（档案学专业论文）人力资源档案管理研究.pdf

上海大学硕士学位论文 摘要 人事档案管理的改革一直是社会和学术界讨论的热点 一方面 随着知识经济时代的到 来 人力资源尤其是人才的决定性作用越来越突出 另一方面 传统的人事档案管理越来越 无法满足人力资源优化配置的巨大信息需求 本文提出了人力资源档案的全新概念 将人力 资源档案工作放置在我国实施人才强国战略和知识经济时代的背景下进行全新的定位 明确 其内涵和外延 并在总结历史和借鉴先进经验的基础上 对人力资源档案管理工作进行了探 讨 全文共分商部分 第一部分 绪论 简略阐述了选题背景和选题意义 结合已有的理论研究概况 对本选 题的创新点及难点进行分析 第二部分 人力资源档案概述 该部分三点论述 首先是人力资源和人力资源管理的产 生和发展 以及人力资源管理和传统人事管理的区别与联系 其次是对人力资源档案进行定 义 指明其内涵和内容构成 总结其属性 并界定了人力资源档案与人事档案 个人信用档 案和个人健康档案的关系 最后则阐述了人力资源档案工作的内容和特点 第三部分 我国人力资源档案管理发展的若干阶段 根据我国人事村 蛾革和档案工 作信息化发展的历程 将人力资源档案管理的发展分为三个阶段 即传统的人事档案管理阶 段 现代的人事管理阶段和人力资源档案产生阶段 总结了前两个阶段的特点和成绩 论述 了人力资源档案管理产生的背景 第四部分 人力资源档案管理工作现状分析 本部分分析了人力资源档案工作在新时期 所面临的机遇和挑战 第五部分 典型案例及相关启示 例举了上海市建立人才业绩档案和美国人事档案管理 这两个典型事例 分析其特点 点明其对构建人力资源档案管理的相关启示 第六部分 关于人力资源档案管理相关问题的思考 根据现状分析和典型案例的启示 提出树立新的管理理念和建立人力资源档案中心的构想 并对档案中心的基本职能 基本原 则 管理体制和权利义务关系进行初步的设定 关键词 人力资源档案人事档案管理 v 上海大学硕士学位论文 a b s t r a c t t h er e v o l u t i o no fp e r s o n n e la r c h i v e sm a n a g e m e n th a sa l w a y sb e e nt h eh e a t e di s s u eo f d e b a t i n gb o t hi ns o c i e t ya n da c a d e m i cc i r c l e o no n eh a n d a st h ek n o w l e d g ee c o n o m ye r a c o m e s t h ed e c i s i v ea f f e c tf r o mh u m a nr e s o u r c eb e c o m i n gm o r ea n dm o r ea p p a r e n t e s p e c i a l l yf r o mt a l e n t e dp e o p l e o nt h eo t h e rh a n d t h ec o n v e n t i o n a lp e r s o n n e la r c h i v e s m a n a g e m e n tc o u l d n ts a t i s f i e dt h et r e m e n d o u si n f o r m a t i o nr e q u i r e m e n t so fo p t i m i z i n gt h e h u m a nr e s o u r c e sa l l o c a t i o n t h i sd i s s e r t a t i o nr e a c h e dt ot h en e wc o n c e p to fh ra r c h i v e s r e f i x e dt h ep o s i t i o no fh r a r c h i v e sm a n a g e m e n tt h r o u g ht h eb a c k g r o u n di nw h i c ht h es t r a t e g yo fr e v i t a l i z i n gc h i n a t h r o u g ht a l e n t sa n dk n o w l e d g ee c o n o m ye x i s t e d e x p l i c a t e dt h ec o n n o t a t i o r ra n de x t e n s i o no f t h i sd e f i n i t i o n a n dd i s c u s s e da b o u tt h eh ra r c h i v e sm a n a g e m e n to nt h ef o u n d a t i o no f h i s t o r i c a lc o n c l u s i o n sa n dr e f e r e n c e sf r o ma d v a n c e de x p e r i e n c e s p a r to n e i n t r o d u c t i o n t h eb a c k g r o u n da n dp u r p o s eo f t g p i cw e r ee x p o h n d e d a n dt h e o r i g i n a l i t yp o i n t s 罄w e l la sd i f f i c u l t i e sa r ea n a l y z e di nt h et o p i cb yc o m b i n i n gw i t ht h e e x i s t e ds i t u a t i o no ft h e o r e t i c a ir e s e a r c h p a r tt w o c o n c e p to fe i ra r c h i v e s t h r e ep o i n t sw e r ed i s c u s s e di nt h i sp a r t t h ef h s t p o i n tr e f e r r e dt o t h eb e g i n n i n ga n dd e v e l o p m e n to fh u m a nr e s o u r c ea n dh u m a nr e s o u r c e m a n a g e m e n t a n dt h ed i f f e r e n c e sa n dr e l a t i o nb e t w e e nh u m a nr e s o u r c em a n a g e m e n ta n d c o n v e n t i o n a lp e r s o n n e lm a n a g e m e n t t i l es e c o n dp o i l l tw a st h ed e f i n i t i o no fh ra r c h i v e s t h i sd e f i n i t i o ni l l u s t r a t e dt h e c o m p o s i t i o no fc o n n o t a t i o na n dc o n t e n t s c o n c l u d e d i t s p r o l 筘n i e s a n de x p l i c a t e dt h er e l a t i o nb e t w e e nh ra r c h i v e sa n dp e r s o n n e la r c h i v e sa n dt h e r e l a t i o nb e t w e e np e r s o n a lc r e d i ta r c h i v e sa n dp e r s o n a lh e a l t ha r c h i v e s n ef m a lp o i n t e x p o u n d e dt h ec o n t e n t sa n dc h a r a c t e r i s t i c so fh r a r c h i v e sm a n a g e m e n t p a r tt h r e e s e v e r a lp e r i o d so ft h ed e v e l o p m e n to fi t ra r c h i v e sm a n a g e m e n ti n c h i n a a c c o r d i n gt ot h ep r o c e d u r eo fp e r s o n n e ls y s t e mr e v o l u t i o na n da r c h i v e sm a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n i z a t i o nd e v e l o p m e n t h r a r c h i v e sm a n a g e m e n tc o u l d b ed i v i d e di n t ot h r e e p e r i o d s w h i c ha r et h ep e r i o do fc o n v e n t i o n a lp e r s o n n e la r c h i v e sm a n a g e m e n t m o d e m p e r s o n n e la r c h i v e sm a n a g e m e n t a n dh ra r c h i v e se m e r g e n c e t h ed i s s e r t a t i o nc o n c l u d e dt h e v i 上海大学硕士学位论文 c h a r a c t e r i s t i c sa n da c h i e v e m e n to ft h ef o r m e rt w op e r i o d s a n de x p o u n d e dt h eb a c k g r o u n do f h ra r c h i v e sm a n a g e m e n t p a r tf o u r a n a l y s i so fc u r r e n ts t a t eo fh ra r c h i v e sm a n a g e m e n t t h i sp a r ta n a l y z e d t h eo p p o r t u n i t i e sa n dc h a l l e n g e st h a th r a r c h i v e sm a n a g e m e n tc o n f r o n t sw i t hi nt h en e w e p o c h p a r tf i v e t y p i c a lc a s e sa n dr e l e v a n ti n s p i r a t i o n t w ot y p i c a lc a s e sw e r ee x e m p l i f i e di nt h i s p a r t o n ei st h ep e r s o n a la c h i e v e m e n t sa r c h i v e si ns h a n g h a i a n dt h eo t h e ri sp e r s o n n e l a r c h i v e sm a n a g e m e n ti nt h eu s a t r a i t so ft h et w oc a s e sw e r ea n a l y z e d a n dr e l e v a n t e d i f i c a t i o no nh ra r c h i v e sm a n a g e m e n tf o u n d a t i o nw a sp o i n t e do u t p a r ts i x r e l e v a n ti s s u e sa b o u th ra r c h i v e s u n d e ri n s p i r a t i o nf r o mt h ea n a l y s i so f c u r r e n ts i t u a t i o n a n d t y p i c a lc a s e s n e w m a n a g e m e n tc o n c e p ta n dh ra r c h i v e sc e n t e r c o n s t r u c t i o ns c h e m ew e r er a i s e d m o r e o v e r t h i sd i s s e r t a t i o np r o p o s e dt h ep r i m a r ys e t so n a r c h i v e sc e n t e rf o rb a s i cf u n c t i o n s f u n d a m e n t a l p r i n c i p l e s m a n a g e m e n ts y s t e m s a n d r e l a t i o nb e t w e e nr i g h t sa n dr e s p o n s i b i l i t i e s k e y w o r d s h r p e r s o n n e lr e c o r d sa r c h i v e s 原创性声明 本人声明 所呈交的论文是本人在导师指导下进行的研究工作 除了文中特别加以标注和致谢的地方外 论文中不包含其他人已发表 i 或撰写过的研究成果 参与同一工作的其他同志对本研究所做的任何 贡献均已在论文中作了明确的说明并表示了谢意 签名 榉日期 迸业 本论文使用授权说明 本人完全了解上海大学有关保留 使用学位论文的规定 即 学 校有权保留论文及送交论文复印件 允许论文被查阅和借阅 学校可 以公布论文的全部或部分内容 保密的论文在解密后应遵守此规定 签名 导师签趣k 塑 兰 垒 上海大学硕士学位论文 1 1 选题背景 第一章绪论 自古以来 人事档案一直承担着作为选拔和管理人才主要依据的重任 近年 来 社会主义市场经济不断地成熟 带动了社会政治 文化和意识形态等方面的 一系列变化 单就人事管理而言 用工制度的契约化 人才评价和使用机制的专 业化 科学化 使得人才成为 商品 和 资源 计划体制下的 单位人 逐渐 走向社会 成为 社会人 人才市场的建立 使得市场真正在人力资源的配置 中起了基础性的作用 而此时 曾经在人事管理中起着不可替代作用的人事档案 却面临着异常尴尬的局面 死档 弃档 无头档案 不断出现 人事档案 改革不仅成为学术热点 更成为一种社会现象 尤其是在户籍制度改革之后 人 事档案是否还有用 一度成为社会和学界讨论的热点 造成上述情况的原因显然 是因为其陈旧的内容和管理方式 模式 方法的不适应 但究其根本原因 应是 人事管理理念的变化 传统的人事管理被提倡 全面发展 以人为本 的人力 资源管理所取代 因此 笔者认为 与其总是围绕着人事档案管理中出现的不足讨论对策 还 不如尝试着跳出人事管理的束缚 将人事档案的改革放置在人力资源管理的视野 下 提出 人力资源管理 的全新概念 将其与我国的人才政策 机构改革 经 济发展的现状紧密联系起来 探讨最合适的管理方法 模式和内容等 1 2 选题意义 1 2 1 理论意义 提出人力资源档案的全新概念 使研究者能够摆脱传统人事档案管理的理论 和思维束缚 将人力资源档案工作放置在我国实施人才强国战略和知识经济时代 的背景下进行全新的定位 与我国的人事制度改革现状相联系 与现有的人才评 价和使用机制相衔接 与我国的民主化进程相对应 为人才市场体系的完善和人 才的合理流动提供全面 准确 及时的信息支持 根据人事代理普及深化和档案 上海大学硕士学位论文 管理逐渐社会化的趋势 探讨构建分散的管理体系 多元化的管理模式和多样化 的内容元素的可行性和必要性 以真正体现 以人为本 的核心思想 同时也可 完善和规范专门档案的理论体系 填补我国在构建数字化的人才业绩档案系统和 社会化的人才档案公共系统时的档案理论空白 为他们提供理论支持 1 2 2 实用价值 我国正处于政府职能和经济制度的转型期 建立与现有人力资源管理状况 相符合的人力资源档案 提供人力资源的全面 准确和及时的信息 对国家 组 织和个人都有重大的意义 对国家而言 人力资源档案的建立 为国家进一步深 化人事制度改革 加强对人才资源的宏观调控 规范人才市场和健全社会保障体 系提供了有利的信息支持 有利于推进 单位人 到 社会人 的转变 促进人 才的合理流动 以最终达到人力资源优化配置的目的 对社会组织机构而言 无 论是公共部门 还是企事业单位 特色化的 综合性的人力资源档案 记述了包 括员工能力特长 知识构成 甚至是思想和心理活动在内的信息 有助于机构 对 症下药 最大程度地发挥员工的主观能动性 取得最大的使用价值 对公民个 人而言 相对开放的人力资源档案在起参考和凭证作用的同时 也有对其激励和 约束的作用 1 3 文献综述 1 3 1 人力资源开发和管理研究 关于人力资源管理的研究最初兴起于上世纪8 0 年代的美国的企业管理领 域 其最初目的也是通过采用现代化的科学方法 对人的思想 心理和行为进行 有效的管理 充分发挥人的主观能动性 以达到组织的目标 到了2 1 世纪 随 着知识经济时代的到来 人力资源成为了最具决定性的生产因素 人力资源管理 也成为最热门的学术字眼 相关的文献不计其数 其讨论单位也从企业等私人部 门延伸到公共部门 从微观的组织机构视野上升到国家或地区的宏观角度 关于 人力资源开发和管理的理论研究进一步成熟和完善 理论界对人力资源管理的基 本涵义 特点 核心思想基本达成共识 认为人力资源管理的核心思想就是以人 2 上海大学硕士学位论文 为本 尊重人性 认识人性 现代人力资源管理就是一个人力资源的获取 整合 保持激励 控制调整及开发的过程 具体包括人力资源规划 人员招聘 职业生 涯规划 绩效管理 培训及劳动关系管理等多项职能 它是对量的管理 使得人 力与物力保持最佳比例 更是对质的管理 使得人的主观能动性得到充分的发挥 国家方面 国家教育与人力资源课题组于2 0 0 3 年发布的 从人口大国迈向人力 资源强国 和刚在2 0 0 7 年发布的 从人口大国迈向人力资本强国 以及许多学 术论文 都从国家角度对人力资源的整体开发和管理进行规划和探讨 包括教育 评价和用人机制 人才市场体系 激励和保障等各个方面 分析现状及其存在的 问题 总结存在的障碍因素 并提出具体改革目标和实现措施 1 3 2 档案界对 人力资源管理 概念的引入 档案界明确将人力资源的概念引入讨论中也是近来的事情 其论述的主题主 要分为两种 第一种是将人力资源管理的理念引入到对档案工作者的管理上来 以发挥档案工作者的最大的主观能动性 提高工作效率 促进我国档案事业的发 展 另一种则是将 人力资源管理 这个概念引入到我国的人事档案管理改革的 讨论中来 其最直接的体现就是在目前对 人事档案 的功能定位都是 为组织 开发和管理人力资源提供信息支持 而档案乔对 人力资源管理 更深层次的 引用还是体现在第二种上 在关于人事档案管理改革的探讨中 人力资源管理 已逐渐取代传统的人 事管理 成为论述的主要基础和视角 其中有比较代表性的是朱玉嫒主编的 现 代人事档案管理 和王英玮编著的 信息时代的人事档案管理 朱玉媛在其主编的 现代人事档案管理 一书中 将人事档案管理放置在社 会主义市场经济建设的大背景下 对人事档案管理所面临的新问题 新情况和新 挑战进行了探讨 作者认为 市场经济的发展 使得 以市场机制为基础的资源 配置方式取代了以计划为主的资源配置 对人力资源而言同样如此 公务员制 度的建立 人事制度改革的进一步深入 从根本上打破了那种封闭的 分割的人 才管理体制 建立了开放的 竞争的 有生机和活力的社会主义人才市场 而这 也从根本上导致了人事档案管理从内容到管理体系 管理方法和管理模式等方方 面面的变化 因此 作者在书中提出 要树立改革创新的思想观念 并与人事 3 上海大学硕士学位论文 制度改革同步发展 树立人力资源管理的观点 积极主动为社会各项工作提供 利用 并针对人事改革的现状 构建了以公务员 流动人员 教师 学生为类 别的新管理体系 提倡对流动人员的人事档案管理实行开放式的管理模式和 档 随人走 的管理方法 开始从人力资源管理的角度 探讨人事档案开放式和社会 化管理的可能性 王英玮的 信息时代的人事档案管理 则是对这种思想的进一步发展和深化 作者在一开始就论述了人力资源管理和人事档案的关系 认为 人力资源管理已 成为2 l 世纪管理学的核心 而人事档案则在人力资源管理的过程中 为人力资 源的开发利用创造条件 提供相关的人事数据和信息支持的一项重要管理活动 作者也提到了 社会人 的概念 认为人事管理对象和身份的变化和人才市场的 建立 使得市场机制在人力资源配置中起基础性的调节作用 这对传统人事档案 管理提出了严峻的挑战 相对应的 作者建议人事档案的内容应该强调个性 应 该对档案的相对人提供开放式利用 特别值得一提的是 作者也提倡建立社会化 和开放式的管理方式 但是并没有把管理对象的范围限制在流动人事档案 而是 提出 伴随着政治体制改革的深化 各个小单位自行管理人事档案的模式将逐渐 淡出 人事档案管理开放式和社会化的管理模式将可能成为一种通用的管理模 式 具有很强的前瞻性和启发性 综上所述 在目前关于人事档案管理探讨中 已经具有很强的人力资源管理 色彩 一些档案工作者和学者已逐渐认识到了 市场经济的发展和人力资源的市 场化是人事档案管理改革的根本原因 他们以此为基本角度 提出了社会化和开 放式管理的设想 提出了 档随人走 的建议 具有一定的先进性和启发性 但 同时 上述理论著作中 并没有明确提出 人力资源档案 的定义 这对进一步 展开讨论 直接与我国的人才评价 使用机制相衔接 与我国的人力资源管理需 求相联系 形成了一定的障碍 1 3 3 人事档案管理研究 一些学者从公共管理学的角度对人事档案制度进行讨论 其中最具代表性的 就是陈潭 他不仅在期刊上发表了 社会转型与公共政策创新 以人事档案制 度为例的分析 一文 将人事档案制度的改革放在中国社会转型的特殊背景下讨 4 上海大学硕士学位论文 论 其后更是在学术博客 h t t p v i p b o k e e c o r n 上发表了以 中国人事档案制 度的批判 为题的系列文章 共1 4 篇 详细阐述了我国社会转型的具体情况及 特点 结合案例 总结了传统人事档案制度作为公共政策在现今社会的种种弊端 和尴尬现状 对是否仍需要人事档案进行了探讨 并提出了人事档案改革的方向 陈潭认为人事档案仍有其存在的必要性 但是以转换人事档案的功能定位为前 提 同时认为除了凭证和参考作用外 信息记录才是人事档案最基本 最重要的 功日 匕v 提出人事档案的改革要以人为本 由控制走向服务 由秘密走向公开 由 封闭走向市场 而上述观点也代表了大部分专家学者的意见 当然 对人事档案改革这个论题讨论最多的 还是档案学界 对于 人事档 案无用论 学界基本上是持否定态度的 专门论述的文章也不多 大致认为人 事档案的作用的确在弱化 需要在内容和管理上进行全面的改革 最大的 火力 还是集中在人事档案管理的改革上 其讨论的模式主要有以下三种 第一种是问题分析式 即遵循 发现问题 分析问题 解决问题 的分 析方法 对现今我国人事档案管理中存在的诸多现象 如 死档 弃档 人 质档案 等现象进行调研 分析其成因 在此基础上提出自己的改革措施 代表 文章有刘琴的 浅析 弃档 原因 和陈炳亮的 人事档案管理研究 第二种是比较借鉴式 通过介绍国外人事档案管理的现状和特点 与我国现 行的人事档案工作进行全面比较 包括内容 管理模式 利用规定和信息化建设 的程度 结合我国的实际情况 提出改进措施 相关文章有黄霄羽的 国外人事 档案管理的特点及启示 和郑美虹的 美国的人事档案管理及启示 第三种视角式 与问题分析式相区别 以一个全新的视角来审视现在的人事 档案管理工作 包括从个人信息权来看人事档案的 回避制度 从传统的人事 管理和人力资源管理的区别为立足点对企业的人事档案工作进行重新构建 从人 事代理的角度看人事档案的不足和缺点等 从企事业单位的改革和公务员制度的 建立来看人事制度的改革 这也成为关于人事档案改革探讨的主流模式 这样做 的优势在于有理可依 所提出的措施也更具可操作性和更能满足实践的需求 上述多种模式对人事档案管理进行讨论所得的结果 也可看作是对 由控制 走向服务 由秘密走向公开 由封闭走向市场 的具体化 内容上的多样性和动 态性 增加业绩和诚信等与个人相关的信息 并保持定时更新 管理上建议建立 5 上海大学硕士学位论文 人事文件中心和推行人事代理 实现其社会化和规范化的进程 加快数字化信息 建设 同时还要求加强法制建设 以起监督和规范的作用 1 4 创新点和难点 1 4 1 创新点 本文有两个创新点 第一个就是概念的创新 即建立一个全新的概念 人力 资源档案 跳出传统的人事档案的局限 从我国人力资源管理现状和需求角度来 对人力资源档案进行建设 另一个创新点就从我国的政治 经济和信息技术发展 的特征入手 探讨人力资源档案工作所面临的机遇和挑战 并结合一些典型事钟 和国外的先进做法 提出建立人力资源档案中心 进行立体化管理的设想 1 4 2 关键和难点 本选题的关键和难点就是对人力资源档案的定位上 包括人力资源档案这个 概念的内涵与外延的确定和内容的划分 具体应该包括那些内容 与其它相关档 案的区别与联系 还要考虑到他们未来的发展演变的趋势 另一个难点在于人力 资源档案中心的定位上 6 上海大学硕士学位论文 第二章人力资源档案概述 2 1 人力资源管理的产生和兴起 2 1 1 人力资源 人力资源 一词 最早是由当代著名的管理学家彼得 德鲁克在其著名的 管 理的实践 一书中提出来的 他提出了人力资源的概念 同时指出 和其它所 有资源相比较而言 唯一的区别就是它是人 1 并且是具有 特殊资产 的资 源 它拥有当前资源所没有的素质 即 协调能力 融合能力 判断能力和想象 力 2 德鲁克还阐述道 企业或事业唯一的真正资源是人 管理就是充分发挥 以做好工作 3 自此开始 人力资源 的概念引起了资深学者和管理人员的注 意 并逐渐发展 最终与物质资源和精神资源一起 并称为资源的三大类 对国 家和组织的发展 起着决定性的作用 人力资源 是指能够推动整个经济和社会发展 具有劳动能力的人口总和 它具有能动性 动态性 生物性和智力性等特征 其中能动性是其首要特征 是 与其它一切资源最根本的区别 人力资源的最基本方面 包括体力和智力 按主 体的不同 有微观和宏观之分 微观是指以部门或企 事业为单位 而宏观则是 指以国家或地区为单位 人力资源的构成要素有两个基本方面 即人力资源的数 量和质量 所谓的数量是指 衡量人力资源总量的基础性指标 是人力资源量的 特征 4 所谓的质量是指 衡量人力资源总体素质的指标 是指人力资源的特 征 5 人力资源的质和量综合体现在劳动个体和人力资源整体的健康状况 知识水 平 技能水平和劳动态度四个方面 人力资源的质量对于一个国家和社会发展的 作用比数量更为重要 提高一个组织或一个国家的人力资源的质量是现代人力资 源发展的重要目标和方面 尤其是在以信心 知识和技术密集为特征的现代知识 经济时代更是如此 为此 自从 人力资源 概念被提出并逐渐普及 人事管理 1 彭剑锋主编 人力资源管理概论 m 上海 上海人民出版社 2 0 0 3 4 7 2 傅夏仙 吴晓谊编著 公共部门人力资源管理部门 m 上海 上海人民出版社 2 0 0 5 5 3 傅夏仙 吴晓谊编著 公共部门人力资源管理部门 m 上海 上海人民出版社 2 0 0 5 5 张德等著 人力资源管理m 北京 中国发展出版杜 2 0 0 3 3 5 张德等著 人力资源管理 m 北京 中国发展出版社 2 0 0 3 3 7 上海大学硕士学位论文 便开始向人力资源管理转变 正如彼得德鲁克所阐述的一样 传统的人事管理 正在成为过去 一场新的以人力资源管理开发为主调的人事革命正在到来 6 2 1 2 人力资源管理 关于人力资源管理的研究和引入 最初是在上世纪7 0 8 0 年代的美国的企 业管理领域 其最初目的概念和传统的人事管理非常接近 两者基本上没有本质 的区别 但随着理论的不断成熟和实践的不断发展 人力资源管逐步和人事管理 区分开来 到了2 1 世纪 随着知识经济时代的到来 人力资源成为了最具决定 性的生产因素 人力资源管理也成为最热门的学术字眼 相关的文献不计其数 关于人力资源开发和管理的理论研究进一步成熟和完善 理论界对人力资源管理 的基本涵义 特点 核心思想基本达成共识 人力资源管理 是指 通过采用现代化的科学方法 对人的思想 心理和行 为进行有效的管理 充分发挥人的主观能动性 以达到组织的目标 7 人力资源 管理的核心思想就是以人为本 尊重人性 认识人性 现代人力资源管理就是一 个人力资源的获取 整合 保持激励 控制调整及开发的过程 人力资源管理也 有宏观和微观之分 宏观是指对国家和地区的人力资源进行管理 微观则是指对 组织机构的人力资源进行管理 后者还根据机构性质的不同 分为公共部门的人 力资源的管理和非公部门的人力资源管理 人力资源管理是对量的管理 使得人力与物力保持最佳比例 更是对质的管 理 使得人的主观能动性得到充分的发挥 我国从建国初便实行的计划生育政策 和户籍政策等便是对人力资源实行量的管理的体现 近年来 随着我国经济的飞 速发展和综合国力的增强 我国更注重对 质 的开发和管理 国家教育与人力 资源课题组于2 0 0 3 年发布的 从人口大国迈向人力资源强国 和刚在2 0 0 7 年发 布的 从人口大国迈向人力资本强国 以及中共中央 国务院于2 0 0 4 年发布的 关于进一步加强人才工作的决定 都从国家角度对人力资源的整体开发和管 理进行规划 认为人力资源已成为 最重要的战略资源 人才在综合国力的竞 争中越来越具有决定性意义 并规定了包括教育 评价和用人机制 人才市场体 系 激励和保障等各个方面的具体改革目标和实现措施 卢文刚主编 人力资源管理 m 北京 社会科学文献出版社 2 0 0 3 1 4 张德等著 人力资源管理 蝴 北京 中国发展出版社 2 0 0 3 5 8 上海大学硕士学位论文 2 1 3 人事管理和人力资源管理 所谓的 人事管理 就是指 以从事社会劳动的人和有关事的相互关系为 对象 通过组织 协调 控制 监督等手段 谋求人与事以及共事人之间相互适 应 使得组织目标的实现过程达到最优化的一种管理活动 8 简单地说 人事管 理就是 人 和 事 结合起来的活动 虽然都是针对人员的管理 但是 现代的人力资源管理与传统的人事管理在 管理的价值 视角 范畴 职能 活动等方面都有很大的差别 传统的人事管理 的特点是以 事 为中心 只见 事 不见 人 只见某一方面 而不见整体 系统性 强调 事 的单一方面的静态的控制和管理 其管理的形式和目的是为 了 控制人 现代人力资源管理以 人 为核心 强调动态的 心理的 意识 的调节和开发 管理的根本出发点是 着眼于人 简而言之 现代人力资源管理是一种新型的动态的人力资源管理 是在传统 人事管理的基础上在管理方法 管理技术 管理职能等方面的扩展 因此 为人 力资源管理提供信息支持的人力资源档案也因在有选择地继承基础上有所创新 和发展 2 2 人力资源档案 2 2 1 人力资源档案的定义及内涵 在逻辑学的学术范围内 概念的逻辑结构分为 内涵 与 外延 9 所谓 内涵 是指一个概念所概括的思维对象本质特有的属性的总和 外延是指一 个概念所概括的思维对象的数量或范围 例如 国家一的外延就是指古今中外 的一切国家 要对人力资源档案进行相对完整的定义 就应确定它的 内涵和外 延 根据人力资源和人力资源管理的定义和属性 人事档案的定义及相关的概 念 可对人力资源档案作如下定义 人力资源档案是组织机构和其它相关部门在人力资源管理的过程中形成的 8 陈勇福主编 人事管理实务 上海人民出版社 m 1 9 9 6 1 9 百度百科 t z p b a i k e b a i d u c o m v i e w 1 3 6 5 1 8 3 h t m 9 上海大学硕士学位论文 记录和反映人员健康 知识 技能 道德等各方面信息的 以个人为单位集中起 来已备查考的历史记录 人力资源档案根据其内容可分为分为广义和狭义 广义的人力资源档案包括 以个人为单位 在人力资源管理中形成的档案材料和以机构为单位在人力资源管 理中形成的业务档案 狭义的仅指以个人为单位形成的那部分 本文要讨论和定 义的是指狭义的人力资源档案 人力资源档案的这一定义的含义是 1 人力资源档案主要来源于单位和有关部门的人力资源管理活动 人力资源档案主要来源于单位和有关部门的人力资源管理活动 单位在招 聘 录用 培训等环节中产生的 以个人为单位的材料都应看作是人力资源材料 这里的 有关部门 是指司法 医疗系统等公共部门和银行等金融机构 他们根 据国家的人力资源管理的相关措施进行管理而产生的一些材料 也是人力资源档 案管理的重要组成部分 如个人信用档案和个人健康档案等 这一涵义明确了人 力资源档案隶属于专门档案 具有专门档案所应具备的一切属性 同时也突出了 内容的多元化 应该是涉及知识 能力 道德 健康等各个方面的信息 2 人力资源档案是经过相关部门认可的真实记录 随着个人由 单位人 成为 社会人 真实反映个人的材料也是丰富多彩 的 再加上一个人的人生历程比一般活动持续的时间要长得多 在这个过程中所 产生的材料和信息也是数不胜数 因此 不是所有的历史记录都可以作为人力资 源档案进行保存的 必须是经过相关部门认可的 具有保存价值和使用价值的文 件材料 像人事档案中的由个人填写的履历表 鉴定 小结 成果表等都是需要 得到组织认可的 而像学历 文凭 英语水平和技术证书等都应经过组织认定 盖有公章 同时还可以在网上查询论证 这一涵义反映了人力资源档案的内容的 多元化 真实性和准确性 3 人力资源档案是以个人为保管单位进行管理 人力资源档案是反映了个人在人生发展过程中所走过的历程 个人在人生成 长的过程中 在不同的阶段都产生了相应的历史记录 这些记录客观地反映了个 人从出生到成长所经历的各种经历 其构建的目的就是为了能够如实反映一个人 的知识 技能 道德 健康等方面的状况 为国家进行人力资源宏观调控和单位 1 0 上海大学硕士学位论文 的选人 用人提供信息和数据支持 同时对个人起到约束和鼓励的作用 因此 人力资源档案档案都是以个人为保管单位的 都是以个人姓名和身份证号为特征 组成的专卷 它的内容和成分只能是同一个人的有关材料 这一涵义反映了人力 资源档案的主体是个人 它具有鲜明的个体性 2 2 2 人力资源档案的内容 人力资源档案是个元概念 它包括以某一个人为中心形成的一切有保存价值 的原始历史记录 包括传统的人事档案 包括医疗档案和诚信档案中的个人部分 也包括新兴的业绩档案和个人健康档案 就目前而言 笔者以为可根据性质的不 同 大致把人力资源档案分为五大类 1 基本信息类 一般包括较为详细的自然情况的相关数据 如姓名 民族 家庭成员等 一些履历 自传材料 鉴定 考核 考察材料也应该归入其中 2 教育 业绩类 包括学习经历的数据和工作经历的数据 如起止年月 院校 院系 现任职务 级别 工资等 如学历 学位 学绩 培训结业成绩表 和评定技能的考绩 审批等材料 招用 劳动合同 调动 聘用 复员退伍 转 业 工资 保险福利待遇 出国 退休 退职等材料 3 信用类 包括信贷信息和其他相关的信用信息 主要有贷款信息 信用 卡信息和公共事业交费及刑事信息等 4 医疗健康类 主要包括医疗记录和体检信息 如健康行为资料 临床资 料 既往史 家族史 生物学基础资料 预防医学资料 心理评估 行为等资料 病情流程表等 5 其他相关信息类 2 2 3 人力资源档案的属性 人力资源档案的内容和形成目的等方面都具有其特有的属性 这些属性对人 力资源档案管理原则的设定产生了重要的影响 1 内容信息的多元化和个性化 人力资源档案的内容是由人力资源管理的内容所决定的 人力资源管理强调 的是对 质 的管理 涉及人的各方各面 因而 人力资源档案的构成应该是多 上海大学硕士学位论文 元化的 从横向来看 多元化 是指内容的丰富程度 即应该包括个人基本信 息 教育和工作经历信息 获惩情况信息 工作业绩和技能信息 诚信和医疗信 息等 据此 可把人力资源档案的内容分为上述的五大类别 从纵向来看 多 元化 主要是指动态性 即人力资源档案应该是贯穿相对人成长过程的 是不断 更新和变化的 个性化反映在内容上就是要注重对个性材料的收集 个性材料应包括能够反 映个人全面素质的档案材料 尤其是个人心理素质和能力素质等方面的材料 人 的个性特征是存在差异的 一般认为 个性是表现在每个人身上的那些经常性的 稳定的 本质的心理特征 在其形成过程中 主要受遗传 环境和教育三种因素 的因素的影响 个性是一个非常重要的因素 对人力资源管理工作有着不容忽视 的影响 如果处理不好 不但会使个性所长难以得到有力发挥 而且还会引起群 体中水火难容的个性冲突 从而造成人际关系的紧张 影响群体的工作效率 所 以 对一个人个性的了解有着非常重要的意义 l o 2 形成机构及过程的专业性和分散性 人力资源档案是专门档案中的一种 专门档案是人们通过创造性劳动选留并 保存下来的以备查考的各钟专门文件有机体系的总称 各种类型的专门档案 都 是伴随着一定的专业性活动 并作为这种活动的数据和信息记录而形成 专门档 案的专业性特点 不仅是我们区分它与普通档案的重要特点 同时也是我们合理 有效地管理好各种专门档案的基本前提和依据 我们必须认清所管理人力资源的 专业属性 了解其工作流程和工作环节 并据此确定相应的管理制度 管理方式 与方法 管理环节和程序等 人力资源档案材料不是任意编造或是随便放进去的 而是必须经过组织或相 关部门认定的 具有权威性的 能真正为人力资源开发和利用提供信息依据的 像人事档案中的由个人填写的履历表 鉴定 小结 成果表等都是需要得到组织 认可的 而像学历 文凭 英语水平和技术证书等都应经过组织认定 盖有公章 同时还可以在网上查询论证 同样的 像个人诚信信息都是由专业的金融机构制 定收集的程序和内容 并参与收集和整理 具有一定的真实性和权威性 在信息 时代 权威性还体现在人力资源档案信息之间的共享和监督 许多相关信息数据 1 0 王英玮 信息时代的人事档案管理嗍 北京 中央党史出版社 2 0 0 4 2 9 5 1 2 上海大学硕士学位论文 库是相互链接的 如人民银行的个人信用信息与公安部的公民基本信息就是相互 衔接的 从一定程度上更加保证了信息的准确性 分散性可以指空间 时间和内容的分散性 由于人力资源档案来源呈多元化 人力资源档案的产生和保存都是极为分散的 人力资源档案中只有一部分专门的 人事管理活动中产生的 因而可以自成系统 集中保存 但是还有很大一部分有 关个人的各方面记录分散于不同门类和载体的档案中 使人力资源档案不可分割 的有机组成部分 如贷款记录在银行部门 交税记录在税务部门 犯罪记录在公 安部门 教育记录在学校等教育部门 而医疗 健康记录则在医院等卫生部门 3 作用的双重性和隐私性 人力资源档案具有双重的服务性 一是为国家和组织的人力资源管理提供准 确 及时的信息依据 可称为 公共服务性一1 1 另一个是为其相对人的合法权 益服务 公共服务性 是指我国正处于政府职能和经济制度的转型期 建立与现有 人力资源管理状况相符合的人力资源档案 提供入力资源的全面 准确和及时的 信息 对国家 地区和组织都有重大的意义 对国家而言 人力资源档案的建立 为国家进一步深化人事制度改革 加强对人才资源的宏观调控 规范人才市场和 健全社会保障体系提供了有利的信息支持 有利于推进 单位人 到 社会人 的转变 促进人才的合理流动 以最终达到人力资源优化配置的目的 对社会组 织机构而言 无论是公共部门 还是企事业单位 特色化的 综合性的人力资源 档案 记述了包括员工能力特长 知识构成 甚至是思想和心理活动在内的信息 有利于组织机构随时更新本单位的员工的数量 知识结构 业绩情况 有助于机 构 对症下药 制定适宜的培训 招收和使用计划 最大程度地发挥员工的主 观能动性 取得最大的使用价值 对公民而言 人力资源档案具有保障民主权利和激励与道德约束的作用 随 着我国社会政治和经济体制改革的不断深化 公民的民主权利意识在不断增强 人力资源档案在有关人员的求职 任用 晋升 转调等方面 都起着不可替代的 作用 同时 随着我国法律制度的不断完善 公民的知情权也将会得到国家法律 的保护 事实上 世界上很多国家都已经实行了人事档案对相对人 近亲等开放 流动人员人事档案管理应该遵循的原则 靠答流动人员人事档案为什么要由组织人事部门授权或委 托管理 h t t o w w w c q v i i 3 c o m q k 8 2 9 1 7 b 2 0 0 5 0 5 1 5 5 8 7 3 2 7 h t m l 1 3 上海大学硕士学位论文 的制度 这不仅可以帮助其了解个人社会经历及组织评价信息 时刻提醒着人们 注意自己的业绩情况和社会诚信情况 激发人们的学习欲望 同时 利用人力资 源档案中所记载的信息进行社会宣传 也可以起到良好的社会导向作用 另外 相对人可以拥有一定的修改权和监督权 以更好地保证人力资源档案内容的真实 性 准确性和实效性 人力资源档案的隐私性一方面体现于 档案中记载了个人的自然情况 个人 健康 婚姻状况 工资收入等各方面的信息 其中有很大一部分是涉及个人隐私 方面的 虽然我国仍未制定专门的 隐私法 但是在民主法制日益发达的今天 尤其是在人权已经写入宪法的背景下 人力资源档案具有浓重的隐私性 人力资 源档案的隐私性另一方面还体现在 其中有些内容是涉及国家和组织利益的 在 一定时期内是保密的 不能对外开放的 这也是人事档案一直都是由组织人事部 门进行管理 并且制定