工程档案管理制度最新版.doc

.工程档案管理制度目的： 对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图纸、资料完整、系统管理有效。 范围：用于公司相关部门所涉及各项目的工程准备阶段、实施阶段、竣工阶段档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁。 职责： 工程管理部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理；工程完工后，会同档案室把项目资料和竣工资料移交市档案馆统一管理及档案室入库存档。项目责任人负责对移交的档案进行审核。档案室管理人员协助档案移交市档案馆、负责档案室入库的管理。内容：4.1 对项目资料的控制 4.1.1 接收入库和保管 4.1.1.1 做好登记（编号、标识，存放）4.1.1.2 工程项目过程中，公司相关部门所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同(包括设计合同、监理合同、施工合同等)以及各类证书在产生后，及时发放各工程管理部门、项目责任人、项目档案管理员使用或者保管；各部门将实施过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料尽可能制作成电子文档形式，便于工作与今后阶段使用；工程竣工前，项目责任人核对相关资料的原件数量，准备办理竣工验收及档案移交。 4.1.1.3 工程项目竣工后，项目部应督促施工、监理单位将施工过程中形成的工程资料，按建筑工程文件归档规范要求及份数要求归纳、整理、装订（装盒）、附上工程竣工档案移交书（含有清单）。 4.1.2.1 公司所开发的项目均按招标或者合同的工程名称，且档案盒使用统一的标识。 4.1.2.2 文件类别:1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批文，3“五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证，4合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等，6施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件，7竣工验收类，包括专项验收8证，8图纸类，包括项目的各专业图纸及CAD电子文件、设计变更、签证、洽商等。 4.1.2.3 编号 项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。 4.1.2.4 标识 对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。 4.1.3 借阅 项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到项目部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。 4.2 工程资料的控制 4.2.1 工程竣工资料的范围：政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料， 工程竣工资料的验收条件：工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件: 4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕; 4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。 4.2.3 工程竣工资料的验收程序 4.2.3.1 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报工程竣工档案情况申报表，报送项目经理部。 4.2.3.2 项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和工程竣工档案情况申 报表后，由项目经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报建设工程竣工档案专项验收申报表。 4.2.3.3 工程竣工档案专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管城建档案管理部门验收小组主持。 验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的建设工程竣工档案专项验收意见书认真进行整改，并确保符合规定要求。 4.2.3.5 工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管理部门复核审查。 4.2.4 工程竣工档案的移交 4.2.4.1 工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。 4.2.4.2 项目档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各单位出具接收工程项目档案登记单。承建方均应向建设单位移交竣工资料，规模工程与结构性工程一式叁份（其中壹份待审计后退还）、交付使用有物业管理的工程一式肆份（其中壹份待审计后退还、壹份交付物业管理使用）、零星工程一式两份。 4.2.5 归档 项目档案管理员对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。 4.2.6 移交 竣工资料一式两份，一份由项目档案管理员移交给物业管理公司且在移交清单上签收，一份移交给公司总裁办统一管理。同时移交所有的移交目录清单。 4.2.7 借阅 4.2.7.1 公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。 4.2.7.2 公司之外的单位借阅档案，需经总裁办负责人的批准。 4.2.8 销毁 对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。 4章：归档文件及其质量要求：按建设工程文件归档规范GB/T50328-2014第4章归档文件及其质量要求；具体按本章如下节：归档文件范围、归档文件质量要求。本章中特别注意如下：4.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A（建筑工程文件归档范围）和B（市政工程文件归档范围）的要求。4.2.2 工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。5章： 工程文件立卷：按建设工程文件归档规范GB/T50328-2014第5章工程文件立卷要求；具体按本章如下节：立卷流程与原则和方法、卷内文件排列、案卷编目、案卷装订与装具、案卷目录编制。本章中特别注意如下：5.1.1.2 对卷内文件材料进行排列、编目、装订（或装盒）。5.1.2.3 一般建设工程由多个单位工程组成时，工程文件按单位工程立卷。5.1.3.6 电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系。5.1.3.7 声像资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。5.5.1案卷应按本规范附录A（建筑工程文件归档范围）和B（市政工程文件归档范围）的类别和顺序排列。5.5.2.1 案卷目录式样宜符合本规范附录G的要求。5.5.2.3 编制日期应填写完成立卷工作的日期。6章：工程文件归档：按建设工程文件归档规范GB/T50328-2014第6章工程文件归档要求；其中6.0.5条内容的编制套数结合我公司的工程项目情况改为如下实施：1、规模建筑、道路、桥梁等工程与结构安全性要求的其它工程一式三套（其中一套待审计后退还）；2、交付后物业管理公司介入管理的工程一式四套（其中一套待审计后退还、一套交付物业管理使用）；3、维修与零星工程一式二套。7章：工程档案验收与移交：按建设工程文件归档规范GB/T50328-2014第7章工程档案验收与移交；本章中特别注意如下：7.0.1 列入城建档案管理机构档案接收范围的工程，竣工验收前，城建档案管理机构应对工程档案进行预验收。7.0.6 当建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应提交移交案卷目录，办理移交手续