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工作分析与岗位说明书 思考 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天喝茶看报纸 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 1 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 思考 2 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 为什么会产生这些问题呢 思考 3 工作分析岗位说明书 4 工作分析岗位说明书的编写说明下一步的工作安排 目录 工作分析的发展历史什么是工作分析工作分析的意义工作分析当中应注意的问题 5 早在公元前1115年 古代中国的政府就开始运用工作分析的方法 这些要求就是基于一种最早的工作分析的基础上的 这可能是工作分析在政府里最早的运用 西周时期要求参加政府岗位应聘的人员必须通过礼 礼仪 乐 音乐 射 射箭 御 骑术 书 书写 数 算术 简称为 六艺 的考试 并制订了不同岗位要求达到的水平标准 6 2500年前 苏格拉底在对理想社会的设想中指出 社会的需求是多种多样的 每个人只能通过社会分工的方法 从事自己力所能及的工作 才能为社会做出较大的贡献 工作才能具有个体差异 不同的工作有其特殊的要求 让人们从事其最适合的工作以获得最高的工作效率是很重要的 2500年前苏格拉底的思想为后来的工作分析奠定了基础 了解各种不同的工作及工作对人的要求 以让合适的人从事合适的工作成为日后工作分析及整个人力资源关注的基本问题 苏格拉底认为 一个公平的社会应当承认 7 工作分析岗位说明书的编写说明下一步的工作安排 目录 工作分析的发展历史什么是工作分析工作分析的意义工作分析当中应注意的问题 8 引例 有一天 某公司总经理发现会议室的窗户很脏 好像很久没有打扫过 便打电话将这件事告诉了行政后勤部负责人 该负责人立刻打电话告诉给事务科长 事务科长又打电话给公务班长 公务班长便派了两名员工 很快就将会议室的窗户擦干净 过了一段时间 同样的情况再次出现 出现这种现象的根本原因是什么 A 组织层次太多 B 总经理越级指挥 C 各部门职责不清 D 员工缺乏工作主动性 9 工作中的困惑 分工不明 缺乏合理的评价标准 岗位价值被低估 过多突发事件 职责不清 我们可能并不了解每个岗位的具体工作职责是什么 我们可能并不了解每个岗位具体的工作量有多少 我们可能并不了解到底需要什么样的员工 我们可能并不了解如何有效地考核员工的工作 我们可能并不了解如何去衡量各个岗位对企业贡献的大小 用人不当 10 什么是岗位 总经理 部门 部门 部门 岗位 岗位 岗位 岗位 岗位 岗位 在特定的组织中 在一定的时间和空间内 由一名或多名员工承担若干项任务 并具有一定的职务 责任和权限 岗位是构成组织的基本单元 岗位是员工工作职责和权限的统一 岗位 11 职务 岗位 任务 职务 头衔 岗位称谓 例如 经理 主任 专员岗位 职能 头衔任务 指一项具体的工作 例如 职务 主任 专员岗位 办公室主任 采购专员任务 指派打印一份文件 12 什么是工作分析 部门职责 公司使命 岗位职责 沟通与理解 层层分解 层层分解 在组织的内部存在着职责自上而下的层层分解管理者更期望在此基础上的自下而上的充分沟通 全面掌握和理解工作分析的过程体现着一个双向地充分沟通与理解的过程 工作分析是一个系统地收集和分析岗位信息的过程 通过一系列系统的 有效的方法对相关岗位进行研究 明确其工作任务和职责 与其它岗位的工作关系以及该岗位的任职资格等信息 工作分析 13 工作分析的基本内容 工作分析 工作要如何做行为导向分析 工作责任是什么责任导向分析 任职资格怎样个人导向分析 工作环境怎样条件导向分析 1 2 3 4 5 6 工作要做什么任务导向分析 工作结果是什么目的导向分析 14 工作分析岗位说明书的编写说明下一步的工作安排 目录 工作分析的发展历史什么是工作分析工作分析的意义工作分析当中应注意的问题 15 工作分析对企业的战略落地和组织优化具有重要的作用 实现战略传递 明确岗位边界 提高流程效率 实现权责对等 强化规范化管理 通过工作分析 可以明确岗位设置的目的 从而找到该岗位如何为组织创造价值 如何支持企业的战略目标和部门目标 从而使组织的战略能够 落地 通过工作分析 可以明确界定岗位的职责和权限 消除岗位之间在职责上的重叠 避免推诿扯皮 并防止出现职责空白 通过工作分析 可以理顺岗位与其流程上下游环节的关系 明确岗位在流程中的角色和权限 避免流程不畅 效率低下问题 通过工作分析 可以通过确定关键岗位的职责进而调整组织的授权和权力分配体系 从而在岗位层面实现权责一致 通过工作分析 在明确岗位的职责 权限 任职资格等的基础上 形成该岗位工作的基本规范 一方面清楚地向员工表达了组织对员工的行为和绩效的期望 另一方面 将员工的行为规范在预定的轨道中 从而对员工形成一套规范化的牵引和约束机制 16 明确本岗位的价值和主要产出清楚自己的主要产出领域及结果是任职素质提升的依据向上级寻求更有针对性的指导 对于任职者 17 更加明确本部门的人员需求为合理的分派工作 制订计划提供参考员工考核的基础工作之一为员工提供更好的辅导和支持 对于部门管理者 18 为公司人力资源规划提供依据匹配岗位与人的基础招聘 培训等工作的基础岗位评价的前提 薪酬制定的基础员工考核的依据 对于人力资源管理工作 19 工作分析岗位说明书的编写说明下一步的工作安排 目录 工作分析的发展历史什么是工作分析工作分析的意义工作分析当中应注意的问题 20 工作分析不是 关于人的事实罗列面面俱到主观臆断管理本身或管理的全部 工作分析而是 关于岗位的系统整理聚集重点客观分析精细管理的开始 工作分析是一个对岗位信息进行描述分析的过程 21 工作分析由谁来做 工作分析 企业高层 人力资源部 员工直接主管 在岗员工 岗位分析专家 22 一般来讲 当公司的组织或业务发生变化时需要进行工作分析 组织本身发生变化 业务发生变化 工作分析 23 工作分析活动的流程图如下 组织结构图部门职责分配高层意见 收集岗位信息全面访谈其它可能的岗位信息收集方式整理职责分配分析 沟通与编制书面文件 岗位说明书管理者与任职者的一致理解为开展人力资源其他管理工作打下了坚实的基础 资源 计划阶段 设计阶段 信息收集 信息分析 结果表达 通常会经历下面5个阶段 过程 成果 24 工作分析中需注意的其它问题 防止任职者夸大自己工作的重要性分析岗位现实的情况和未来组织对岗位的要求 工作分析中需要注意的其它问题 25 工作分析岗位说明书的编写说明下一步的工作安排 目录 编写岗位说明书的注意事项岗位说明书模板填写说明 26 工作分析的成果是岗位说明书 而岗位说明书是整个人力资源管理体系的一个重要基础 岗位说明书 任职资格主要工作关系主要工作职责岗位设置目的职位基本情况 是招聘 晋升等各类人事决策最基本的参照系 为科学地评价员工业绩 有效地激励员工提供基础 为评价岗位价值提供基础信息 岗位说明书不够细致和全面 无法起到为整个人力资源管理体系提供稳固基础的作用 27 岗位说明书能 岗位说明书是 什么是岗位说明书 岗位说明书是部门职责的细化结果 是公司战略目标细分到每一个员工的体现规定了员工的工作内容 职责 工作联系 岗位资格要求 岗位技能要求等 是工作的具体描述与规范 指导员工达成工作目标是经任职者与管理者讨论并同意 书面陈述岗位的目的 职责及任职资格等的管理文件 使根本不了解该岗位的人通过阅读岗位说明书 便可很快了解该岗位的特征 职责及胜任条件等情况 获得对该岗位比较清晰的认识 28 岗位说明书的内容 岗位说明书 岗位基本情况 主要工作关系 主要工作权限 岗位培训要求 个性特征 29 此次编写岗位说明书所采用的模板 30 岗位说明书的撰写流程 直接主管审核岗位说明书初稿 通过讨论的形式 由主管和下属对岗位说明书的内容达成一致 人力资源部审核岗位说明书 确保描述的准确性和公平性 或进行规范化 员工撰写本岗位的岗位说明书初稿 1 2 3 经人力资源部提交至高管团队审阅和修订 由员工和主管在岗位说明书上签字确认 4 31 岗位说明书的编写原则 坚持统一和规范的原则 坚持实事求是的原则 编写岗位说明书要客观 真实和公正 防止人为夸大或缩小岗位元素 做到不增不减 编写岗位说明书对所需编写每一项内容元素要不遗不漏 并按照统一的要求 使用规范用语和标准进行编写 32 岗位说明书的撰写要求 描述的是岗位本身的功能 作用及履行的职责可接受的 统一规范的书面岗位介绍全面而简洁的关于岗位信息的介绍并非详细的任务 程序或活动的清单并非填写个人的业绩和能力 岗位说明书的撰写要求 33 岗位说明书是企业发展中相对静止的岗位描述文件 但岗位说明书的编制工作是随着岗位工作调整不断进行修改 规范和完善的 动态的管理过程 外部环境变化 趋势的影响市场竞争态势的影响国家相关政策法规的调整和变化社会文化与新型生产技术的出现行业发展 战略发展规划的要求业务调整的要求生产规模扩大的要求精细化管理的要求 随着企业内部组织结构 岗位设置的调整和工作职能的转变 岗位说明书也需及时地进行动态调整 内部发展变化 34 工作分析岗位说明书的编写说明下一步的工作安排 目录 编写岗位说明书的注意事项岗位说明书模板填写说明 35 岗位基本情况 描述该岗位在工作的过程中与组织内外部的单位 部门及岗位之间的发生的工作联系 岗位设置目的 描述该岗位的总体信息与基本资料 主要工作权限 描述该岗位在工作中的时间要求 所使用的设备及所处的环境 主要工作关系 描述胜任该岗位工作职责所应满足的条件 任职资格 此次岗位说明书模板共分为七大部分 主要工作职责 描述该岗位存在于企业的目的和意义 工作特征 描述该岗位开展工作所必需具备的相应的权限 描述该岗位的主要工作内容 36 第一部分 岗位基本情况 岗位名称 原则上以公司正式发文公布的岗位名称为依据 不得随意变换岗位名称 岗位编号 依照一定的编号规则由人力资源部对岗位进行统一编排 所属单位 填写安徽旗翔新能源有限公司 所属部门 原则上以公司正式发文公布的部门名称为依据 不得随意变换部门名称 岗位定编 填写岗位的人员数目 岗位基本情况指岗位的一些基本信息 37 第二部分 岗位设置目的 岗位设置目的是用简短的话语准确地概括岗位存在的理由和对公司的独特价值 为了 目标 指的是本岗位存在的目的和对公司的价值 注意与本岗位的层级相挂钩 不要夸大 在 依据 范围内 指导下 影响下 指的是本岗位的工作的限制条件或范围 如 依据 文件 制度 规定 计划 规划 或 在财务总监的指导下 等等 做 工作 指的是对本岗位主要工作的概述 始于一个动词 并明确本岗位工作要达到的主要结果或目的 岗位设置目的填写的句式结构为 为 目标 在 依据 范围内 指导下 影响下 做 工作 38 岗位设置目的举例 填写要领 完成该岗位工作职责描述后再填写岗位设置目的 会较容易注意用词 例如 公司人力资源部副部长的岗位设置目的 39 第三部分 主要工作职责 主要工作职责描述是指该岗位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标 主要工作职责项建议在10项以内 反映该岗位的主要工作内容 岗位的工作职责来自该岗位所在部门的部门职能的分解 对于工作职责的内容描述 可以根据情况进行分类描述 即对应一项主要工作职责的概述可以有多项内容描述主要的工作职责应无重叠和遗漏 每一项职责都是没有时限的 临时性工作不列入工作职责 工作职责应描述岗位工作内容的基本事实 而非对之进行评价或提出主观要求 确定主要工作职责有以下原则 40 3 1职责的书写 3 1 1职责书写的格式 图 职责书写的格式及其示例 行动或角色 动词 具体对象 职责目标 成果 组织拟订 修改和实施 公司的人力资源管理政策 制度 以提高公司的人力资源管理水平 示例 组织拟订 修改和实施 公司薪酬制度及经营者年薪制管理办法 达到激励和约束员工的目的 核定 部门员工培训计划 确保培训效果的反馈 组织 公司中层管理人员的考核 培训及办理任免手续 以提高管理人员的素质和能力 示例 示例 示例 组织拟订 修改和实施 公司的人力资源需求计划 使公司员工队伍结构合理 素质优良 示例 41 3 1 2职责描述常用动词 表1 6职责描述的常用动词 42 3 1 3职责描述的书写规则 3 1 4职责描述的典型错误 图 职责描述的书写规则 图 职责描述的典型错误 必须采用 动词 名词 目标 或者 工作依据 动词 名词 目标 的书写格式 必须尽量避免采用模糊性的数量词 如 许多 一些 等 而尽可能表达为准确的数量 3 必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语 4 当其存在着多个行动和多个对象时 避免引起歧义 需要进行分别表述 职责描述的书写规则 X管理信息管理系统X管理内部银行的运作 X管理人事配置工作 典型错误一 典型错误二 X无条件完成领导交办的其他工作 43 编写 内容描述 时 可以根据情况进行分类描述 即对应一项主要工作职责的概述可以有多项内容描述 1 1 组织建立和优化招聘体系 根据人员年度需求计划 及时引进公司所需的各类专业人才 公司人力资源部副部长岗位的工作职责说明 招聘与甄选 三 主要工作职责 1 概述 序号 内容描述 2 2 1 组织编制组织机构设置方案与评估报告 已做好人力资源战略规划 2 2 组织编制与修订岗位说明书及部门职责 为人力资源管理做好基础 1 3 及时了解员工的动态 以控制企业骨干员工流动率 1 2 确定面试流程 组织安排面试环节 甄选适岗人才 44 第四部分 主要工作权限 主要工作权限是指根据该岗位的设置目的和主要工作职责 组织赋予该岗位的决策范围 决策层次和控制力度 主要工作权限分为三类 业务类 财务类及人事类主要工作权限的填写句式结构为 对 有 权 举例 对培训管理制度 计划 提案 有提案权 注意 对权限描述不能只是简单写到建议权 监督权 而没有具体点明是什么建议权 监督权 45 主要的职权有以下几类 监控权 提案权 审核权 审批权 考核权 任免权 奖惩权 建议权 提出或编制管理方案 制度 计划等 的权力 对管理方案 制度 计划等 的科学性 可行性进行审议 修订甚至否定的权力 批准 或者否决 管理方案 制度 计划等 付之实施的权力 对管理方案 制度 计划等 执行过程进行监督和调控 并根据需要采取相应措施的权力 根据管理方案 制度 计划等 执行结果 对相关者进行考核的权力 对公司内部人员去留问题的决定权 根据考核结果 工作结果或工作表现 或审计结果按照相关规定对相关责任者进行奖惩的权力 对管理方案 制度 计划等 的科学性 可行性提出建议的权力 46 某企业员工的主要工作权限举例 中高层员工 基层员工 业务类 对 制度或者计划 有建议权 提案权 对 部门内提案 有审核权 并对其执行情况有监控权 对 部门内提案 有审批权 并对其执行情况有监控权 对 制度或者计划 财务预算 人力资源制度执行状况 有监控权 财务类 在授权范围内对预算使用 费用报销有审核权或审批权 人事类 对部门员工 或者直属下级 有考核权 并对其人事任免 薪酬调整 职位调整有建议权和提案权注 对于总经理及副总 其人事类权限的对象是直属下级对于部门负责人 其人事类权限的对象是部门员工 业务类 其中 对于基层员工对 工作改进和相关工作方案 有建议权 提案权 其中 对于基层管理人员对业务范围之内的提案有审核权 对业务范围内的工作计划或工作方案有监控权 47 第五部分 主要工作关系 主要工作关系是指该岗位的任职者在工作过程中 与组织内外部发生工作联系的主要单位 部门与岗位 工作联系中的直接上级 直接下级是针对行政隶属关系而言 直接上级是指直接行政主管 直接下级是指直接行政下属 内部联系 外部联系是指因履行岗位职责需要与公司内外部发生业务工作关系的主要相关单位 部门 岗位 填写 机构名称 部门名称或岗位名称 而不是现任职者人名 内部联系能够具体到岗位的 应明确填写岗位名称 48 第六部分 工作特征 工作特征指该岗位在工作中的时间要求 所使用的设备及所处的环境等 时间要求 指工作的时间要求 是否需要经常出差 是否需要上夜班等情况 举例 需经常出差工作设备 指该岗位在工作中需经常接触的设备 如电脑 传真机 实验器材等 工作环境 指该岗位在工作中所处的环境 是在室内还是室外 是否需要在高温 高湿度 高噪音等环境下工作 是否需要接触有害气体或物质等 49 第七部分 任职资格 注意 本项内容是针对岗位的要求 而非目前任职者本人的情况这部分内容一般由任职者的直接上级编写 或者由公司统一规定 任职资格是指岗位对任职者在学历 专业 工作经验 性别 资格证书 专业知识 专业技能 岗位培训要求 能力素质 个人性格特征及其他等方面的要求 50 最低学历 专业 工作经验 性别及资格证书 的填写要求 2 专业满足本岗位任职条件的专业类别或具体专业名称专业名称要求按国家统一规范的专业名称填写 1 最低学历指胜任本岗位工作的最低学历要求填写格式 博士 硕士 本科 大专 技校 职高或中专 高中 初中 4 性别填写格式 男性 女性 或 男女不限 3 工作经验句式 具有 年 工作经验 举例 具有3年相关工作经验一般工作经验 社会工作经验相关工作经验 与岗位相关的工作经验专业工作经验 专业工作经验管理工作经验 从事管理工作的工作经验 5 资格证书指胜任本岗位所必须持有的资格证书 如 会计证 等资格证书也含其他技能证书等 51 专业技能 的填写要求 7 专业技能指为完成本职工作所要求具备专业技能 填写格式 程度词汇 专业技能 程度词汇从高到底分别为 精通 熟练掌握 熟悉 了解例如 熟练掌握网络技能 精通英语听说读写技能 技能的编写可参考下表 52 岗位培训要求 的填写要求 8 岗位培训要求是指担任该岗位工作过程中 包括担任前 担任中 所应该参与的培训要求视公司具体情况 此项在日常管理工作中只起到指导性作用 公司运营体系培训 部门制度与流程培训 岗位职责培训 公司经营情况培训 公司产品知识培训 质量管理体系知识培训 项目管理技能培训 某公司人力资源部经理的上岗培训要求 53 能力素质 填写要求 9 能力素质能力要求指本岗位在日常管理工作中所应该具备处理工作事务的相关工作能力填写格式 具备 程度词汇 能力素质程度词汇从高到低分别为优秀的 良好的选择最重要的3 5项能力进行填写 例如 具备优秀的计划能力 良好的分析判断能力和团队协作能力 组织协调能力 创新能力 计划能力 执行能力 团队协作能力 培养下属能力 领导能力 决策能力 控制能力 沟通能力 学习能力 分析判断能力等 具体可参考下表 54 个性特征 的填写要求 10 个性特征个性特征的要求主要指本岗位工作对任职者个人性格特征的要求依照重要性排序 不超过的五项 填写格式举例 如某公司对财务人员个性特征的要求为 耐心细致 正直诚实 保密意识强 认真负责 踏实肯干 积极主动 耐心细致 严谨稳健 敬业 精力充沛 思维缜密 正直诚实 冷静客观 坚持原则 吃苦耐劳 公正客观 思路清晰 保密意识强 自信 思维敏锐 开拓进取 能够承受较大工作压力 具体可参考下表 55 其他方面 的填写要求 4 户籍填写本岗位对户籍优先的特别