《会计信息系统及其课程设计》一

会计信息系统及其课程设计一主讲教师： 张 粟适用层次： 本 科适用专业： 会计学教学学时： 每周1节/每节5小时/共 80 学时课前准备： 已修读会计学原理、计算机应用基础、数据库技术课程课程概述：计算机在会计领域的应用就是我们所说的会计电算化。随着会计电算化在我国的日益普及，要成为新经济时代优秀的会计人才，除了具备良好的会计专业功底外，还必须具备相应的计算机知识。本课程开设的目的就是适应这一要求。会计信息系统是一门理论性和实践性都很强的学科，我们可将会计信息系统的知识层次划分如下：第一层：立足于会计电算化原理的了解，掌握会计软件的基本应用方法。第二层：懂得会计软件的基本开发过程，能够作初步的简单开发工作。第三层：掌握单位财务信息化的方法，能够进行一般的分析和初步的决策支持分析。第四层：了解会计信息系统较全面的开发方法，能够结合实际工作需要，作一些增值性开发。这几个层次对学生计算机水平的要求是由浅入深的。本课程从培养满足社会对高水平会计人员所需的计算机能力的角度出发设计了有关的教学内容。课程既包括作为一名会计人员所必须具备的一般的电算化知识要求，即了解会计信息系统的基本原理，掌握会计软件的基本应用，又包括如何利用一些基本的软件工具进行会计和财务决策的内容，具有实用性和可操作性，能够紧跟会计电算化的发展趋势，符合社会对会计人才培养的要求。会计信息系统是一门理论性和实践性均很强的课程，课程既要求掌握有关的会计电算化原理，又要求学生能够操作电算化软件和设计有关的会计、财务决策模型。本课程在介绍理论的同时，提供了实践教学的内容。同学们可以在课程教学的基础上，根据实践教学的有关资料，独立进行课程实验和设计。在课程理论学习的基础上，提高动手能力和实际工作能力。课程的教学目标：会计信息系统及其课程设计是会计专业的一门重要课程。通过本课程的学习，能使学生系统、全面地了解和掌握会计信息系统系统的一般结构和功能，掌握会计、财务软件的应用操作，并能应用常用的软件工具对会计信息系统产生的数据建立模型、进行数据分析，提高学生通过计算机对会计、财务信息数据分析应用能力。【本章目标】 会计是一个信息系统，“会计电算化”是电算化会计信息系统的简称，要掌握会计电算化原理，必须了解系统、信息、信息系统和会计信息系统等概念。通过本章的学习，应掌握以下要点： 什么是系统？ 什么是信息？ 什么是信息系统？ 企业的信息系统有哪些？ 什么是会计信息系统？ 会计信息系统的特点是什么？ 【学习内容】 1.1 什么是系统 1.2 信息及其质量要求 1.3 信息系统 1.4 电算化会计信息系统概述第一章 系统、信息系统和会计信息系统第一节 什么是系统一、 系统的概念日常生活中我们能接触到各种各样的系统，如城市的供电系统、人的消化系统、生物系统、宇宙系统等等，都是系统，这些人造或是自然形成的系统外在表现由很大的差异，但也有其共性，正是基于对不同系统共性的总结，形成了人们对系统的认识。 什么是系统，简而言之，是指为了完成一个或一些特定的目标，两个或两个以上相互关联的元素或部分组织起来的一个整体。二、 系统的特点从对系统的描述性定义出发，我们可以总结出系统的一系列特点： 1目的性，即系统由各部分组成是为了完成一个或一些特定目标，这是系统存在的目的； 2关联性，系统内部各组成部分之间是相互关联、有机组合的一个整体； 3集合性，系统是由多个元素构成的集合体，这个集合体作为整体完成某个特定目标，各组成部分也有其功能，组成部分的功能服从于系统的整体功能目标。 4层次性，系统可以进一步划分为更小的子系统，各组成部分是系统的子系统，系统的划分是相对的，一个系统放在更大的范围来看，是更大系统的一个子系统，从其自身来看，其组成部分也可能符合系统的概念，也就是其内部由若干更小的子系统组成。 5环境适应性，系统处于一定环境之中，系统与环境存在物质与能量等的交换，系统的存在受到环境的制约，系统存在必须适应其所处的环境。如图11所示：图11：系统与环境之间的关系6独立性，每个系统都是相对独立的，与环境有明确的边界 小思考：系统与子系统之间的关系可以看作是环境与系统的关系吗？三、 系统的要素一个系统由输入、处理、输出、反馈、控制等要素组成，如图12所示：图12：系统的构成上述系统的组成示意图中，处理是系统的核心部分，通过对系统输入的内容进行加工转换，达到系统的目的。 输入是处理所需的内容和条件； 处理是对输入的内容进行加工和转换； 输出是处理得到的结果； 控制指挥和监督输入、处理和输出过程，以达到系统的目的； 反馈将输出的结果偏差返回到输入，以便控制，纠正偏差。四、 系统的分类系统的分类有各种角度，这里给出几种： 1按系统与外界环境的关系分类，分为封闭系统、半封闭系统和开放系统： 封闭系统，封闭系统与外界没有关系，系统不受外界环境的影响，也不对外界环境产生影响。现实生活中很难找到一个纯粹的封闭系统。 半封闭系统，指系统与外界有比较有限的联系，环境主要是对系统的输入和输出环节产生影响。一些系统在短期内可以看作是一个半封闭系统，如一个企业短期内生产运作平稳，主要是从外界取得原材料（输入），生产加工后销售出去（输出），但这种短期内的平衡随时会被外界环境的变化所打破。 开放系统，系统与外界环境之间有复杂的联系。外界环境既对系统提供支持，也对系统运作有所约束。大部分系统是开放式系统。 2按系统运行的确定程度，可将系统分为确定性系统和随机性系统 确定性系统是指运行的过程和结果是确定的，可以预计的。例如，机器系统。 随机性系统的运行过程和结果不能完全确定，只能根据一定的把握程度估计。例如一个企业系统并不能保证一定是盈利的，盈利也不能保证盈利程度是多少。 第二节 信息及其质量要求一、 信息和数据信息和数据这两个名词常常使用，很多人看来是同一个意思，但事实上两者是不同的概念。 1、定义 数据是是指记录下来的事实。发生的实际情况通过文字、数字、图表、声音等记录下来，这些记录的原始素材是我们所说的数据。例如，会计工作中的会计凭证，就是在经济业务发生时记录了业务的发生和完成情况，这些是经济业务发生时记录的数据。 信息是经过加工的数据，可以据以进行决策。信息是对数据进行进一步的加工处理，使之可以帮助人们进行决策。例如会计工作中，将会计凭证中的数据登账，再将账簿数据汇总整理成为会计报表。会计报表为报表的使用者提供了能使他们进行合理的投资、贷款、经营管理决策有用的会计信息资料。 2、信息和数据两个概念之间的关系 从定义中可以看出，信息和数据是两个不同的概念，数据所记录的仅仅是事实，是未经加工处理的，必须经过加工处理才能对信息的使用者具有决策有用性。两者之间的关系见图13所示：图13：数据与信息之间的关系如图所示，将数据转化为信息的工作称为数据处理，数据处理的方法可以是手工的方法，也可以是利用计算机的方法，例如，会计工作可以通过手工做账，也可以通过计算机做账进行账务处理。会计工作中的账务处理程序就是指产生会计信息的步骤和程序。 需要指出的是，信息定义提出对“决策有用”要视具体情况而定。同样一个数字，对一些使用者是有用的，对另一些使用者是没用的；或者一些信息现在是有用的，在另一些时候则是没用的。例如反映车间生产情况的数据汇总起来，形成了对车间管理人员决策有用的信息，因为他们直接管理和负责车间的事务，但对于企业的经理而言，这些车间生产情况的信息需要和其他方面的信息汇总起来，才对他把握企业整体经营情况有用，这时车间生产情况的信息就是数据了，“数据”和“信息”之间的差别是相对的。二、信息的质量要求及应注意的问题为了能够对信息的接收者有用，能够帮助信息接收者降低对情况的不确定性或者提高他们对情况的了解程度，信息应具有以下一些质量要求: 1、信息的质量要求 完整性 信息的完整性指要能够获取和决策相关的尽可能多的、全面的情况。例如，在选择供货商时，需要全面了解市场上各个供货商的情况，对他们提供的商品和服务有全面的了解，“货比三家”，才能够有效地进行决策。 相关性 相关性是指与决策有关，具有改变决策的能力。相关信息则是指与正在处理中的事项具有某种关联的信息。 收集到的信息应该能够帮助决策者对问题的了解，降低不确定性。例如，在对某个客户进行信用审核中，需要收集对该客户的赊销历史记录和其财务状况。因为这些信息能够帮助决策者有效地评价该客户的信用情况，所以，这些信息具有相关性。相反，该客户的机构设置，人员安排和本次决策无关。 可靠性 所谓可靠性，是指确保信息能免于错误及偏差，并能忠实反映它想要反映的现象或状况。 可靠性包括真实、可核、中立等几个方面。 信息必须是真实的。目前在会计工作中引起广泛关注的会计信息失真问题，就是指会计信息不能够真实地反映客观情况。这种不真实有些是客观上技术方面的原因，如误记、算错的情况，还可能是由于主观上有意违法违规操作引起的。根据失真的信息，决策者做出决策，往往是错误的。 信息还必须是可核的，由具有相近背景的不同人员分别采用同一种方法对同一事项进行处理，要能够得到相同的结果。信息还必须具有中立性，不能有偏见。 及时性 决策者在进行决策的过程中，需要及时地得到信息。信息的及时性包括信息的产生要及时，信息的传递也要及时。例如，在客户信用审核中，如果迟迟不能收集到客户的赊销记录和财务状况，或者收集了以后没能够及时传递到决策者手中，那么这些信息就是不及时的，对决策也就没有什么用处。 可理解性 信息必须能够让信息的接收者可以理解。可理解性需要从信息的发送方和接收方两个角度来分析。 从信息的发送方来说。在表达信息的时候，大多数情况下需要用到语言，需要使用自然语言，也需要使用专业的、技术性的语言，例如，会计方面的术语、计算机方面的术语等。在语言的运用上，要力求让决策者明了。如果信息中包含太多的代码或缩写，而决策者对此又不熟悉的话，则可理解性大大降低。 我们也可以采用语言之外的其他形式来增加信息的可理解性，如利用表格、图形、声音等，能够更为直观地传递信息。对于信息的接收方，也就是决策者来说，决策者也必须加强学习，提高在专业领域的理解力，例如，企业的高层管理者需要学习一些基础的会计知识，能够理解会计的基本术语。接收方也需要在事先和发送方进行沟通，表达出自己的要求，方便发送方按照接收方的要求“量体裁衣”。 效益大于成本 信息的产生需要成本。例如，需要会计人员进行账务处理工作才能获得会计报表信息，信息质量要求愈高，所需要花费的成本愈高。信息也是有效益的，能够帮助决策者进行判断。如果信息的成本大于效益，那么从经济上来说，就不需要这个信息。从理论角度来讲，这是很容易理解的事情。但需要指出的是，在很多情况下存在着许多无形的成本和效益，这些是无法计算清楚的。而且，采用什么样的方法来进行成本和效益的比较，也是一个需要注意的问题。 可比性 有比较才有鉴别。信息的可比性是要保证信息的使用者可以将不同主体的两个信息进行比较，发现它们的异同之处，寻找自己的不足，从而改变决策。例如，在会计工作中，可以对会计报表进行比率计算，并可以将两个相似公司的比率进行比较和评价。但如果一个公司采用的是先进先出法进行存货的计价，另一个公司采用的是后进先出法进行存货的计价，则这两个公司的报表就不能简单地进行直接比较。所以，在会计工作中，制定了会计准则、会计制度，这在很大程度上提高了会计信息的可比性。 一致性 信息的一致性是指要使同一主体不同使其的信息可以进行比较。例如，在会计工作中采用的趋势分析法，就是根据一个企业两期或者连续数期的会计报表，将报表中的相同指标进行对比分析，确定其增减变动方向、数额和幅度，以反映企业的财务状况和经营成果的变动趋势，并对企业发展前景做出正确的推断。 2、需要注意的问题 需要注意的是，在信息的各个质量要求之间存在着冲突。例如，在进行销售决策时，如果能够得到全面的信息当然好，但这就意味着需要花费更大量的时间、精力，这必然会降低及时性，贻误战机，也会增加信息的成本。再例如，在会计工作中一味追求真实、准确是不现实的。这是因为，会计工作本身具有一定的艺术性，对会计事项的处理只能规定一些相对合理的方法，但不能保证绝对的真实；另外，在一些时候并不需要很准确，如在管理会计中有关于外购和自制零部件的决策问题，此时，我们并不强调关于外购成本的估算和自制成本的估算的精确，只要求能够大致准确即可。 这就是说，我们在判断具体信息的质量时，是有所侧重的，要根据决策的具体需要着重对信息的某方面的要求。例如，一个市场部管理人员需要了解新投放广告的市场效果，他可以很快地收集一些地区的销售情况从而作出一个初步的判断，以便决定后续的广告策略，此时他更看中的是信息的及时性，而不是全面性和准确性。第三节 信息系统 一、企业的结构一般而言，可以把企业的结构看作是一个金字塔型的，如图14所示：图14：企业的结构在图14中，最顶层是战略决策层，负责对企业整体的指挥和领导；第二层是战术管理层，它按照战略决策层制定的目标和战略进行具体策略的制定；第三层是运作管理层，负责具体策略的实施中的管理和控制；最后一层是非管理人员，是具体的执行者。 二、各结构层次的信息需求各个结构层次都面临着决策问题。对于底层的人员，他们在工作中要解决一些问题，这些问题往往是结构化的。对于高层的人员，他们在工作中可能更多地面临一些非结构化的问题。 1、信息的结构化问题 结构化的问题 所谓结构化的问题，是指问题可以客观地加以解决，解决方法是清楚的，最后可以得到一个正确的答案。 非结构化的问题 所谓非结构化的问题，是指问题的解决需要主观判断，没有一个确定的解决思路，没有一个绝对的正确答案。 例如，决定一个产品的最低售价是一个结构化的问题。因为产品的最低售价就应该等于产品的边际成本，这是确定的，可以客观知道的。决定产品的售价则是一个非结构化问题。到底采用什么价格是最合理的、最好的？这需要管理人员根据具体情况和经验进行分析。 2、不同层次的信息需求 由于各个结构层次都需要决策，所以都对信息有所需求。但又由于他们面临的决策不同，所以，他们对信息的需求也是不同的。 一般来说，战略管理层所需要的信息涵盖的面广，涉及的时间段长。他们需要做企业的规划，所以不仅需要知道本企业的信息，还需要知道其他企业的信息；不仅需要知道当前的、历史的信息，还需要知道未来的市场走向。因为他们需要了解的信息范围广，更需要总括的信息。由于高层管理人员需要了解市场的未来走向，所以提供给他们的信息就不是完全客观的、不是可以定量准确描述的、不是非常有把握的。因为未来是未知的。 相反，运作管理层和非管理人员的工作主要是要解决规定的、明确的、按部就班的任务。工作涉及的面较窄，所以，他们所需要了解的信息就直接和他们的工作任务相关。具体的工作很多，需要立即进行决策，例如，对客户的销售，对零件的加工等，都需要了解当前的情况，需要非常精确的、详细的、及时的信息，这些信息是客观的，可以定量描述的，有把握的。而且，因为他们的大部分工作是确定的，所以可以在事先就明确他们的信息需求，能够尽可能全面地收集到所需的信息。 由于战术管理层起到了承上启下的作用，他们的工作既需要涉及到宏观、长期的规划，又和具体的工作安排有关，所以，他们的信息需要也就介于上述两者之间。三、企业的信息流动企业的信息向三个方向流动。如图15所示。图15：企业的信息流当企业高层管理人员将制定的战略、目标等逐层传达、落实，这就形成了向下的信息流。当企业底层人员将实际发生的情况逐级汇报时，就形成了向上的信息流。当企业各个职能部门之间进行沟通时，就形成了水平的信息流。正是这些信息的流动需要协调，所以需要建立企业的信息系统。四、企业的信息系统1、企业信息系统的概念 企业需要信息系统来对信息进行收集、加工、传送、保存等。信息系统是由一系列相互联系的元素组成的，这些元素组合在一起共同完成必要的信息处理任务，从而提供信息来帮助相关人员制定决策。例如，一个简单的存货管理信息系统，需要收集有关存货的入库和出库情况，将这些新的情况和原来的存货资料进行计算，就可以得到最新的存货信息了。 企业的信息系统并不一定是基于现代信息技术的，例如传统的手工会计处理方式对会计数据进行加工处理，把纷繁复杂的经济业务分类、汇总，形成会计报表，其处理过程就是一个典型的信息系统加工处理数据的过程。但是，现在和未来的发展趋势都表明，企业的信息系统只有借助于现代计算机、网络技术，才能够更好、更快捷、更准确地收集、加工、传送、保存信息，为决策提供服务。 2、信息系统的功能 信息系统的功能可以归纳为5个方面：即数据的收集和输入；信息的存储；信息的传输；信息的加工；信息的输出。 3、管理信息系统 Gordon B.Davis的定义：“它是利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策模型，以及数据库的用户机器系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能。”这一定义说明了管理信息系统的目标、功能和组成。 当代世界发生了巨大的变化，MIS的环境、目标、功能和组成方面均发生了变化： 环境方面：世界已变成市场全球化，需求多元化，竞争激烈化，企业必须注重变化管理和战略管理； 目标方面：企业首先产品和服务要适应市场，其次企业要有效益和效率； 功能方面：管理信息系统是一个进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护的有机体；管理信息系统不仅要支持高层经理的决策，还要支持中层管理、基层业务处理的信息需求； 组成方面：现代的管理信息系统是由计算机硬件、软件、通讯网络、其他办公设备、以及人员等组成的。 综上所述，我们给出一个较为全面的管理信息系统的定义，管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、通讯网络、其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业取得竞竞争优势、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。 MIS的组成由硬件系统、软件系统、数据资源、系统工作规程和人员组成。第四节 电算化会计信息系统概述一、电算化会计信息系统的产生1、电算化会计信息系统产生的时代要求 会计是以货币为主要计量单位，运用一套特有的方法，对经济活动过程中占有财产物资和发生的物质与劳动消耗的原始数据进行收集、加工、传送、存储、检索，并将所获得的经济信息提供给有关经济管理部门和人员，以此来反映过去的经济活动，控制目前的经济活动，并预测未来的经济活动。传统的会计一直采用专门的方法，对经济业务全面、连续、系统地进行记录、整理、分类和汇总，并定期反映财务情况和经营成果。随着经济业务的发展，企业内外各方面对会计所提供的经济信息的需求，不仅在数量上有了大幅度的增加，而且在质量上要求有更高的精确度，并符合正确、相关和及时等要求。显然，传统的会计处理已无法应付现代企业的需求，在这种情况下，电算化会计信息系统应运而生。 2、电算化会计信息系统产生的标志 1946年，世界上第一台电子计算机问世。此后，计算机的功能开始从单纯的科学计算向各行业发展。1954年10月，美国通用电气公司(GE)第一次在UNIVC-1计算机上计算职工的工资，从而引发了会计处理设备的变革，这被认为是会计电算化产生的标志。 3、会计电算化的发展 在少数大企业实现了部分会计业务的电算化的同时，由于计算机的价格昂贵，程序设计复杂，加上只有少数计算机专业人员才能够掌握这门技术，其应用范围大大受到限制。20世纪70年代以后，计算机硬件、软件的性能得到进一步改进，价格不断降低，特别是微型计算机的出现和计算机网络技术的发展，使计算机在会计领域的应用开始普及。 3、我国“会计电算化”概念的正式提出 1981年8月，在中国财政部、机械工业部和中国会计学会的支持下，“财务、会计、成本核算管理中应用电子计算机”专题学术讨论会在长春第一汽车制造厂召开，正式将“电子计算机在会计中的应用”简称为“会计电算化”。二、 我国会计电算化的发展我国会计电算化工作始于20世纪70年代，发展历程大致可以分为四个阶段： 1、尝试阶段（1983年以前） 这个阶段始于20世纪70年代末少数企业单项会计业务的电算化。当时我国刚刚开始改革开放，人们开始认识到，计算机应用将极大提高效率，因此，部分企业开始了会计电算化的试验工作。在这一阶段，大部分企业都只做了一些理论研究和准备，具体体现在实现单项会计业务的电算化，最为普遍的就是工资核算的电算化。 2自发发展阶段(1983-1989年) 1983年，国务院成立了电子振兴领导小组(现改为电子信息系统推广应用领导小组)，在全国掀起了计算机应用的热潮，特别是微型计算机在国民经济的各个领域均得到广泛应用，会计电算化工作也有一个自发的发展。到1988年，财政部作了一个较详细的调查：全国已经有14的单位开展了会计电算化工作。国务院各部委单位的开展情况较好，超过40，有的部委达到875，较低的也有216；但各省市的下属单位开展情况就比较不到10，只有7个省市超过10。从行业开展情况来看，工业行业为1432，行政事业为1543，商业行业为515。从开展电算化工作的单位的统计中，当时已开单项的占7354，开发34个单项的占1901，开发5个单项以上的占745。开发最多的项目是工资核算，占5852；其次是报表编制，占3141；再次为账务处理，占23.79。会计电算化实践经验的总结和理论研究工作已经开始。 3计划发展阶段(1989-1994年) 1989年12月，财政部发布了会计核算软件管理的几项规定(试行)，明确了以财政部为中心的会计电算化宏观管理体系；同时，各级地方财政部门和各主管部门都加强了对会计电算化工作的管理，并制定了相应的管理制度和发展规划：主管部门组织开发、推广的会计软件取得显著成效；会计软件的开发已向通用化、规范化、专业化、商品化方向发展，许多商品化会计核算软件专业开发单位和部门相继成立，开发了一批技术含量较高的专用会计核算软件，甩掉了手工账，并在会计电算化后的组织管理上积累了一些经验；商品化会计软件市场已经形成。与此同时，会计电算化理论研究取得了丰厚的成果，相继出版了一些高水平的电算化会计信息系统专著，初步培养和形成了一支力量雄厚的会计电算化队伍。 4普及阶段(1994年至今) 1994年6月，中国财政部相继颁发了会计电算化管理办法、商品化会计核算评审规则、会计核算软件基本功能规范、关于大力开展会计电算化培训工作等一系列法规和通知。要求到2000年，我国城市单位的会计人员将有6070接受会计电算化初级培训，有1015接受会计电算化中级专业知识的培训，会计电算化的高级人才争取达到5左右。同时对会计电算化的制度作了系统、全面的更新。这就为会计电算化的普及打下了扎实的基础。从目前的情况看，电算化在大中型企业、事业单位已经得到了普及，但要达到全面的普及还受制于人员的知识水平、结构及培训上，同时目前会计软件的功能、水平也不尽如人意，需要有功能强大、适合各种不同类型行业的软件来支持会计电算化的普及。此外，硬件已不再成为实现会计电算化普及工作的主要障碍。三、 实施会计电算化的意义会计电算化工作就是要帮助广大财务人员从繁重的手工操作中解脱出来，减轻劳动强度，提高会计信息的质量和处理会计信息的效率，从而为提高经济效益服务。 会计电算化是会计史上的一场革命，其重要意义体现在如下几方面： 1、可以减轻财会人员的劳动强度，提高工作效率。实现会计电算化后，大量的数据处理工作由计算机完成，财会人员可以从繁杂、单调的事务中解脱出来。 2、可以提高会计核算的质量。电算化会计信息系统解决了手工记账不规范、不统一、易发生错漏等问题，从而提高了核算的质量。 3、促进工作规范化，有利于管理质量的提高。电算化会计信息系统要求输入数据规范，处理过程自然得到控制。在操作上要求财会人员及时更新知识结构，提高人员素质，建立起会计电算化工作的规范体系，提高管理质量。 4、改进经营管理，有利于提高经济效益。电算化会计信息系统的大量会计信息资源得以及时准确地记录、汇总和分析，使使用者改变了手工填制凭证、登记账簿和编制报表等一系列账务处理方式，实现了会计数据处理的自动化，还可以通过网络系统迅速传递信息，从而提高了会计信息的及时性、系统性、全面性和共享程度，这样就为企业领导和掌握最新的经济动态提供了确实有效的服务。 5、促进会计理论和技术的发展。电算化会计信息系统的实施必然带来会计核算对象、内容等会计理论和会计技术的发展。四、手工会计信息系统与电算化会计信息系统工作流程的比较1、手工会计信息系统的工作流程 手工会计信息系统的工作流程如图1-6所示：图16：手工会计信息系统的工作流程图如图16所示，手工会计信息系统从原始凭证、记账凭证、登账到编制会计报表的过程，实际上是一个数据收集、处理加工的过程。我们从以下几个方面分析手工会计信息系统的数据处理特点： 数据收集：财会人员收集原始凭证，根据会计制度填制和审核会计凭证，将反映经济业务的会计数据存在记账凭证上。 会计数据处理：出纳根据收款、付款凭证登记现金银行存款日记账；根据企业业务量的大小，由多个会计人员登记往来明细账、费用明细账等明细账簿；总账会计登记总账；由于是多个会计人员分别登记的不同账簿，所以需要进行账账核对。 会计信息报告：会计期末，财会人员根据账簿和其他会计资料算取数据，并对其进行加工，编制出各种会计报表。 会计数据存储：在手工会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理、会计报告的编制都是人工完成的，无论凭证、账簿、报表均是以纸张的形式存放，这样数据处理工作量大、差错多、速度低。 2、电算化会计信息系统的工作流程 电算化会计信息系统的工作流程如图17所示：图17：电算化会计信息系统的工作流程电算化会计信息系统并不改变会计信息处理的流程，但是由于处理工具的改变，电算化会计信息系统与手工会计信息系统的数据处理方面相比有以下几方面的特点： 数据输入和审核方面 会计电算化系统中，会计数据的输入有多种包括： 直接输入方式通过键盘、鼠标将数据存入计算机，这种方式类似于手工填制凭证。 间接输入方式脱机输入方式，财会人员将会计数据录在磁或其他介质上，再将其转入其他计算机。例如，连锁店的数据向总店传输。 自动输入方式计算机自动编制的凭证，主要是会计信息系统的各个子系统生成的机制凭证。 审核也有多种方式，包括： 静态审核打印出来人工审核 屏幕审核财会人员直接在屏幕上对输入的凭证进行审核 二次录入校验两个操作人员分别录入，计算机自动核对，实际工作中，对一些收款、付款凭证可以采用这种方式。 会计数据处理方面 电算化会计信息系统中，会计数据的处理工作都是由计算机自动完成的，目前最常见的会计数据处理方式有： 成批处理定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式。例如，输入并审核每50张凭证后计算机自动登账一次。 实时处理每产生一数据就处理一次。例如，企业发出存货的核算采取先进先出法，每发出一次存货，必须实时处理一次发出存货的成本。实时处理，对系统的响应时间、可靠性、安全性有较高的要求。 会计信息输出方面 电算化会计信息系统的会计数据都保存在磁介质的文件中，输出方式有： 显示输出即数据在屏幕上显示输出 打印输出将数据输出到打印机，并将数据在纸上打印出来 软盘输出常用于备份或报送资料 会计数据存储方面 电算化会计信息系统中，无论凭证、账簿、还是会计报表都是以数据库文件的形式保存在磁介质中。可根据需要，以多种方式供信息使用者使用。五、手工会计系统与电算化会计信息系统的异同要理解电算化会计信息系统的特点，应从比较手工会计和电算化会计的异同谈起：1、电算化会计信息系统与手工会计信息系统的相同点 目标一致。都是为会计信息的有关使用者提供准确及时的会计信息，为决策服务。 遵循相同的基本会计理论和方法。电算化会计的发展必然会引起会计理论和会计方法的变化，但两者所遵循的基本的会计理论和会计方法还是一致的。 遵守相同的会计法规与会计准则。会计电算化的应用，不能置财政制度与财经纪律于不顾。相反，应当更严格地执行会计法规与会计准则，从措施上、技术上杜绝可能发生的失误。 基本工作步骤相同。两者都有以下的基本工作步骤： 从经济业务出发，以原始凭证为依据制作记账凭证，并对凭证进行复核； 将凭证输入账簿，人工登账操作和计算机根据输入的凭证自动生成账簿，实质上都是为了完成存储记录和资料。 对数据进行加工处理，具体表现为人工做账时的大量过账分录业务，在电算化操作时则由计算机程序自动执行；手工汇总与对账操作，在电算化操作中则由计算机完成各种运算并查询。 2、电算化会计信息系统与手工会计信息系统的不同点 计算工具不同。手工会计信息系统使用的计算工具是算盘、计算器等；电算化会计信息系统是用电子计算机来进行计算的。 信息载体不同。手工会计信息系统的所有信息都以纸张为载体，电算化会计信息系统则用磁介质作为信息的载体。 账簿登记方法不同。在手工会计信息系统中，要设置账户，并设置总分类账和各种明细分类账；而在电算化会计信息系统中，所有的账户都各有一个科目号，科目号的首位标志着这个会计科目的大类别，前三位标志了总账的会计科目，而后面的位数则表示明细的级数和分类，这样便于进行总账、明细账、日记账簿的处理，完全打破了手工会计信息系统下各种账簿的不同处理方式和核对方法，实现了数出一门(都从凭证上来)和数据共享(同时产生日记账、特种日记账、总分类账、明细分类账、报表等)的要求。 会计核算形式不同。手工账务处理程序有：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账核算形式、日记账核算形式、日记总账核算形式，这几种核算形式基本是为了简化会计核算的手续而产生的，但无论采取何种方式，都避免不了重复转抄的根本弱点；在电算化会计账务处理中，整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节，控制的重点是在输入环节，从输入会计凭证到输出会计账表一气呵成，一切中间过程都在机器内操作，而需要的任何中间资料，都可以通过查询得到，因此，它经常采用的核算形式是最基本的会计核算形式，即记账凭证核算形式。 账簿形式和更正错误的方法不同。手工会计信息系统规定日记账、总分类账要用订本式账簿，明细账可以用活页式账册，账簿记录的错误要用划线更正法或红字冲正法更正：而在电算化会计信息系统中，打印输出的账页是卷带状的，可装订成活页式而不是订本式，只有到一定时期，再装订成一本订本式账册，作为会计档案保管，由于输入数据时要经过逻辑性校验，因此不需要用划线更正法来更改账簿记录，如果发现合法性出错，只能采用红字冲正法和补充登记法加以改正。 会计系统的设计方法和内部控制制度不同。在手工会计信息系统中，会计系统一般由会计师根据会计法规、会计准则、上级主管机构制定的统一的会计制度，并参考同行业的经验，针对企业工作的需要拟订撰写而成：内部控制是通过凭证传递程序，相互校验、核对来实现的，另外通过对账，检查是否账证相符、账账相符、账实相符，来保证数据的正确性；而在电算化会计信息系统中，会计数据处理高度自动化，账册、报表都要根据打印的要求重新设计，不但要遵循手工情况下的会计准则和会计制度，还要遵循电算化下的一些特殊的电算化制度，经过系统开发，建立一个新的电算化会计信息系统；由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码仍由原会计人员手工操作外，其余的处理都由计算机部门负责，所以原来的内部控制方式已部分地被计算机所代替，由人工控制转为人机控制。 会计工作的组织体制和人员素质不同。手工会计信息系统中，会计工作组织体制以会计事务的不同性质为依据，会计人员均是专业人员，其骨干是会计师；在电算化会计信息系统中，会计工作的体制以数据的不同形态作为主要依据，这两种工作组织体制是截然不同的。电算化会计将手工会计信息系统对数据分散收集、各自处理、重复记录的操作方式，改变成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。会计人员是既精通本专业，又熟悉电子计算机的复合型人才，骨干力量是了解电子计算机的高级会计人员。 3、电算化会计信息系统对传统会计信息系统的影响 会计科目编码的变化科目编码并不是在计算机用于会计数据处理后才提出来的要求，人们发现，对会计科目编码给会计科目的使用、会计数据的分类与查找带来了极大的方便。但对会计科目编码的重视与研究却是会计电算化以后的事情。一个以计算机为处理工具的会计信息系统，必须有一套科学的会计科目体系以及一套相应的会计科目编码方案，这对提高系统的输入、处理和输出效率都有极重要的意义。 记账凭证的变化手工会计信息系统中，会计凭证常常分为收款、付款和转账凭证三类。与手工方式相比，电算化方式在记账凭证的内容上基本保持一致，但记账凭证的产生、取得和分类有了重大的变化。电算化方式下，记账凭证有两个来源： 人工凭证，对于零星业务编制的人工凭证仍然要由计算机操作人员手工录入。 各业务子系统和账务处理子系统产生的机制凭证，这主要是一些可以由计算机计算判定的经济业务，由计算机自动生成会计凭证，这些凭证由专门的计算机处理程序完成，不需计算机操作人员手工录入，由计算机自动生成的记账凭证大大减轻了财会人员的工作量和差错机会。 会计核算组织形式的变化手工会计信息系统中，从凭证、账簿到报表实际上是一个数据转抄过程，这样一个过程既给会计人员带来庞大的工作量，又容易造成差错，为了减轻手工登账的工作量，出现了各种各样的会计核算组织形式，计算机处理方式下，数据的登账是由计算机自动完成的，任何一个进行会计处理工作的单位再也不需要考虑采用何种会计核算组织形式，并且由于不再有数据的转抄，手工会计中的账账核对、账证核对也失去了意义。 账簿和报表的变化在电算化的环境下，账、表存储介质由纸介质变为光、电磁介质，账簿输出方式可以的根据各种需求灵活输出，也再不需要沿用传统的手工会计的账簿分类方式，报表的编制方法也是有人工定义报表计算方法，计算机自动从有关的账簿数据库提取数据完成最终的会计报表。 内部控制的变化电算化会计信息系统中，部分内部控制固化于计算机程序中，靠计算机程序与管理制度实现内部控制。 会计职能、方法的变化 会计职能从核算型向管理型转变，电算化会计信息系统提高了会计信息的及时性，会计信息的质量也有了全面的提高，有利于发挥会计在企业经营管理中的作用。会计方法不断的改进，利用计算机建立分析模型等在会计工作中得到了新的应用。六、工业企业电算化会计信息系统的结构工业企业的会计电算化系统由若干个子系统构成。其中账务处理子系统在其中处于核心地位。 我们下面给出一个工业企业的电算化会计信息系统的构成例子，如图18所示：案例分析案 例 一实施会计电算化促进公司管理职能转变华西证券是我国西南地区的大型综合类证券公司之一，主要从事有价证券的发行、自营、代理买卖、证券投资基金和资产管理、企业重组与收购兼并、证券投资咨询、财务顾问及其他证券业务。公司在四川各地及北京、上海、深圳、广州、大连、杭州等地设有30个营业部,并将继续在其他经济发达的中心城市设立营业网点。公司具有卫星双向、互联网和DDN通讯等多功能网络体系,为客户提供沪、深两个交易所的各类证券交易服务。公司以诚信、务实、创新、发展为理念,为客户提供优质可靠的服务,并致力于成为国内具有影响力的综合类大型证券公司。 一、整体规划会计电算化应用方案 公司从1997年年底开始在所有分支机构实施会计电算化,实现统一的账套模板和报表格式、自动合并电子报表、远程账套传输等功能,对提高公司会计工作效率起到了积极的作用。但是这种单机板、分布式的财务软件应用模式存在先天不足,主要体现在:(1)系统只有基本的核算功能,只能进行事后、静态反映,无法进行事前预防和事中控制;(2)各单位的财务信息较为独立,公司总部在对资源的深度分析和利用方面存在一定的障碍,各部门在对数据采集使用方面经常出现重复劳动,同时也不利于公司从整体上控制各类经营风险;(3)原系统技术落后,数据安全性较差,无法进行复杂的数据查询、分析。随着证券业的发展,高风险的(证券)行业特性,公司业务和规模又不断扩展,加强管理集中化、网络化的需求日益迫切。通过对财务软件行业的调查,结合自身的实际情况,公司选择了金蝶公司的K/3集团财务管理软件证券行业专版,通过详细的调研及需求分析,制定了集中式应用方案。 1.集中式应用方案数据集中管理、分布使用。(1)在公司总部建立专用的数据库服务器和中间层服务器,并通过防火墙与公司内网(INIRANET)及互联网(INERNET)相连;(2)各营业部建立自己的账套数据,实现各营业部独立核算、营业部之间业务数据保密等要求,各账套在逻辑上既相互独立,又接受总部的统一规范;(3)各账套数据(库)集中存放在公司总部,实现集中管理；(4)总部建一集团数据仓库,用以合并各营业部账务数据,实现分合数据管理,以达到使用方便、管理集中的要求。2.上述方案可实现两个方面的应用要求:(1)网络化。公司领导及各核算单位可在全国任何地方通过网络接入财务信息系统进行操作。(2)集中管理、应用分布。全公司账务数据全部集中在总部统一,各营业部财务人员在其本地登陆系统,进行日常的业务处理。 3.为了规范、有序完成项目的实施目标,我们采纳了金蝶公司实施顾问根据证券行业企业的管理经验,并结合华西证券实际情况提出的建议,分三个步骤来完成项目的整体实施工作。(1)建立财务核算系统,实现基本账务和财务控制;(2)构筑集团财务管理与控制的体系;(3)实现财务业务一体化管理与监控。通过与金蝶公司实施顾问良好的配合,以先进的项目管理理念为指导,制订了一整套规范、科学的系统实施方案,双方共同组建了项目实施队伍,通过近半年的实施,基本完成了项目的实施目标。二、会计电算化促进了公司管理职能的转变 目前公司已启用了总账、报表、固定资产、现金银行管理、合并报表、集团控制等模块,并通过集团控制功能对各单位的核算模式、数据规范及业务流程进行控制,给公司的财务及业务管理工作带来了很大的转变,有效地促进了公司管理目标的实现,主要体现在以下几个方面。 1.加强财务管理。(1)通过资金和固定资产管理系统,实现资源的集中查询、统一调配,达到整合资源、优化配置的目的;(2)通过预算及集团控制等功能,实现事前预算、事中控制以及事后考核,保证公司财务目标的实现;(3)及时记账、实时报告、全面反映,提高财务的决策支持能力。 2.加强内部控制。(1)提高会计信息质量。通过本系统的实施,最大可能地细化、明确会计工作全过程中每个环节的参照依据和考核标准,并严格进行控制。从每个细节入手,尽量减少实际工作中标准的模糊性以及主观人为地不确定性,增强会计工作的客观性和会计信息的可比性。(2)实现有效实时监控。所有数据及操作情况均记入系统日志。各分支机构弄虚作假的可能性大大减少。(3)落实岗位责任制。由总部控制所有的关键权限,同时根据各分支机构的岗位责任制直接对相关人员授权,达到分级管理、各司其责、相互牵制的目的。华西证券公司对系统的应用还处于初级阶段,主要发挥系统在财务方面的功能。公司信息化的工作重点是实现财务系统与其他信息系统有机结合,最终在全公司范围内建立起先进、开放、适用、全面集成的信息管理系统,通过实施更加全面深入的会计电算化,提升企业的管理竞争力。案 例 二烟台汽车制造厂信息化企业管理是一个老话题，但管理如何细化，管理制度如何硬化，管理手段如何强化，长期以来却没有解决好。烟台汽车制造厂几年来通过运用计算机网络和统一的财务软件，积极探索企业内部资金流、物流和信息流的一体化管理，活化了资金，加强了监控，促进了企业管理的深化、细化和硬化，其经验值得借鉴。一、困难企业为什么花钱运用计算机信息技术来加强管理 烟台汽车制造厂是一个拥有2600名职工、32亿元资产的中型企业，主要生产轻型汽车、农用运输车和拖拉机。1993年以来，该厂产品销售收入虽然逐年增加，但经济效益却大幅下滑，生产经营日趋困难。面对日益激烈竞争的市场环境，企业感到原有经验式的管理模式、落后的管理手段和不透明的信息反馈机制已非常不适应新的形势，迫切需要应用现代计算机网络和统一的财务软件进行管理创新。(一)成本的核算与控制迫切要求企业利用计算机进行管理由于汽车产品结构复杂、零部件繁多，在产品开发过程中，以往靠会计人员手工劳动，连续几天几夜工作也只能算出大概的综合成本，难以及时准确地制定出有市场竞争力的产品价格。企业曾多次出现新产品投产后，才发现新产品的设计成本过高、价格无法为市场接受而被迫停产的情况。(二)资金的核算与管理迫切要求企业利用计算机进行控制该厂销售环节占用的资金余额上亿元，大多以发出商品的形态存放在全国各地的430多个经销商处，企业难以及时、准确掌握各销售点上的存货变动情况，账物不符、账账不符的问