设备设施维保管理办法.docx

编号：设施设备维保管理办法版号及修订状态：E子模块：设施设备管理生效日期：1 目的加强对各物业设备设施维修保养项目的有效控制，确保设备设施高效、经济、安全运行。2 适用范围适用于公司出资的其管辖范围内的物业设备设施的维修保养项目。3 职责3.1 工程管理部职责3.1.1 负责组织开展对维保商的年度评审及维保商的续约或招标工作；3.1.2 负责编制、签订维保合同，审批中心提交的年度维保计划；3.1.3 监督检查外委维保业务合同履行情况及服务质量；3.1.4 负责组织维保商专题维保工作会议，落实维保责任和工作要求；3.1.5负责审核维保费用的支付。3.2 经营服务中心职责3.2.1 负责审定维保商提交的年度总结与维保计划，并上报工程管理部审定； 3.2.2 负责监督与检查维保商按维保合同履约及对维保质量进行评审； 3.2.3 负责每月与维保商召开履约情况沟通会，对维保工作进行沟通、评核和安排；3.2.4 配合工程管理部完成维保商年度评审或待选维保商的评审工作；3.2.5 负责按审批流程向工程管理部提交维保费用支付资料。4 设备设施外委管理4.1 公司在技术或技能方面不具备资质对设备设施进行维保的，或者国家规范要求必须外委维保的，或者从经济效益方面权衡外委维保更为合算的，委托专业维保商（分承包方）进行该部份设备设施的外委维修保养，如高压供配电、消防、电梯、空调、水处理等。4.2 分承包方必需具备国家认可的相关资质，营业执照、技术等级等，并符合公司工程分承包方资料库管理办法的相关规定，才能成为外委分承包方。4.3 中心所管辖的设备设施需要外委维保的，由中心向工程管理部提出申请，工程管理部联同中心对现场考察调研报公司领导审批，由工程管理部组织选定和合同签订工作。4.4 新增外委维保项目流程图新增外委维保项目流程图经营服务中心工程管理部公司领导支持文件联同中心对现场进行调研需求申请立项对专业维保单位联系考察选定维保单位审核通过审核通过工程分承包方资料库管理办法5 设备设施维保分承包方管理5.1 建立双方三级管理责任人制度5.1.1公司一级管理责任人为工程管理部经理、二级管理责任人为中心工程部经理、三级管理责任人为中心工程部的领班/专职监管员。5.1.2 维保商一级管理责任人为分区经理、二级管理责任人为现场主管、三级管理责任人为维保人员，要求维保商在合同签订时或合同签订后7个工作日内向我司提交各级责任人划分与职责内容。5.1.3 公司三级管理责任人要清晰掌握与维保商签订的合同约定、维保标准、验收标准、处罚条件、监督流程、沟通途径、解决方式、设备性能、主要参数及相关专业知识等，工程管理部应检查二、三级责任人是否具备相应的监管能力。5.1.4 公司一级管理责任人职责：（1） 审批中心提交的年度维保计划、审核维保费用的支付及组织维保商年度评审工作；（2） 负责组织检查中心对合同履行情况的监督、落实情况及成效，对未按公司要求履行监管职能的给予纠正与指导；（3） 根据中心上报的信息或现场抽查的情况，对维保商存在违约或工作质量的问题，组织中心与维保商一级管理责任人沟通；（4） 组织分维保商一、二级责任人及中心相关人员召开专题沟通会。5.1.5 公司二级管理责任人职责：（1） 审定维保商的年度、季度或月度计划及总结，并上报工程管理部；（2） 监督与指导中心维保监管人员对维保商履约情况进行监督、管理及记录；（3） 根据合同的约定及公司文件要求，对维保商的设备维保质量进行评审；（4） 与维保商二、三级管理责任人每月召开一次的履约情况沟通会，对维保情况进行总结分析。5.1.6 公司三级管理责任人职责：（1） 负责对维保商作业过程进行监管，并按合同的约定对维保质量进行评估验收；（2） 在监管或验收过程中对发现问题及时与维保商的现场主管及维保人员沟通，对不符合合同要求的项目现场签发分承包方整改通知书，并及时向上级领导反映情况；（3） 对于维保商不按合同约定履行工作或经沟通不能解决问题的，要及时向二级管理责任人汇报，并做好相关记录。5.2 维保计划与总结的审定5.2.1 每年的11月15日前，中心应督促维保商提交下年度设备设施年度维保计划，该计划经中心工程部经理审定、总物业经理（分管副总物业经理）核准后，提交工程管理部进行审批，通过工程管理部审批后交由中心负责实施。5.2.2 每年12月25日前中心应要求维保商提交本年度的年度分包方工作总结。合同期 届满当年应在合同期届满前2个月递交年度分包方工作总结，有意向续约的同时提交续约申请，年度工作总结作为合同履行情况评审依据之一。中心负责对维保商的服务质量进行监督、评审并向工程管理部提交分承包方年度评审报告，结合年度、季度、月度评审的结果提出是否续约建议。工程管理部负责对维保商的服务质量评审结果进行审定，确定续签或是重新招标，对新的维保合同进行修改签订，并在合同期满之前一个月完成相关报批手续。5.2.3 维保商在每月25日提交当月的承包方月度总结/计划汇报，中心应按合同约定和相关专业法规及技术指标审定承包方月度总结/计划汇报并加具意见，并于月底前反馈给维保商。5.2.4 承包方月度总结/计划汇报内容应包括上期维保计划落实情况、维保设施存在问题及原因分析，本期维保计划除应按合同的约定列明维保内容外，还应包括针对上期存在问题及原因所采取的具体维保措施。5.2.5 中心工程部每月按要求填写分承包方月度质量检查评估记录，并按合同约定的条件办理付款手续，填写维保付款审批表及相关资料报公司审批。5.2.6 所有设施设备的维保可避开正常办公时间的，在编制计划时均应安排在非办公时间进行，必须在办公室时内进行的应根据计划的安排由中心提前向受影响的客户告知。5.3 维保商现场作业过程监管5.3.1中心工程技工严格按照与维保商所签订合同约定的要求，根据各维保周期及具体内容，参照供电系统管理质量标准指引、电梯系统管理质量标准指引、中央空调系统管理质量标准指引、给排水系统管理质量标准指引、擦窗机系统管理质量标准指引等文件要求，对分包单位每次保养作业内容进行监督，确保设备的维修保养质量。5.3.2 每次实施维保工作前，中心工程部监管人员检查维保人员的着装、精神状态、证件佩戴等情况，并根据维保内容了解相关的围蔽、警示等安全防范措施是否到位，使用的工具是否符合安全操作要求等工作，在确认符合要求后才开展维保工作，并在维保期间检查安全防护的保持情况，一旦发现不符合要求或有安全隐患均应立即要求停止作业，在整改并符合要求后才允许继续作业。维保工作有安全隐患的均应按YZ-AG-9.3.6危险作业管理工作指引要求做好相关评估与手续办理工作。5.3.3 对于维保内容与质量标准指引不符合合同约定的，应向维保商发分承包方整改通知书，并监督落实到位，未能按通知要求完成整改的应按合同约违标准对当期维保费用进行扣减，并报工程管理部备案。5.3.4 维保商每次保养应严格按照维保计划上的项目进行保养，使各项数据达到国标或企业标准的要求。中心工程部安排工程技工到现场跟进配合保养工作，同时必须对维保商的维护保养记录上的项目进行检查确认。5.3.5 维保过程中，中心工程技工要求及监督维保商作业人员按相关要求穿好防护用品，如头盔、工作服、绝缘鞋等，如维保作业人员没有做好防护措施，应要求立即停止作业，现场进行整改。5.3.6 各专业维保商现场作业人员须持有效上岗证上岗，中心工程部对各专业维保商现场作业人员所需不同专业的电工证、空调证、电梯证、高空作业证、健康证等上岗证进行检查，确保其证件有效和持证上岗及作业安全，并建立健全登记表，备案复印件。5.3.7 对维保商提供驻场人员服务的，中心工程部每月应根据合同约定对驻场人员的考勤情况、服务技能和服务态度进行评审，评审不合格的应反映至维保商发出分承包方整改通知书，整改不合格要求维保商撤换驻场人员。5.3.8 对维保商提供召修服务的，维保商应在合同约定的时间内到达现场，否则按合同约定进行处理。5.3.9 要求各维保商严格执行分承包方员工行为规范，维护公共秩序、遵守公司各项管理制度和国家、地方的法律法规，对违章者按规定予以相应处理。5.3.10中心工程部每月组织维保商召开一次现场例会并提前告知工程管理部业务分管人员，工程管理部业务分管岗位人员视需要选择参加。会议就当月维保计划执行情况、本月所维保设设备运行存在问题及原因分析、维保工作存在问题、不符合合同约定事项、存在问题的整改要求等进行通报与沟通，并形成会议纪要由维保商签名确认，经维保商签名确认后的会议纪要扫描成PDF文档后报工程管理部备案。6 分承包方年度评审6.1 合同履行的能力6.1.1 在合同期内，维保商是否可以保障设备的正常运行/环境维护是否达到要求。6.1.2 派驻技术/维保人员的数量是否足够，是否满足合同的要求。6.1.3 如何采取有效办法确保设备通过年检。6.1.4 是否按合同约定的急修时间内赶到现场，如有，请提供具体数据。6.1.5 是否有足够的零配件应付维保工作，如有主要配件需更换，请注明等待配件的时间。6.1.6 评估该维保单位的经营状况。6.2 管理目标的实现6.2.1 设备正常运行率是否达到目标要求。6.2.2 是否发生安全事故。6.2.3 是否服从我司人员管理。6.3 合同执行的情况6.3.1 维保计划是否详细，是否与合同相符，计划执行情况如何。6.3.2 月度、季度、年度维保报告是否具备并相互一致。6.3.3 每月二次分析表及对应数据分析说明。6.3.4 是否对设备故障进行分析并附整改方案。6.3.5 是否对设备电气控制元件进行检查并对检测数据进行调整。6.3.6 是否检查机械部件及螺丝并进行清除灰尘及适当润滑，工作质量如何。6.3.7 是否进行设备润滑油检查及相应记录。6.4 团队协作的情况6.4.1 维保人员工作的配合程度，是否存在互相推诿现象。6.4.2 与维保人员的沟通是否畅顺，要求是否有效传达或落实。6.4.3 对我司提出的合同外的要求是否积极配合。6.5 费用情况根据一年的分包工作情况，可对分包费用重新评估并提出建议。7 维保商员工行为规范要求维保商员工行为规范要求根据环境分承包方管理业务指引执行。8 支持文件序号文件编号文件名称所属子模块版号及修订状态8.1工程分承包方资料库管理办法8.2YZ-AG-9.3.6危险作业管理工作指引8.3供电系统管理质量标准指引8.4电梯系统管理质量标准指引8.5中央空调系统管理质量标准指引8.6给排水