酒会流程及具体安排课件.ppt

壹 酒会具体安排 一 场地选择 一场成功的酒会选择场地是关键 既然是酒会当然要区别于传统的宴会 目前大部分的宴会与酒会都选择在各大会议厅举办 个别成功的酒会选择在户外举办 考虑到天气原因 建议选择以室内多功能厅为主 同时兼有户外场地举办 户外场地不仅可远观风景 温馨浪漫的布置还会给部分客人一个相对安静的交际环境 场地的大小决定了邀请客人的多少 根据公司情况或拟邀请对象选择一个合适大小的场地 二 酒会形式 自助晚餐 酒会及舞会 精彩演出 抽奖活动等 自助餐除提供各种酒类 饮料 果汁 各类食品 有必要联系市内知名的餐馆提供特色小吃及美食在自助餐开始前送到酒会现场 酒水应包括 鸡尾酒 啤酒 葡萄酒 香槟酒 白兰地酒 威士忌酒 白酒等 酒会提供客人交际并提供约舞会 酒会及舞会控制在60分钟左右 三 现场布置 会场四处彩带彩灯 绿植鲜花等饰品装饰出喜庆的气氛 各门口安放引导牌 会场入口布置迎宾签到处 如有准备还可摆放一些资料册子等 提示来宾随意取阅 舞会及演出时灯光设备也是非常重要 舞台及舞美制作也突出喜气洋洋的气氛 整个现场典雅大方透出一种用心 温馨 冷餐台布置 主餐台 点心 水果台 酒水台 签到台 餐具器皿 红酒杯 茶水杯 饮料杯 餐巾纸 烟缸 湿毛巾 筷子 刀叉 大骨盆 骨盆 口汤碗 小汤勺 大汤分餐勺 台布 长台布 保温炉酒精 花草小盆景 桌面小植物 四 人员邀请 邀请对象除客户外 还应邀请客户的太太 或女友 舞伴 邀请函除设计精美外文字内容应详细介绍酒会的内容与特色 高档的酒会必定更吸引客人参加的欲望 邀请函寄出后专人电话联系确认是否收到 并确认客人是否能参加 以确定最后的人数便于安排 建议按每位职员联络并接待10对来宾 每位职员需确认客人自驾车前往还是到指定地点安排接送 对负责接待的职员需了解酒会的全部情况以便回答客人的咨询 五 酒会亮点 国际通行的鸡尾酒会形式 酒会除备有丰富的自助美食 还有巴西烧烤 日本料理 市内各大酒店的特色小吃与美食 花试调酒等精彩演出 幸运抽奖 酒会结束的大型户外烟花汇演 根据各地情况 六 酒会流程模板 示例1 18 30 19 00来宾签到19 00 19 15介绍主要来宾及主要领导致辞19 15 20 15酒会开始提供国际美食自助餐现场来宾自由交流20 15 21 00各种精彩演出 互动抽奖21 00 22 10交谊舞会22 10 22 20户外大型烟花汇演 根据实际情况而定 六 酒会流程模板 示例2 1 提前1小时进入迎宾状态 背景音乐响起 2 提前半小时上菜 斟酒准备 3 客人到来先签到同时发礼品 票根放进抽奖箱内4 领导进入贵宾包厢 客户进入主会场5 主持人开场白6 领导致词7 贵宾代表致祝贺词8 董事长致词宣布酒会开始9 部分领导进入贵宾厅用餐10 演出开始11 注意巡台 送酒 送点心 添菜 12 接待组随董事长先贵宾厅敬酒发明片后进入自助区一一于客户招呼 并帮助服务 跟踪指定客户 13 酒会结束帮助礼品部发礼品 送客道别 14 收场工作全员 各店领导安全隐患检查15 工作小结 七 物料准备 鲜花 彩带 舞台背景 签到用品 宾客纪念品 奖品 迎宾提示牌等 设计请柬 八 人员配置 酒会主人 由公司员工组成 负责联络客人及酒会时接待客人 与客人进行交流并引荐客人互相认识 学习精通参加酒会的礼仪 主人也可与爱人或舞伴或同事同时出席 工程组若干人 负责会场布置 舞台 灯光 音响设备等装调 服务组若干人 负责酒会的服务工作 由场地方提供 公关模特若干人 担任嘉宾主持 并作为酒会客人与客人进行交流 接受客人的邀请共舞 接受与客人的合影等 领舞组4人左右 在舞会时带领客人跳舞 并可接受客人邀请共舞 礼仪组10人左右 负责酒会迎宾 接待 为有需要的客人服务 摄像师2人左右 拍摄酒会全过程 录制酒会重要来宾精彩片断 为有需要的客人录制活动片断 摄影师1人左右 拍摄酒会的精彩瞬间 拍摄重要来宾的精彩镜头 为有需要的客人拍照纪念 以上工作人员应熟悉详细的工作须知 各组工作须知详细资料再定 11 可编辑 九 费用统计 项目报价金额 元 备注演员 公关模特 人领舞4人灯光 音响烟花汇演会场装饰分项另附单据摄像师2人摄影师2人礼仪10人请柬及邀请函制作参会人员名单表演职人员晚餐照片冲洗费光盘刻录费抽奖奖品交通接送租车场地租赁 餐饮费网络消息发布不可预测费用合计 元RMB 十 筹备进程 日期筹备项目XX月XX日前确定举办场地时间XX月XX日前确定演员及节目单XX月XX日前确定酒会菜单 酒水XX月XX日前确定会场布置方案XX月XX日前确定所有工作人员XX月XX日前网络发布酒会消息XX月XX日前对所有工作人员进行培训XX月XX日前筹备好酒会的全部工作XX月XX日前发出邀请函XX月XX日前基本确认参会人员XX月XX日前参会人员名单印制完毕确定好接送交通车酒会前一天 确定全部工作准备完毕 对所有参会工作人员培训指导 酒会前一天晚上 布置会场舞台灯光音响 邀请函模板网址 抵步 精英debut鸡尾酒会邀请函 酒会TIPS 贰 酒店鸡尾酒会工作流程 一 酒会标准 预定员熟悉厅堂设施设备 接待能力 利用请况 具有丰富的酒水饮料知识 仪容仪表整洁 大方 能用外语提供预定服务 迎接 问候 预定操作语言和礼节礼貌运用得体 客人预定酒会 预定内容 要求 人数 标准和主办单位地址 电话 预定人等记录清楚 具体 二 厅堂布置 鸡尾酒会厅堂布置与主办单位要求 酒会等级规格相适应 厅堂酒台 餐台 主宾席区或主台摆放整齐 整体布局协调 大型酒会 根据主办单位要求设签到台 演说台 麦克风 摄影机 位置摆放合理 整个厅堂环境气氛轻松活泼 能体现酒会特别与等级规格 三 餐厅准备 酒会开始前领班组织服务员摆台 主宾席或主宾席区设置合理 位置突出 酒台 餐台摆放整齐美观 餐具 小吃准备齐全 调酒员具有丰富的酒水饮料知识 熟悉各种鸡尾酒及饮品调配方法 酒会举办前20 30分钟 调好的鸡尾酒和饮品整齐地摆放在酒店上 酒水调制美观 按配方制作准确 酒水供应充足及时 四 迎接客人 客人来到餐厅门口 领班员要着装整洁 仪表端正 面带微笑 配合主办单位迎接 问候客人 表示欢迎 对主宾或主宾席区的客人特别照顾 五 酒会服务 酒会开始 服务员分区负责 为客人递送鸡尾毛酒 饮料 点心 小吃迅速 准确 服务规范 主人讲话或祝酒 服务员主动配合 保证酒水供应 服务过程中 客人自动取酒 走动交谈 留心观察客人 主动及时提供服务 回答客人的问题或为客人送酒 添加小吃 服务细致周到 酒会期间有舞会或文娱节