企业应对媒体制度.doc

企业应对媒体制度本企业的高层领导强烈意识到媒体对企业发展的重要作用，特制定此规章制度，成立媒体工作小组，以期能够形成与媒体交往、应对的良好机制，借助媒体形成良好的企业口碑，树立企业的品牌，促进企业稳步向前发展。本制度分为两大部分，第一部分主要阐述媒体工作小组的成立、组成人员及其工作职责及要求等；第二部分主要是分项说明媒体工作小组的工作内容及工作方法。最后在本制度中将附上媒体工作小组需要使用到的各中电子文档等。第一部分 媒体工作小组成立媒体工作小组主要是为了在企业中有专门的机构负责公关事务及媒体应对等相关事务。媒体工作小组的职责：企业中媒体工作小组的工作，主要是：掌控消息的传播，引导舆论导向，把握企业内外部之间的环境及各类关系，策划宣传、公关等事务；对内形成企业文化，对外塑造企业形象，推广企业品牌。分述如下：1、 公司全年宣传机会的制定2、 完成传播渠道搭建等工作，实施媒体关系管理，内部媒体资料库建立与升级，日常客户服务，客户服务团队管理与培训。3、 就媒体公关活动进行对外的宣传、形象企划和宣传推广；4、 处理媒体危机事件；5、 全面发展和执行公关计划的各个方面，包括：新闻发布，公关活动，及其他相关市场推广活动6、 策划、执行和评估公关活动与媒体报道，撰写媒体稿件，包括：新闻稿、深度稿、产品介绍、媒体问答等7、 代表公司全面负责在各大媒体上的策划、广告宣传、公关等工作；策划并组织公司各类宣传活动，推广公司形象；8、 为公司的企业形象、品牌推广工作提供支持与服务；9、 公关服务机构数据库建立与维护第一章 媒体工作小组的组成成员的要求媒体工作小组的成员一般有以下四个方面的要求：一、 拥有广博的知识：拥有新闻、中文、市场、营销、社会学、国际关系、公关广告等专业背景，集策划、文字、摄影、摄像、公关于一身，熟悉媒体运作或政府关系者为佳。如果公司规模较大，甚至拥有跨国公司客户，成员还需要有丰富的阅历，熟悉中外文化，有国际化的眼光和思维。此外，根据公司的需要，一定的英语听说读写的能力也非常重要。二、 有强烈的求知欲,创新能力强。媒体工作小组的工作会涉及方方面面的环境及关系。例如在企业内部会涉及企业上下级的关系，上下级的沟通，内部的凝聚力、品牌的建设、企业文化的积累等，而在外部则可需要应对政府、竞争者、媒体、社区等等。因而为了拥有丰富的知识，了解相关方面，必须有强烈的求知欲，不断努力学习。同时时代瞬息万变，只有创新能力才能极快适应这个时代，同时为企业的品牌建设打下坚实的基础。三、 良好的沟通及团队合作的能力。策划媒体活动，引导舆论导向，掌控各类消息这无一不需要成员良好的沟通能力以及团队的合作能力。四、 具有公关意识、包括形象意识、公众意识、协调意识、开放意识、互惠意识等。具备全面的能力素养，包括表达能力、协调能力、交际能力和自控能力。五、 具有服务意识。企业媒体工作小组一切工作都是为企业服务，为企业畅顺发展而努力的，具有强烈的服务意识，才能积极应对在企业发展道路上遇到的一切问题。总而言之，在成立媒体工作小组时，挑选组成人员主要考虑人员的四个方面的能力：沟通能力、执行能力、应变能力、以及学习（写作）能力。此外，因为媒体工作小组还将负责企业的媒体危机处理工作，所以媒体工作小组必须具有一定的实权，能够快速上传下达各类信息，控制场面等。第二章 媒体工作小组组织构架根据媒体工作小组的工作职责，媒体工作小组一般由以下人员构成：组长、新闻处理专员、活动策划专员、危机事故处理专员、危机对象亲属联络员。组长同时也是公司的新闻发言人由公司中具有公关特长的经理级以上人员担任，要求对公司有高度的忠诚度、有良好的形象、强有力的随机应变能力、良好的沟通能力；熟悉企业所在行业的市场营销、产品、技术、品牌等相关知识，甚至对竞争对手、上下游企业都非常熟悉，为行业内的信息库及数据库。具有唯一对外发言权，在媒体工作小组中工作的每一个人都不能随意对外发表言论，一切言论必须通过一定的程序，由组长一人统一对外发布。工作职责及要求：1、 管理整个媒体工作小组的工作，监督检查成员的相关工作，保证相关制度的执行；2、 每周向企业高层领导汇报媒体工作小组的工作3、 建立媒体关系数据库，与新闻工作专员一同保持维护企业媒体相关关系。4、 积极想办法培训训练媒体工作小组成员，提高成员的工作能力，提高媒体工作小组的战斗力。5、 与组内成员一起共同研究企业半年内或年内全部的宣传计划及相关媒体活动6、 与组内成员共同负责制订企业的新闻发布计划，策划召开新闻发布会或新闻通气会，向新闻媒体发布本企业的重要新闻；7、 不每周向新闻媒体通报本企业的重要工作安排及工作进展情况；8、 在本企业发生突发事件时，与企业其他领导协商拟定报道口径，及时向新闻媒体介绍情况、提供信息；9、 接受新闻媒体采访或安排新闻媒体采访本企业有关工作或有关人员；10、 回答新闻媒体就本企业情况提出的询问；11、 指导本企业下属单位对外介绍情况、接受新闻媒体采访等；12、 负责与本企业新闻事务有关的其他工作。活动策划专员由公司中具有良好策划能力的人员担任，要求懂得媒体传播规律、群众的需求心理等。工作职责及要求：1、 全面充分了解企业的情况，包括企业内部情况及外部环境情况内部情况：有人力资源、决策、信息、执行、运营管理、危机管理、组织、文化、创新、品牌等方面；外部环境情况：供货商、销售商、消费者、竞争者、政府、媒体、政策变化、产业变迁、社会文化、社会责任、突发事件、供应链等方面2、 根据企业的实际情况，与组长共同讨论研究，制定企业半年或全年的宣传计划及相关的媒体活动，并形成相关计划书，同时需要注意不断了解企业的新情况，及时调整宣传计划及媒体的相关活动。3、 在企业的重要、值得纪念的时刻（例如新产品研发成功、企业获得奖项等），策划具有营销效应的活动，扩大企业社会影响力，塑造企业形象，打造企业品牌。4、 广泛合理利用多种媒体（报纸刊物、广播、电视、互联网、移动网络等）对企业进行全方位的宣传及品牌推广。新闻处理专员相当于组长的助手，主要是制作新闻发表稿、企业信息；对外发表信息；接受反馈及咨询；在企业内部传递信息，要求人员有较强的新闻敏感度工作职责及要求：1、 协助组长完成所要承担的职责；2、 接受、安排普通采访工作，回答普通情况的询问；3、 负责联系新闻媒体，保持与新闻媒体的良好关系；4、 受理采访要求，在新闻稿件通过上级的检查后进行传发5、 收集整理本企业新闻发布活动的资料6、 与新闻相关的其他事务7、 在本企业发生突发事件时，在媒体工作小组领导及企业领导的要求下，制作统一口径的对外宣传的文件，及时想媒体介绍情况、提供信息。8、 对企业内的各类活动进行采编、摄影等，并注意图片、DVD等素材的收集、整理、保存等9、 新闻处理专员需要听从组长及企业相关领导的安排。危机事故处理专员每一行业都有自身独具的特点，不同行业的企业发生的突发事件时，也是有不同的处理方法的。针对这个差异，特别设置危机事故处理专员这个岗位。这个岗位的工作人员主要负责突发事件的处理工作；要求担任人员具备有相关的专业知识、行动能力、并能及时与高层取得直接联系，一般由公司的技术领导人员担任工作职责及要求：1、 对企业进行危机调查，形成预测书面报告，详列企业的特点，存在的危机隐患和可能发生的危机。2、 针对特定的危机情况的重点制定防范措施3、 对企业的整体情况制定常规的防范措施4、 确定危机发生时共同遵守的准则5、 根据企业情况及个人的专业素养，制定相关危机处理的工作步骤和责任要求制度，或给予领导专业处理上的建议，协助媒体工作小组，共同解决危机6、 形成有效的危机事故汇报制度7、 根据企业的实际情况和个人的专业素养，制定危机过后的恢复重建制度。8、 时时关注企业的内、外部环境，当企业出现新的隐患时，形成相关报告，提倡专业意见，建立解决方案，汇报领导，征得领导同意后进行相关的处理，力求把危机的苗头扼杀在摇篮中。危机对象亲属联系专员在危机中，除了事件直接的危机对象外，危机对象的亲属对事件能否畅顺解决也具有重要的作用，因而在这个媒体工作小组中，必须有专人负责亲属的联系，争取获得亲属团的理解和支持，为事件能够得以畅顺解决打下基础。工作职责及要求：1、 了解企业内部每一员工的具体情况，注意收集信息，形成企业员工档案。2、 了解公司上下级和公司相关作业程序3、 制定一套面对面交流沟通的有效方案，并及时根据实际情况进行更新4、 危机事件发生后，第一时间联系相关人的亲属，稳定对方情绪5、 危机事件发生后，了解事件的相关信息及处理方案，并把这些信息传达给相关人的亲属，争取取得相关人亲属的理解和支持6、 危机事件过去后，对相关人亲属的继续安慰、抚慰、关心等工作。媒体工作小组以组长（同时也是新闻发言人）为领导，成员听从组长指挥，组长对企业全体负责，听从企业高层领导指示。媒体工作小组的相关工作由组长与成员相互分工合作完成。第三章 媒体工作小组工作的考核标准媒体工作小组的存在的目标就是形成企业文化、塑造企业形象、打造企业的品牌。那么考核媒体工作小组的标准主要有一下几点：1、 有利于企业的消息是否及时有效在社会上传播，形成良好的舆论导向；而不利于企业发展的消息是否有效过滤；同时媒体工作小组是否可从过滤的不利于企业发展的消息中吸收经验教训，不断增强工作小组的整体工作能力，提高工作小组在企业中的效能。2、 每一年企业的宣传活动、品牌推广活动是否成为企业销售热点，带来企业销售额的增长；3、 是否能够良好处理危机事件，甚至在危机事件中树立企业的形象，打造企业的品牌。4、 在危机事件过后，是否能够良好善后，善于总结经验，并在全企业中展开学习，形成企业的财富。第二部分 媒体工作小组工作制度一、 企业媒体关系建立维持制度本制度旨在众多媒体中选择与企业发展息息相关的媒体进行合作，保持联系，进行企业的形象塑造以及品牌推广，让媒体参与到企业的发展中，形成媒体与企业合作多赢的局面。1、 根据企业特点，发展方向选择相关的媒体单位、记者，重点关注。企业相关的媒体可分为四类：其一，本企业或企业领导人在早期就有关系的媒体单位、记者，为企业最早形象传播做出了努力的媒体单位、记者。例如：本企业所在城市的专业领域记者，最早参与过企业报道的全国性、专业性媒体等。其二，媒体单位中中年龄偏大，在其媒体中属于元老级别、交游广阔的人物。其三，可以利用但不可信任媒体单位、记者。例如不是本行业相关的专业媒体单位，一般在发生了某些重大新闻时才会赶过来寻找新闻线索的媒体，对他们来说企业只是提供新闻素材的基地。其四，不怀好意的媒体单位记者。这类媒体的记者一般希望通过采访的形式为自己捞到什么实质性的利益，如果目的达不到，就反打一耙，摇身变为专门揭露企业经营黑幕的正义人士。2、 针对以上企业相关媒体的分类，重点关注一、二类媒体单位、记者，时常保持联系；三类媒体单位、记者积极应对；四类媒体单位、记者小心应对，如有可能尽量减少与此类媒体单位、记者的交往。3、 分析各个媒体的特点，各个媒体适合做什么，擅长做什么。例如有些媒体擅长做新闻报道，有些媒体擅长写人物，有些擅长深度报道，有些擅长实战案例等。研究后形成文件并在媒体工作小组中学习。4、 利用媒体关系表格，了解手中掌握的媒体的性质，相互间的关系；并针对媒体关系表格开展工作。（表格见附件1）5、 建立与媒体单位保持联系的常规沟通机制，例如可建一个专门的公开邮箱，长期有联系的媒体记者每个人都拥有邮箱的密码，企业的相关信息每周发送到邮箱中，并提醒相关媒体记者去了解及收取信息。6、 新闻处理专员关注企业人、财、物、进、销、存各个方面、各个领域每天发生的各种新鲜事，并进行提炼，发送给一类、二类媒体单位，并注意长期坚持。7、 成为媒体单位、记者的参谋和助手，向媒体单位提供行业内调研报告和行业资料、市场产品资料等。8、 及时反馈媒体单位提出的采访要求。无论这个媒体单位是我们长期合作的单位还是一个陌生的媒体单位，当对方提出相关采访要求时，组长第一时间发出企业及个人的感谢，并根据媒体的相关性质及意图开展下一步的处理。例如，如果是陌生媒体，对方出发点良好时，我们可以进一步表达希望建立长期合作的愿望等。9、 处理记者的采访要求：A、 了解对方的具体采访需求，采访目的B、 了解对方的采访时间安排和最后期限C、 记录下记者的名字和联系办法D、 讲明“一经确认，我们会尽快与您联系”获取至少两个工作日的回旋余地。10、 媒体关系的维护工作，除了要做好与一线记者的联系和交流工作外，同时也要做好与编辑、新闻部主任、乃至媒体其他高层领导的关系。经常保持与媒体高层的交流和沟通，可为记者发稿创造更为有利的局面，另外一方面也可以获得更多的建议和指导。11、 日常的一些维护企业与媒体关系的方法：定期组织媒体单位参观本企业、节日送上节日问候、企业有新的产品上市送与相关媒体单位试用、举行俱乐部式的交流活动等。12、 媒体关系的建立维护工作应做到细致、有序、谨慎。如有出现错误即追究相关负责人的责任。如果出现危害到企业整体声誉的问题，企业有权利追究法律责任。二、 媒体公关相关工作机制媒体公关的相关工作一般有：常规工作、电话沟通、媒体面谈、新闻发布会、媒体采访、新闻主题发布组织、媒体沟通策略等。现将分析说明针对上述工作，媒体工作小组如何分工合作。（一）、常规工作：每日：1、 新闻处理专员从媒体、记者、观点等多角度分析2-3条当日重要新闻的重要性，通过媒体关系网络发到一些平面媒体、网络媒体上。2、 活动策划专员每天了解学习本行业的相关资讯、产业相关知识、企业的新产品等，而后形成报告交由新闻处理专员发送到我们的媒体关系网络中。3、 新闻处理专员研读本企业内部各大媒体单位的动态，并记录在册。4、 危机事故处理专员每天学习企业产品知识、行业知识、产业知识，并形成学习报告，交由新闻处理专员公布企业网站或传送给行业内相关媒体。5、 每天整个媒体工作小组共同学习一小块的公关知识，主要是公关技巧方面的知识。以轮流的方式，每天一人讲述知识，小组共同讨论的方式进行，时间为20-30分钟。每周：1、 组长与新闻处理专员一同进行2-3家媒体的电话沟通2、 组长与活动策划专员确定下周需要开展的媒体活动计划，并策划专题在企业内部、媒体网络中进行讨论研究。3、 组长选择2-3家媒体进行拜访，拜访时可根据需要带上新闻处理专员、活动策划专员、危机亲属联络员等。4、 形成拜访报告，报告需要含有内容有：拜访的对象、拜访的时间、拜访的目的、谈话的内容、媒体的相关建议、我们企业可以改进的方向。5、 活动策划专员向企业市场部了解本周企业区域市场表现、竞争产品市场表现，形成相关情况报告，交由新闻处理专员整理修改，发布到本企业的网站或者媒体网络关系中。6、 组长总结本周内媒体关注的相关情况，并做分析评估，与活动策划小组共同研究相关策略，改进宣传。每月：1、 活动策划专员每月向市场部了解竞争对手产品的市场变化情况，研究对手的宣传策略与重点，并形成相关报告，交由组长审阅2、 新闻处理专员每月针对自己的相关工作进行总结，内容包括媒体关注焦点、重要媒体记者的变动、媒体客户建议等3、 危机事故处理专员每月总结本企业的危机调查报告、危机评估及建议报告、危机事件的报告等。4、 组长结合工作小组内各成员的报告，形成每月媒体工作小组工作报告，对小组的工作进行总结和改进。5、 组长与组员共同讨论，形成下个月的相关公关宣传策略，并制作报告，上报企业领导。（二）、电话沟通：电话的相关沟通流程及注意事项，媒体工作小组的所有成员都应该把握，并不断学习，提高与媒体电话沟通的技巧和能力。打电话打电话前：1、 想好并记下需要交流的内容与热点2、 准备沟通需要的文件和资料3、 准备记录的笔和纸通话中：1、 首先致以亲切的问候并报出姓名2、 清楚表达沟通的主题与内容3、 记录谈话内容的重点部分4、 重点之处停顿以便反馈5、 重复总结对方的观点6、 重复强调沟通内容。电话结束后：1、 做好建设性意见及谈话内容的整理2、 记录此次通话中对媒体记者的认识3、 及时反馈沟通内容与媒体的相关意见，并记录在案。接听电话接听电话前：1、 明白如何转接电话2、 准备记录的笔和纸3、 接电话时不与旁人交谈接听电话中：1、 清楚报出部门与姓名2、 积极、礼貌回答对方的问题3、 记录电话内容4、 重点内容重点确认接听电话结束后：1、 回忆并整理电话内容重点及相关注意事项2、 如果遇到紧急事件，立即采取相关行动3、 重要的情况第一时间汇报上级，共同研究处理方法。（三）、媒体面谈媒体面谈的主要目的在与获取信心、传递信息以及阐明信息。媒体面谈工作也是由媒体工作小组全权负责，在组长的指挥领导下有序开展。新闻工作小组在开展媒体面谈工作时，事前应该有以下的准备：1、 收集媒体关注话题2、 了解记者的品行3、 确定谈话主题4、 模拟可能提及的问题以上，准备工作主要由媒体工作小组中的新闻处理专员来完成，其他组成成员协助完成。在媒体面谈工作的组织中，注意：1、 尽量放松，营造良好的谈话氛围，保持良好的关系2、 说明面谈的内容和目的3、 在面谈过程中全神贯注地听4、 面谈的过程中多提问题5、 面谈中注意要商讨解决办法媒体面谈工作的实施主要是由媒体工作小组的组长来完成，其他成员留意并学习组长的交流方式方法。媒体面谈活动实施后，注意：1、 整理商谈的相关纪要2、 建设性意见再次核实3、 制定相关的策略报告4、 后续的媒体执行。媒体面谈结束后的相关工作主要是由组长与新闻处理专员完成，报告形成后在媒体工作小组中共同学习。（四）、新闻主题发布组织新闻主题发布组织的相关工作主要是由新闻处理专员来负责。主要工作流程如下：1、 认真阅读主题稿件，简明扼要总结稿件中心思想2、 根据媒体数据库选择合适媒体名单3、 根据媒体及记者的特点修改稿件4、 与媒体开展良好的沟通：首先整理媒体关注热点；其次结合热点精述稿件主题；最后邮件发送稿件5、 确认邮件是否收发成功6、 监测媒体稿件的刊发7、 稿件成功刊发后，致电感谢8、 了解主题引起的相关效应，并作出评估总结9、 最后制定媒体发布的相关费用，并作出整个主题发布活动的报告，总结经验，更新学习。相关注意事项：新闻处理专员在组织主题报道时，需要注意：1、 了解新闻特质，只有这样才能够制作出有水平的新闻主题，吸引记者编辑的眼球。2、 了解媒体的习惯。不同的媒体有自身不同的习惯特点，组织稿件时必须了解媒体的习惯，以便能够一击即中，使得稿件快速得到媒体记者、编辑们的喜爱。3、 关注媒体的热点，越是热点问题，越是能够获得媒体的关注和喜爱，我们的稿件才能够起到预期的效果。4、 熟知媒体运作的流程。熟悉媒体运作的流程，让我们能够更有主动权，掌控稿件的收发。5、 配合媒体新闻选题计划进行稿件的制作，这样能够良好达到双赢的境界。6、 寻求主题的切合点，以万变应不变。努力使自己更符合媒体不断变化的要求，让我们更有话语权，拥有的话语权，我们就更容易达到我们的预期目标。（五）、新闻发布会新闻发布会是媒体工作小组的一项重要工作内容。每次新闻发布会的活动都必须由组长带领大家共同策划、执行。新闻发布会前的相关工作：1、 确定发布会主题、时间、地点2、 讨论主攻的媒体单位3、 提交邀请媒体名单4、 邀请函的撰写5、 收集发布会相关资料6、 新闻发布会上媒体记者可能会问到的问题模拟及相关问题答案准备7、 重要媒体专访邀请名单提交8、 重要媒体专访邀请9、 准备活动相关事项：签证机票（接送机航班统计）；报销登记表（媒体房间联络表）；酒店入住须知。10、 确认出席贵宾11、 邀请函机票寄出并确认是否收到12、 确认出席人数13、 媒体资料袋、照片礼物等相关资料准备妥善14、 模拟练习现场记者相关问答15、 再次确认提醒媒体出席新闻发布会的过程中：1、 做好媒体的接待工作2、 确认已到会的人数3、 发布会现场媒体的相关交流4、 记者答问现场的控制5、 记者专访的安排6、 欢送媒体新闻发布会结束后：1、 收集出席媒体的意见2、 向媒体单位提供现场活动的相关图片等资料3、 新闻报道的追踪落实4、 新闻报道刊发后，进行剪报收集整理工作5、 新闻发布会效果评估相关工作，主要评测点：传播量，媒体的出席率，覆盖面，延展性，资源是否整理有效利用等。6、 根据效果评估的工作，总结经验，形成媒体报道结案、新闻发布会的报告。新闻发布会上记者答问相关注意事项：问答内容的整理：1、 此次新闻发布会的宣传策略2、 市场的相关表现3、 媒体宣传热点，一般有：产业政策、市场销售、新品上市、产品价格、行业动态等。在媒体资料袋的准备中，可以准备上述相关资料。问答内容的征集：1、 充分了解媒体关注的话题2、 对于此次新闻发布会媒体关心的焦点3、 媒体宣传的建议问答内容的分析：1、 敏感问题整理2、 本次新闻发布会宣传重点罗列3、 记者问答现场可能会出现的危机预估4、 宣传危机的评估预测5、 现场问答的相关注意事项。制作记者问答报告：1、 说明回答的技巧2、 制定发布会上发言人的统一言调3、 注明发言人避答问题4、 形成报告，制成小册子，在媒体工作小组中共同学习，统一口径。（六）、媒体采访媒体的采访工作也是媒体工作小组中一项重要工作内容，主要由组长和新闻处理专员、活动策划专员共同完成，其他组员协助完成。相关的工作安排，在接受媒体采访后再具体制定工作方案。媒体采访前的准备工作：1、 确定采访目的、内容、媒体单位与时间2、 搜集媒体关注焦点3、 收集并模拟媒体采访问答4、 整理媒体记者的资料，了解媒体记者5、 准备采访稿6、 提交采访报告采访前必须组织训练：1、 演练什么该说、什么不能说2、 演练如何强调传达的内容3、 演练可能出现的状况在接受媒体的采访中注意：1、 保持冷静与礼貌2、 坚持主见3、 有自己的个性化，问题的回答尽量简单化4、 多举例子表达某一观点，多用生动语言三、 企业软文、宣传稿件等制作制度企业相关软文、宣传稿件的制作主要是媒体工作小组中新闻处理专员的工作，要求所有软文、稿件的制作能够做到“三赢”，即读者、媒体、企业三方都获益，为达到这样的效果，制定此制度，指导新闻处理小组的工作。1、 积极选择宣传的亮点，运用媒体的眼光看待企业内部的一切，同时充分了解媒体的运作特点，对新闻传播规律有一定的理解，并对新闻事件有很强的意识。2、 在企业内部可以挖掘到新闻点的各个方面：产品产品是推动社会进步的物质基础，社会的进步主要是通过产品来让人们感知的。如果本企业开发了非常有价值的新产品，第一时间把消息透露给媒体，并制作相关新闻稿，与媒体共同研究向社会发布消息。领军人物每个企业的领军人物都有特点，不论是他的性格、业绩、还是经历，都有可能引人注目的亮点、新闻点。新闻处理专员要注意接触企业内部的领军人物，发掘企业领军人物的亮点，并时时关注领军人物的思想变化、行动走向，在不涉及企业秘密的前提下，制作人物通讯稿，并传递给相关的媒体，帮助媒体获得新闻报道的素材。行业地位如果本企业处在比较受人瞩目的行业里，由于媒体对改行业的关注，我们自身的企业也会免不了被加以报道。因此，新闻处理专员需要时时留意本企业所在行业内的动向，本企业在行业内的创新等，并把这些资料编制成为企业软文，提供给媒体，借以宣传自身的企业。事件事件的发生就是新闻的所在，或许我们企业本身并不引人注目，但是发生在我们身上的一些事件或者我们企业的一些行动却很有新闻价值。由此，新闻处理专员需要时时留意企业的动态，企业合作单位的变化动态、企业开拓新领域等等这些事件。在这类事件发生时，第一时间制作相关新闻稿件，并及时与媒体联系，借助媒体之力，吧企业要说的、要做的告诉大众活动新闻处理专员需要关注有特点、有影响力的企业活动，因为这类活动都会引起媒体的关注和报道。当企业举办这类活动时，及时制作新闻通过，联系媒体，第一时间自主发布。企业管理方法成功的企业经营管理方法是会受到人们的关注的。新闻处理专员注意把企业有特点的企业文化、有成效的经营管理方法每周加以总结，形成稿件，传递给媒体。3、 制作企业软文的模块化素材数据库，包括以下模块：企业历史：公司自成立以来发生的比较大的、有新闻价值的事件、具有里程碑意义的阶段。新闻处理专员可通过内部采访，了解企业从创立前到现在的整个历程、故事，比如曾经遇到何种困难，如何克服；何种机会，如何把握等。企业规模：包括经验规模、人员规模、成员企业以及营销网络等代表企业发展状况的信息企业产品（业务）系类介绍：分类别介绍，重点突出产品的特性，并统一口径企业认证、荣誉和市场地位：包括企业的市场影响力、各种认证和排名等，并注意及时加入新的内容企业规划：公司制定的一段时间内的目标、战略发展方向、计划等企业方法：包括企业文化，管理理论、经营模式、独特的经营管理策略等重点人物：包括公司的董事长、总经理，其他一些在公司发展中举足轻重的人。介绍他们的观点、故事、轶事以及一些简短的语言花絮。此类模块注重积累，并不断充实内容，媒体报道后注意及时把相关报道整合，形成人物故事，并在公司内传播。图片、影片库：公司标志性建筑、办公场景、重要事件场面、产品包装、广告图片以及重要人物照片。4、 根据模块制作企业软文标准件。范例见附件2。5、 企业软文如果制作不及时、不完善将追究相关人的责任，情节严重时，可追究制作者法律责任。6、 企业软文、宣传稿件制作完成后，必须通过组长、公司高层领导的审核通过才准予向外发布。组长、企业高层领导审核不谨慎、不重视出现问题，将追究其责任；情节严重时，依法追究法律责任。四、 企业信息发布制度为了规范企业相关信息的发布，保证企业内部信息传播的畅顺，形成正确的舆论导向，特制度此制度。1、 企业的相关信息制作完善后，通过电子邮件交由组长审核，组长审核通过后，交公司高层领导审阅，审阅通过后才可发布、印刷。2、 企业的相关信息，企业的人、事、物等各方面的信息制作并通过审阅后，由新闻处理专员每周发布企业网站首页，每周发送给合作媒体。3、 企业的相关信息发布在企业网站后，还需发布到企业所在的行业网站上，发布到大型、有影响的网站上。4、 发布消息时，注意要出现企业的名字，但是要求出现合理，不可出现抢稿的情况出现。5、 把握时机，企业内出现有价值的新闻事件时，第一时间联系媒体进行报道、深度报道。例如企业内部的新产品研发成功、上市；企业获得奖项；大项目中标；与其他企业建立合作关系；获得政府的基金；行业内突发事件、企业诉讼等。6、 针对媒体的特性及特长发布新闻宣传稿件。7、 大型、有新闻价值的活动相关软文、宣传稿件选择在大型网站、行业相关网站现场发布，一般性原创网站先发布，小型的网站可滞后发布。8、 企业历史、企业规模、企业产品、行业和市场地位、领军人物介绍等这类软文制作完善、通过审核后，除了发布于公司网站，传送给各个媒体外，仍需制作成册，在企业内部中进行广泛的宣传和传播，形成企业凝聚力。9、 企业信息发布不及时错过宣传企业的良好时机将追究相关人的责任。10、 不利于企业的消息传播到社会上，将追究相关人的责任，情节严重时，将追究法律责任。五、 企业活动策划管理制度良好的企业活动有利于宣传企业，塑造企业的形象，推广企业的品牌。为了策划良好、有效益的企业活动，特制定此制度。1、 企业活动策划专员必须认真了解媒体传播的规律，与广大媒体交朋友，向各大媒体了解媒体传播的规律，利用相关规律策划活动，力求活动能够起到很好的宣传作用。2、 策划专员策划活动时，必须站在媒体的角度，充分挖掘活动的社会意义，为媒体报道和评论做资料上的开路，必要时请教关系良好的媒体单位，获得对方的建议，力求策划的每一场活动就是企业的一个宣传，企业的形象表述。3、 企业活动的策划必须符合企业发展的实际需要，不铺张浪费；企业活动的策划必须能够达到理想效果，不轻易做活动，一做就做好，必须有正面的影响的活动才做。4、 企业活动策划必须完善，可执行性强。5、 企业活动中出现执行细节错漏，给企业造成影响的将追究相关人员的责任。六、 企业活动效果评估分析制度为了检测企业活动效果，分析评估相关活动，获取更多的经验积累，特制定此制度对企业的相关活动开展评估和分析。1、 企业活动策划专员制定积极有效的活动效果评估分析制度2、 活动开始到结束的过程中，评估分析工作随行开展。并根据评估和分析，对活动的不合理之处进行即时修改或整理。3、 活动结束后，形成评估报告，上报组长，并在全工作小组、全公司范围内进行汇报学习工作。4、 评估工作同时也是由组长及企业活动策划专员共同完成。七、 企业危机预警制度危机预警是危机管理的第一步，也是危机管理的关键所在。在企业内部，企业危机预警的相关工作主要是由媒体工作小组中的危机事故处理专员来负责。为了更好处理企业危机，指导危机事故处理专员的工作，特制定此制度，争取把企业可能出现的危机扼杀在摇篮中。1、 确定危机的来源：对可能引发危机的现象和事件进行列举，可通过调查问卷的方式来获得相关信息。如：对公司的高层、中层、基层进行问卷调查；对经销商进行调查；对消费者进行调查；对政府部门、行业主管部门进行调查；对媒体记者编辑进行调查；2、 一般而言，在企业内可能会引发新闻媒体和公众的关注而形成危机事件的有一下几种：对公众安全和广泛利用具有重要影响的事件；影响客户最高目标和利益的重大事件实施之前；最常发生的意外事件、突发事件、敏感事件；客户的脆弱环节、薄弱环节和易受攻击的环节；一次性的机会、不可替代的资源投入的场合；不可重复的关键环节。主要类型公害（环境污染）问题而引起的危机意外灾难事件而引起的危机。如1990年厦航飞机在广州白云机场发生撞机事故等。次货或劣货而引起的危机事件反宣传事件而引起的危机，包括对组织不利的情况报道（如财务不健全、生产条件恶劣等）；对组织的情况的歪曲失实的不利报道（如：厦华电视被列入国家发布的不合格产品名单等等）总而言之，企业的危机一般为：生产性意外、环境问题、劳资争议及罢工、产品质量、股东信心丧失、具有敌意的兼并或股票市场上大股东的购买、谣言或向大众传媒泄露组织内的秘密、政府方面的限制、恐怖破坏活动、组织内人员的贪污腐化等。3、 对危机进行分析分析危机发生的频率；危机发生的影响力；危机管理的难度；危机引起的公众关注度；4、 确定危机的预控策略，根据危机的性质和企业对危机承受能力，采取不同的应对策略躲、侧、转、接、躲战略性撤退树立良好的企业形象，在公众心目中建立可靠的信誉；不能涉足的领域要能拒绝诱惑，对危害程度大的风险进来避免完善企业内部管理，消除企业内部管理的各种弊端；针对各种诱因，制定健全的防范制度；迅速解决小问题，积极改正小错误。侧缓解策略通过各种措施，将危机诱因控制在一定的限度和范围之内，从而缓解危机，使损失降低到最低程度。转转移策略。对于无法回避也无法缓解的危机，应设法合理的转嫁风险。接防备策略储备相应人力、物力、财力，以备不时之需。功能转移，即改变现有资源的使用功能。选择防备策略时评估：不同方案的代价有多高？危机发生的概率有多大？不进行防备的代价有多大？进行防备有多大的收益？八、 企业危机处理制度危机处理的重要原则未雨绸缪原则快速反应原则真诚坦率原则人道主义原则灵活处理原则全体动员原则勇于负责原则顾客利益至上原则善始善终原则企业如若发生危机，媒体工作小组即升级为危机处理的指挥中心，届时在成员组成上将根据危机的性质及相关情况，增添成员，共同应对危机。1、 成立应变总部，由公司领导、公关部及媒体工作小组共同组成，由公司董事长、公关部经理、媒体工作小组组长共同领导，进行工作的开展以及指导。2、 决定是否外请公关专家来协助指导工作3、 迅速掌握所需的信息资料，控制损失，调查事件真相，查明原委，制定出处理危机公关计划和方案：产生危机的背景；危机的问题何在？公关目标如何？危机传播的主要信息及其传播上的要求；列出各类对象公众对其进行分析；与各类公众传播沟通的方法、渠道；详细的工作程序表危机事故处理专员完整记录危机事故发生发展的全过程、阶段及细节；新闻处理专员抢拍危机事故的图片资料、音响资料、记录救援行动等，这些相关资料除了为事故处理提供参考外，还要作为整个危机事件过程中重要的信息传播依据。处理危机要注意实事求是，不能推诿塞责；以公众利益为重，珍惜企业形象；量力而行，对无法挽救的损失要敢于承担责任，态度诚恳地谢罪；要确保企业在处理危机时，有一些列对社会负责的行为，以增强社会对企业的信任度。如，在有人员伤亡的事故中，尤其要有全力以赴、抢救伤员和遇险人员的实际行动。4、 开展沟通管理，确保内外信息通畅；企业危机处理涉及的一般公众有：内部员工：对带内部员工需要坦诚而且及时通知相关情况、稳定阵脚、严肃纪律、使全体员工形成一体，团结一致。注意不可将信息不加选择地公布，尤其是尚未确证的消息。危机对象：及时真诚地与危机对象进行沟通，给他们以安慰，倾听他们的意见，并尽量满足他们的要求。危机亲属联络专员专门负责此项工作。新闻媒体：向新闻界提供关于危机正确的最新消息。5、 如有必要求助于专业公关组织及行业协会、社会团体、政府等权威性组织。6、 执行紧急示警步骤；7、 新闻发言人相关工作准备8、 尽快发出组织的声音；9、 准备好能方便记者采访的各种条件10、 开放现场和组织专门参观。一般来说，危机处理的一般程序与方法为：危机发生阶段：1、 立即与相关对象（消费者、公司内部人员等）取得联系，并根据对方的关注的焦点，依企业的实际能力进行补救处理。2、 请求相关对象取消对企业有伤害的的言论，终止对企业有害的相关行为，并向对象承诺立即调查事情的真相，并迅速将结果实事求是公布于众3、 根据调查结构进行反省和检讨，如有必要应对相关方面制度作出改进，并就此开展公关宣传活动。以上措施主要是在危机发生初期使用，主要目的在于避免事态扩大，同时迅速在公众面前树立起勇于承担责任的正面形象，获得公众的谅解，切实让公众感觉到企业在维护公众利益而积极改进工作的优良作风，树立牢不可破的公关形象，进一步提升品牌的美誉度。危机发展阶段：如果在危机发生阶段处理不当，造成危机的继续发展时，应按照以下流程及原则处理：1、 危机发展阶段，经过前段的一些措施，直接危机对象人可能已经有一定的理解，可能会表示出愿意进一步的和解的意愿。这时，企业应该及时敏锐感觉澳危机对象的态度转变，继续表示关心和支持，与危机对象和谐沟通，最后力求达成协议，和平解决。但也有可能在危机发展接待，危机对象情绪开始进一步的恶化和激动，采取更多与企业对抗的行为。这时候，企业应该积极主动与危机对象联系，采取进一步的安抚政策，确保事态进一步向好的方向转变，杜绝公关危机死灰复燃。2、 危机到了发展的接待，企业必须作出认真的反思和检讨，调整应对心态，以确保有一贯和冷静的公关立场。切不可因为危机对象对企业的利益产生了一定的影响而心生怨恨，甚至产生鱼死网破的报复心理，拒绝与危机对象合作，寻求共同解决问题的办法。必须思考：A、 企业对发生的事件是否做过了详细客观的调查？改事件背后的基本情况是否属实？企业应该如何消除危机对象在整个事件中可能有的挫折或者误解？企业如何采取公关行动让危机对象及普通大众明确感受到我们的尊重和维护公众利益的诚意？B、 必须深刻意识到，企业的介入存在一定的弊端。在问题出现的情况下，大家普通大众首先会在心底中认为是企业的责任。所以企业不可轻易就介入，能够拖延介入就拖延介入，不要轻易、没有准备的情况下就把自己介入事件中。在自己已经把握了事实的真相时，则需要第一时间与公众对话，让公众了解相关情况。C、 能够不采取法律手段去解决纷争的时候，尽量不要采取；实在已经采取了法律手段的，努力与危机对象沟通协调，而后撤销法律诉讼或其他。D、 在采取法律手段去解决问题时，考虑：我们此时是在平静的心态下作出的决定还是在强烈排斥的心态下进行的决定？有没有认真研读和分析了危机现象及其产生的原因？为什么不采取积极有效措施，和社会大众认真交流沟通引导舆论向有利于自身的方向发展？采取法律的手段可以挽回一切的损失？3、 选择适当的时机实施以下措施：A、 撤销伤害危机对象感情的法律诉讼；B、 想危机对象及相关媒体道歉，并发布声明；C、 为危机对象排除困难，赔偿相关的经济损失；D、 改进本企业内可能引起公众不满和误解的相关问题，并公之于众；E、 以此为契机，全面整改企业内部相关制度，真正让公众满意的经营理念、经营方法融进企业的日常行为当中。上述措施的主要目的在于：力挽狂澜，让企业走出公关危机的阴影；提升企业的经营理念和服务意识；使企业步入更高的经营层次，将企业的经营水平提升到一个新的高度。危机中媒体应对机制在危机中，一定必须积极与媒体取得联系，不断跟踪落实并反馈情况，同时撰写危机公关实录与报告，争取取得媒体的支持和帮助，共同解决危机。其工作流程和注意事项有：1、 事故发生后，媒体工作小组立即针对危机制定媒体沟通政策，重要收集媒体、公众关心的问题及应答策略2、 形成统一对外态度口径，并由组长代表企业对外行动。3、 做好应对媒体的相关准备，应该明确应强调的内容，明确不应该使用的语句等。4、 妥善应答媒体，要求相关回答简洁而且直接，多引用真实案例说明问题，积极正面陈述事实，引导媒体公众正确看到问题。5、 在危机中应对媒体注意与媒体建立良好关系，尊重媒体，对媒体的关注表示感谢，并表达希望得到媒体的理解和支持的愿望。6、 掌握好应对媒体的好时机，注意不可轻易承诺，不发表不确定的事情，不可随口说“无可奉告”这样的话语。7、 时刻保持控制，掌握主动权，不被媒体牵着鼻子走：一定要调整好心态，不能够轻易动怒、讽刺媒体。九、 企业危机善后制度1、 恢复声誉和形象。比如制作道歉信，表明企业的态度，以企业或领导的名义写道歉信，送交受害各方。2、 继续关注、关心、安慰危机受害人及其亲属。在这一过程中，进一步表明企业或组织重建的决心和信心，并期望对方的支持和帮助。3、 重新开始宣传广告。危机期间根据需要可能会停止播放一些常规广告，当进入危机善后工作阶段，需要重新刊登广告，母的在于将决心和期待传达给有关公众。4、 继续强化教育员工，建立“预防就是一切”的危机管理意识。5、 适当开展一些公益或社区活动。强化企业或组织在公众心目中的社会责任，造福一方，获得持久的支持和认可，树立新的良好的形象，建立更高的声誉。6、 善后工作的完成并不代表着危机管理工作的结束。一个危机事件过去后，必须进入新的危机预防的阶段，坚持危机管理工作只有“善”没有“后”的理念。危机处理的成功的奥妙不在于用强硬的手段，只需要我们企业对社会大众坦诚，示以善意，有责任心，真心为社会大众着想，真正做得让社会大众满意，就可以化干戈为玉帛，妥善建立和维护良好的关系，企业就能在良好的环境下畅顺发展。十、 企业经验积累吸收制度1、 坚持一事一结，相关企业活动或者危机处理过后一定进行相关的总结，形成书面报告。内容应该包括：活动起因、经过、结果、企业的处理方法、仍存在的问题、可改善的地方等等。2、 事件总结后在媒体工作小组乃至全企业内共同学习。附件1：媒介记者资料登记表姓名 电话 所在媒体名称-职位-电话最主要的竞争对手 身高-体重 特征 学历-学位- 毕业时间-校名 如果没上大学，他对此是否敏感 军事服役- 退伍时级别 是否喝酒- 何种酒-量多少 如果不喝，是否反对其他人喝酒 是否抽烟 抽什么 喜欢在何处午餐和晚餐 喜欢哪类菜？是否反对别人替他付钱 嗜好和娱乐 度假习惯 观看体育活动的兴趣-种类- 支持队名 汽车类型交谈兴趣点 基本性格 宗教信仰-信仰程度 病史，目前健康状况 你认为该记者的长远个人目标是什么 你认为该记者的近期个人目标是什么 政治上是否活跃-活跃程度 除工作之外，对什么有强烈兴趣 喜欢的活动-场地你与该记者一起工作遵循的是什么样的道德标准或理论不能与其讨论的话语你认为他最关注的是什么关于个人的其他重要信息 婚姻状况-是否有子女配偶姓名-子女姓名 家庭其他成员 家庭地址-电话 配偶年龄-子女年龄配偶的教育状况-工作单位 子女的教育状况-就读学校 配偶的兴趣爱好子女的兴趣爱好结婚纪念日关于其他重