装饰工程资料管理暂行办法.doc

苏州华宇建筑装饰工程有限公司 2012年5月- 5 -工程资料管理暂行办法在装饰工程中，各种函件、材料报验、工序报验、技术文件等，频繁使用。由于装饰项目都是一次性生产，从投资、规模、周期、质量、安全等角度看，在施工单位施工过程中，形成的资料管理，都有很高的要求。要具有真实、齐全、详细、可查、可追溯等特点。这就要求我们在项目管理中，把资料管理提上日程，绝不可掉以轻心。施工中形成的文件资料（含电子文档、图片、录像、录音等）主要有以下几项：1、 合同：与甲方签订的项目承包合同，与供货商签订的材料合同，与劳务公司签订的劳务合同，以及租赁合同、运输合同等。2、 图纸：施工蓝图、设计变更单、现场深化的图纸、放样图纸、竣工图纸等。3、 各单位和内部来往函件：工程联系单、开复工报告、业主表扬信、监理通知书、封板令、移交单、会议纪要、竣工报告等。4、 技术文件：施工组织设计、技术核定单、工程报验单、检验批、进度计划、技术交底记录单及图纸、复核单及图纸等。5、 材料文件：材料进场计划、材料申购单、材料入库和出库单、材料账本、材料报验单、材料复试单、公司审核单等。6、 签证单：我司与甲方的签证单、与其他兄弟单位的签证单、与劳务队的签证单。7、 安全技术资料文件：三级安全教育记录单、安全用电方案、文明施工方案、安全技术交底记录单、现在巡查方案与记录单、安全应急方案、环境保护与健康教育交底记录单、特种作业工人统计与管理方案等。8、 工程照片、录像、录音收集。9、 天气、环境、工程重要事件的记录。对以上这些文件资料的收集、报审、整理和保管，要坚持四项原则：1、全面性。2、及时性。3、条理性。4、协作性。其中，全面性要求时间、地点、内容、图纸、图片、主要人员等要素，尽可能的全面。及时性要求文件的收集、报审、整理、传达等要尽快完成，当天必须完成的事情，绝不能拖到明天。条理性要求思路清晰，每项工作按照内在的逻辑整理，各种文件按照类别、时间、进度等进行分类整理归档。协作性要求全体项目管理人员，共同协助资料员完成各种资料。在资料管理过程中，妥善保管各种资料，电子文件，应做备份，以免电脑问题，造成不必要的麻烦。关于各种资料的管理，详解如下：一、合同管理。合同在工程项目中，处于主导作用，是项目进展的行动指南。建设工程中，主要使用的合同有：与甲方签订的工程承包合同；与材料供货商签订的材料购买合同和双包合同（包工包料）；与劳务公司签订的本工程的劳务合同；借款合同；租赁合同；融资租赁合同；运输合同；仓储合同；委托合同等。本项目签订的各项合同，原件有公司保存，项目部保留复印件。按类别整理册，做好检索目录。供项目部主要人员（项目经理和总工，其他人需要项目经理同意）查阅、执行。合同属于机密文件，注意它的保密性。2、 图纸管理。图纸是工程施工的主要技术文件。对于图纸的管理要做到全面，及时更新，最新的图纸尽快的更换旧的图纸，并以最快的速度，传达给项目所有管理人员及施工班组。项目部下发给各施工班组的各种图纸，包括放线图纸、深化后的大样图纸、变更图纸、以及整改命令等指导性技术要求，都必须一式两份，由领用班组和该项技术负责人签字确认（签字要有日期），一份有班组保存，一份有项目部保存，资料员要登记在图纸发放记录上。如有大量的图纸，不必在图纸上签字，但要在发放记录上登记出图纸编号，并有该项技术负责人和班组签字。所有技术交底的图纸，原稿要有资料员保存，其他人使用复印件。要保存一份完整的工程蓝图。平时使用的图纸，可以使用白图。图纸的保存要有规律，有针对性。可以按照楼号、房型、部位等整理。具体的选择，以项目总工或者项目经理的要求为准。3、 各单位和内部来往函件的管理。在来往的函件中，使用比较频繁的是工程联系单和会议纪要，其他的函件使用较少。所有的来往函件，都要在收发文记录单上登记，并且有收方签字。同时，工程联系单上也要有收方签字，需要对方回复意见的，要跟踪，拿到回复意见。工程联系单和会议记录使用较多，所以要单独建立文件夹。对于这些来往的函件，一定要收发及时，不能耽搁。所有的函件，我司要保留至少一份原件，原件必须由资料员保管，其他人使用复印件。4、 技术文件的管理。技术文件在工程管理中，占较大比重，相当重要。施工组织设计，是在开工前，项目部根据国家规范标准，结合该工程的特点，进行规划、规范该工程的施工和管理。是该工程施工和管理的指导书。施工组织设计编制完成后，经公司工程部和项目管理中心和监理（或者甲方工程部）审批后，方可使用。施工过程中，要严格遵守施工组织设计的指导思想和技术标准。施组的编制要尽可能的做到全面、贴切、准确、严密，还要突出项目的重点、难点和特点。技术核定单，是工程技术不可分割的一部分，是施工图的深化和补充。是办理签证的重要依据。也是竣工资料的组成部分。原则上，现场和施工图纸不相符、图纸不全或者图纸不详细，需要深化的部分，都要办理技术核定单。办理要及时，并催促相关单位尽快的审批，以免耽误工期。技术核定单由施工单位提出，经设计、监理、建设单位签字盖章，即可生效，用于施工。技术核定单需要一式五份，我司保留两份，设计、监理、建设单位各执一份，我司保留的两份原件，一份用于竣工资料，一份公司留存和办理竣工结算。在编制的时候，语言能说明白的，可以用语言，如需要图纸或者照片的，必须附图纸或照片。图纸和照片必须清晰可辨，不可涂改，准确表达需要核定的内容。每一份技术核定单的每一页，都必须盖章。工程报验单和检验批。是每道工序完成并通过验收的证明文件，是竣工资料的组成部分。在报验是时候，二者合一，作为一份报验单，前者的作为封面，后者作为主要内容。检验批，顾名思义，就是检验的批次或者单位，即多少工程量，作为一个单位，申报检查验收。根据国家建筑施工竣工资料规范要求，检验批的划分，可以以楼层、房型，或者面积等为单位划分。每个工程都是唯一的，其检验批的划分，应结合国家规范和工程特点，做准确的判断。工程的报验，由施工单位在一个检验批内的每道工序完成的时候，提交给监理或者业主工程部验收，验收合格，需监理或者业主签字盖章，返还给施工单位。通常工程报验单一式四份，我司保留两份，监理和业主各执一份，如业主不需要报验单，则编制三份。我司保留的两份原件，一份用于竣工资料，一份公司留存。报验单报与监理后，由施工员或者项目经理，立即组织监理、设计、业主对已完工序进行验收，尽快的得到监理、业主的签字盖章。不可拖延。进度计划，是对工程施工的统筹安排，把控施工进度和工期的一种手段。进度计划，分为工程总施工计划、季度计划、月计划、周计划等。进度计划由项目工程师编制，项目经理审核，资料员分发并登记，接收单位在收发文记录单上签字。进度计划的原件，有资料员整理保存。技术交底记录单及图纸。主要是作业班组的技术交底，和书面文件的发放和签收。一定要做到谁交底，谁签字。所有技术交底的记录单和交底的图纸都要有交底人和被交底人的签字，交底的原稿由资料员统一保存管理，其他人使用复印件。交底资料的整理，可以按照楼号为单位收集。 复核单及图纸。每道工序施工前应进行相关的复核，复核的结果反映在图纸上，发现问题，及时的解决落实。复核单可作为技术核定单的附件，也可以作为签证单的附件。复核单的原件由资料员统一保存管理，其他人使用复印件。五、材料文件的管理。材料文件可以分为两大类，一类是公司内部使用文件，一类是对监理、业主报验的文件。公司内部使用的文件主要有：材料进场计划、材料申购单、材料入库和出库单、材料账本、公司审核单等。对监理、业主报验的文件主要有材料报验单、材料复试单和材料批价单等。这里主要介绍材料报验单和复试单。材料报验单，是对直接使用在工程主体上的材料报验。每一种材料的进场要附带有材料的检测报告、质量保证书、合格证。且检测报告和质量保证书要有供货单位的公章，在合理的期限内，各种检测结果符合国家规范。材料报验单包含封面、检测报告、质量保证书、合格证以及数量清单。合格证一般较小，可贴在空白A4纸的右下角。原件有我司保存，报验单的附件都使用复印件，但复印件上要加盖我司的项目章。报验单一式三份，施工单位、监理或建设单位各执一份。在竣工资料中，材料的质量证明文件也是其中一部分，编制竣工资料时，材料证明文件需要原件。竣工后，材料报验单交公司档案室保存。六、签证单的管理。签证的内容是工程施工过程中，发生的设计或甲方的变更、弥补土建的缺陷、甲方对工程局部的调整等，竣工图纸中反应不出的部分。签证单是工程结算不可缺少的一部分。在施工中，应尽可能多的办理签证单，减少不必要的损失。签证单一式五份（最少四份），我司保存三份，监理、业主各一份。编制签证单时，要图文并茂，尽可能的反应出签证的内容，附件可以是技术核定单、工程联系单、设计变更单、与甲方的会议记录单、图纸、现场照片等。其中技术核定单必须是业主、监理已经核定，并有签字盖章。工程联系单分两种，一种是施工单位发给业主的，一种是业主发给施工单位的，两种都要有相关人员的签字和盖章。原则上签证时，只签工程量和人工，不签单价和总金额。单价另外批价，或者根据合同测算。签证单一经发出，必须尽快的寻求相关人员签字盖章，切不可存放在监理或者甲方。经监理、业主签字盖章确认的签证单，由资料员妥善保管，绝不可丢失，亦不可轻易借他人翻阅，亦不可向其他单位透露消息。竣工后，移交给公司商务部，和项目管理中心。7、 安全技术文件管理。 安全技术文件的管理，是项目部全体人员，协助安全员，做好安全技术交底、三级教育、安全防范措施、危险源识别和应急预案、文明施工等工作，确保工程施工的安全、财产的安全、人身的安全。安全技术文件的管理，详见公司安全生产相关文件。八、工程照片、录像、录音收集工程照片，大致可以分为三类：反映进度、记录工艺节点技术、办理各种文件。反映进度的照片，主要拍摄大面积，选取具有代表的部位或者房型。每周拍摄一次，选好固定时间。照片不宜过多，保持在30张以内。拍摄好的照片，要按照楼号、层号、日期等建文件夹整理，每张照片都要注明拍摄地点。及时把拍摄好的照片上传到公司网站，或者发送到指定邮箱。记录工艺节点技术的照片，应选择每道工序的关键时刻，比如，放线后、基层制作时、骨架完成未隐蔽时、饰面安装时、饰面安装后等。拍摄的时候由远及近，整体到局部。拍摄完成的照片，按照工序或者部位整理。竣工时移交给项目管理中心。录像和录音，主要是对工程现场的拍摄和会议的记录，以及工程事件、环境等的记录。对拍摄和录音的内容要及时整理，发送相关人员。 重要内容需要做备份。九、天气、环境、工程重要事件的记录。天气和环境的记录，对一个工程来说，也是非常重要的，有利于工程的工程的索赔和总