中铁集团管理程序汇编5.doc

中铁集团记录控制程序0目的对记录进行控制和管理，提供证明工程产品符合规定要求和一体化管理体系有效运行的证据。1适用范围适用于本集团公司一体化管理体系有效运行中产生的记录控制。2术语和定义2.1 本程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-1996标准、GB/T28001-2001标准中的术语。2.2 顾客：可理解为业主、建设单位、合同中的甲方及其代表。3 职责3.1 公司办3.1.1 负责拟制本程序并督导其实施；3.1.2 负责职责范围内记录的产生、分发和保存。3.2 其它责任部门负责职责范围内记录的产生、分发和保存。3.3 项目部负责所在工程项目的记录控制，按照一体化管理体系文件规定，及时形成记录并报集团公司有关责任部门和/或自己保存。4 工作程序4.1 记录的产生记录由责任部门和有关岗位依据一体化管理体系文件和顾客的要求，以书面或电子软件等形式建立，应作到：产生及时，记录清晰，内容齐全真实。4.2 记录的分发、留存责任部门和有关岗位按一体化管理体系文件要求，分发、留存记录，并做好登记。4.3 记录的标识、编号记录由责任部门和有关岗位以单位、时间、工程名称，记录名称的全部或其中一部分进行标识，记录的代号（有规定的表格式样）、编号执行文件编写导则、记录编号规则。4.4 记录的收集责任部门按一体化管理体系文件要求，收集相应记录，应注意其完整性，在规定的时间内未收到记录时，要立即进行索取。4.5 记录的分类4.5.1 一体化管理体系运行记录；4.5.2 工程质量记录；4.5.3 监视和测量数据；4.5.4 监测装置校准及维护记录；4.5.5 不符合、纠正措施及整改记录；4.5.6 顾客投诉记录和处理决定；4.5.7 供应商及分包方的记录。4.6 记录的分级4.6.1 记录分为一级记录和二级记录：a)符合下列条件之一者为一级记录：一体化管理体系文件规定者；有长期保存价值者。b)符合下列条件之一者为二级记录：一体化管理体系文件规定者；没有长期保存价值者。4.6.2 一级记录保存期限为五年以上；二级记录保存期限：需交给顾客的应保存至产品 交付使用时；不需交给顾客的至少应保存至保修期结束；与产品质量无直接关系的记录保存一年至五年。4.6.3 责任部门按记录的重要程度在相应的程序文件、作业文件中规定一、二级记录。4.7 记录的编目、归档记录由责任人按工程项目和/或记录名称和/或时间分类后进行编目、归档，应便于查询。记录每年归档一次，并于次年元月底填写“记录归档清单”（见附表）送公司办。档案管理有专门规定的记录，责任人应按规定归入公司办档案科。4.8 记录的贮存施工过程的记录应贮存在适合的环境中，公司档案科应符合防火要求,有防止丢失、损坏、变质或遗失的措施，记录应便于查阅。4.9 记录的保管4.9.1 责任部门和相关岗位需指定责任人集中保管记录，要便于存取；4.9.2 责任人每月需对记录进行一次整理，一旦发现丢失、损坏和变质，应及时恢复；4.9.3 感光纸所承载的信息/资料不能作为记录保存。4.10 记录到期时，由责任部门和相关岗位负责人验证后销毁，并填写“记录销毁清单” （见附表）。4.11 来自劳务协作方的记录亦按本程序办理。4.12 合同有要求时，在商定期内的记录按商定内容提供给顾客或其代表评价时查阅。4.13 公司办每半年对本程序的执行情况进行抽查。4.14 公司办对一体化管理体系中产生的记录列出清单，动态掌握总体情况。5 相关/支持性文件5.1 文件编写导则（ZS/ZY/SB01）5.2 记录编号规则（ZS/ZY/SB02）6 记录6.1 记录归档清单（一级）6.2 记录销毁清单（二级）6.3 一体化管理体系记录清单（一级）7 附表/附录7.1 记录归档清单7.2 记录销毁清单7.3 一体化管理体系记录清单S/CX/SB02-1记 录 归 档 清 单编号：序号名称记录编号建立日期总页数归档存放处存放期限至归档日期交者接者 S/CX/SB02-2记 录