中小学校各类档案的整理方法及要求（修订版） .doc

中小学校各类档案的整理方法及要求（修订版）中山市档案局2011年6月第一节 一般管理类档案的整理一、一般管理类档案是指以下三大类：办学条件（bx）、学校管理（xx）、教育教学（jy）。二、归档范围：凡是学校在建设、管理、教育、教学活动中形成的有保存价值的文件均需归档，基本按照中山市中小学校档案归档范围和保管期限表（以下简称归档范围和保管期限表）执行。开展收集工作时请注意：1、不要仅仅局限于归档范围和保管期限表中所列类目和材料类型，本校在实际工作当中形成的，但未列入表中的材料（如校报校刊等）同样需要收集归档；2、表中有列明但本校确未形成的材料无需再补，并不是要求每年每个类别都要有相应材料归档；3、收集工作要求尽可能齐全完整：（1）不限时间，自学校成立时起一直到现在形成的所有文件材料，凡有保存价值的都要收集归档；（2）不限对象，如涉及到学校撤并，则合并进来学校的档案资料也要收集归档，在整理时作为一个独立的单位对待。三、整理步骤及要求1、分年度：按教学年度归档，以文件内容所针对的教学年度为准；文件时间不清楚的要尽量考证清楚。2、分类目：根据归档文件具体内容，对照归档范围和保管期限表，放入相应类目内；表中未列明的文件材料的归类方法：（1）比照最接近的类目放入；（2）将其放入所属上级类目的“综合”类；保管期限的判定：按照归档文件所属类目，对照归档范围和保管期限表所列保管期限确定，表中未列明的或新增文件材料可根据归档范围和保管期限表所列相近或相似文件材料判定。3、排列：将同一年度同一类目的文件放在一起，并将其排顺；排列时尽量将同一件事情或同一个活动形成的归档文件相对集中排在一起；如果同一年度同一类目的文件有多种保管期限，一般按照保管期限由长到短的顺利排列，即按照永久、30年、10年、5年等顺序排列。4、装订：按件归档，单份装订。装订要求：以a4大小为标准取齐，大于a4的要折叠，小于a4一半的要用白纸托裱；去除订书钉回形针等一般金属物，形成时即成本成册的报表、刊物等，可保留原装订。装订方法：a、衣车缝边；b、三孔一线（适用于较厚的单份归档文件）；c、不锈钢钉。5、编页码：每份文件单独编页码，每件均从1开始对有文字的页面编连续页号，正面编在右上角，反面编在左上角。如原文已编有连续正确页号或只有单页的可不用再编页号。编页码时，建议采用打码机编页码。6、盖章编号：每份文件在其首页的左上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。如另加白纸作封面，则将归档章盖在白纸封面的左上角。归档章样式如下：全宗号类目号年度件号页数期限121.10xx01200711永久归档章各项目及填写要求：全宗号：学校全部档案的代号，镇区属学校由本镇区党政办综合档案室确定，市属学校由市档案馆确定；如有合并进来的学校，则每个合并学校都要有独立全宗号；类目号：对照归档范围和保管期限表，确定文件所属的类目号；年 度：文件所属的年度，一般指教学年度，用四位阿拉伯数字表示；件 号：该归档文件在对应类目和对应年度中所排的顺序号；页 数：该归档文件的总页数；期 限：对照归档范围和保管期限表，确定该归档文件的保管期限；7、著录：对照档案管理软件著录界面和归档文件目录填写要求，将文件有关信息著录进档案管理软件，用于打印归档文件目录和今后的档案检索利用。归档文件目录（见附录一）各项目及填写要求：全宗号、类目号、年度、件号、页数、期限等项目与归档章的内容相一致；文 号：文件制发单位的发文字号，要求照实抄录，填写完整齐全，没有文号的文件此栏可空；责任者：发布文件的署名者或盖章单位，责任者名称过长时可填写规范简称；题 名：文件的标题，要求照实抄录。文件本身没有标题或标题不能说明文件内容的，应为其加拟或补充标题，并将加拟或补充的标题置于“ ”内，以区别于原来的文件标题；日 期：文件的形成时间，即文件的落款时间，填写时要求用八位阿拉伯数字填写，年月日之间用“.”连接。文件日期清楚的照实抄录，如果月份或日不清楚，则用“00”表示；备 注：该份归档文件如有需要特殊说明的情况（如文件的密级、缺页等）可在此栏填写。8、装盒：将整理好的归档文件分类目和分年度按件号顺序装盒；装盒时不可跨类目但可跨年度，即一盒只能装某一个类目的归档文件，如果一个年度该类目的文件较少，未装满一盒，则下一个年度该类目的归档文件可接着装在同一盒，直至装满为止；每个档案盒内要放置盒内文件对应的归档文件目录。档案盒背脊的样式（见附录二）及填写方法：全宗名称：本学校的全称或规范简称，建议刻章盖印；一级类目名称：即“办学条件”、“学校管理”、“教育教学”三个一级类目的相应名称，建议刻章盖印；全宗号、类目号：与归档章相应栏目一致；年 度：该档案盒内所装归档文件的起止年度，如为单一年度照实填写，如为跨年度，可先写好开始年度，截止年度先空，待盒装满之后再填写截止年度；起止件号：如盒内已装满且只有一个年度时需填写清楚盒内归档文件的起止件号；如为跨年度装盒，则起止件号栏不用填写。档案盒背脊填写时要求尽可能用字粒章盖印或打印，而不用手写。9、排架：上架排列时先按类目顺序，同一类目再按年度时间顺序排列，每个类目后面均应预留部分箱柜空间，以适应日后档案增长需要。10、编制目录：归档文件目录打印一式两份，一份放入档案盒中跟随相应档案，另一份汇总装订成册，装订时可先按类目，再按年度顺序排列，也可以先按年度，再按类目顺序排列，一般推荐采用前者。“办学条件”、“学校管理”、“教育教学”三个一级类目形成的档案目录如果较少，可汇总装订成一本，不同大类之间用色纸间隔以利查找；如果较多，则每个一级类目装订成一本。档案目录要用专门的“档案目录”夹来装订，并在封面和背脊贴好相应标签（样式见附录三、四）。第二节 教师业务档案的整理一、“教师业务档案”属于“学校管理”一级类目下的一个小类，其类目号为：xx18，因其整理方法稍有不同，故作单独介绍。二、归档范围：1、归档范围和保管期限表中所列的文件材料类型；2、上级部门或评估活动要求放入的其他有关教师业务工作的材料。三、整理原则：按人整理，一人一档。四、整理步骤及要求：1、分类：将属于教师业务档案的相关资料按教师不同姓名分开来，一个教师的所有材料集中放在一起；2、编号：按照“类目号年度保管单位顺序号”的编号方法对教师业务档案进行编号，一个教师所有业务档案作为一个保管单位，“年度”一般以该教师来到本学校开始任教的年度为准，“保管单位顺序号”为该教师在对应“年度”的排列顺序号；3、装盒：按“一人一盒（袋）”的原则，将每个教师的业务档案分别装入一个档案盒或档案袋，档案盒或档案袋内文件单份装订，方便日后添加；如装盒则直接在档案盒背脊标识档号，如装袋则在档案袋的封面上加盖归档章（与一般管理类档案的归档章相同）并填写相关内容；为便于检索，可在档案盒或档案袋上面标出该教师姓名；如某个教师的材料较多，装满一盒之后可顺序装第二盒，但仍视作一个保管单位，装盒时可在“保管单位顺序号”后面加括号并标注顺序进行区别，如：xx18-2008-001（1）；4、编制目录：档案盒（袋）内应放置目录，盒（袋）内目录制作可从简，按顺序列出盒（袋）内文件明细即可，盒（袋）内目录无需录入档案管理软件；教师业务档案在进行电脑著录时，一个教师的业务档案作为一件录入档案管理软件，文件标题统一为：xxx教师业务档案，打印时用归档文件目录。其目录可单独装订，也可与其他一般管理类档案的目录装订在一起。第三节 基建档案的整理一、基建档案是指校园内的所有建设项目在立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的经过鉴定、整理并归档的文件材料。实行代建制或由上级有关部门建设好移交本校使用的项目，本校要接收一套该项目的竣工图归档。二、基建档案以组卷的方式整理归档，其档案号结构为：大类代字项目代号案卷号，如某校第一个基建项目的第一个案卷的档号可表示为：jj01-1三、整理步骤及要求：（一）分建设项目以有关部门批准立项文件为准。（二）分建设阶段及单项工程先将整个建设项目文件按准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段分开，再将施工阶段的文件按单项工程分开。注：单项工程是指建设项目中独立设计、独立施工、独立发挥效益的工程。如新建一所中学(建设项目)一般有教学楼、体育馆、运动场及附属工程(门卫室、道路、绿化等)等单项工程。（三）组卷项目管理类文件材料（包括立项与审批、可研、征地拆迁、报建、招投标、竣工验收文件等）按问题结合时间组卷。施工文件一般按单项工程、单位工程结合专业组卷。如某新建学校(建设项目)的施工图、竣工图先分教学楼或体育馆等(单项工程)，各单项工程再按主体建筑或管道设施、强电及弱电系统、空调系统等(单位工程)结合建筑或结构、水电、消防等(专业)组卷。监理文件按文种(如监理日志、监理月报、工程款项支付通知等)结合时间组卷。组卷时，卷内文件的保管期限应基本一致，由于文件数量少需要将不同保管期限的文件归入同一个案卷时，以卷内文件的最长保管期限确定该卷保管期限。案卷厚度不宜超过5cm。（四）案卷与卷内文件的排列1、案卷排列先按建设阶段排列，施工阶段的案卷分单项工程、单位工程排列。2、管理性文件按问题结合时间、重要程度排列。3、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。4、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行、设备维修等顺序排列。5、竣工图按专业、图号进行排列。6、卷内文件排列时，一般情况下遵循以下规则：图文混合的，文字材料在前，图样材料排列在后；翻译文字排列在前、原文在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后。（五）案卷编目1、盖档号章：卷内文件逐件盖档号章。档号章式样：档 号序号jj011注：档号章盖于文件首页右上方空白处，图纸盖于图标上方空白处。2、编页号：只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。编号位置：正面编于右下角，反面编于左下角。本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。3、编制卷内目录(附录五，在档案管理系统中著录后打印)。4、编制案卷封面、脊背、备考表。5、编制案卷目录(附录六，在档案管理系统中著录后打印) 。6、编制档案目录：将案卷目录、卷内目录汇编成档案目录，档案目录入档案目录柜存放。六、案卷封装、排架1、封装：将卷内目录、文件材料依次装入档案盒内。文字材料装盒前应去除一般金属物并按单件重新装订(装订方法与文书档案相同，如果是施工、监理单位装订成册移交的，保留原装订，把一册当一个案卷处理，册内文件不用盖档号章)；图纸不装订，按a4幅面折叠后依次装入档案盒内。2、排架：按工程项目编号和案卷号，依次将整理好的案卷装入档案柜存放。第四节 会计档案的整理一、此处所指会计档案是指学校在财务工作中形成的会计核算专业材料，专指会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单等会计材料，具体归档范围详见归档范围和保管期限表；二、会计档案的整理只适用于财务工作独立运作，会计档案自行保管的中小学校；如本学校的会计工作由镇政府财政所或结算中心代管，并且形成的会计档案也由财政所或结算中心代管，则不适用；三、学校在日常管理过程中，形成的部分与财务相关的文件材料，如教师的工资表、请批单等，应作为一般管理性文件，归入“学校管理” 类的“xx21财务管理”类目中；四、学校的会计工作交由镇政府统管之前形成的会计档案，应按照中教200771号文所介绍的整理方法进行整理。第五节 特殊载体类档案的整理一、实物档案的整理1、收集：学校在学校管理、教育教学工作活动中形成、获得的各种证书、锦旗、牌匾、印章、字画等荣誉性、纪念性的实物材料均属归档范围，均应收集归档。具体见归档范围和保管期限表。2、分类：按照归档范围和保管期限表所列分类对实物档案进行类目划分；3、排列：将同一类目的实物按形成年度（指公历年度）分开来，使同一类目同一年度的实物排列在一起（指实物档案的编号，而非指实物本身）；4、编号：按照“类目号年度件号”的编号方法对实物档案进行编号，例如：学校2008年所获得的第一面锦旗，其档号表示为：sw02-2008-001；5、标识：给每件实物档案制作一个标签（见附录八），标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息，并将标签贴在相应实物档案的表面（部分上墙实物可免），注意应贴在实物背面或侧面等不显眼处，以免影响美观；6、编制目录：按照分类和编号的顺序在实物档案目录（见附录七）上依次进行登记，结合使用档案管理软件，在著录之后将其打印出来装订成册。实物档案目录各项目及填写要求：类 别：实物档案所属的类目名称；档 号：实物档案的完整档案编号；实物名称：实物档案的具体内容；来 源：将该实物档案赠与或授予学校的单位或个人；日 期：学校获得该实物档案的具体时间，如实物本身有时间则照实抄录；存放点：存放该实物档案的具体地点；备 注：其他需要特别说明的事项，如无则空。7、存放：实物档案既可以集中存放于档案室或荣誉室，也可以分散存放于领导办公室或其他各部门，无论哪种情况，关键是要集中登记并在实物档案目录“存放点”一栏交代清楚；如果集中存放，建议按类目分开摆放，将较重要的和新获得的摆在比较显眼的位置，较次要的及时间比较久的则摆在较偏的位置或直接将其收藏起来。锦旗在收藏时，可将其木棍抽出后卷成卷轴，然后用报纸包好，最后将其说明标签贴在报纸上面。意义不大、价值较小且不易保管的实物，经鉴定、拍照后可以销毁。8、实物的拍照：所有实物均应拍数码照片，并将相关信息说明清楚。因学校每年所获实物（特别是荣誉类）较多，故不要求将实物照片洗晒出来保存，可将其数码照片集中后刻录光盘保存，保存数码照片的光盘归入“lx04其它”类目。二、照片档案的整理1、收集：学校在党团行政事务，开展教育教学、文艺体育等活动中形成的具有保存价值的照片（含纸质照片和数码照片）均属归档范围。具体范围详见归档范围和保管期限表。每一次工作或活动所形成的照片应收集齐全、完整，并选取有代表性的数张，冲晒成4r或4d规格，入册归档保存。2、分类、分年度：首先按照归档范围和保管期限表所列分类对照片档案进行类目划分，然后将属于同一类目的照片，按形成年度（指公历年度）不同分开来；3、分组：一项工作或一次活动形成的应归档照片即为一“组”；4、编号：按照“类目号年度组号张号”的编号方法对照片进行编号，每个年度的组号均从“1”开始编，每组的张号也都从“1”开始编；例如：学校2008年开展的第1个文体活动（zp03类）所形成的照片（即2008年的第1组），其第1张照片的档号表示为：zp03-2008-001-001；5、装册：将整理好的照片档案按照类目和编号的顺序依次装入照片档案册；每组照片前留一空位，用白纸填写该组照片的简要说明，称为“组说明标签”（见附录九），其主要项目及填写要求如下：组 号：该组照片的编号，如：zp03-2008-001；参见号：与该组照片相关联的其他类别档案或资料的编号，有则填，无则空；起止日期：该组照片拍摄时间；拍摄者：该组照片的拍摄人；照片张数：该组照片归档张数；组题名：该组照片所反映的工作或活动名称；组说明：说明本项工作或活动的具体内容，包括时间、地点、人物、事件、结果等要素。载体编号：刻录光盘的编号。每张照片下面均有一张说明，称为“张说明标签”（见附录十），其主要项目及填写要求如下：张 号：该张照片的档号，如：zp03-2008-001-001；拍摄者：该张照片的拍摄人；拍摄日期：该张照片的拍摄时间；参见号：与本张照片相关联的其它类别档案或资料的编号，有则填，无则空；文字说明：本张照片内容或人物姓名及其身份、所处位置等。载体编号：同上。“组说明标签”和“张说明标签”均可用档案管理软件打印；另外，照片档案册的背脊应制作标签加以说明（见附录十三）。6、编制目录：按组制作目录，即填写照片档案组目录（见附录十一），各项目及填写要求如下：组 号：填写归档照片的组号，如：zp03-2008-001；组题名：该组照片所反映的工作或活动名称；摄录者：填写该组照片的拍摄者；摄录时间：填写该组照片的拍摄时间；备 注：填写该组归档照片的张数。7、数码照片的整理：一般应在计算机硬盘的非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同年度建立层级文件夹，并以年度命名层级文件夹；在同一年度文件夹内按不同组建立组文件夹，并以该组组号加照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或事由之间加空格；在同一组内以照片号加文字说明对每一张照片命名，照片号与文字说明之间加空格，文字说明主要说明本张照片内容或人物姓名及其身份、所处位置等。每隔一段时间后将其刻录光盘脱机保存。三、录音录像档案的整理1、收集：学校在党团行政事务，开展教育教学、文艺体育等活动中形成的具有保存价值的影音文件均属归档范围，包括录音带、录像带及dvd、vcd、dv、cd等，具体范围详见归档范围和保管期限表。上级部门下发的与学校无关的电教片、宣传资料片等无需归档，作资料保存即可。2、分类、分年度、分件：录音带、录像带等材料按照归档范围和保管期限表所列分类进行类目划分；同一类目的再按形成年度（指公历年度）不同分开来。录音录像档案按件整理，一盒录音带、录像带或一张光盘视为一件。3、编号：按照“类目号年度件号”的编号方法对每一件进行编号。4、标识：如归档的录音录像材料的包装盒上已有题名、时间等项目，则直接将档号写在包装上，然后入箱柜保存；如包装上无相关信息或相关信息不完整，则需制作标签（见附录十四）贴在包装上，然后再归档保存；如归档的录音录像材料无包装盒，例如部分光盘，可按档号顺序装入专用的“光盘档案册”，并写好相应的标签说明（见附录十五），然后入箱柜保存。5、编制目录：为简化操作，录音录像档案只需填写声像档案目录（见附录十二），各项目及填写要求如下：件 号：同一类目同一年度排列顺序号；题 名：填写该件声像档案名称；摄录者：该件声像档案的拍摄者；摄录时间：该件声像档案的拍摄时间；备 注：其他需要特别说明的事项。6、保存：录音录像档案可直接装入铁皮档案箱柜保存，如有条件的可装入专门的防潮防磁柜保存。附录一：归 档 文 件 目 录全宗号：121.10 类目号：xx01 年度：2007件号文号责任者题名日期页数期限备注001中档函200782号市档案局关于中山市xx镇xx小学档案工作目标管理等级认定的复函2007.12.201永久002xx镇教科文卫办关于申请对xx镇xx小学档案工作目标管理升省一级进行考评的函2007.12.151永久003xx小学xx镇xx小学关于档案工作目标管理申报省一级的自评报告2007.12.153永久004xx小学会议通知档案工作目标管理晋升省一级评审会2007.12.15110年此文可不归档仅为举例005中教200771号市教育局/市档案局关于印发中山市中小学校档案工作业务建设规范等十个文件的通知2007.05.155210年附录二：档案盒背脊样式：xx镇xx小学一级类目名称学校管理全宗号121.10类目号xx01年度2007起止件号15 附录三：档案目录夹封面标签：全宗名称xx镇xx小学全宗号121.10类 别学校管理类目号xx起止年度1995-2007 附录四：档案目录夹背脊标签：全宗号121.10类别学校管理类目号xx起止年度19952007附录五：基建档案卷内目录式样卷 内 目 录 档号： jj01-1序号文件编号责任者文件题名日期页数备注附录六：基建档案案卷目录式样案 卷 目 录分类号：jj01案卷号案 卷 题 名总页数保管期限备注附录七：实 物 档 案 目 录 类别：牌匾档 号实物名称来源日期存放点备 注sw03-2008-001中山市文明行为规范学校中山市教育局20