（档案学专业论文）人才流动环境下我国人事档案信息服务网络构想.pdf

人才流动环境下我国人事档案信息服务网络构想 摘要 随着市场经济的发展 人才流动日益频繁 流动人才与人事档案脱节的 现象已相当严重 一方面最能体现人才真实信息的人事档案被弃之不用 另 一方面用人单位很难找到查询人才最真实信息方便而快捷的途径 如何搭建 流动人才的人事档案与用人单位对流动人才真实信息的需求二者之间的桥 梁 成为了摆在我们面前一个亟待破解的难题 档案本质是一种原生性信息 档案管理其实也是信息管理 借鉴国外经验 充分利用现代化的互联网技术 建立国家人事档案信息服务网络 把人事档案的信息与服务功能开发出来 是解决上述问题切实可行的捷径 目前来看 信息技术的迅猛发展 档案信 息化人才培养的初见成效 可以预期的社会效益和经济效益 各地针对用人 单位需求自发建立的人才档案服务网络 类似服务网络在图书馆系统的成功 建设 都表明国家人事档案信息服务网络是具有巨大发展潜力的 而且 我 国的人事部与劳动和社会保障部已经合并 社会保险即将实施全国统筹 也 都给国家人事档案信息服务网络的建设带来了千载难逢的机遇 我国人事档 案信息服务网络建设是为了实现人事档案的信息化 社会化 信用化和标准 化管理 要树立全国 一盘棋 的思想 注意安全保密性及相关法律问题 采用 双轨制 和市场化的运行模式 依赖宽带i n t e r n e t 平台 运用分布式 数据库 d d b 系统和虚拟专网 v p n 方式 实现纵向化的国家 省级 人 才服务机构三级管理 关键词 流动人才人事档案信息服务网络 2 t h es t u d yo fn a i i o n a lp e r s o n n e l a r c m v e si n f o r m 睑t i o ns e r v i c en e t w o r ku n d e r t h ee n v i r o n m e n to fp e r s o n n e lf l o a t a b s t r a c t w i t ht h ed e v e l o p m e n to ft h em a r k e te c o n o m ya n dt h ei n c r e a s i n g l yf r e q u e n t p e r s o n n e lf l o a t t h ep h e n o m e n o no ft h ep e r s o n n e la r c h i v e so u to ft o u c hw i t h f l o a t i n gp e r s o n n e li sa l r e a d yv e r ys e r i o u s o nt h eo n eh a n d t h ep e r s o n n e la r c h i v e s a r ea b a n d o n e d w h i c hc a nb e s te m b o d yt h et r u ei n f o r m a t i o no ff l o a t i n gp e r s o n n e l o nt h eo t h e rh a n d e m p l o y i n gu n i t sa r ed i f f i c u l tt of i n dt h ew a yt oi n q u i r ea b o u t t h et r u e s ti n f o r m a t i o no ff l o a t i n gp e r s o n n e le a s i l ya n dq u i c k l y h o wt os e tu pt h e b r i d g eb e t w e e nt h ep e r s o n n e la r c h i v e so ff l o a t i n gp e r s o n n e la n dt h ee m p l o y e r s n e e d so ft h et r u ei n f o r m a t i o no ff l o a t i n gp e r s o n n e li sap r o b l e mn e e dt os o l v e q u i c k l y b e f o r eu s t h en a t u r eo fa r c h i v e si sn a t i v ei n f o r m a t i o n a r c h i v e s m a n a g e m e n ti s a l s oi n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t l e a r nf r o mf o r e i g ne x p e r i e n c e m a k i n g f u l lu s eo fm o d e mi n t e m e tt e c h n o l o g yt ob u i l dn a t i o n a lp e r s o n n e la r c h i v e s i n f o r m a t i o ns e r v i c en e t w o r ka n dd e v e l o p i n gi n f o r m a t i o na n ds e r v i c ef u n c t i o n so f p e r s o n n e la r c h i v e s i sap r a c t i c a ls h o r t c u to fs o l v i n gt h ea b o v ep r o b l e m t h e n a t i o n a lp e r s o n n e la r c h i v e ss e r v i c en e t w o r ks h o w sg r e a td e v e l o p m e n tp o t e n t i a l f r o m p r e s e n ts i t u a t i o n t h er a p i dd e v e l o p m e n to fi n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y t h ei n i t i a l r e s u l t so fa r c h i v e si n f o r m a t i o n i z a t i o nt a l e n tc u l t i v a t i n g t h es o c i a la n de c o n o m i c b e n e f i t st h a tc a nb ee x p e c t e d t h es p o n t a n e o u se s t a b l i s h m e n to fs e r v i c en e t w o r ko f p e r s o n n e la r c h i v e sa r o u n dt h en e e d so fe m p l o y e r s t h es u c c e s s f u lc o n s t r u c t i o no f s i m i l a rs e r v i c en e t w o r ko nt h el i b r a r ys y s t e m m o r e o v e r c h i n a sm i n i s t r yo f p e r s o n n e la n dt h em i n i s t r yo fl a b o ra n ds o c i a ls e c u r i t yh a v eb e e nm e r g e da n d s o c i a li n s u r a n c ei sa b o u tt oc o o r d i n a t et h ei m p l e m e n t a t i o no ft h ec o u n t r y w h i c h b r i n g st h ec o n s t r u c t i o no fn a t i o n a lp e r s o n n e la r c h i v e si n f o r m a t i o ns e r v i c en e t w o r k ag o l d e no p p o r t u n i t y t h en a t i o n a lp e r s o n n e la r c h i v e si n f o r m a t i o ns e r v i c en e t w o r k i si no r d e rt oa c h i e v e i n f o r m a t i o n i z a t i o n s o c i a l i z a t i o n c r e d i b i l i t y a n d s t a n d a r d i z a t i o no ft h em a n a g e m e n to fp e r s o n n e la r c h i v e s w es h o u l de s t a b l i s ha n a t i o n a l o n eg a m e i d e a s b ea t t e n t i o nt ot h es e c u r i t ya n dc o n f i d e n t i a l i t ya n d 3 r e l a t e dl e g a li s s u e s a d o p tt h e d u a lt r a c k a n dm a r k e t o r i e n t e do p e r a t i o nm o d e c a nr e l yl a r g e l yo nt h eb r o a d b a n di n t e r n e tp l a t f o r m u s ed i s t r i b u t e dd a t a b a s e d d b s y s t e ma n dv i r t u a lp r i v a t en e t w o r k v p n m o d et oa c h i e v et h ev e r t i c a ln a t i o n a l p r o v i n c i a l a n dp e r s o n n e ls e r v i c ea g e n c i e st h r e e l e v e lm a n a g e m e n to fp e r s o n n e l a r c h i v e si n f o r m a t i o ns e r v i c e s k e y w o r d s f l o a t i n gp e r s o n n e l p e r s o n n e la r c h i v e i n f o r m a t i o ns e r v i c e n e t w o r k 4 附件2 论文独创性声明 本人郑重声明 所提交的学位论文 是本人在导师的指导下 独立撰写 完成的 除文中已经注明引用的内容外 本论文不含其他个人或其他机构已 经发表或撰写过的研究成果 也没有剽窃 抄袭等违反学术道德规范的侵权 行为 对本文 的研究做出重要贡献的个人和集体 均已在文中以明确方式标 明 本人愿意承担由本声明而引起的法律责任 研究生龆浓下曰饼吼习年么月彤日 i 论文使用授权声明 本人完全了解广西民族大学有关保留 使用学位论文的规定 学校有权 保留并向国家有关部门或机构送交学位论文的复印件和电子文档 可以采用 影印 缩印或其他复制手段保存 汇编学位论文 除在保密期内的保密论文 外 允许学位论文被查阅和借阅 可以公布 包括刊登 论文的全部或部分 内容 繇晒口纬绔 导师签名 瓦霆熬二l咖即 万年车 荨 1 绪论 1 1 研究的缘起 随着市场经济的发展 人才流动日益频繁 流动人才与人事档案脱节的现象己相当严 重 曾经被人们视为生命线的人事档案现已成了食之无味 弃之可惜的 鸡肋 由于人 事档案的作用逐步弱化 弃档 现象非常普遍 传统人事档案制度面临极大挑战 基于 此 很多学者和相关人士对流动人才人事档案的管理都提出了自己的见解与看法 笔者通 过姗中国知网按 流动 人事档案 题名检索发现 当前有关流动人才人事档案的研 究已比较多 期刊论文达8 0 篇 硕士论文2 篇 其中有探讨管理体制创新的 也有研究 具体改进措施的 不乏真知酌见 大家的目的无非一个 都是探讨如何让人事档案为人才 流动环境下的用人单位和个人更好地服务 但实际看来 短时间内的管理体制改革毕竟有 限 很多具体措施暂时也缺乏可操作性 比如 已在深圳出现的 人才派遣制j p p 9 实现了 人事档案由派遣公司统一管理 但由于需要交纳相当的费用 且感觉到用人有些不自主 多数用人单位还是愿意自行构建人事管理体系 档案本质是一种原生性信息 具有凭证价 值和信息价值 档案管理其实也是信息管理 只有把档案中蕴含的大量信息开发出来 档 案工作才显得有意义 因此 基于人事档案制度改革进展缓慢的客观现实 当务之急是如 何通过某种方式把人事档案的信息与服务功能开发出来 使其真正具有实用价值 才是解 决上述问题的关键所在 笔者通过中国期刊全文数据库按 人事档案 信息化 题名检索 虽然也查找到了7 1 篇有关人事档案信息化的论文 但发现大都局限于某个机构或地区作 探讨 缺乏广泛性 能针对人才跨机构 跨地区流动进行研究的较少 且都尚在起步阶段 而基于全国联网进行统筹管理以实现跟踪服务的系统研究成果目前还是一个空白 这不禁 激起了笔者巨大的研究兴趣 结合自己对档案信息化的认识 逐渐有了建立国家人事档案 信息服务网络的构想 当今社会已步入信息时代 信息也因具有了价值而可以成为商品 抓住档案的信息本 质 构建我国人事档案信息服务网络 是解决流动人才档案管理瓶颈 实现全国统筹管理 并为用人单位和个人提供信息服务的捷径 分布式数据库能实现全国各地人事档案信息的 分散存储 统一管理 数字化技术的成熟也让全文数据库的构建不再是难事 网络化管理 使人才的档案信息动态更新 诚信记录与其它部门互通互享成为可能 全国联网的方式更 是可以快捷地把人事档案信息提供给各地的用人单位查询使用 同时也方便了个人办理事 务 虽然这些只是笔者对国家人事档案信息服务网络的构想 实现起来有一定的难度 但 目前来看已具备一定的可行性 一旦建设成功 人事档案将会成为鉴证人才的权威性信息 源 由原来的 鸡肋 变为被人垂青的 香饽饽 摆脱现在尴尬的局面 7 1 2 研究的条件和方法 1 2 1 研究的条件 建立国家人事档案信息服务网络是一个实践性较强的研究课题 所以必须抱着务实的 研究态度 深入现场进行调研 笔者读研以前在调入深圳工作的几年当中 对人才的流动 性可谓是深有感触 深圳作为我国改革开放的前沿阵地 人才流动异常频繁 在全国来说 具有典型性 基于家庭已落户在深圳的便利条件 笔者在作论文研究时能真正深入到实际 的人才流动环境中调研人事档案管理现状及用人单位和个人对人事档案的态度 因此有了 最初的创作基础 当然 本课题是具有一定挑战性的 在作具体研究时需要有广博的社会 知识和深厚的档案信息化理论基础以及一定的计算机与网络技术功底 并要求涉猎得有关 人力资源管理方面的知识 笔者读研以前在电脑公司工作过 对计算机网络技术有较强的 实践能力 曾考取国家计算机网络技术初级资格 入读档案学研究生后 选择的 计算机 与档案管理 研究方向使自己对档案管理现代化有了较好的理论基础并对档案信息化的前 景有了良好的预期 加之在一家从事人力资源管理软件开发的公司进行的社会实践 使自 己对用人单位的人力资源管理有一定的认识 所拥有的这些条件 让笔者对论文的选题有 了很大信心 1 2 2 研究的方法 需要说明的是 本文无意从微观层面上对人事档案管理工作改革作具体的探讨 主要 抓住人事档案的信息本质 侧重于宏观层面上为人才流动构建服务网络作相应的设想 即 对人事档案信息的形成 更新 流通及利用等方面作系列研究 本研究采用了实地调查方法和比较分析方法 实地调查是本文研究的基础 是基于深 圳人才流动异常频繁这样典型的现实环境进行的 但随机抽样不具有普遍性使数据不是那 么精确 只能大致说明问题 比较分析法的采用则可以借鉴国外个人档案服务网络建设的 成功经验 通过中外人事档案网络化管理的比较 并结合我国的现实情况从中找出一些启 示 而借鉴图书馆联合参考咨询与文献传递网的成功经验更是一条捷径 档案与图书情报 作为信息管理类的兄弟学科 通过人事档案与图书文献的比较 使图书馆联合参考咨询与 文献传递网基于信息的同质性在人事档案领域也具有了可移植性 技术方面的运用研究是 有一定难度的 虽然笔者具备一定的计算机网络实践功底 但全国性的人事档案信息服务 网络的规划是一个庞大的系统工程 有许多具体问题有待深入细致研究 本文的研究只能 是对网络构建的模型作一个初步设想 1 3 研究的主要内容和创新点 本研究的主要内容分为四个部分 第一部分 分析人才流动环境下人事档案管理的现 状 通过国外个人档案网络化管理的经验 提出建设我国人事档案国家信息服务网络的设 8 想 第二部分 对构建我国人事档案信息服务网络的可行性做进一步的分析 第三部分 论述了我国人事档案信息服务网络建设的指导思想和管理机制 第四部分 提出我国人事 档案国家信息服务网络的建设方案 并从网络系统的需求分析和建设内容等方面展开探 讨 本研究的创新主要有如下三点 第一 构建全国联网式的人事档案信息化服务网络 对人才进行跟踪服务以为用人单位提供人才的最新 最全面信息是本文研究的出发点 也 是本文最主要的创新点 第二 借鉴兄弟学科图书馆服务网络的实际应用 通过类比实现 网络服务技术在人事档案领域研究的创新 第三 结合我国档案管理基本原则和有关人事 档案的相关法规 抓住我国人事行政体制改革和社会保险的全国统筹等社会发展问题进行 关联研究也是本文的一个亮点 9 2 流动人才人事档案生命力激活途径探析 随着改革开放的深入与市场经济的发展 公共领域的扩大与市民社会的成形 原有人 事档案政策已无法适应时代转型的要求 其弊端与缺陷越来越明显地显露出来 有人认为 人事档案现在面临这样一种尴尬局面 在许多人的心目中 人事档案成为 说起来重要 用起来需要 排起来次要 忙起来不要 的 鸡肋 食之无味 弃之可惜 传统人事档 案制度执行中所出现的各种各样不规范现象非常突出 弃档死档 人档脱节 人质 档案 档案克隆 虚假档案 现象普遍存在 传统人事档案制度似乎成了妨碍人才合 理流动的壁垒 2 1 人才流动环境下人事档案已逐渐丧失生命力 伴随社会主义市场经济体制的建立 市场机制成了调节人才流动的指挥棒 加之人事 制度改革的深入 企事业单位的优胜劣汰 毕业生的自主择业和人们就业观念的转变 人 才流动日益频繁 成为了自由的 社会人 越来越多的人变成 弃档族 或 自揣族 已不是个别的偶然现象 据报道 仅武汉市人才服务中心代理的5 万余档案就有1 5 万份 被遗弃 根据记者对人事部全国人才流动中心 北京市人才服务中心 中国上海人才市场 中国北方人才市场 中国南方人才市场以及四川 贵州等省人才交流服务中心的不完全统 计 全国至少有6 0 万 弃档族 i l 成都市人才中心代管的档案中 有五分之一的档案成 为没人要的 死档 存放时间最长的已达1 5 年 四川省有关部门估计 全省的人才 死 档 已超过2 0 万份 清理 死档 已经成为存放档案的单位和中介机构非常头痛的事情 以上这些还是前些年可以掌握的大致数据 但情况已经足以表明记录个人成长历程并决定 一个人命运的人事档案如今已逐渐失去生命力 为撰写本文 笔者通过在深圳人才大市场随机调查周边人群和招聘单位取得了一手资 料 结果有7 8 的个人和6 5 的招聘单位认为人事档案在求职和职业发展中不重要或作用 不大 仅有1 1 的个人和2 4 的招聘单位认为重要 而且笔者发现 对人事档案比较认可 的招聘单位恰恰是一些人员相对比较稳定的国有企业或民营 外资大型集团公司 比如华 为技术有限公司 富士康科技集团等 而人员流动性比较大的招聘单位则对人事档案不怎 么理会 虽然该调查不具有普遍性 但至少可以说明人们的档案意识是在流动环境中慢慢 淡化了 2 2 人事档案失宠的成因分析 计划经济时代管理模式与市场经济时代社会环境之间的冲突 不可避免会出现一些管 1 0 理问题 一方面是人事档案管理的社会基础发生了改变 另一方面 档案管理没有及时顺 应时代变化进行变革 仍停留在计划经济时期的管理模式 在功能定位上强调单位控制和 身份依附 我国的人事档案制度立基于计划经济时期的 单位社会 单位垄断人们 从 摇篮到坟墓 的一切资源 人们必须依赖单位而生存 在那个时代 可以想象一个没有档 案的人在一个单位里是何其艰难 社会主义市场经济的建立改变了我国以单位作为基本单 元的社会结构 逐步由 单位社会 过渡到 后单位制社会 2 1 单位的社会职能逐步剥离 由 单位办社会 回归到 社会办单位 人们可以在单位外寻求满足自身资源需求的空 间与机制 同时 由于劳动用工制度的改革 单位与职工都获得了一种双向选择的权利 人们的择业模式从单一走向多元 自谋职业成为了重要趋势 用人单位也越来越注重个人 能力 而不是档案 2 2 1 人事档案功能弱化 在过去 档案是组织部门考察了解干部的工具 人才流动环境下 传统人事档案的功 能正在大大减弱和退化 更多的作用转变为提供相关的人事服务 如出国政审 婚育证明 职称评定 办理社会保险等 而这些人事服务如今也与人事档案逐渐分离了 前些年婚姻 登记中的单位证明取消了 这两年报考研究生的单位证明也取消了 在广州因私出境已经 开始不用政审了 持户口本和身份证就能办理 再如职称 目前社会化的资格考试越来越 多 职称已不成为证明人才能力的唯一标准 据报道 在北京人才服务机构存档的6 万多 专业技术人才中 申报职称评审的人数逐年在减少 每年只有不到1 要求评职称 邹云是四川大学九四届毕业生 毕业后把档案放在了四川省人才交流中心 在四川华 联酒店呆了半年 然后去了深圳 成了自由职业者 在深圳一家酒店做部门经理 邹云对 自己的档案交了一年的代理费后就一直没有理会过 他向记者讲述了弃档的经过 毕业 那会儿 大中专毕业生在学校所在城市只要找到接收单位 不论事业单位 国营还是私营 企业 便可落下户口 那时候户口在人们心目中还看得很重 于是先落下户口 放好档案 邹云说 但后来逐渐觉得档案对自己没什么用 商业社会谁看你的档案 考察档案不如 考察现实的人 只要你有完成某项工作的能力 谁管你档案里得多少分 是优是良 在 深圳 像邹云这样认为档案没什么用而遗弃档案者还不是少数 深圳是世界上暂住人口 最多的城市 一位不愿暴露姓名的深圳市公安局警官向记者透露 深圳的暂住人口已经 超过千万 这还是警方可以掌握的数字 川据调查 深圳市的户籍人口 只有2 0 0 万左右 流动人口与户籍人口处于 严重倒挂 状态 这些流动人口是被深圳社会经济迅速发展的 巨大张力吸引过来的 他们并没有发生户口迁移 记录着他们从中学开始的不同时期工作 轨迹的档案也被尘封在内地的某个角落 并不被人记起 因此 被遗弃档案的增加与档案 的功能越来越弱化密切相关 2 2 2 人事档案获取较困难 其实 如果人事档案如果能方便调取的话 用人单位还是会有一定需求的 比如 至 1 1 少可以通过人事档案来鉴证人才的来历与历史背景 做到 用人不疑 疑人不用 但现 在人才全国性的异地流动已非常频繁 而不仅仅局限于本地范围内 只要不发生人事关系 调动 档 无需再随 人 走而是留在了原地 给异地的用人单位调阅档案造成了极大 的不便 而且现行的人事档案管理体制下 大多数非国有企业想要获得人才的人事档案是 比较困难的 根据目前有关规定 只有将人事关系及档案交给各级政府人事行政部门或人 才流动管理机构保存的人员 才能享受应有的待遇 比如保留原有身份 工龄连续计算 国家规定的档案工资调升等 毕竟档案是原生的 纸质人事档案有其唯一性 如果丢失或 损坏 将无可替代 然而现实情况是 即使这些没有人事档案保管权的用人单位通过人事 代理招调将员工的人事档案保管在人才服务机构 也因查阅手续烦琐而懒得理会了 况且 用人单位对这种政治意义较强的 死档案 兴趣亦不大 久而久之 对人事档案也就置若 罔闻了 2 2 3 人事档案内容陈旧 传统的人事档案重历史轻现实 使得人事档案不能全面 及时地记录和反映一个人的 近况 而是笼统记载着大量陈旧 静态的经历资料 由于用人单位特别是非国有企业没有 法定的责任和义务提供员工在单位工作期间形成的归档材料 所以人才服务机构现在的档 案材料收集处于被动状态 只能靠单位和个人的自觉行为 随着多种经济成份迅速发展 用人主体多元化 人才流动速度加快 规模加大 人才流动与人事档案的脱节 导致进入 档案材料的内容越来越少 不能满足掌握一个人全部信息的要求 特别是缺少反映当事人 综合能力 业务水平 个性特点的信息 缺乏有权威部门认定的业绩考核材料 从档案中 难以得出对当事人全面 完整 客观的评价 内容简单 条目单一 由档案记录反映的个 人有效信息极为有限 无法为用人单位提供更多的可用信息 与现代人力资源管理要求相 差甚远 用人单位人事部门从人力资源开发和产出的角度 最想从个人档案中了解到的是 员工在以往工作中的培训情况 绩效考核情况 个人的能力水平 性格特征及工作特长 但目前我国人事档案的主要内容是从中学到每个工作单位的各种大同小异 形式单调重复 的情况表格 不能真实客观地提供一个人最新的素质能力信息 千篇一律的评语及调进 调出证明等 很难从这种档案记录中反映本人的性格 能力 工作特长或具体成绩 因此 档案的内容不足以成为用人单位选拔和使用人才的依据 以致有些单位和个人认为档案已 无用处 对档案置之不理 总而言之 人事档案的生命力之所以丧失 主要是因为人事档案管理在实际工作中已 逐渐背离我国档案工作的基本原则 不能很好地维护人才个人信息的内容完整 也不方便 社会各方面的利用 人才流动环境下人事档案管理机构 管理对象和服务对象具有较强的 社会性 人事档案来源的广泛性和内容的复杂性 利用者对人事档案需求的多样性 人事 档案管理方式和服务方式的开放性 3 5 都向传统人事档案制度发出了强烈挑战 2 3 人事档案生命力激活途径 人才流动环境下人事档案真的已没什么用了吗 答案是否定的 人事部门有关人士一 致认为一个人的档案作为记录个人经历 政治面貌 品德作风等内容的文件材料 发挥着 凭证 依据和参考的作用 档案中还涉及到很多方面的问题 它在个人办理相关手续时 比如报考公务员 办理退休等都是最原始的依据 取消人事档案不符合档案的本质属性和 现实逻辑 人事档案仍是现代社会公共管理的一种信息载体和信任物品 近期 相关机构 和人士开始分析原因以探讨人事档案的出路 目前 进入档案的内容越来越少 档案不 能满足用人单位了解和掌握一个人全部信息的要求 特别是缺少反映当事人综合能力 素 质和有权威部门认定的业绩考核资料 北京市人才中心韩主任表示 人事档案要与建立 市场经济条件下的个人信用体系联系起来 进入公共信用体系的档案 以凭证部分和职业 生涯 职业能力和信用记录为主要内容 i s 2 l 国家人事部人才流动开发司一位工作人员表示 流动人员的档案管理要开发新手段 研制档案管理软件 对档案信息实行动态化管理和维 护 探索建立电子档案的新途径 探索通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统 不断提升 人事档案的使用价值 2 3 1 国外个人档案网络化建设经验 事实上 即使在西方发达国家 人事档案也并非无用 与我国不同的是 公民个人在 上学 就业时不需要有一迭纸质材料跟着 跑 在美国和加拿大 个人档案网络化建设 已非常完备 在任何一个学校 组织 机构学习或工作之后 个人基本信息都会保存到这 份网络档案中 美国通过类似于身份证号码的 社会保险号码 来建构公民档案 这个小 小的 号码 包含着个人的 信用记录 驾驶记录 司法记录 等方面内容 而且 这种档案具有明显的社会性 有关部门查阅起来非常方便 比如 司法部门就可以通过这 个 社会保险号码 调查每个人的司法记录 公民个人也可以通过特定的密码在网上进行 查阅 随着计算机的普及和推广 现今发达国家尤其是美 加 瑞士等国家已采用缩微技术 甚至是激光技术来存储人事档案 既保护档案原件又方便提供利用 并不断地开发人事档 案管理软件系统 使人事档案管理实现数字化 网络化 美国在圣路易斯州设有全国人 事文件中心 保管着联邦文职人员的人事文件7 0 0 0 多万卷 陆海空军职人员的人事文件 5 5 0 0 多万卷 它每年发出的信息材料达2 0 0 多万份 在这个文件中心 所有的检索工作 都己经实现自动化 人员的各种数据 案卷编号和库房位置都已输入电子计算机 随时可 以根据需要提供各种人才信息 找到所需要的各类人才 在澳大利亚 档案管理人员将人 事档案的内容浓缩形成摘要性人事档案 s u m m a r yr e c o r d s 将人事档案中常用的 有重 要价值的信息摘出来 输入计算机人事档案管理系统 系统的最终界面便可作为简明的人 事档案卡片 在数据输入 数据维护 数据查询 数据统计 数据输出等模块的控制下 执行输入 查询 修改 输出等任务 既能保持内容即时更新 又可方便检索 统计 便 1 3 于提供利用 特别是伴随网络技术的发展 现今发达国家在人事档案工作中投入的科学技 术含量越来越高 美国档案和博物信息杂志编辑d 比尔曼说 未来的虚拟档案不再用收 集 保管和提供现场检索的办法来管理 而是用控制有关文件信息及其利用的方法来确保 它们的保存 处置和利用 4 刀 综上所述 国外人事档案在信息化管理方面具有一定的先进理念和成功经验 其 人 档分离 管理方式既不限制人员流动 又有效地节约开支 我国可以在实践中进行尝试和 探索 了解各国人事档案事业的发展水平和发展趋势 借鉴国外人事档案网络化管理的经 验 能够加强和改善我们的人事档案管理工作 推进我国人事档案信息化的发展 使人力 资源得到更好的开发与配置 2 3 2 我国应建设国家人事档案信息服务网络 国外采用信息技术存储人事档案内容的做法启示我 f f l 我国的人事档案管理应由传统 的控制性管理向服务性管理转变 尽快建立全国人事档案信息通用数据库 加快全文数据 库建设和局域网 广域网 互联网 三网 建设 4 1 建立人事档案信息数据库 是人事档 案信息建设的基础工作 是人事档案提供利用实现优质服务 主动服务的基础和前提 随 着人事制度改革的不断深入及人事代理制的实行 人员逐步由 单位人 向 社会人 转 变 人员流动日趋频繁 建立全国通用的 标准的 先进的 适用的 可靠的人事档案信 息库 为今后实现信息资源数字化 网络化 信息载体多样化 管理流程自动化 信息共 享整体化打下坚实的基础 力争避免各系统 各单位自行设计 硬件配置不统一 软件不 兼容的做法 而且 数据库设计还应考虑以后发展升级的需要 人事档案信息数据库虽能 够快速 高效地进行人员信息的查询 检索 统计 分析并生成各种名册和表格 但人事 档案信息数据库无法提供档案中的鉴定 考核材料等内容 为深化人事档案信息资源的开 发利用 提高人事档案利用工作效率 保护实体档案 借鉴美国信息技术在人事档案管理 中的应用 我们有必要建立人事档案全文数据库 通过大型扫描仪把利用频率高 易磨损 利用价值高的档案材料传输到计算机中 建立人事档案全文数据库 档案利用部门或用户 可根据需要从全文数据库中调出有关内容 通过屏幕查阅并根据需要进行摘录 打印等 在数据库建设的基础上加强 三网 建设 建成技术先进 功能完善的人事档案信息服务 网络 努力做到全国人事档案信息资源的共享 既方便利用者又大大提高人事档案利用工 作的效率和质量 从而实现人事档案的信息化和现代化管理 当今我国社会已经全面步入网络信息时代 现代计算机技术的迅猛发展使分布式数据 库和宽带网络已然非常发达 档案信息化工作者要客观认识当前人事档案工作发展的形 势 抓住机遇 勇于探索 迎接挑战 站在国家信息化战略的高度 推动人事档案工作全 面走向信息化轨道 我国各级人事档案机构也应从实际出发 解放思想 实事求是 更新 观念 与时俱进 通过档案信息化网络纵向跟踪 横向整合 实现人才档案信息的集成与 共享 依法治档 健全制度 面向人才流动环境下社会各方面对人才真实信息的强烈需求 1 4 开展权威性的人才信息服务业务 并通过业务驱动使人事档案信息化步入规范化 模式化 的良性循环 因此 笔者认为 如能基于全国联网建设人事档案信息网络 通过对人才进 行跟踪服务实现档案信息动态管理 变 死档案 为 活档案 并突出人事档案的信息 记录 信用凭证功能 使其走向信息化 社会化 信用化 标准化管理 有效地为人才资 源开发和人事人才工作服务 就定能激活人事档案的生命力 改变现在被动的局面 当人 事档案有了真正价值 弃档族 自然也就回归了 3 我国人事档案信息服务网络建设的意义与可行性分析 现在的纸质人事档案忽略档案最本质的信息 信用功能开发 在管理模式上采取封闭 式静态管理 注重管理控制 忽视公共服务 笔者认为 人才流动环境下强调的是人事档 案的信息与服务功能 人事档案只有发挥档案应有的凭证价值和信息价值 且实时动态地 反映人才的后续工作经历与能力及信用信息 才会得到用人单位的青睐 建设国家人事档 案信息服务网络不仅能使用人单位方便快捷地获取人事档案信息 网络化的管理方式也使 人事档案信息记录的添加更新 及时地反映人才能力的后续信息提供了便利 如此 人才 的人事档案能动态地反映出用人单位所需人才的真实信息 真正成为 活档案 而用人 单位又能很方便地通过网络方便快捷地获取这些信息 用人单位自然就会对人事档案产生 兴趣的 可以这么说 国家人事档案信息服务网络架起用人单位与人事档案之间一座快捷 的桥梁 也开设了人才申办自身人事档案业务的一条通道 同时 人才服务机构也因提供 人事档案信息管理与服务产生了一定的经济效益 所以 国家人事档案信息服务网络让用 人单位 人才 人才服务机构互惠互利 可谓是实现了 三赢 产生了良好的社会效益 和经济效益 3 1 人事档案信息服务网络建设的意义 人才流动环境下依据若干不完全的数据和事实就下 人事档案无用 或 取消人事档 案 的言论 都是不符合档案的本质属性和人力资源管理现实逻辑的 其实 人才流动性 越大 人事档案信息利用就越显得必要 因为在流动性大的单位 员工往往是来自五湖四 海 走一批又马上来一批 频繁地换人使员工相互之间都比较陌生更谈不上熟悉了 而在 国有企业等人员相对稳定的单位 员工之间能做到相互了解甚至是知根知底 目前 用人 单位对流动人才的掌握只限于其提供的简历 毕业证等相关证件和调查反馈来的信息 费 时费力 甚至显得有些无奈 也往往只能做到 用人也疑 疑人也用 基于这种情况 如果能通过人事档案信息服务网络在现有人事档案信息的基础上后续增加体现人才工作 经历及能力的记录 人事档案就会是用人单位人事部门鉴证人才的最佳选择 因为此时的 人事档案已是全面记载和反映着一个人的经历 能力和历史背景等的权威性信息源 3 1 1 人事档案电子文件也是最真实的信息源 用人单位对人才信息真实性的权威鉴证途径是有强烈需求的 在人才流动非常频繁的 深圳市 用人单位特别是很多民营企业的人事部门几乎每天都面临招聘人才 审核简历真 实性的问题 实在有疑问就通过上教育部学历电子注册网或通过权威部门帮助验证 打电 1 6 话给应聘者原工作单位等方法来鉴别 有时应聘者提供的原单位电话是假的不说 即使是 真的联系上原单位后 由于接电话的人对此人不是很了解或者有偏见 就会不耐烦地瞎说 一通 最终往往只能是将信将疑 不仅费时费力 获取的信息也不准确全面 可见 用人 单位对能权威反映人才真实经历的信息源 一人事档案还是有需求的 即便是不能直接接触 到人事档案原件 只要能通过权威途径获得应聘者的人事档案信息亦可 然而 现在的情 况却是 用人单位有人才真实信息的需求 而人事档案又躺在库房里睡大觉 档案本质是 一种原生性信息 对用人单位而言 注重的是人事档案中所蕴含的真实信息 所以可以考 虑将人事档案数字化成电子副本 电子文件是经过人事部门制作出来的人事档案信息数据 库 其信息原生性是得到认可的 具有同样的权威性 且具可复制性 不再惧怕丢失或损 坏 通过网络可以方便快捷地传送给用人单位 避免了纸质档案转递造成损坏 遗失等问 题 符合我国档案工作 维护档案的安全 的基本原则 所以 基于互联网络人事档案信 息化管理所产生的电子文件将会是用人单位的首选 3 1 2 人事档案数据中心方便了社会各方面对人事档案的利用 市场经济的发展进一步推动了人才流动 也淡化了人事档案政治性 神秘化的色彩 传统的人事档案制度是计划经济时代的产物 是以控制人 制约人为出发点的控制性管理 强调 人档不分 档随人走 在人才自由流动 竞争的今天 传统人事档案管理模式 逐渐变为人才发展与流动的障碍 因此 变计划经济的 单位人 为市场经济的 社会人 建立人事代理制度 实施专业化管理 是人事档案社会化管理的发展方向 据有关人士透 露 全国各级人才流动中心为1 5 4 万个国有和非国有单位代为保管了约3 3 0 万份人事档 案 1 5 3 1 这正说明了社会对档案社会化专业管理模式的需求 特别是国有大中型企业改制分 离过程中 人才服务机构为改制分离的小企业进行人事代理 代存档案等业务 取得良好 效果 因此 如何让存放在人才服务机构的大量的人事档案服务于用人单位 实现人事档 案集约化 开放化和社会化的信息管理和服务显得尤为紧迫 笔者认为 建立人事档案数 据中心是当前人事档案信息化管理新模式的主要途径 它既有数据中心的一般功能 也因 馆藏特定内容而具有特定的服务对象 无论是存放在政府 国有企业等单位的人事档案 还是存放在人才服务机构的人事档案 在操作模式上都不乏可行性 均可由人事行政管理 部门监控 按地域将人事档案资料数字化后存入当地全文数据库 将原有的以纸张为载体 的传统型档案转制成网上可读的电子文件 溶入整个档案管理信息网络系统中 实现了人 事档案的数字化 网络化管理 建立开放式的人才信息服务方式 用人单位不仅能方便快 捷地获取这种信息 如果对人才某方面信息质疑时 还能查看到相关的原始材料进行深入 了解 人事档案数据中心的管理模式能随时满足档案所有者或用人单位的使用需求 人才 服务机构还可以通过开发人才信息资源来为社会提供优质 高效的人才服务 比如 猎头 服务等 所以 建立人事档案数据中心符合我国档案工作 便于社会各方面的利用 的基 本原则 1 7 3 1 3 人事档案电子文件能成为真正体现人才能力的 活档案 当前 人事档案利用者的类型 范围以及利用目的的多样性 导致人事档案的利用范 围 利用内容发生扩大和转移 除了人才早期的历史信息 人事档案还应将人才后续的工 作经历 业绩 能力等方面的信息体现到最新 而且这些最新信息还应包含人才的信用记 录以帮助用人单位找到德才兼备的人才 由于不再受纸质档案袋空间大小的限制 我们可 以根据社会发展对人事档案的新要求 调整传统形式 增加现代功能 提升时代价值 通 过人事档案信息服务网络 方便快捷地对人事档案电子文件的内容进行扩充 让人事档案 成为了用人单位垂青的 香饽饽 这与我国档案工作 维护档案的完整 的基本原则也 是相符的 首先 完善和简化人事档案的静态信息内容 人事档案的静态内容主要是指个人自然 情况 家庭背景 社会关系等已经固定的信息内容 这些信息内容是一个人的基本情况 需要完善和简化 完善其内容 就是要提高这些信息材料的准确性和完整性 避免材料的 重复收集 简化其内容 就是对这些信息材料进行浓缩化处理 剔除无保存价值的材料 保存有重大信息价值的材料 其次 动态补充登记个人档案的后续信息 作为社会人 必 然会不断产生有关个人经历的新的档案文件 实行动态更新制度 有利于维护人事档案的 时效性 第三 根据时代的要求 有选择地增加新的人事档案信息内容 传统的人事档案 记录的只是一些个人的简单经历 反映不出个人的特长和专长 以及此人的信誉程度 在 当今人才竞争日益激烈的形势下 这样的人事档案不利于优秀人才的发现和评价 这就需 要我们认真分析形势 有针对性地扩大人事档案所承载的信息量 以强化其信息功能 比 如为了适应现代社会全面考察人才的需要 可建立业绩档案和个人信用档案 业绩档案主 要是指对个人近期工作情况的完整反映 包括在单位的工作成绩 对单位的贡献和个人能 力等内容 有不少单位已经建立起人才的业绩档案 取得了一定的效果 个人信用档案是 指个人在各种社会 政治 经济活动中形成的诚信记录 网络的互联互通使人事档案信息 与其它部门的个人信用信息集成成为可能 这对人事档案管理工作也是一种有益的尝试 3 1 4 人事档案信息部分向本人开放成为可能 国家人事档案信息服务网络开放式的管理 不仅能实时添加人事档案中的记录以使信 息达到最新 也让人才通过对自己人事档案信息记录进行部分查看以做到心中有数 传统 的人事档案管理属于一种内向型 封闭式的模式 普通人很难接触到人事档案 f 4 5 在人事 档案的提供利用和保密的关系处理方面 干部档案工作条例 规定 任何个人不得查阅 或借用本人及其直系亲属的档案 删一个小小的纸袋 却跟着我们一生 不知在什么时候 它就会影响着我们 甚至会改变着人生的轨迹 目前我国的人事档案提供利用仅仅面向组 织 任何个人不能查阅自己的人事档案 人事档案对每个人来讲是非常神秘的 大家不知 道自己的档案袋里究竟有什么 在实际工作中经常遇到当事人对自己的某些情况记忆模 糊 本人要求查档的情况 但按照目前人事档案的提供利用制度是绝对不允许的 这种提 1 8 供利用制度与公开 透明的现代法治精神不相符合 美国的人事档案 为纳税人服务 人事档案内容向当事人部分开放的做法启示我们 人事档案管理工作应当以人为本 对于 只要不属于保密范围的 个人应享有对自己档案的知情权 对人事档案信息数据中一些非 保密的信息可以向个人开放 但这些信息个人只有查看权 没有修改权 4 由于不用接触 人事档案原件 人事档案信息服务网络让人事档案信息部分向本人开放成为可能 这不仅 大大方便了公民 满足公民对自己人事档案内容知情权的期盼 而且可增强公民的档案意 识 有利于加强对人事档案管理工作的监督 使人事档案工作更好地为公民服务 3 1 5 可为没有人事档案的人员建立人事信息电子文件 一直以来我国的人事档案只是针对干部 工人 大中专毕业生建立的 而现在用人自 主招录体制下 很多农民工等一些不具有干部工