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论存货管理的现状及其发展2007级 注册会计师专业 引 言存货是指企业在正常生产经营过程中持有的、以备销售的产成品或商品,或者为了出售仍然处于生产过程中的产品,或者在生产过程或者提供劳务过程中消耗的材料、物料等。它是反映企业流动资金运作情况的晴雨表,也往往成为少数人用来调节利润、偷逃国家税费的调节器。存货作为一项重要的流动资产,占有着很大的比例，它的存在势必占用大量的流动资金。企业置留存货的原因一方面是为了保证生产或销售的经营需要,另一方面是出自价格的考虑, 零购物资的价格往往较高,而整批购买在价格上有优惠。但是,过多的存货要占用较多的资金,并且会增加包括仓储费、保险费、维护费,管理人员工资在内的各项开支。一般情况下,存货占工业企业总资产的30%左右,商业流通企业的则更高,其管理利用情况如何,直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。存货管理的好坏也密切关系到整个公司和公司利益的相关者。因此,一个企业若要保持较高的盈利能力,应当十分重视存货的管理。在不同的存货管理水平下,企业的平均资金占用水平差别是很大的,进行存货管理的目的就是尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡，达到两者的最佳结合。只有通过实施正确的存货管理方法,降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率,才能最终提高企业的经济效益。本文就所在的工作单位永康力士达有限公司，对其进行存货管理方面的分析，并对从中发现的问题，提出自己的建议。一、企业存货管理的现状及存在问题（一）企业存货管理的现状存货指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。 永康的有色金属加工制造业普遍为中、小型企业，通过对永康17家铜铝制造企业的调查研究发现，这17家企业在存货管理方面有14家存在一些轻微的库存量过高、占用企业过多流动资金的问题，其中有2家存货管理问题比较严重，因管理不善，原材料浪费比较严重、积压资金严重，导致经营管理困难；只有1家存货管理整体水平较好。这17家企业普遍存在的问题就是入账不及时、原材料消耗奖惩制度没有有效实施、人力财力耗费率较高的同时账实准确率与存货有效利用率却越来越低，无论是原材料还是成品管理都存在较多的问题，帐实不相符严重的月份高达库存量的10%；这17家企业中有9家是订单式生产，成品仓库管理较好，材料和半成品管理却不善，其余8家企业则相反，成品管理较差，这些存货管理不善的原因都将导致企业经营困难、资金链断裂或企业破产。下面就列举几家具有代表性的企业为例，在存货管理方面进行研究，分析其原因，并提出相应的解决措施，给公司管理层提供决策的有效信息。1.存货收发存程序不规范，月末盘点，经常出现帐实不符的情况浙江永康力士达铝业公司是一家成立二十几年规上的私有企业，管理体制上仍然缺乏科学性，存货管理也存在着较大问题。仓库作业流程图：入库过程 保管保养过程 出库过程接运 验收 入库- 保管 出库 交付工厂提货 验收准备 安排堆垛 防虫控制 核对备货 验交签单仓库收货 核对资料 登帐建档 复查盘点 点交记账 装车搬运 存货的“生命流程图”：请购 采购 入库 记账 保管 备货 出库 记账资料：力士达公司是一家集生产和销售铝制产品的一般纳税人企业，该公司有一千多种铝制型材产品和各种类型的铝锭，该公司产品可直接对外销售，也可加工成品对外销售。其中一种产品MCX一月至四月的销售量如下：表1：MCX产品一至四月的销售量产品名称单位一月销量二月销量三月销量四月销量销量合计MCX个2000千克2500千克2100千克1800千克8400千克（1）5月1日仓库部门交来一张采购申请单：表2：采购申请单日期产品名称单位帐上数实际数最低库存量5月订单量请购事由5.1MCX个2000200021004500库存低于最低库存量附注：最低库存量的计算：最低库存量=（2000+2500+2100+1800）4=2100（2）采购部门受理了仓库部门的采购申请单，与供应商DS公司签订了一份采购合同：采购合同 供应商：DS公司 合同号：20090501-23表3：序号日期产品名称单位采购数量不含税单价运输费备注结算方式15月9日MCX个20005.00100月结转账25月19日MCX个20005.00100月结转账35月29日MCX个26005.00150月结转账合计6600350总共采购6600个，分3批运送。(3)月底仓库部门交来一份产品出入库报表： 表4：MCX产品报表日期入库数量单位出库数量单位结存数量单位客户供应商5月1日个个2000个5月9日2000个个4000个DS5月10日个3000个3000个德普5月19日2000个个5000个DS5月20日个1500个3500个德普5月29日2600个个6100个DS5月30日个3000个3100个车间表5: AC4B产品报表日期入库数量单位含税单价金额出库数量不含税单价金额结存数量单位客户供应商5月1日个2000个5月9日2000个5.85117004000个DS5月10日个3000160003000个德普5月19日2000个5.85117005000个DS5月20日个15005.0075003500个德普5月29日2600个5.85152106100个DS5月30日个30005.00150003100个车间合计660038610750038500(4)财会部门根据仓库产品报表编制销售报表：5月初MCX不含税单价为5.50元。力士达公司按照先进先出法核算发出存货成本。业务部门交来与德普公司5月份的销售合同，如下： 表6：日期产品名称单位订货数量不含税单价税额（税率：17%）金额合计结算方式5月10日MCX个300012612042120月结转账5月20日MCX个150012306021060月结转账合计4500918063180(5)5月份仓库支出如下表：仓库费用列支明细情况：费用明细 金额工资 12500水电费 1000产品维护费 5000月末仓库盘点MCX品时，发现实际库存只有3000个。查明原因之后，发现是管理不善，丢失了100个，属于仓库部门的责任。(6)5月31日，支付DS公司货款。(7)5月31日，收到德普公司汇款。(8)MCX生产出来的产品为4DF产品，相关生产资料如下： 表7:2009年5月31日生产资料产品名称数量单位原材料直接人工制造费用金额合计4DF1500个150004000130020300(9)12月31日的时候，MCX账面余额是15000元，12月31日MCX市场价格为12000元。2.采购人员采购存货程序不健全，容易出现徇私舞弊的可能性，给公司带来一定的损失建迪工贸也是一家中小型的有色金属加工制造企业，该公司的采购人员一般外出时都为一个人，并无财务人员或其他人员陪同，而且不论是批量购入还是零星采购，都没有按照一定的程序进行，都是采购人员单独比较价格确定供应商，最后由领导签字确认即可，这样就给采购人员一定的暗箱操作的机会，比较容易出现徇私舞弊的情况，进而间接地提高了存货的采购成本，也会造成一些不必要的损耗与浪费。3.公司到处堆满生产用废料，影响整个公司的布局天河集团由于建厂比较早，空间本来就比较小，公司的原材料废铝一般都为进口，考虑到关税、运费等一些原因，每次购入时都是一次性大量地购入。这样就需要很大的分选车间来储备，而一些辅助原材料也比较重要，采购人员在购入这些辅助原料时由于没有考虑全面，只是一方面的考虑物价等方面的因素，一味地追求便宜便大量购物，并没有考虑到生产的需要和空间问题，但由于公司对辅助材料的使用量远远不及主要材料，在大量购入的辅助材料入库后却又消耗不了，只能储备在公司的分选车间，这样就占据了大量的存储空间，使得主要原料废铝都无处堆放，只能堆放在厂门口的那块空地上，严重影响了公司的整体布局。公司的分选车间主任却又不向领导反应情况，即使反应了或者领导看到这种现象的出现并没有放在心上，没有意识到弊端，便久而久之形成了一种存放习惯。（二）企业存货管理存在的问题对于上述的公司的存货管理的现状，我们可以看出主要问题有以下三点：1.存货的收入、发出、结存缺乏真实记录材料领用记录中生产成本及费用的归集、结转的记录人为因素较多,尤其在工程项目核算上更能显现其弊端。比如,挤压车间甲、乙两个组同时开工,月末核算记录中显示的是乙组的材料消耗极少甚至为零,而甲组的材料消耗多出一大块;原辅材料已经领用消耗,而实际上并未相应结转成本;原辅材料并未领用消耗,而实际上已经结转了成本;购入的材料已经领用消耗,购货发票未到,期末又没有按规定暂估入库,造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。仓库的一些备品备件的出入并未做到及时、准确的记录。仓库的管理人员为了自己的方便或出于一些人为原因，车间人员、办公室人员来领料时，私下让其多领却不做记录，或者在没有领料单的情况下也让其领料，这样就导致了存货的缺失，使得公司费用、成本核算不真实，给公司带来一定的损失。公司无法做到确保存货核算的及时性和准确性，造成账面数据与实际库存数量不符，产生大量潜在损失；对账不及时，甚至仓库人员在每日对账时出现账项不平的情况，并没有去查找真正原因，而是随便在账面更改，这样就不容易及时发现问题，不利于加强存货管理；人员不足或未具备一定的素质，也不同程度地影响存货核算的质量。2. 采购内部控制制度不健全上述公司的采购部门在公司的编制中，是一个比较独立的部门，公司的采购人员外出采购的时候，多为一个人，并不财务人员或公司的管理人员相陪，这使得公司的采购人员有了暗箱操作的机会，增加了营私舞弊的可能性。3.非正常存货储备量挤占了正常的存货储备量为控制流动资金占用额,在日常存货管理中尽量降低库存占用量, 减少进货量, 从而影响了正常生产经营所需要的合理存货储备量。例如：该公司主要的日常生产所需的是废铝，废铝占用的库存是相当多的，而公司还会购进相当多的其他元素的废料，如镁、铁、硅、铜等，这些废料占用了公司大部分的分选车间，使得公司日常的废铝运进来时都是堆放在大门口附近，这严重影响了公司的整体布局，也使得日常的消耗的废铝没有更多的空间用于储存。而与之相关的生产部门却并不与采购部沟通，也不强烈向领导层反映情况，致使公司领导层对此情况并不在意。二、存货管理问题的原因及分析 （一）导致问题存在的内部原因1.仓库管理人员缺乏专业素质和责任心仓库保管工作虽然不是什么很累的工作，但由于公司性质和公司制度等因素，愿意来该公司担任此工作的人基本上都为一些文化水平不高，年龄较小，工作经验不足的人。他们一般都缺乏相应的专业素质，责任心也不够强，平时做事都很不负责任。公司却也没有对其进行相应的培训，因为保管人员知识结构不合理，致使其在对库存进行管理的过程中，习惯于主观经验，而不是运用科学的管理方法对存货进行定性与定量的控制。2.公司的内部控制制度不健全公司内部没有制定严格的关于存货管理的规章制度，即使制定了也因没有进行严格的考核和监督，使之不能有效地运行。造成内部资源的浪费，同时也增加了存货流转过程中徇私舞弊的可能性。3.公司的各职能管理部门之间缺乏有效的沟通采购部门在采购原材料时应该与生产部门进行有效的沟通，事先了解最紧迫需要购进的是什么，平常各种废料间协调情况，分清主次。生产部门也应第一时间填制请购单并通知采购部门。而该公司的实际效果并非如此，采购人员在采购一些备品备件时，并没有严格按照生产部的请购要求，经常购进规格不符的产品。4.公司经营管理层对存货本质的认识存在缺陷公司的经营管理层对存货的认识并不全面，致使公司存货不能正常满足生产需要。存货的短缺在一定程度上会制约生产的发展，然而大量的存货必然会消耗大量不必要的成本。（二）导致问题存在的外部原因1.物价水平持续上涨今年来，我国的生产性价格指数居高不下，物价上升的压力持续存在，原材料供应日趋紧张，能源、运输价格也在不断上涨，公司为了降低缺货风险，不得不增加存货的安全库存量，并选择合适的存货计价方法，避免物价变动产生的风险。2.市场需求变化加快市场需求变化加速，也会增加公司存货管理的难度，公司常因销售预测不准，造成已被淘汰的产品以及相关的原材料、零部件等大量挤压。三、完善存货管理的措施 （一）加强存货管理人员的培训 存货管理是由存货管理人员执行的，其管理效果主要取决于存货管理人员的素质。所以，加强存货管理必须从加强存货管理人员的培训入手。通过培训，使他们树立起“实物与价值管理并重”、“形式与效果相统一”、“保证重点兼顾一般”的存货观念。采购人员能运用经济批量法，降低采购成本与订货成本；仓库保管员能运用订货点法，确定订货的时间和数量，在保证供应的前提下，降低储备成本等。加强保管人员对存货的认识，了解存货的重要性，建立他们的责任心。（二）加强存货内部控制制度1.置良好的岗位分工与授权批准制度在存货业务的每一个环节应设置相应的岗位，这些岗位有：采购、验收、保管、发料、清查、会计记录、处置审批、付款审批、付款执行、收款执行等。首先，企业应该建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督。例如，办理采购与付款业务的不相容。企业不得由同一个部门或者个人办理存货业务的全过程，应根据具体情况对办理业务的人员进行岗位轮换。其次，授权批准控制，明确审批人对存货业务授权批准方式、权限、程序和相关控制措施的权限责任；审批人应根据制度规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；明确经办人员的职责范围和工作要求，对于超越权限的业务有权拒绝办理，并向上级报告；严禁未经授权的机构人员办理存货业务。2.采购内部控制（1）存货采购审批：由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划，提出具体的采购目录，经主管计划的负责人审核后报主管领导审批。（2）签订存货采购合同：主管领导对采购人员进行授权委托，授权的内容一定是经过有关部门批准的。采购人员按计划签订合同，无权在授权之外签订合同和变更合同内容，合同的副本应送会计和计划部门审核价格和留存。（3）存货验收和入库：在收到供货单位发票、运货单后填写收料单，一式四联，采购部门自留一联，其余三联连同发票及合同副本送仓库办理入库。采购部门应验收收到材料的品种、数量，填制验收单；质检部门检验质量，签署验收单；仓库保管部门根据验收单验收入库，填制入库单，登记存货台账，将发票、运货单连同收料单送回采购部门。抵顶债务及其他原因入库的存货应有有关部门、人员的审批，其价值与质量状况应符合双方协议；加强对代管、代销、暂存与委托加工存货的管理。（4）存货采购资金支付结算：财务部门承付货款，应审核合同的签订是否符合规定，验收单、入库单是否真实可靠，是否与合同一致，进货发票是否合法，品名、数量和价格是否与各种单据相符。审核无误后，办理付款手续，进行付款支付结算。（5）存货核算：采购部门与仓库保管部门对存货的购进、发出和库存进行日常核算，仓库登记材料卡片，采购部门登记数量、金额的明细账，定期将收料单送财务部门。财务部则根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证，登记入账，月末与采购部门和仓库管理部门进行核对。定期进行清查与盘点，如有盘亏和盘盈，应找出原因、分清责任，报告有关部门及时处理。2.存货保管与领用内部控制制度（1）一是根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划，合理确定库存存量的结构和数量。二是加强日常管理，严格限制未经授权的人员接触存货。三是建立库存存货分类管理制度，对企业全部存货按其重要程度、价值高低、耗用量大小和订购难度等为标准，划分出ABC类，分别管理；对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货采取特别控制措施。四是建立健全存货的防火、防潮、防盗和防霉变措施。（2）存货领用审批：企业各个部门领用材料，应当持有生产管理部门及其它相关部门核准的领料单。超出存货领料限额的，应当经过特别授权。（3）存货发出与核算：仓库保管部门审核领料单，手续齐全的，双方检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后保管人员要按计划价格表明金额，登记材料卡片，并转材料记账员记账后随发料汇总表送往会计部门。会计部门根据汇总表按用途汇总分配，汇总领料单，分摊材料成本差异，编制记账凭证并记账。（4）存货领用内部稽核：由内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货台账，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确。（三）加强领导层对存货的认识大部分中小企业的领导人员对存货的认识并不高，从而导致大量存货积压，占据大量流动资金，慢慢成为企业的一项无形“负债”。因此，公司应加强经营管理层对存货的认识，聘请优秀培训人员对经营管理层定期进行培训。加强对存货的日常管理,根据存货的重要程度,将公司存货分为ABC三种类型。A类存货品种数量占库存品种的20%左右,资金占存货总额的80%左右,实行重点管理, 必须逐项严格控制。如大型备品备件、设备等。B类存货为一般存货,品种占全部存货的30%左右,资金占全部存货总额的15%左右,适当控制,实行日常管理, 如日常生产消耗用材料等。C类存货品种占全部存货的50%左右,资金占存货总额的5%左右,进行一般管理,如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过ABC分类后,抓住重点存货,控制一般存货,制定出较为合理的存货采购计划,从而有效地控制存货库存,减少储备资金占用,加速资金周转。要更新企业经营管理上旧的思想观念，确立以市场为中心和依托的现代化管理观念。要实现管理组织现代化，建立市场适应性能力强的组织命令系统，健全和完善各项规章制度，彻底改变无章可循、有章不循、违章不究的现象。结 论良好的存货管理是企业管理绩效优良的特质之一。因此，中小企业应当加强对物品的订购、储存等做好有计划的安排与管理。以免存货管理不当，使企业蒙受无谓之损失。中小企业通过加强存货管理，可以降低企业综合成本的目标，有效地保证企业生产经营活动的连续正常运行，从而提高产品的竞争能力，确保企业持续、稳定、健康地发展。总之，中小企业要获得长远发展必须要有清晰的长期发展战略，企业运营和管理策略必须放到企业长期发展战略层面考虑，根据自身特点来设计与之适应的存货管理制度，推动企业存货结构的优化，从里到外营造一个利于企业长远发展的格局。通过加强企业存货管理，达到降低企业综合成本的目标，有效地保证企业生产经营活动的连续正常进行，从而提高产品的竞争能力，确保企业持续、稳定、健康地发展。参考文献1 叶怀珍:现代物流学M.高等教育出版社出版2 陈斯雯主编:企业存货核算与库存管理技巧M.经济科学出版社出版3 王黎:浅析企业存货管理J.中共长春市委党校学报，2006（4）4 冯丽梅王秀凤李威:加强企业存货