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办公室管理论文浅谈科学化精细化管理模式在高校院系办公室工作中的应用摘要 本文立足高校院系办公室现实,从深刻理解高校院系办公室科学化精细化管理的重要意义出发,阐述了高校院系办公室实施科学化精细化管理必须牢固树立现代管理理念,分别提出了高校院系办公室实施科学化精细化管理的基本途径。 关键词 高校院系办公室 科学化 精细化 管理 高校院系办公室在学校管理中的地位特殊而重要,办公室管理工作水平高低将直接影响整个学校管理工作的效率和效果,影响学校行政管理目标的控制和实现。随着高校校院两级管理体制的日趋成熟和完善,如何做好新形势下高校院系办公室工作,应是我们认真思考和探索的一个问题。本文立足于院系办公室本职工作,依据办公室的工作特点和工作职能,尝试把企业科学化精细化管理的理念和方法应用到高校院系办公室工作中,以科学化精细化管理全面提升办公室工作水平。 一、充分认识高校院系办公室科学化精细化管理的重要意义 1.高校院系办公室科学化精细化管理必须以科学发展观为指导 高校院系办公室管理的全面改革与建设的科学化精细化程度直接关系到高校改革水平与层次的高低,直接影响着高校改革与发展的成败,因此,在深刻理解高校院系办公室科学化精细化管理基础上践行科学的发展观势在必行。 高校院系办公室工作以科学发展观为指导,并服务于科学发展观的贯彻落实,客观上要求高校院系办公室管理必须实现科学化精细化。全面推进高校院系办公室科学化精细化管理符合现代管理的发展趋势。现代管理理论与管理实践相互促进,不断发展。现代管理理论也认为,公共管理与企业管理之间不存在本质区别,企业管理中要求的绩效管理、质量管理、目标管理、成本管理、结果控制等,公共管理也适用。高校院系办公室作为高校的重要组成部分,实行科学化精细化管理,符合现代管理理论的要求。 2.高校院系办公室科学化精细化管理的内涵 “天下大事,必作于细;天下难事,必成于易”。高校院系办公室职能作用的发挥都要通过一件件具体的工作去体现、去落实。做好高校院系办公室工作,必须使企业科学化精细化管理理念得到具体应用。科学化精细化是有机的整体,科学化是精细化的前提,精细化是在科学化指导下,按照统筹兼顾的原则,把科学管理要求落实到管理的各个环节,落实到管理人员岗位,体现集约管理、注重效率的要求。具体地讲,科学化管理就是要从实际出发,实事求是,积极探索和掌握院系办公室管理的规律,善于运用现代管理方法和信息化手段,建立健全院系办公室管理制度体系,按照有关规章制度的要求规范院系办公室的管理工作,提高管理的时效性。精细化管理就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,避免大而化之的粗放式管理,抓住院系办公室管理的薄弱环节,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。 二、高校院系办公室实施科学化精细化管理必须树立现代管理理念 高校院系办公室科学化精细化管理是一个综合性的问题,是一个系统性的问题,要实现办公室管理的科学化精细化必须坚持与时俱进,牢固树立现代管理观念。 1.全局观念。办公室工作综合性强,涉及面广,性质繁杂,责任重大。每项工作的成败和效率高低,都直接影响其它工作的正常开展甚至影响到学校全局。办公室的工作人员必须及时了解学校和院系的发展方向、发展目标,树立全局观念,能站在总揽全局的高度,而不是从局部利益出发观察问题、思考问题、处理问题,由此保证办公室工作的重心始终与院系整体工作及学校中心工作保持一致,避免舍本逐末,一叶障目。 2.创新观念。办公室管理创新不仅是管理方式的创新,更是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是办公室管理创新的核心。新时期办公室人员要不断吸收和借鉴先进的、符合实际的先进管理经验,改变传统的思想观念和思维方式,不断总结、完善、提高,做到超前思考,增强工作的计划性和预见性。坚持从时代要求和院系发展需要出发,分析新情况,总结新经验,解决新问题,在改革中创新,在创新中促进院系发展。 3.效率观念。提高办公室管理的效率是办公室实施科学化精细化管理的目的,也是整个办公室管理活动的中心。工作效率既反映了办公室资源利用的状况,管理的水平和质量,也是办公室工作人员素质和能力的体现,对办公室的考核是一个十分重要的方面。因此,应该牢固树立效率观念,强化办公室管理功能。尤其是在信息社会的今天,更应该牢固树立效率观念,逐渐强化办公室管理功能。 4.服务观念。无论从办公室工作的性质看,还是从办公室工作的职能看,为院系服务、为领导服务、为教学服务、为师生服务是办公室工作的重要职责。服务意识是办公室工作人员在日常工作中所必须具备的,要着力打造办公室高效热情的服务形象,紧紧围绕院系中心工作,服务师生员工,服务领导,严格工作标准,严格规范管理,切实增强办公室工作的前瞻性和主动性。对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情应妥善解决,要办得好、办得快。搞好院系办公室的服务工作,对提高一个系的教学水平、科研水平具有重要意义。 5.责任观念。这是做好办公室工作的保证。办公室工作头绪多,而且每项工作都很重要,尤其是对全局性的工作更是要思考在前、服务在先,将责任意识融入到工作中来,讲质量、讲效率,积极主动保质保量。办公室工作人员要有强烈的事业心,不断增强使命感,切实负起责任,扎实工作,干事创业。强化责任意识,确保科学化精细化管理理念落到实处。 这五个观念是构成现代高校院系办公室管理观念的有机整体,互相联系,互为补充。无论是决策的形成、目标的确立、措施的选择,还是办公室具体工作的组织开展,都应当按照五个观念的要求,进行全面权衡和综合判断。 三、高校院系办公室实施科学化精细化管理的基本途径 1.办公室科学化管理的途径 第一,坚持以人为本的管理理念。“以人为本”,是科学发展观的基本价值取向,也是高校改革和发展的核心思想所在。高校院系办公室管理工作“以人为本”,是做好办公室工作的重要原则,在工作中坚持“以人为本”,就是要树立并增强主动服务的观念,不断强化全局意识和创新意识,高度认识和把握对内以办公室工作人员为主体,对外以师生为本的现代人本管理理念。 第二,加强办公室队伍建设。人是办公室管理工作中最活跃和最具有决定性的因素,是办公室管理的首要资源。推进办公室科学化精细化管理,关键在人。要按照科学发展观的要求,加强办公室队伍政治、业务和现代管理知识的学习,提高办公室工作人员的思想水平、理论水平、政策水平,培养办公室工作人员的组织协调、文字表达、信息服务、开拓创新等方面的能力,以适应高校规范管理、科学决策、依法治校的现代发展需要,为加强办公室科学化精细化管理提供智力支持和组织保障。 第三,建立健全各种规章制度,实现办公室管理的规范化、科学化。制度建设是科学发展观的重心。建立健全一套科学规范的工作制度、工作程序、工作规则,并与时俱进地及时修订和完善,使每项工作有章可循、有规可依。充分发挥制度的约束力,实现办公室资源的合理化、工作人员行为的规范化,提高办学效益和办学水平。首先,制定办公室管理制度。完善制度、规范管理,是确保高校院系办公室工作高效运行的基本要求。其次,明确岗位职责。通过制定岗位职责,实行目标管理,细化分解任务,从而形成分工合理、职责明确的运转机制。 第四,树立现代管理意识,建立信息化管理平台,实现办公自动化。管理科学化是指遵循客观规律,采用科学方法,进行高效管理。运用现代管理的思想、方法和手段是高校院系办公室实现管理科学化的必然要求。不断提高办公室的现代管理水平,充分利用信息网络技术,建设有利于办公室现代化的硬件设施,结合建设数字化校园平台,推进办公自动化系统建设。 2.办公室精细化管理的途径 第一,强化精细化管理意识,提升办公室工作人员素质。思想是行动的先导。培养精细化管理意识,树立精细化管理理念,是精细化管理中不可缺少的一部分,它不仅可以全面提升办公室的管理水平,也可以有效地提高办公室工作人员的主动性、积极性和工作效率。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事,每位办公室工作人员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风。精细化管理最终的解决途径只能通过办公室工作人员整体素质提升的方式实现,提升办公室工作人员综合素质是精细化管理得到顺利实施的重要基础和保障。 第二,培养精细化管理文化,不断提升办公室软实力。办公室要努力将精细化管理上升为一种文化,使之成为打造和提升办公室软实力的重要途径。推行办公室精细化管理,必须高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强办公室工作人员的政治素质教育,积极营造出昂扬向上的文化氛围,形成每个办公室工作人员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。要把精细化管理当作一种工作要求,一种精神境界和一种文化素养,逐步使办公室工作由制度约束向文化约束的方式转变,为办公室整体精细工作能力的提高,提供有效的支撑。 第三,定岗定责,完善考核评议机制。推行办公室精细化管理,办公室工作必须走专业化、流程化、标准化之路。办公室工作,都是具体的事务性工作,要按照精确、细致、深入的要求,明确岗位职责,制定岗位目标责任制,优化工作流程,完善岗责体系,加强沟通协调,使办公室工作人员能够全面了解岗位职责,熟悉本职业务,提高整体执行力,促进办公室工作精细化管理目标的实现。岗位目标责任制的落实离不开严格的绩效考核,严格的绩效考核是促进岗责落实,推进办公室精细化管理的关键。要根据岗责体系的要求,积极推进办公室绩效考核,完善考核评议机制。借鉴企业绩效管理的方法,科学设定绩效考核体系,增强考核的科学性、公正性和可操作性,激发办公室工作人员的工作