上方 单张照片说明 照片档案整理 照片档案卷 册 一盘录音带 一盘录像带自然形成一个保管单位 可形成时间先后分别进行排列编号 即录音档案一个流水号 录像档案一个流水号 要编写文字说明 与录音带 录像带一起保存 录音录像带整理 光盘整理 光盘是电子文件的主要存储形式 一张光盘即自然形成一个保管单位 每张光盘写好文字说明 特殊载体档案保管有特殊的要求 照片档案保管要求防光 防潮 防高温 照片档案上架竖放 不应相叠平放 录音 录像档案要求防磁 录音 像 带 磁带分别单个放入塑料盒或专用存贮柜 防磁柜 平放 没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上 光盘放入塑料盒或光盘档案册 不能放置樟脑丸等挥发性药