巧用运筹学方法提高管理效能的初步探讨.ppt

1 一 统筹方法概述 一 统筹方法基本思想1 含义 统筹方法是一种组织生产和进行计划管理的科学方法 其基本思想是 统筹兼顾 求 快 好 省 即完成任务速度快 效果好 资源省 2 起源 上世纪50年代末 美国的关键路线法 cpm 和计划评审技术 pert 的成功应用 可省时约五分之一 节资近十分之一 1965年 我国华罗庚教授开始推广和应用这些新的科学管理方法 原称 网络分析技术 并把它们统一起来 定名为 统筹法 俗称 优选法 2 二 统筹方法应用实例 实例 假如一个人要用一只炉子做好一顿饭菜 目标是所花时间最少 简析 1 人力 一个人 2 物力 一只炉子 3 任务 做好一顿饭菜 4 目标 所花时间最少 3 其统筹思想是 首先 自觉地把这项要去做的事情 看成一个系统 分成一些组成部分 称为工序 其次 初步估计各个工序在正常情况下所需的时间 再次 分析各工序的相互关联 先后次序限制 工序转换间隙 人炉忙闲情况 最后 作出一个总体安排 并绘出统筹协调图 称为网络图 见图1 4 5 6 3 1 4 2 烧水 a 3 淘米 b 洗菜 d 切菜 e 煮饭 c 16 炒菜 f 10 c 图1 做饭 工程统筹协调图 3 8 5 5 二 巧用统筹方法达到 快 好 省 从上图可见 在烧水的同时可以淘米 在煮饭的同时可以洗菜和切菜 利用这些可以同时进行的 平行工序 就可节省时间3 8 5 16分钟 否则 若把这六件事串起来 就至少需要3 16 10 3 8 5 45分钟 可见 系统思想的威力所在 统筹方法提高效率的关键就是把力气用在 刀刃 关键路线 上 6 二 巧用统筹方法达到 快 好 省 统筹方法的启示 做饭是小事 只有少数几项工序组成的任务 其安排是否合理 凭经验或进行简单分析是可以解决的 但医院护理工作错综复杂 工序繁多 如何最合理地使医护工作中各个环节互相密切配合 协调一致 使任务完成得既好又快且省 这就需要运用网络分析技术来进行统筹安排 合理规划 而且越是复杂的 多头绪的 时间紧迫的任务 运用网络分析技术就越能提高工作效率 取得更大的经济效益 7 三 护士时间管理的统筹法 一 合理设计总体时间可借鉴统筹法对总体时间安排选优求好 进行设计时间 可按不同工作量安排 如根据分级护理内容 班工作时数 危重病人数进行统筹安排 亦可按护士分工安排 如功能制分工法 责任制分工法 特别护理等 还可按不同工作性质调整 如常规性工作和随机性抢救工作的安排 8 常规性工作安排举例表1入院病人护理工作清单工序项目编号工序清单工序计划时间 分钟 1准备床位22测生命体征53入院介绍34整理入院病历通知医生35了解病情56执行医嘱5总计 23 9 1 2 5 7 6 3 4 备床 2 测体征 5 入院介绍 3 了解病情 5 执行医嘱 5 了解病情 填写病历 3 0 0 虚工序 虚工序 入院病人护理工作统筹协调图 10 对入院病人的护理经过统筹安排之后 关键线路上的准备床位 测生命体征 了解病情 执行医嘱均为主要工作 而入院介绍 整理入院病历并通知医生为次要工作 时间安排由此及彼23分钟缩短为2 5 5 5 17分钟 11 12 3 网络图的粗细及其意义总网络图 如护理部 便于主管领导抓住关键 统观全局 把握进度 分网络图 如护士长 层次分明 便于组织 指挥 调整和修改 细网络图 如护士 落实到基层具体的人 物和设备 便于解决具体问题 随着网络图由 粗 变 细 可操作性更强 实施效果会更好 13 二 有效利用各部分时间尽可能减少不必要的时间消耗 充分发挥单位时间内的效益 人体生理机能在不同时间里会有所变化 在精力状况较好的时候 应安排主要的 艰苦的和不太熟练的操作 在精力状况低潮时 则安排次要的 轻松的和较熟练的操作 14 1 生物钟调节法 把充沛的精力用于有效时间内 而对精力的低潮时期有所准备 有关研究表明 上午10点注意力和记忆力最好 下午15点创造力最旺盛 晚上20点脑力最活跃 这些时间应加以珍惜 发挥效益 而夜间是差错最多的时候 夜班护士应排除困倦干扰 防止差错发生 凌晨2点至4点 人体大部分功能处于抑制状态 是通宵工作效率最低阶段 应适当休息 4点至6点 人体调节能力差 危重病人易出现各系统功能衰竭 病情变化较多 应提高警惕 对重点病人加以巡视 并在时间上留有余地 15 2 片断时间安排法 在 合适的时间 用 合适的方法 做 合适的事情 2 4小时为大时段 可做整体工作安排 如每日中心工作 常规性工作 如接诊治疗等 半小时至2小时为中时段 可安排需要集中精力和不宜中断的重点病人的护理工作 2分至30分的零散时段可用于查房和全病区病人的病情观察 16 3 开发时间潜能法 时间管理的潜能常常出现在护士的超载工作实践和护理经验中 它一方面缓解了在位护士缺编的矛盾 另一方面亦自觉地开发着护士自身的创造力 如把相关内容的护理工作交叉嵌入 称为 交叉工序 进行多功能综合性查房 以增加时效的饱和度 在测体温时 可同时测呼吸 脉搏 血压 还可兼作观察病情的工作 在做生活护理时 了解病人饮食睡眠等一般状况 这样既可在短时间内增加观察次数和查房密度 又可全面综合地掌握分析病情 从而使一部分时间的功能发挥了相当于几部分功能之和 17 四 护士长在管理活动中的时效观1 护士长应具有极强的时间观念护士长应根据决策者既定的护理目标及科室的实际情况 制订出分目标 及时科学地预测和制订为达到一定目标的年工作计划 而要使年计划落实率在90 以上 就必须作好科室的月工作重点 周工作安排和自己的日工作时间表 把工作任务分割在各时间段内完成 实行管理活动时间节奏的最优化 做到忙而不乱 时时有事做 事事有时做 护士长是护士的带头人 是表率 因此护士长应具有极强的时间观念 上班 开会要准时 守时 与他人 他科协约工作不迟到 不早退 在护理处置中果断 准确 遵守工作程序 节力省时 有效利用时间 以影响全体护士加强时间观念 提高群体工作效率 18 2 护士长应有清晰的时间成本效益观念在管理活动中 要使投入的人力 物力 信息 时间 资源等得以更充分更有效地利用 从而获得更大的经济效益和社会效益 也就是说 效益 产出 投入 投入越少 产出越多 效益就越高 在护理管理活动中 往往强调工作质量和效果 而忽视了信息和时间成本 其实 投入的时间是不可贮存的成本 其大小就要看时间的长短和应用的合理性 如检查护理文件时 不仅要看书面是否整洁 是否应用医学术语等 还要通过其内涵得到病人护理问题的信息 这样就在一定的时间获得了较多的效益 又如护士长要领取医疗护理用品 科室人员也可能在不同时间提出自己的要求 在不影响工作的情况下 能有计划地集中领取 就可把零星时间集中起来以抓护理质量的提高 避免不必要的时间成本投入 提高工作效率 19 3 护士长应具有时间效率观念管理效率不仅是对时间的管理 而且是对与时间有密切联系的科学程序 标准和方法的管理 护理管理活动中 对每个护理工作者的工作都有程序和质量标准 如临床护理工作中 交接班 晨间护理 药物治疗 特殊处理 专科护理及病情观察都按一定的程序惯性运转 而这每项工作若没有时间性限制 任其拖拉 就会降低工作效率 减少给予病人护理服务的实惠 一名精明的护士长 对时间效率 质量 安全 效益同样看重 对各项工作都有时间要求 如有人在长期实践中 根据科室病人的特点及护理人员时间安排 3分钟物品交接 10分钟危重 新病人床头病情交接 但是 护理工作效率必须要在保证质量和安全的基础上提高 不能一味地强调效率而忽视质量和安全 所以护士长在管理活动中 要分析影响效率的环节因素 预先作好准备 如同样是输液 对一个业务技术熟练的护士 平均每完成一人次需3分钟 而对一个技术水平一般的护士就需要4 5分钟 那么要提高效率就必须首先抓技术训练 提高工作的熟练程度 否则提高效率就是一句空话 20 4 护士长应具有定量控制自己有限时间的能力护士长工作头绪多 责任重 需要选择最合理 最简便的工作方法 这是多种能力的综合反映 管理专家康纳德提出了提高效率的三条原则 当你处理任何工作时 必须自问 1 能不能取消它 不去干这项工作 2 要干这项工作 能不能与别的工作合并 3 干这项工作能不能用最简便的东西来代替 还应当问 这项工作是否需要我自己亲自去做 可做可不做的 坚决不做 就可以节省大量时间和精力 21 有人对一日工作进行研究 归纳出abc时间管理分类法 a类 对目标有影响的既重要又紧急的事情 应立即办理 如护士长要组织抢救危重病人 了解情况 落实措施 b类 重要而不紧急或不重要而紧急的工作 此项要小心控制 因为它可随着时间和情况的变化上升为a类 应放在第二位或安排他人去办理 如对于抢救器材的检查 维修 填充 护理文件的检查等重要而不紧急 日常护理用品填充 新转科护生接待安排等紧急而不重要的工作 c类 不重要也不紧急的事情应有意拖延 放后处理 如科室工作人员提出一般少用物品需求等 以上问题的处理 要求护士长善于分析问题 果断解决问题 记忆力好 读写迅速准确 否则 任务就难以完成 22 5 护士长应善于向时间要时间护士长应见缝插针 善于利用时间的 下脚料 即使工作较忙的人 每天 零碎 时间加起来也有两个小时 达尔文说 我从来不认为半小时是微不足道的一段时间 下脚料时间的取得要靠节约和紧抠 要安排 利用得巧妙 得当 如护士长早晨查岗 利用物品交接的2分钟时间 检查夜班办公室整洁情况 有不足即予补充 在晨会前等人时 可以填写好科情况日报表或考虑当日的工作安排 在给护士讲课之前 了解同学们对临床教学的要求 对带教老师的满意度等 零碎时间不仅可以用来办理杂事 对最优先要作的a类工作 也可以在这些少许的时间里来做 可以把主要工作 分成许多小的立即可作的工作 变成费时短随时可做却重要的工作 这样可收到集腋成裘的效果 23 6 护士长应具有提高工作效率的技能与技巧提高工作效率的技能是人的各种能力的综合 而影响时间管理效果的各种能力有 健康 毅力 洞察力 说明力 规划能力 记忆能力 想象力 思维力 注意力 理解力 阅读能力 判断能力 头脑使用法 信息收集能力 信息处理能力 目标制定能力 创造力 行动能力 手脑并用能力 自控力等 24 为此 提高各种能力可提高时间的利用率和有效性 管理者应学习和掌握各种节约和灵活运用时间的技巧 如 只做自己权力范围内的事 不参加无意义的工作和争论 学会授权 调动下级分担部分工作 简化 集中与分割时间的方法 使用零碎时间的技巧 用脑的技巧 阅读的技巧 运用节约时间工具的技巧 电话 电脑 复印机 手机短讯 等 25 相关知识链接 26 现代管理学认为 作风好 方法妙 与 效能强 是辩证统一的关系 然而在现实中也有如下两类人 第一类人虽有一定的工作方法 但作风较差 因而办事效率低 工作效能差 对这类人要强化 转变作风 第二类人虽有较好的作风 但工作方法和技巧欠妥 因而工作效率也低 效能也差 对这类人要强化改进 工作方法 培训 工作技能 因此 探讨科学 有效的工作方法和思路 对提高管理效能具有指导作用 现代管理学指导作用 27 一 时间管理的 三效 与方法探析 时间管理的目的是提高工作的效率和效果 例如 作为管理者如何开好会议 使会议开得有成效 时间管理在会议中起着不可磨灭的作用 28 一 时间管理的 三效 与方法探析 一 时间管理的 三效 技能时间管理的效果取决于管理者对时间管理的素质 主要包括指导思想 科学知识 方法技巧 管理工具和实施能力等 如何能在工作中达到 三效 即效率高 efficient 效果好 effective 效能大 efficiency 是 高效工作技能 要解决的问题 时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作中 达到 三效 29 一 时间管理的 三效 与方法探析 二 构建时间成本效益数学模型现代时间管理意识主要包括时间观念 时间效益和时间机会观念等等 经研究 时间成本效益数学模型可表述为 te ov tm 即时间效益 目标效果 支出的时间量 从上式可看出 只有效率和效果的提高才能决定时间管理的真正价值 所以衡量时间效益的标准是工作效率高低和管理效果的大小 30 以会议时间管理为例 对模型作进一步分析还表明 管理者要注意讲究会议成本 会议成本是以时间支出和相应的工时消耗计算的 如日本索尼公司的计法如下 会议成本 会议人数 会议时间 本人工资 乘 是每个人的工资相当于创造生产价值的三分之一 以价值损失计算数量工资的 倍 乘 是开会及本人工作停顿造成的损失以 倍计算 31 一 时间管理的 三效 与方法探析 三 有效时间管理的五个步骤1 列出你的目标 2 按照重要性排出目标的次序 3 列出实现你的目标所必须进行的活动 4 对于每一个目标 给实现目标所需进行的各种活动分派优先级 5 按照你分派的优先级安排活动的日期 32 一 时间管理的 三效 与方法探析 四 成功人士运筹时间的艺术和技巧1 遵循10 90法则 有效的时间管理者总是确保最关键的10 的活动具有最高的优先级 2 了解你的日生产率周期 有些人在上午工作效率高 有些人在下午效率高 了解自己的生产率周期 可以显著地提高管理效率 33 一 时间管理的 三效 与方法探析 3 记住帕金森定律 帕金森定律 parkinson slaw 指出 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 时间管理隐含着你可以为一项任务安排过多的时间 如果你给自己安排了充裕的时间从事一项工作 你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间 4 把不太重要的事情集中起来办 这样的事情可以集中安排在你效率的低谷阶段 可以防止你在处理重要的事情时免受琐事打扰 34 一 时间管理的 三效 与方法探析 5 避免将整块时间拆散 只要可能 就应留出一天中效率最高的一部分时间作为整块的可支配时间 6 避免参加无效率 无结果的会议 会议占去了管理者的大部分时间 而且趋向于越开越长 管理者应该学会识别各式各样的会议 争取多留一部分时间用在真正的管理活动上 7 巧用质量管理图分析对策 利用因果图 排列图 相关图分析会议中时间浪费的主要原因 具体表现及影响因素 并制定相应对策 35 一 时间管理的 三效 与方法探析 8 科学利用时间管理的方法和技巧 如abc分类控制法 20 40 40 法则 pdca循环图法 5w 1h 会议议程法 why what who when where和how 统筹方法 等 36 三 劳动力安排问题的指派法 指派法的基本思想是 派合适的人在合适的时间用合适的方法做合适的事 研究的问题主要有两类 一是某个任务目标确定之后 如何统筹安排 尽量用最少的人力物力等资源去完成该项任务 二是对一定数量的人力 物力和资源 如何合理安排使用 使任务目标完成得最多 这两类问题实际上是一个问题的两个方面 即所谓寻找整个问题的某个整体指标最优问题 在管理中 这些问题很多 例如 生产计划安排问题 劳动力安排问题 投资问题 等 37 四 常用的决策准则和方法简析 决策论研究怎样才能从若干个行动方案中 科学地选择最优的方案 决策是人们根据预定目标 在几种不同的可行方案中做出抉择的一种过程 是人们生活和工作中普遍存在的一种活动 在管理中 决策的重要性是毋庸质疑的 它是管理过程的核心 在一切失误中决策的失误是最大的失误 因此 作为管理者 必须要有科学的作风 掌握科学的决策原理和方法 38 四 常用的决策准则和方法简析 决策问题按决策的性质分为三类 确定型决策 风险型决策和不确定型决策 1 从决策论的观点来看 规划论 如线性规划问题 解决的都是属于确定情况下的决策问题 39 四 常用的决策准则和方法简析 2 对于不确定型决策问题 决策者是根据自己